無料で導入できる経費精算システムおすすめ13選を比較

目次
• 無料と有料の経費精算システムの違い
• 無料の経費精算システムはこんな人におすすめ
• 【比較表】無料で試せる経費精算システム
• 【個人事業主向け】無料で試せる経費精算システムおすすめ3選
• 【中小企業向け】無料で試せる経費精算システムおすすめ3選
• 【スマートフォン対応】無料で試せる経費精算アプリおすすめ5選
• 経費精算システム導入のメリット
• 無料で使える経費精算システムのデメリット
• 経費精算システムの選び方
• まとめ：無料で経費精算システムを導入しよう

無料と有料の経費精算システムの違い

経費計算システムとは、会社の事業運営で必要な物品購入費用や交通費などの経費の申請、承認をスムーズに行うためのシステムです。基本的には、従業員が経費申請書に記入を行い、上司や経理担当者に申請を行うことで、経費が承認されます。

経費計算システムを導入することで、この申請から承認までの流れがスムーズになります。経費データをシステム上に入力するだけで、経費申請書が作成可能で、提出もシステム上で問題ないため、遠隔でも簡単に経費申請できるメリットもあります。  

「無料の経費精算システム」と「有料の経費精算システム」では、機能とサポート面で違いがあります。

まず、機能面に関しては、無料プランは一部機能に制限が設けられます。経費精算するための最小限の機能しか搭載されていない場合がほとんどです。そのため、経費精算で必要な機能が多くないのであれば無料プランでも十分に活用できます。しかし、さまざまな機能を活用したい、大幅に業務を効率化したいなど、経費精算の仕組みづくりをしたいのであれば、有料プランと機能を比較する必要があります。

あくまで表の機能は一例のため、サービスによって使用ができる機能に違いがあるため自社で導入する際は無料版と有料版に限らず利用ができる機能は確認するのがよいでしょう。2024年1月の電子帳簿保存法の改正に対応したい場合は、下記の記事も参照ください。

無料プランと有料プランでは、サポート面にも違いが出ます。無料プランはサポート体制がほとんどない場合もあります。システム担当の部署や人員がいるのであれば問題ありませんが、いない場合には困る可能性もあります。トラブルが起きたときに備えて、サポートの状態は確認しておきましょう。

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無料の経費精算システムはこんな人におすすめ

無料の経費精算システムのメリットはコストを掛けず導入できる点です。大掛かりななシステムの導入が難しい、個人事業主や中小企業などにはおすすめでしょう。また、無料経費精算システムの多くは有料サービスも提供していることが多いため、事業の拡大ともに無料版から有料版に簡単にアップデートすることが可能です。

【比較表】無料で試せる経費精算システム

ここからは実際に、無料・フリーで利用できる経費精算システムを比較します。料金や機能、導入実績数を比較した表をご覧ください。

上記比較表で紹介するサービスはすべて、トライアル期間を用意しており無料で始められます。「ジョブカン経費精算」は無料プランを提供しているサービスです。

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【個人事業主向け】無料で試せる経費精算システムおすすめ3選

経費精算システムには、有料プランと無料プランがあります。一部機能やサポート体制に違いはありますが、無料プランでも問題なく活用できます。ここでは、初期費用を抑えたい個人事業主向けの、無料・フリーで始められる経費精算システムおすすめ3選を紹介します。

【中小企業向け】無料で試せる経費精算システムおすすめ3選

中小企業向けでおすすめの無料で試せる経費精算システムをご紹介します。

別記事「中小企業や小規模企業向け経費精算システム」では、有料サービスも含めて中小企業におすすめの経費精算システムを解説しています。あわせてご覧ください。

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【スマートフォン対応】無料で試せる経費精算アプリおすすめ5選

経費精算システムを導入する場合、無料トライアルを利用する企業も多くあります。なぜなら、事前に利用することで、自社にあうシステムか判別できるためです。ここでは、本格的な導入前でもお試しができる、無料トライアルが可能な経費精算システムおすすめ5選を紹介します。

経費精算システム導入のメリット

経費精算システムは、システム化によって複雑な経費精算の負担を減らします。紙の申請書で大変な申請作業、経費確認作業を効率化できるためです。ここでは、経費申請の業務改善に役立つ、経費精算システム導入のメリットを3つ紹介します。

経費精算システムは、複雑な申請業務を効率化し、従業員の負担を軽減します。経費精算作業は、申請者も時間がかかり、経費担当者は従業員全員分の申請書を処理するため、膨大な作業時間がかかります。申請不備や期限忘れの場合もあると、さらに経費精算は大変です。

経費精算システムを使うことで、申請から承認までの工程を削減します。経費申請での従業員の負担も減り、業務効率の向上もあわせて期待できます。

経費精算は書類の不備が発生したり、不正申請が発見される場合もあります。経費精算の品目が多く、申請時にミスを起こしやすいからです。また、申請数が多いと、経理担当者がチェックしても、見落としてしまう場合があります。

しかし、経費精算システムであれば、申請作業を効率化しサポートもあるため、ミスを減らし易くなります。また、紙の申請書よりも申請状況を簡単に参照できるため、経理担当者がミスや不正の発見が簡単です。

経費精算システムは、従業員の経費データを一元化し、経理担当社が管理しやすい状態を作ります。そのため、従業員が多い企業や部署が複数ある企業でも安心です。

紙の申請書であれば、書類がバラバラになってしまったり、従業員が多いと確認が大変だったりします。必要な情報がすぐに見つからない問題も出てくるでしょう。経費精算システムであれば情報を一元化できるので、必要なデータを簡単に取り出せ、管理が簡単になるので、業務効率化の上昇、負担の軽減も実現します。

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無料で使える経費精算システムのデメリット

ここでは、無料の経費精算システムを利用することによるデメリットを解説します。

無料の経費精算システムは、利用の期間制限や無料トライアル期限が設定されている場合が多くあります。1ヵ月、数ヵ月、永続無料と、期間は経費精算システムによって異なります。

無料の場合は、無料トライアルとして位置づけている場合が多く、システムの使いやすさや自社にあっているかを判断するための期間として用意されている場合もあります。そのため、長期の運用ではなく、短期的に利用してもらい、有料プランへと誘導するサービスが多い状態です。気付いたら利用期間が終わっていた、とならないように確認しておきましょう。

無料の経費精算システムは、機能の一部制限が設けられている場合があります。そのため、有料プランよりも少ない機能で運用を行います。もし、機能を確認せずに導入や運用を始めてしまうと、必要な機能が搭載されていなかった、などの事態を招いきます。

無料の経費精算システムを使うのであれば、機能の確認が必要です。自社での運用体制を事前に確認し、必要な機能が搭載されているか確認して導入をしましょう。

有料の経費精算システムと比べるセキュリティ面に不安がある場合があります。例えば有料サービスの多くは頻繁にバージョンアップを行うますが、無料版だとバージョンアップの頻度に差が生じる場合があります。

ここで、勘違いしてはいけないのが、無料版にセキュリティ対策は行われていない点です。当然ながら多くのベンダーは無料版でもセキュリティ対策はきちんと行っています。有料サービスほど高度なセキュリティ対策ではありませんが、サービスとして提供しているいじょう、基本的なセキュリティ対策はしっかり行われていると考えるべきでしょう。

経費精算システムの選び方

経費精算システムを導入する際には、自社の運用目的や体制にあうように選ぶことが大切です。従業員も利用しやすく、システムの定着率もあがるためです。ここでは、システムの効果を発揮するために大切な、経費精算システムの選び方を5つ紹介します。

経費精算システムの機能を確認し、自社の体制にあっているシステムを選びましょう。システムによって機能は異なり、無料プランと有料プランでも代わります。せっかく導入しても、必要な機能が備わっていない場合は、効果が発揮されません。何の目的で導入するかを考え、目的にあった経費精算システムを選びましょう。

既存システムと連携可能であれば、データをそのまま移行できるなどのメリットがあります。特に、会計システムと連携できれば、業務の効率がさらにあがります。データ入力作業は時間がかかる業務なので、既存システムと連携できる経費精算システムは優先的に選ぶとよいでしょう。

経費精算システムによって、自動入力の有無は異なります。自動入力ができれば、入力作業の負担を減らし、業務の効率化も可能です。データ入力に関しては、手動で入力するシステム、領収書の写真を取るだけで反映されるシステムなども、サービスによって異なります。そのため、自動入力に対応しているか、入力作業の形式はどのように行うのかを、確認しておきましょう。

経費精算システムは、機能拡張ができます。自社の目的や運用中に欲しくなった機能を増やす際に、カスタマイズします。カスタマイズ性が高いほど、自社にあった経費精算システムを用意できるでしょう。
ただし、カスタマイズにはプログラミングの知識が必要な場合もあるので、カスタマイズできる人員やトラブルが起きた場合のサポート体制も確認しておきましょう。

スマホアプリに対応した経費精算システムの場合、外出先やテレワークでも業務が行えます。スマートフォンさえあればどこでも経費申請、承認ができるので、外出が多い従業員でもストレスなく利用できます。また、スマホアプリ対応であれば、経費作業のためにわざわざ出社する必要もなくなるので、業務の効率化にもつながります。

まとめ：無料で経費精算システムを導入しよう

経費精算システムの導入は、煩雑な経費精算業務を効率化し、従業員の負担を軽減します。特に、経費精算は毎月行う企業も多く、業務を効率化させることは、従業員のためにも、会社のためにもなります。

経費精算システム導入にあたっては、無料プランの導入も選択肢の1つです。初期の導入コストを下げることができ、自社にあったシステムかどうか試すこともできます。しかし、無料プランと有料プランでは、機能やサポート体制が異なります。別記事「経費精算システムを徹底比較」では、有料サービスも含めておすすめの経費精算システムを紹介していますので、ぜひ合わせてご覧ください。

数ある経費精算システムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った経費精算システムが分かる診断（無料）ができます。