【2023年最新】経費精算システム全サービスを徹底比較！おすすめもご紹介！

目次
• 1.経費精算システムとは？
• 2.経費精算システムのメリットとデメリット
• 3.経費精算システムで解決できる課題
• 4.経費精算システム導入前に意識すべきポイントとは
• 5.電子帳簿保存法に対応しているかも重要
• 6.【ランキング】人気の経費精算システムTOP3
• 7.【比較表】特におすすめの経費精算システム
• 9.迷ったらコレ！特におすすめの経費精算システム6選
• 8.【比較表】交通費精算・旅費精算に特化した経費精算システム
• 9.交通費精算・旅費精算に特化した経費精算システム2選
• 10.無料トライアル・プランがある経費精算システム2選
• 11.中小企業向けのおすすめ経費精算システム3選
• 12.大企業向けの経費精算システム2選
• 13.その他の経費精算システムを一挙ご紹介！
• 14.経費精算システムに関するよくある質問
• 15.まとめ

1.経費精算システムとは？

  経費精算システムとは、紙の申請書でやり取りされていた経費データを1つのデータベースで一元管理し、申請者・承認者・経理担当者で共有することで、業務効率化を実現するシステムのことを指します。

経費精算システムを活用することで、申請書作成に時間と手間がかかる、物理的な紙のやり取りで承認が遅れる、経理担当者が申請書の内容を会計システムに手入力するといった、従来生じていた手間や時間のムダを省くことが可能です。

これまで経費精算に投入していた人的リソースをコア業務へ割り振れるようになり、目に見えにくい業務コストを削減しつつ、労働生産性を向上できるのが導入のメリットと言えるでしょう。

また、経費精算システムの導入効果を最大化するには、データ入力の自動化・省力化、スムーズで円滑な承認プロセス、会計システムとの連携などが重要です。これらを実現するには、スマートフォンを活用した時間と場所を問わない経費申請・承認が必須であり、SaaS型が主流となっている要因とも言えます。  

そもそも経費精算とは？

  経費精算とは、あらゆる業務にかかった費用＝経費を、領収書など支払いの事実を証明できる書類と引き換えに精算を行うことです。経費精算は小口精算、交通費精算、旅費精算の3つの業務に分かれます。 経費精算は、経理担当者や管理者が行っています。

精算の流れとしては、まず経費の支払いを代行した従業員が経理や管理者へ精算の申請をします。次に経理や管理者が承認を行い、財務・経理担当によって費用が精算され、その後に従業員へ支払われます。

アイミツSaaSでは、自分にあった経費精算システム選びに関するご相談を受け付けています。
利用料金は無料ですので、以下の「まずは相談する(無料)」からお問い合わせください。

さらに詳しく経費精算についてい知りたい方はこちらの記事から

2.経費精算システムのメリットとデメリット

さまざまなメリットが期待できる経費精算システムの導入ですが、注意しなければならない点もいくつかあります。導入に際してデメリットを把握し、その対策や克服について検討しておけば失敗や後悔を防げるでしょう。

ここでは概要のみご紹介しますので、さらに詳しく知りたい方は経費精算システムのメリット・デメリット|導入事例も紹介をご覧ください。  

経費精算システム導入のメリット

煩雑な処理が必要で業務負担が大きい経費精算ですが、経費精算システムの導入で大幅な業務効率化が見込めるため、導入を検討中の企業も多いでしょう。ここでは、経費精算システムを導入するメリットを、より具体的にご紹介します。

申請者のメリット

  申請者である従業員側のメリットは、申請書を提出する手間を減らせること。紙の申請書の場合、記入後に上長に手渡しし承認印をもらって経理に確認してもらう、というステップを踏まなければなりません。しかし、経費精算システムを導入すれば全ての処理がオンラインで完結するため、提出までにかかる時間や手間を大幅に削減できます。 あわせて、手書きで起こりがちな人的ミスを防げる点も申請者としてうれしいポイントです。

また、交通費に関しては、交通ICカードから自動計算する機能やタクシー配車サービスから自動入力する仕組みなど、より簡単に申請できる機能が搭載されているシステムが多数。精算する機会が多い経費の1つなので、業務効率化への大きな効果が期待できるでしょう。

承認者のメリット

  承認者側のメリットとして挙げられるのは、時間や場所を選ばず申請を受理できる点。例えば、外回り中に従業員から申請があった場合、従来はオフィスに戻って紙の申請書をチェックする必要がありました。しかし、経費管理システムはオンライン上でデータ確認できるため、外出先からの承認・否認作業が可能です。テレワーク導入等の働き方改革や、BCP対策にも寄与するでしょう。

また、申請者からの承認依頼が都度通知されるのも大きなメリット。タイムリーに承認できるので、抜け漏れを防げるほか承認作業の管理負荷軽減にもつながります。  

経理担当者のメリット

  経費精算の作業自体を行う経理担当者にとって、経費精算システムの導入には実に数多くのメリットがあります。経費精算に関連する煩雑で大量な業務の負担を軽減し、大幅な業務効率化が見込めるでしょう。

たとえば、領収書やレシートの仕分けを行う作業は、従来すべて経理担当者が行ってきました。それらの人に依存していた作業が自動化でき、時間短縮と正確性の向上の両者が見込めるようになります。

また、内部従業員による虚偽申請なども行うことが難しくなるため、社内不正の防止にもつながります。企業によっては、経費精算にともなう小口現金を管理する必要がなくなるケースもあるでしょう。

経費精算システム導入のデメリット

経費精算システムを導入するに際し、意識しておきたいデメリットや注意点には以下のような点が挙げられます。

従業員が対応出来ず運用まで時間がかかる

経費精算システムは業務効率化に役立つツールですが、紙文書での申請に慣れている場合は導入時に混乱が生じる可能性があります。

システムの利用に慣れない社員は存在するため、導入時の社内教育をしないまま導入しようとすると、結果的に紙とシステム両方の経費精算が生まれ複雑化する恐れもあります。その場合、かえって不効率になるため、システム導入時にはスムーズな定着のための施策を練る必要があるでしょう。

・事前に勉強会を実施する
・ヘルプデスクを活用し不明点はすぐに解消できるようにする
などの工夫を検討しておきましょう。

ランニングコストの発生

経費精算システムに限らず新しいシステムを導入にはコストがかかります。実際の料金はもちろんのこと、導入や社員教育にかかる工数も小さくありません。

経費精算システムの料金体系は、無料のものから高価なものまで色々です。一般的にリーズナブルなものは機能はシンプルで、利用料金に比例して利用者可能なID数、機能数も上がります。提供しているサービスは運営会社によって異なるため、必要な機能を見極めた上で費用対効果の高いシステムを導入するようにしましょう。

経費精算システムの費用相場を知りたい方は経費精算システムの平均費用と料金相場をご覧ください。

3.経費精算システムで解決できる課題

  これまで経費精算と言えば、社員は経費精算書を作成して領収書を提出し、会社は書類をチェックして払い戻しをするという流れが一般的でした。しかし、経費精算システムを導入すればこれらの作業を完全自動化、ペーパーレス化できます。

今回は、経費精算における申請・承認者、経理担当者の課題、システム導入によって得られるメリットをご紹介します。

経費精算における課題

「経費精算とは」の項目でご紹介したとおり、経費精算業務は「従業員が申請書へ記載を行って申請」「上長など管理者が申請を承認」「経理で仕訳を行って精算」と、3つの過程に分けられます。ここでは、経費精算におけるそれぞれの課題をご紹介します。

従業員の課題

手書きやExcelの申請用紙を利用して経費精算を行っている場合、申請をする従業員自身が経費が発生した日付や金額などを調べ、記入・入力する必要があります。

このようなアナログな作業は手間と時間がかかるため、コア業務に割く時間が少なくなることが申請者側の課題として挙げられます。業務が逼迫する繁忙期などに、申請作業に手が回らないといった声が上がってくることも珍しくないでしょう。

また、手書きや手入力による申請は誤記や記入漏れなどが発生しやすく、その後の処理にも影響するといった課題があります。

承認者課題

上長や管理者など、経費精算申請の承認を行う側の課題もあります。申請されるたびに誤りがないか領収書などと照合する作業には多くの手間がかかるため、コア業務のキャパシティを圧迫してしまうでしょう。

また、ミスや誤記が見つかった場合には申請者に差し戻しして、申請と承認をやり直さなければなりません。そのような事態になると手間も時間も2倍3倍とかかってしまい、精算完了までに多大な時間を要してしまいます。

経理担当者の課題

  経費精算における最終チェックを行う経理担当者は、特にさまざまな課題を抱えています。中でも、人的ミスによる修正や再計算は最も大きな負担といって良いでしょう。

集計や帳票入力での計算・入力ミス、申請の記入漏れが発覚した場合、一度確認したものを再度チェック、場合によっては差し戻しが必要です。時間が限られている中で作業する場合は、精神的な負担も生じます。

また、現金の管理も大きな課題です。立替払い分の清算時に万が一小口の残高が合わないなどのトラブルが発生すると、企業全体での大きな問題に発展しかねません。現金の取り扱いに頭を悩ませる経理担当の方も少なくないのが現実です。  

4.経費精算システム導入前に意識すべきポイントとは

これまでの項目でご説明してきた注意点や失敗例を踏まえ、ここでは経費精算システムを導入する際の検討段階において、意識しておきたいポイントをご紹介します。

4-1.自社の経費精算の課題は何か？

  まずは、自社が経費精算業務においてどのような課題を感じているかをピックアップすることが必要です。精算業務を行う経理担当者や申請する従業員、承認者などにヒアリングし、さまざまな問題点を洗い出しましょう。

この作業で各業務工程にかかる時間や工数をチェックしつつ、特に困っていることや優先的に解決したい課題などをさらに抽出します。 この作業で浮き彫りになった課題に優先順位をつけましょう。効率化の必要性がより高い業務を洗い出し、それらに見合う機能を備えたシステムの導入をおすすめします。  

4-2.企業規模や提供形態が合った製品なのか

  経費精算システムを導入する際には相応の費用がかかります。事業規模やシステムの利用人数などにより、各システムの料金形態が変わることも珍しくありません。システムの機能を確認すると同時に、自社の規模に見合ったサービスやプランが提供されているかどうかもチェックしておきましょう。

システムの提供形態についても、事業規模に合ったものを選ぶ必要があります。中小企業はクラウド、大企業はオンプレミスが適しているでしょう。  

4-3.経費精算を効率化できる機能があるか？

  ヒアリングを通して挙がった課題が、システム導入によって解決されるかどうかも確認しておきましょう。多機能かつ高機能な経費精算システムは数多く存在しますが、自社の経理担当者や従業員、承認者の業務効率化に役立つかどうかを見極めなければなりません。以下からそれぞれの課題に対応する機能をご紹介します。

・ 一般的な経費精算システムの機能（申請・承認・集計など）
・ 交通費精算を効率化するための機能（交通ICカードのデータを自動で取り扱えるなど）
・出張費・旅費精算を効率化するための機能（レシート撮影による自動データ化機能など）  

4-4.社内の複雑な承認ルートを再現可能か？

  経費精算の承認ルートは、企業規模や組織形態によってさまざまです。組織がシンプルであれば良いですが、組織構造や各種規定が複雑だったり、内部統制が厳しかったりする場合には「どこまで承認ルートを再現できるのか？」「ルートはカスタマイズ可能か？」などを事前に調べておきましょう。経費精算システムによっては定められた承認ルートにしか対応できない場合があるため注意が必要です。

以下のような機能があるかをチェックしておくと良いでしょう。  

4-6.他システムとの連携性が良いか

  経費精算システムと、他のシステムとの連携ができるかどうかも重要なポイントです。 連携できる代表的なシステムとしてまず挙げられるのが、会計ソフト。しかし、連携方法にはいくつか種類があり、作業に手間がかかるケースも。スムーズに連携・導入するために、事前に詳細を知っておきましょう。

 会計ソフトとの連携方法の種類には、以下のようなものがあります。  

すでに会計ソフトを導入している場合は、連携可能かどうかも経費精算システムの候補を絞る1つの基準といえます。 また、連携可能なシステムは会計ソフトだけではありません。経費精算以外のさまざまな承認過程を電子化するワークフローツールや勤怠管理システム、給与の計算と明細書を発行する給与計算システムなどとも連携できれば、さらなる業務効率化が期待できます。

4-7.テスト運用をしてから導入を判断する

30日間などの無料お試し期間を設けている経費精算システムも少なくありません。本格導入前に、業務効率化に有効かどうかを確かめるためにぜひ活用しましょう。

経理担当者だけでなく、申請者や承認者も含めてテスト運用を実施し、使い勝手や機能について詳しく確認することをおすすめします。

5.電子帳簿保存法に対応しているかも重要

電子帳簿保存法とは、領収書や請求度などを電子データで保存することを認めた法律のことです。数年おきに改訂が重ねられており、2020年の10月にも再び改訂されました。
このように頻繁に改定される法律に対して、自社で漏れなく対応していくのはなかなか難しいもの。法律改定にしっかり対応していくためにも、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入することをおすすめします。

電子帳簿保存法の要件を満たすためには、以下のような機能が搭載されている経費精算システムを導入する必要があります。

・領収書を読み取ることができるOCR機能
・書類の真実性を確保することのできるタイムスタンプ付与機能
・検索機能の保存を叶える書類データの検索機能

また、国税庁公認のJIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）による「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」の認証を受けていれば、電子帳簿保存法の法的要件を満たした製品である証なので、システムを導入する際には参考にすると良いでしょう。

さらに詳しく知りたい方は電子帳簿保存法対応の経費精算システムを解説！をご覧ください。

さらに電子帳簿保存法について知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

※電子帳簿保存法関係｜国税庁

6.【ランキング】人気の経費精算システムTOP3

2021年、アイミツSaaSへのお問い合わせが多かった経費精算システムをランキング形式でご紹介します。ぜひ参考にしてください。
コンシェルジュへご相談いただくと、お電話一本でサービスを比較検討できます。TOP3以外も含めて、あなたの業務に最適なサービスのご提案もさせていただきます。

7.【比較表】特におすすめの経費精算システム

ここからは特におすすめの経費精算システムを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介する経費精算システムでアイミツSaaSがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、経費精算システム選びの参考にしてください。

9.迷ったらコレ！特におすすめの経費精算システム6選

それでは実際におすすめの経費精算システムを紹介していきます。
まずは、どんな企業にもおすすめできる主要な経費精算システムです。

これから特におすすめの経費精算システムの比較表をご紹介します。
アイミツSaaSでは、自分にあった経費精算システム選びに関するご相談を受け付けています。
利用料金は無料ですので、以下の「まずは相談する(無料)」からお問い合わせください。

8.【比較表】交通費精算・旅費精算に特化した経費精算システム

ここからは交通費精算に特化した経費精算システムを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介する経費精算システムでアイミツSaaSが各サービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、経費精算システム選びの参考にしてください。

9.交通費精算・旅費精算に特化した経費精算システム2選

つづいて、何かと合理化したい企業も多い交通費精算に特化した経費精算システムを紹介します。

10.無料トライアル・プランがある経費精算システム2選

次に、会計業務の効率化に重点をおいている経費精算システムをご紹介します。

11.中小企業向けのおすすめ経費精算システム3選

つづいては、経費精算を一括管理できるおすすめの経費精算システムをご紹介します。

これからスマホ・iPhoneで一元管理できる経費精算アプリをご紹介します。
アイミツSaaSでは、自分にあった経費精算システム選びに関するご相談を受け付けています。
利用料金は無料ですので、以下の「まずは相談する(無料)」からお問い合わせください。

12.大企業向けの経費精算システム2選

最後に、大企業の導入されている経費精算アプリをご紹介します。

13.その他の経費精算システムを一挙ご紹介！

これまでにご紹介したおすすめ経費精算システムの他にも多くのサービスがあります。独自の機能を持ったツールも存在するため、導入目的に合った最適なサービスを選びましょう。

14.経費精算システムに関するよくある質問

経費精算システムの導入や選定に関して、よく寄せられるご質問から2つをピックアップしご紹介します。

Q1. 経費精算システムを導入するメリットはなんですか？

経費精算システムを導入する主なメリットとしては、まず経理担当者の業務負担低減などが挙げられます。また、経費精算を申請する従業員の入力作業の簡略化や、承認者が行うワークフローの期間短縮が実現できる点もメリットです。

精算にともない小口現金を管理していた企業の場合は、その管理の手間やリスクも回避できます。

Q2. 自社に合った、経費精算システムがいまいちわかりません。なにか選ぶポイントはありますか？

まずは自社で経費精算業務において感じている課題を洗い出し、解決したい順から優先順位をつけましょう。その上で、さまざまな経費精算システムを比較検討します。優先順位の高い課題の解決につながる機能を備えたシステムをピックアップし、無料お試し期間の試用などを経て導入を検討すると良いでしょう。

また、導入コストや維持管理コストに見合った効果が得られるかどうかも、事前によく考慮しておくことが重要です。

15.まとめ

経費精算業務の合理化を実現する、おすすめの経費精算システムを紹介してきました。

交通費や出張費を含む経費精算は、すべての企業に必要な業務でありながらも、企業規模や事業内容、ビジネスのスタイルによって業務の形が異なります。そのため、経費精算システム導入の効果を最大化させるためには、自社にとって最適なシステムを選択することが何よりも大切です。

今回ご紹介した経費精算システムは、どれも高い評価を得ている信頼できるサービスであるのは事実です。しかし、評判のみを頼りにするのではなく、きちんと自社の課題を把握し、明確な目的を設定したうえで適切なツールを選択する必要があります。
なかには無料トライアル期間を設けている経費精算システムもあるので、ぜひ活用してみましょう。

アイミツSaaSでは、自分にあった経費精算システム選びに関するご相談を受け付けています。
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