交通費精算を効率化する経費精算システムおすすめ13選

目次
• 交通費精算に経費精算システムを利用するメリット
• 経費精算システムを選ぶポイント
• 【比較表】交通費精算に対応する経費精算システム
• 【2025年最新】交通費精算に対応する経費精算システムおすすめ4選
• 【無料あり】経費精算システムおすすめ3選
• 【アプリ対応】経費精算システムおすすめ3選
• 【ICカードと連動可能】経費精算システムおすすめ3選
• 交通費精算とは？旅費交通費・通勤費との違い
• 交通費精算の基本的な流れ
• 交通費精算の2つの方法
• 交通費精算書の書き方
• まとめ：交通費精算をシステム化し、業務効率化を図ろう

交通費精算に経費精算システムを利用するメリット

経費精算システムとは、交通費を始めとした経費の精算を効率化できるシステムです。従業員の交通費精算には、紙やエクセルを使用する方法もありますが、申請・承認がスムーズな経費精算システムの導入がおすすめです。

以下では、交通費精算に経費精算システムを利用するメリットを解説します。

経費精算システムで交通費を管理するメリットの1つ目としてあげられるのが、効率化の実現によって社員が本来の業務に集中できることです。

交通系ICカードをスマートフォンやカードリーダーにかざすだけ、あるいは交通系ICカードとシステムを連携するだけという経費精算システムの便利な機能により、営業をはじめとする従業員が経費精算業務の時間を大幅に削減できます。本来の業務である営業などにより集中することができます。

また、データの連動による自動申請は申請ミスの軽減にも貢献すると考えられるので、経理担当者にとっても心強い存在となるでしょう。

経費精算システムの多くはクラウド型のサービスのため、いつでも・どこでも経費や交通費の申請・承認ができることもメリット。スマートフォンで領収書・レシートを撮影すればすぐにデータ化できるものも多いため、その場ですぐに写真を撮影するだけで申請もれを防ぐことが可能です。

経費精算システムで交通費を精算することで、すべての交通費・経費を一元管理できます。これまでは経費精算のために大量の領収書・レシートを管理しなければならなかったという企業でも、経費精算システムの一元管理により業務効率化を実現できます。

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経費精算システムを選ぶポイント

ここからは、経費精算システムを選ぶ際に、注意すべきポイントを解説していきます。

「経路検索が簡単に行えるのか」「運賃の自動計算に対応しているのか」という点は、交通費精算に便利な経費精算システムを選ぶ際のポイントの1つです。「NAVITIME」や「駅すぱあと」といった経路検索サービスとの連携に対応しているサービスであれば、検索結果がそのまま伝票へ反映されるため、交通費精算にかかる手間が削減できます。

また、どの経路を使うのが早いのか・運賃が安いのかといった情報もひと目でわかるため、利用する経路の妥当性がすぐに確かめられるのもうれしいポイントといえるでしょう。

交通系ICカードからデータを読み込むことができるのかという点も重要なポイントです。交通系ICカードのデータが読み込める場合は、申請者のデータ入力が不要になるだけでなく、申請もれや申請ミスもなくすことができます。定期区間の控除が自動で行われるサービスも多いので、重複申請が防げるのもおすすめの理由。

基本的に、交通系ICカードとの連携に対応しているサービスはSuicaやPASMOであれば利用が可能ですが、使用している交通系ICカードへの対応可否を事前に確認することをおすすめします。

なお、従業員の勤務状況を一元管理できる勤怠管理システムには、交通系ICカードによる出退勤の打刻と同時に交通費精算ができるものもあります。詳しくは以下の記事で解説しているので、興味のある方はぜひご覧ください。

スマートフォンからも利用できる経費精算システムなのかどうかも注意しておきたいポイントです。営業で社外にいる時間が長いという場合は、出先でわざわざパソコンを開いて作業をするのも、オフィスに戻って交通費精算を行うのも面倒なもの。

しかし、クラウド型の経費精算システムはスマートフォン向けのアプリが用意されていることも多く、場所を選ばずに気軽に経費精算の申請・承認ができるため、スキマ時間の有効活用が可能です。

さらに、既存の会計システムとの連携に対応している経費精算システムを選べば、経理担当者の負担の大幅な軽減が実現するでしょう。

【比較表】交通費精算に対応する経費精算システム

ここからは実際に、交通費精算が可能な経費精算システムを比較します。料金や機能、導入実績数を比較した表をご覧ください。

上記比較表をご覧の通り、交通費精算に対応する経費精算システムはクラウド型が主流です。「ICカード利用履歴の取込機能」「定期区間自動控除機能」を搭載するサービスも多く、交通費精算の効率化が可能。スマホアプリは「iOS対応」「Android対応」を比較し、自社のニーズに合うものを選びましょう。

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【2025年最新】交通費精算に対応する経費精算システムおすすめ4選

ここでは、2025年最新で、交通費精算に対応する経費精算システムおすすめ4選を紹介します。

【無料あり】経費精算システムおすすめ3選

次に、無料トライアルや無料プランがある経費精算システムを紹介します。

以上、無料で始められるおすすめの経費精算システムを詳しく解説しました。別記事「2025年最新のおすすめ経費精算システム」では、交通費精算にも対応した多機能なシステムを紹介していますので、合わせてご覧ください。   

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【アプリ対応】経費精算システムおすすめ3選

ここでは、アプリ対応の経費精算システムおすすめ3選を紹介します。

【ICカードと連動可能】経費精算システムおすすめ3選

最後に、ICカードと連動可能な経費精算システムを紹介します。

以上、機能比較や料金比較でおすすめの経費精算システムを詳しく解説しました。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、経費精算システム選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。

交通費精算とは？旅費交通費・通勤費との違い

交通費精算とは、出張や業務で必要となる交通費を従業員が支払った場合、その費用を会社が負担するための手続きのことです。交通費は、公共交通機関の利用や自家用車の使用による燃料代、高速道路利用料、駐車場代、タクシー代などが含まれます。交通費精算は、従業員が支払った交通費を申請書にまとめて提出し、会社がその費用を支払うことで行われます。

この手続きは、従業員が負担する費用を最小限に抑え、仕事に必要な移動手段を利用できるようにするために重要です。交通費精算には、領収書や交通費明細書などの証明書類が必要となります。会社によっては、交通費精算ソフトウェアを利用することで、手続きの簡略化や精度向上を図っています。

旅費交通費と交通費は、いずれも出張や業務で必要となる移動費用のことですが、その内容には違いがあります。旅費交通費とは、出張や業務で発生した宿泊費や食事代、交通費など、総合的な費用を指しています。つまり、移動費用だけでなく、出張期間中に発生するすべての費用を含みます。

一方、交通費は、移動に必要な費用だけを指します。具体的には、公共交通機関の利用や自家用車の使用による燃料代、高速道路利用料、駐車場代、タクシー代などが含まれます。

通勤費と交通費は、どちらも移動費用を指しますが、その内容や支払いのルールに違いがあります。通勤費は、従業員が通勤に必要な費用を会社が支払う制度のことであり、具体例としてはに公共交通機関の定期代などが挙げられます。

一方、交通費は、出張や業務で発生する移動費用を指します。例えば、営業の外回り中で利用した交通機関や車移動の駐車代などが該当します。

交通費精算の基本的な流れ

ここでは、交通費精算の基本的な流れを以下、5つのステップで解説していきます。

まずは、従業員が交通費を自費で支払います。その後、会社側が交通費を支給します交通費精算時には領収書や交通費明細書などの証明書類を収集することが重要です。

領収書や明細書は、支払った金額や支払日時、支払い方法などの情報が記載されているため、会社の交通費支払い方針に沿って支払われたかを確認するために必要です。交通費が多額になる場合は、予算を超えないように注意があります。

交通費精算の際は最初に申請書類を作成します。申請書類の記載事項は日付、訪問先、訪問の目的、交通経路、運賃です。交通費の内容を明確にします。

申請書類に領収書を添付して上司に提出します。内容に問題がなければ上司は承認をして、申請書類を経費精算担当者に提出します。

経理担当者は承認印の押された申請書類を確認・精査します。交通経路や日付など抜け漏れがないか確認し、不正申告がないか入念にチェックし、問題があれば差戻を行います。

内容に問題がなければ仮払金の有無などを確認した上で精算を行います。ミスを防ぐためにダブルチェック体制も必要です。このように、経理担当者の作業は膨大で負担も大きいですが、大半は定型業務のため経費精算システムの導入により業務効率を大幅に改善できるでしょう。

交通費精算が承認された場合、従業員が精算金を受け取ります。受け取り方法は会社によって異なりますが、一般的なのが申請した月の翌月の給与と一緒に支払われるケースが多いでしょう。

また、支払い後に領収書や明細書などを保管することが一般的です。精算金の受け取りが遅れる場合は、規定や手続きに従って、問い合わせをする必要があります。

交通費精算の2つの方法

ここからは、交通費精算に一般的な以下2つの方法を解説していきます。

交通費精算に紙・エクセルを使用する方法です。紙やエクセルを使用する場合、従業員は支払った交通費の明細や証明書類を集計し、交通費申請書を作成します。

交通費申請書には、支払った交通費の明細や証明書類のコピーを添付し、申請者の氏名や出張先、支払い方法などの必要情報を記載します。エクセルを使用する場合は、交通費精算用のシートやテンプレートを用意して、必要な情報を入力することも可能です。

このように、紙やエクセルを使用する場合は、精算プロセスを手作業で行うため入力ミスや証明書類の紛失に注意する必要があります。また、申請書の提出方法や承認手続きについて、会社の規定に従うことが必要です。

経費精算システムを使用する場合、従業員は専用のアプリやWebサイトを介して、交通費申請書を作成します。アプリやWebサイトには、申請書作成のためのシステムやテンプレートが用意されているため、必要な情報を入力するだけで簡単に申請書を作成することが可能です。

また、経費精算システムは、申請書の作成から承認、支払いまでを一元管理できるため、手続きの効率化や精度向上を期待できます。経費精算システムは、システム導入にかかるコストやランニングコスト、従業員の研修やトレーニングなどの課題がありますが、精度や効率性が向上するため、コスト削減や作業の効率化を進められるでしょう。

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交通費精算書の書き方

最後に交通費精算の書き方について紹介します。交通費精算書は細かいフォーマットは違いはありますが、基本には下記の記載している項目が多いでしょう。

また、企業によっては独自の記載事項がある場合はあるため、ルール化をしっかり定めるのも重要です。経費精算システムならばフォーマットに沿って入力することができるため、従業員の負担軽減になるでしょう。

まとめ：交通費精算をシステム化し、業務効率化を図ろう

経費精算システムは、申請書の作成から承認、支払いまでを一元管理できるため、交通費精算手続きの効率化や精度向上が期待できます。交通費精算をシステム化し、経理担当者の業務を効率化しましょう。

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