交通費精算の効率的な方法とは？おすすめ経費精算システム13選もご紹介【2024年最新】

目次
• そもそも交通費精算とは？
• 交通費精算の基本的な流れ
• 交通費精算の2つの方法
• 交通費精算は経費精算システムの導入がおすすめ
• 交通費精算に便利な経費精算システムを選ぶポイント
• 【比較表つき】交通費精算におすすめの経費精算システム4選
• 無料トライアル・プランがある経費精算システム3選
• アプリ対応の経費精算システム3選
• ICカードと連動が可能な経費精算システム3選
• 交通費精算書の書き方
• まとめ

そもそも交通費精算とは？

交通費精算とは、出張や業務で必要となる交通費を従業員が支払った場合、その費用を会社が負担するための手続きのことです。交通費は、公共交通機関の利用や自家用車の使用による燃料代、高速道路利用料、駐車場代、タクシー代などが含まれます。交通費精算は、従業員が支払った交通費を申請書にまとめて提出し、会社がその費用を支払うことで行われます。この手続きは、従業員が負担する費用を最小限に抑え、仕事に必要な移動手段を利用できるようにするために重要です。交通費精算には、領収書や交通費明細書などの証明書類が必要となります。会社によっては、交通費精算ソフトウェアを利用することで、手続きの簡略化や精度向上を図っています。
交通費精算とは、出張や業務で必要となる交通費を従業員が支払った場合、その費用を会社が負担するための手続きのことです。交通費は、公共交通機関の利用や自家用車の使用による燃料代、高速道路利用料、駐車場代、タクシー代などが該当。精算時に従業員は支払った交通費を申請書にまとめて提出し、会社がその費用を支払います。

この手続きは、従業員が負担する費用を最小限に抑え、仕事に必要な移動手段を利用できるようにするために重要です。交通費精算には、領収書や交通費明細書などの証明書類が必要となります。会社によっては、交通費精算に対応した経費精算システムなどを利用することで、手続きの簡略化や精度向上を図っています。

旅費交通費との違い

旅費交通費と交通費は、いずれも出張や業務で必要となる移動費用のことですが、その内容には違いがあります。旅費交通費とは、出張や業務で発生した宿泊費や食事代、交通費など、総合的な費用を指しています。つまり、移動費用だけでなく、出張期間中に発生するすべての費用を含みます。一方、交通費は、移動に必要な費用だけを指します。具体的には、公共交通機関の利用や自家用車の使用による燃料代、高速道路利用料、駐車場代、タクシー代などが含まれます。

通勤費との違い

通勤費と交通費は、どちらも移動費用を指しますが、その内容や支払いのルールに違いがあります。通勤費は、従業員が通勤に必要な費用を会社が支払う制度のことであり、具体例としてはに公共交通機関の定期代などが挙げられます。一方、交通費は、出張や業務で発生する移動費用を指します。例えば、営業の外回り中で利用した交通機関や車移動の駐車代などが該当します。

交通費精算の基本的な流れ

ここでは、交通費精算の基本的な流れを以下、5つのステップで解説していきます。

交通費を立替える

まずは、従業員が交通費を自費で支払います。その後、会社側が交通費を支給します交通費精算時には領収書や交通費明細書などの証明書類を収集することが重要です。領収書や明細書は、支払った金額や支払日時、支払い方法などの情報が記載されているため、会社の交通費支払い方針に沿って支払われたかを確認するために必要です。交通費が多額になる場合は、予算を超えないように注意があります。

交通費申請書類を作成  

交通費精算の際は最初に申請書類を作成します。申請書類の記載事項は日付、訪問先、訪問の目的、交通経路、運賃です。交通費の内容を明確にします。

上司に承認依頼をする

申請書類に領収書を添付して上司に提出します。内容に問題がなければ上司は承認をして、申請書類を経費精算担当者に提出します。

経理担当者が書類を確認する

経理担当者は承認印の押された申請書類を確認・精査します。交通経路や日付など抜け漏れがないか確認し、不正申告がないか入念にチェックし、問題があれば差戻を行います。

内容に問題がなければ仮払金の有無などを確認した上で精算を行います。ミスを防ぐためにダブルチェック体制も必要です。このように、経理担当者の作業は膨大で負担も大きいですが、大半は定型業務のため経費精算システムの導入により業務効率を大幅に改善できるでしょう。

精算金を受け取る

交通費精算が承認された場合、従業員が精算金を受け取ります。受け取り方法は会社によって異なりますが、一般的なのが申請した月の翌月の給与と一緒に支払われるケースが多いでしょう。また、支払い後に領収書や明細書などを保管することが一般的です。精算金の受け取りが遅れる場合は、規定や手続きに従って、問い合わせをする必要があります。

交通費精算の2つの方法

ここからは、交通費精算に一般的な以下2つの方法を解説していきます。

紙・エクセルを使用する

交通費精算に紙・エクセルを使用する方法です。紙やエクセルを使用する場合、従業員は支払った交通費の明細や証明書類を集計し、交通費申請書を作成します。
交通費申請書には、支払った交通費の明細や証明書類のコピーを添付し、申請者の氏名や出張先、支払い方法などの必要情報を記載します。エクセルを使用する場合は、交通費精算用のシートやテンプレートを用意して、必要な情報を入力することも可能です。
このように、紙やエクセルを使用する場合は、精算プロセスを手作業で行うため入力ミスや証明書類の紛失に注意する必要があります。また、申請書の提出方法や承認手続きについて、会社の規定に従うことが必要です。

経費精算システムを使用する

経費精算システムを使用する場合、従業員は専用のアプリやWebサイトを介して、交通費申請書を作成します。アプリやWebサイトには、申請書作成のためのシステムやテンプレートが用意されているため、必要な情報を入力するだけで簡単に申請書を作成することが可能です。また、経費精算システムは、申請書の作成から承認、支払いまでを一元管理できるため、手続きの効率化や精度向上を期待できます。経費精算システムは、システム導入にかかるコストやランニングコスト、従業員の研修やトレーニングなどの課題がありますが、精度や効率性が向上するため、コスト削減や作業の効率化を進められるでしょう。

交通費精算は経費精算システムの導入がおすすめ

従業員の交通費精算には、紙やエクセルを使用する方法もありますが、経費精算システムの導入がおすすめです。以下では、圧倒的な効率化で本来の業務に集中できることと、経費精算のために帰社する必要がなくなることをそれぞれ解説します。

圧倒的な効率化で本来の業務に集中できる

経費精算システムで交通費を管理するメリットの1つ目としてあげられるのが、効率化の実現によって社員が本来の業務に集中できるということです。

交通系ICカードをスマートフォンやカードリーダーにかざすだけ、あるいは交通系ICカードとシステムを連携させるだけという経費精算システムの便利な機能を活用することによって、営業をはじめとする社員が経費精算業務に割いている時間の大幅な削減が可能。本来の業務である営業などにより集中することができます。

また、データの連動による自動申請は申請ミスの軽減にも貢献すると考えられるので、経理担当者にとっても心強い存在となるでしょう。

経費精算のために帰社する必要がなくなる

経費精算システムの大半はクラウド型のサービスであるため、いつでも・どこでも経費や交通費の申請・承認ができるのも利用するメリットだといえます。

スマートフォンで領収書・レシートを撮影すればすぐにデータ化できるものも多いため、その場ですぐに写真を撮影するだけで申請もれを防ぐことが可能です。

これまでは経費精算のために大量の領収書・レシートを管理しなければならなかったという場合でも、クラウド型の経費精算システムを導入すれば課題を解決に導くことができるでしょう。

交通費精算に便利な経費精算システムを選ぶポイント

ここからは、交通費精算に便利な経費精算システムを選ぶ際に、注意すべきポイントを解説していきます。

経路検索や運賃の自動計算に対応しているか

「経路検索が簡単に行えるのか」「運賃の自動計算に対応しているのか」という点は、交通費精算に便利な経費精算システムを選ぶ際のポイントの1つです。

「NAVITIME」や「駅すぱあと」といった経路検索サービスとの連携に対応しているサービスであれば、検索結果がそのまま伝票へ反映されるため、交通費精算にかかる手間が削減できます。また、どの経路を使うのが早いのか・運賃が安いのかといった情報もひと目でわかるため、利用する経路の妥当性がすぐに確かめられるのもうれしいポイントといえるでしょう。

交通系ICカードの読み込みができるか

交通系ICカードからデータを読み込むことができるのかという点も非常に重要なポイントです。

交通系ICカードのデータが読み込める場合は、申請者のデータ入力が不要になるだけでなく、申請もれや申請ミスもなくすことができます。定期区間の控除が自動で行われるサービスも多いので、重複申請が防げるのも魅力でしょう。

基本的に、交通系ICカードとの連携に対応しているサービスはSuicaやPASMOであれば利用が可能ですが、使用している交通系ICカードへの対応可否を事前に確認することをおすすめします。

なお、従業員の勤務状況を一元管理できる勤怠管理システムには、交通系ICカードによる出退勤の打刻と同時に交通費精算ができるものもあります。詳しくは以下の記事で解説しているので、興味のある方はこちらもぜひご覧ください。

スマートフォンからの利用が可能か

スマートフォンからも利用できる経費精算システムなのかどうかも注意しておきたいポイントです。

営業で社外にいる時間が長いという場合は、出先でわざわざパソコンを開いて作業をするのも、オフィスに戻って交通費精算を行うのも面倒なもの。しかし、クラウド型の経費精算システムはスマートフォン向けのアプリが用意されていることも多く、場所を選ばずに気軽に経費精算の申請・承認ができるため、スキマ時間の有効活用が可能です。

さらに、既存の会計システムとの連携に対応している経費精算システムを選べば、経理担当者の負担の大幅な軽減が実現するでしょう。

【比較表つき】交通費精算におすすめの経費精算システム4選

交通費精算は、経費精算システムを導入することで手続きの効率化や精度向上を期待できます。ここでは、交通費精算におすすめの経費精算システム4選を比較表とともにご紹介します。会社に合った経費精算システムの導入を検討してみてください。

具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、経費精算システム選びの参考にしてください。

無料トライアル・プランがある経費精算システム3選

次に無料トライアル・プランがある経費精算システムを紹介します。

アプリ対応の経費精算システム3選

さらにアプリ対応の経費精算システムを紹介します。

ICカードと連動が可能な経費精算システム3選

最後にICカードと連動可能な経費精算システムを紹介します。

交通費精算書の書き方

最後に交通費精算の書き方について紹介します。交通費精算書は細かいフォーマットは違いはありますが、基本には下記の記載している項目が多いでしょう。

また、企業によっては独自の記載事項がある場合はあるため、ルール化をしっかり定めるのも重要です。経費精算システムならばフォーマットに沿って入力することができるため、従業員の負担軽減になるでしょう。

まとめ

この記事では、営業担当・経理担当の双方にとって非常に便利な、交通費精算に長けている経費精算システムを紹介してきました。PRONIアイミツでは、さまざまな条件で経費精算システムを比較できます。指定の連携ツールや無料プランの有無など、あなたの会社に最適なサービスを機能ひとつから探すことが可能です。
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