交通費精算の効率的な方法とは?おすすめ経費精算システム13選もご紹介【2024年最新】
利用区間や運賃、ルート、定期区間の運賃が含まれていないかの確認にくわえて、ミスを回避するためのダブルチェックを行うなど、交通費精算業務には面倒な作業がつきものです。一方で、外出の多い営業職をはじめとする社員も細かな点に注意しながら申請を行う必要があることから、交通費精算をわずらわしく思う方も少なくないでしょう。
そこで奙記事では、営業職の交通費精算申請の負担軽減に役立つ経費精算システムを厳選して紹介します。別記事「2024年最新のおすすめ経費精算システム」では、交通費精算にも対応した多機能なシステムを紹介していますので、合わせてご覧ください。
- そもそも交通費精算とは?
- 交通費精算の基本的な流れ
- 交通費精算の2つの方法
- 交通費精算は経費精算システムの導入がおすすめ
- 交通費精算に便利な経費精算システムを選ぶポイント
- 【比較表つき】交通費精算におすすめの経費精算システム4選
- 無料トライアル・プランがある経費精算システム3選
- アプリ対応の経費精算システム3選
- ICカードと連動が可能な経費精算システム3選
- 交通費精算書の書き方
- まとめ
そもそも交通費精算とは?
交通費精算とは、出張や業務で必要となる交通費を従業員が支払った場合、その費用を会社が負担するための手続きのことです。交通費は、公共交通機関の利用や自家用車の使用による燃料代、高速道路利用料、駐車場代、タクシー代などが含まれます。交通費精算は、従業員が支払った交通費を申請書にまとめて提出し、会社がその費用を支払うことで行われます。この手続きは、従業員が負担する費用を最小限に抑え、仕事に必要な移動手段を利用できるようにするために重要です。交通費精算には、領収書や交通費明細書などの証明書類が必要となります。会社によっては、交通費精算ソフトウェアを利用することで、手続きの簡略化や精度向上を図っています。
交通費精算とは、出張や業務で必要となる交通費を従業員が支払った場合、その費用を会社が負担するための手続きのことです。交通費は、公共交通機関の利用や自家用車の使用による燃料代、高速道路利用料、駐車場代、タクシー代などが該当。精算時に従業員は支払った交通費を申請書にまとめて提出し、会社がその費用を支払います。
この手続きは、従業員が負担する費用を最小限に抑え、仕事に必要な移動手段を利用できるようにするために重要です。交通費精算には、領収書や交通費明細書などの証明書類が必要となります。会社によっては、交通費精算に対応した経費精算システムなどを利用することで、手続きの簡略化や精度向上を図っています。
旅費交通費との違い
旅費交通費と交通費は、いずれも出張や業務で必要となる移動費用のことですが、その内容には違いがあります。旅費交通費とは、出張や業務で発生した宿泊費や食事代、交通費など、総合的な費用を指しています。つまり、移動費用だけでなく、出張期間中に発生するすべての費用を含みます。一方、交通費は、移動に必要な費用だけを指します。具体的には、公共交通機関の利用や自家用車の使用による燃料代、高速道路利用料、駐車場代、タクシー代などが含まれます。
通勤費との違い
通勤費と交通費は、どちらも移動費用を指しますが、その内容や支払いのルールに違いがあります。通勤費は、従業員が通勤に必要な費用を会社が支払う制度のことであり、具体例としてはに公共交通機関の定期代などが挙げられます。一方、交通費は、出張や業務で発生する移動費用を指します。例えば、営業の外回り中で利用した交通機関や車移動の駐車代などが該当します。
交通費精算の基本的な流れ
ここでは、交通費精算の基本的な流れを以下、5つのステップで解説していきます。
- 交通費を立替える
- 交通費申請書類を作成
- 上司に承認依頼をする
- 経理担当者が書類を確認する
- 精算金を受け取る
交通費を立替える
まずは、従業員が交通費を自費で支払います。その後、会社側が交通費を支給します交通費精算時には領収書や交通費明細書などの証明書類を収集することが重要です。領収書や明細書は、支払った金額や支払日時、支払い方法などの情報が記載されているため、会社の交通費支払い方針に沿って支払われたかを確認するために必要です。交通費が多額になる場合は、予算を超えないように注意があります。
交通費申請書類を作成
交通費精算の際は最初に申請書類を作成します。申請書類の記載事項は日付、訪問先、訪問の目的、交通経路、運賃です。交通費の内容を明確にします。
上司に承認依頼をする
申請書類に領収書を添付して上司に提出します。内容に問題がなければ上司は承認をして、申請書類を経費精算担当者に提出します。
経理担当者が書類を確認する
経理担当者は承認印の押された申請書類を確認・精査します。交通経路や日付など抜け漏れがないか確認し、不正申告がないか入念にチェックし、問題があれば差戻を行います。
内容に問題がなければ仮払金の有無などを確認した上で精算を行います。ミスを防ぐためにダブルチェック体制も必要です。このように、経理担当者の作業は膨大で負担も大きいですが、大半は定型業務のため経費精算システムの導入により業務効率を大幅に改善できるでしょう。
精算金を受け取る
交通費精算が承認された場合、従業員が精算金を受け取ります。受け取り方法は会社によって異なりますが、一般的なのが申請した月の翌月の給与と一緒に支払われるケースが多いでしょう。また、支払い後に領収書や明細書などを保管することが一般的です。精算金の受け取りが遅れる場合は、規定や手続きに従って、問い合わせをする必要があります。
交通費精算の2つの方法
ここからは、交通費精算に一般的な以下2つの方法を解説していきます。
- 紙・エクセルを使用する
- 経費精算システムを使用する
紙・エクセルを使用する
交通費精算に紙・エクセルを使用する方法です。紙やエクセルを使用する場合、従業員は支払った交通費の明細や証明書類を集計し、交通費申請書を作成します。
交通費申請書には、支払った交通費の明細や証明書類のコピーを添付し、申請者の氏名や出張先、支払い方法などの必要情報を記載します。エクセルを使用する場合は、交通費精算用のシートやテンプレートを用意して、必要な情報を入力することも可能です。
このように、紙やエクセルを使用する場合は、精算プロセスを手作業で行うため入力ミスや証明書類の紛失に注意する必要があります。また、申請書の提出方法や承認手続きについて、会社の規定に従うことが必要です。
経費精算システムを使用する
経費精算システムを使用する場合、従業員は専用のアプリやWebサイトを介して、交通費申請書を作成します。アプリやWebサイトには、申請書作成のためのシステムやテンプレートが用意されているため、必要な情報を入力するだけで簡単に申請書を作成することが可能です。また、経費精算システムは、申請書の作成から承認、支払いまでを一元管理できるため、手続きの効率化や精度向上を期待できます。経費精算システムは、システム導入にかかるコストやランニングコスト、従業員の研修やトレーニングなどの課題がありますが、精度や効率性が向上するため、コスト削減や作業の効率化を進められるでしょう。
交通費精算は経費精算システムの導入がおすすめ
従業員の交通費精算には、紙やエクセルを使用する方法もありますが、経費精算システムの導入がおすすめです。以下では、圧倒的な効率化で本来の業務に集中できることと、経費精算のために帰社する必要がなくなることをそれぞれ解説します。
圧倒的な効率化で本来の業務に集中できる
経費精算システムで交通費を管理するメリットの1つ目としてあげられるのが、効率化の実現によって社員が本来の業務に集中できるということです。
交通系ICカードをスマートフォンやカードリーダーにかざすだけ、あるいは交通系ICカードとシステムを連携させるだけという経費精算システムの便利な機能を活用することによって、営業をはじめとする社員が経費精算業務に割いている時間の大幅な削減が可能。本来の業務である営業などにより集中することができます。
また、データの連動による自動申請は申請ミスの軽減にも貢献すると考えられるので、経理担当者にとっても心強い存在となるでしょう。
経費精算のために帰社する必要がなくなる
経費精算システムの大半はクラウド型のサービスであるため、いつでも・どこでも経費や交通費の申請・承認ができるのも利用するメリットだといえます。
スマートフォンで領収書・レシートを撮影すればすぐにデータ化できるものも多いため、その場ですぐに写真を撮影するだけで申請もれを防ぐことが可能です。
これまでは経費精算のために大量の領収書・レシートを管理しなければならなかったという場合でも、クラウド型の経費精算システムを導入すれば課題を解決に導くことができるでしょう。
交通費精算に便利な経費精算システムを選ぶポイント
ここからは、交通費精算に便利な経費精算システムを選ぶ際に、注意すべきポイントを解説していきます。
経路検索や運賃の自動計算に対応しているか
「経路検索が簡単に行えるのか」「運賃の自動計算に対応しているのか」という点は、交通費精算に便利な経費精算システムを選ぶ際のポイントの1つです。
「NAVITIME」や「駅すぱあと」といった経路検索サービスとの連携に対応しているサービスであれば、検索結果がそのまま伝票へ反映されるため、交通費精算にかかる手間が削減できます。また、どの経路を使うのが早いのか・運賃が安いのかといった情報もひと目でわかるため、利用する経路の妥当性がすぐに確かめられるのもうれしいポイントといえるでしょう。
交通系ICカードの読み込みができるか
交通系ICカードからデータを読み込むことができるのかという点も非常に重要なポイントです。
交通系ICカードのデータが読み込める場合は、申請者のデータ入力が不要になるだけでなく、申請もれや申請ミスもなくすことができます。定期区間の控除が自動で行われるサービスも多いので、重複申請が防げるのも魅力でしょう。
基本的に、交通系ICカードとの連携に対応しているサービスはSuicaやPASMOであれば利用が可能ですが、使用している交通系ICカードへの対応可否を事前に確認することをおすすめします。
なお、従業員の勤務状況を一元管理できる勤怠管理システムには、交通系ICカードによる出退勤の打刻と同時に交通費精算ができるものもあります。詳しくは以下の記事で解説しているので、興味のある方はこちらもぜひご覧ください。
スマートフォンからの利用が可能か
スマートフォンからも利用できる経費精算システムなのかどうかも注意しておきたいポイントです。
営業で社外にいる時間が長いという場合は、出先でわざわざパソコンを開いて作業をするのも、オフィスに戻って交通費精算を行うのも面倒なもの。しかし、クラウド型の経費精算システムはスマートフォン向けのアプリが用意されていることも多く、場所を選ばずに気軽に経費精算の申請・承認ができるため、スキマ時間の有効活用が可能です。
さらに、既存の会計システムとの連携に対応している経費精算システムを選べば、経理担当者の負担の大幅な軽減が実現するでしょう。
【比較表つき】交通費精算におすすめの経費精算システム4選
交通費精算は、経費精算システムを導入することで手続きの効率化や精度向上を期待できます。ここでは、交通費精算におすすめの経費精算システム4選を比較表とともにご紹介します。会社に合った経費精算システムの導入を検討してみてください。
具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、経費精算システム選びの参考にしてください。
ECOAS経費・旅費精算
「ECOAS経費・旅費精算」は、アルプス システム インテグレーションが提供している経費精算システムです。次世代システム基盤「intra-mart」上で開発されたシステムで、ワークフロー機能や文書管理機能も活用した経費申請を行えるのがポイント。
国内外の出張や近距離外出はもちろん、個人立て替え精算や請求書を含めた経費精算に対応しています。旅費規定にそったチェック機能も備わっているため、交通費申請に関する不備の削減による経理業務の効率化が実現するでしょう。
また、利用企業から「月間150時間以上のコスト削減に成功した」「精算業務に携わる人員を半減させることができた」など喜びの声が寄せられていることからも、質の高いサービスであることがうかがい知れます。
- 電子帳簿保存法への対応
- FBデータ自動作成・出力機能
- 経路検索・交通費計算機能
- 外貨入力の対応
- 定期区間自動控除機能
- 経費の入力・申請機能
- 事前申請機能
- 仮払金申請機能
- 経費精算のワークフロー設定
- メールサポートあり
「経費BANK」は、SBIビジネス・ソリューションズが提供している経費精算システムです。クラウド型のサービスなので、デバイスを選ばずにいつでもどこでも申請・承認できるのが特徴の1つ。出張費や交通費の単価設定やコーポレートカードとの連携、部門・役職にあわせた承認フローの設定など、さまざまな機能を実装しています。
交通費精算では、乗り換え案内サービス「駅すぱあと」と連携。検索した経路・運賃がそのまま明細に反映されるほか、定期区間の控除も自動で行うため、重複申請のおそれがなくなるでしょう。また、ICカード専用リーダーを用意すれば、交通系ICカードからデータを読み込み、そのまま交通費精算が可能。SuicaやPASMOだけでなく、ICOCAやKitaca、manakaなど各エリアの交通系ICカードに対応しています。
- 電子帳簿保存法への対応
- FBデータ自動作成・出力機能
- 請求書・領収書・レシートのOCR機能
- 仕訳データ自動作成・出力機能
- 承認ルートの分岐機能
- ICカード利用履歴の取込み
- 経路検索・交通費計算機能
- 外貨入力の対応
- キャッシュレス立替・送金機能
- 定期区間自動控除機能
- 運賃が変更になってもすぐに対応出来る事や、バスの料金も反映されているので、経費精算しやすくなったと思う。
- 申請後に承認されたかどうか、段階的に確認できること。よく使う申請内容を保存することができ、申請作業を短縮できるところ。
Traveler'sWAN
「Traveler'sWAN」は、日立システムズが提供している経費精算システムです。SaaS型とオンプレミス型、プライベートクラウド型の3種から導入方法が選択できるので、気軽にシステムを導入したい企業からセキュアにシステムを使用したい企業まで、幅広いニーズに応えています。
各種チケット手配や仮払い申請といった遠方への出張の際にも役立つ機能を実装しているほか、乗換案内との連携、交通系ICカードとの連携も可能。オンプレミス型で導入した場合は既存のシステムとも連携できるため、現状のシステムを有効活用したいという企業にとっても心強いでしょう。
そのほか、グループ企業間でライセンスを共有できるシェアードサービスも用意されているため、企業全体で経費生産をシステム化したい場合にもぴったりの製品です。
- 電子帳簿保存法への対応
- FBデータ自動作成・出力機能
- 請求書・領収書・レシートのOCR機能
- 承認ルートの分岐機能
- ICカード利用履歴の取込み
- 経路検索・交通費計算機能
- 外貨入力の対応
- 定期区間自動控除機能
- 日当・宿泊手当の自動計算機能
- 申請へのファイル添付機能
- 7月からの導入でまだ使い慣れていない。 承認業務が主ですが、入力も簡単で全体的に使いやすいソフトだと思います。
- 類似申請は複製をすることができるので、効率がいい。 次ページに遷移するとき、入力チェックをしてくれるのでミスが減った。
「楽楽精算」は、クラウドを活用して経費を精算するシステムで交通費、出張旅費、交際費精算など経費に関わるすべての処理を効率化可能です。紙やExcelに比べると作業時間は約80%、費用は約65%の削減効果の事例があり、業務効率化の期待ができるでしょう。主要機能には領収書読み取り機能、電子帳簿保存法対応、請求書処理支援、自動仕訳・会計ソフト連携、振込データ作成、汎用ワークフローです。料金プランは初期費用10万円(税抜)、月額料金3万円(税抜)から利用できます。
- 電子帳簿保存法への対応
- FBデータ自動作成・出力機能
- 請求書・領収書・レシートのOCR機能
- 仕訳データ自動作成・出力機能
- 承認ルートの分岐機能
- ICカード利用履歴の取込み
- 経路検索・交通費計算機能
- 外貨入力の対応
- キャッシュレス立替・送金機能
- 定期区間自動控除機能
- 日付、領収書の有無、どこで購入したか、案件名と分かりやすく入力できます。 またワークフローも付いているので、別途ワクチン接種の申請や、フレックスのコアタイム解除申請といった申請も、会社によってカスタマイズできそうなのが良い。
- Suicaなどと連携できて出張精算なども簡単に操作できるので使いやすい。カード会社とも連携できて、領収書さえあれば簡単に精算できるところです。
無料トライアル・プランがある経費精算システム3選
次に無料トライアル・プランがある経費精算システムを紹介します。
「TOKIUM経費精算」は、TOKIUMが提供しているクラウド型経費精算システムです。スマートフォンで領収書を撮影するだけで経費データが作成できるほか、さまざまな会計システムとの連携に対応、また経費の申請や承認がいつでも・どこでもできるなど、経理業務の効率化に役立つ機能が豊富に搭載されています。
交通費精算についても例外ではなく、スマートフォンに交通系ICカードをかざすだけで作業が完了。専用端末や専用のアプリケーションが不要で、さらに定期区間は自動で除外されるため気軽に申請することができます。また、モバイルSuicaやモバイルPASMOとの連携機能を使用すれば、交通費の自動申請が可能。営業職の交通費精算業務の負担軽減を図りたいという場合にぴったりといえるでしょう。
- 電子帳簿保存法への対応
- FBデータ自動作成・出力機能
- 仕訳データ自動作成・出力機能
- 承認ルートの分岐機能
- ICカード利用履歴の取込み
- 経路検索・交通費計算機能
- 領収書・レシートのオペレーター代理入力機能
- 定期区間自動控除機能
- 日当・宿泊手当の自動計算機能
- 申請へのファイル添付機能
- 手間だけど細かく正確に管理できる 慣れるまで面倒だと感じる 経費精算システムを使ってよかったと思ってる
- スマホ一台で領収書を写真で撮れて、申請と処理がすごく楽にできる。進捗具合も確認できるようになったのでとても便利です。 また、ダメなところも来るので再申請も迷わない。
「rakumo ケイヒ」は、rakumoが提供しているクラウド型の経費精算システムです。交通費精算に長けているのが特徴で、「NAVITIME」の運賃・乗り換え情報と連携しているため簡単に申請が可能。入力するのは出発駅と到着駅のみで、運賃や乗り換えルートが自動で入力されるだけでなく、定期区間も自動で控除されるので申請ミスを防ぐことができるでしょう。
シリーズ製品である「rakumo カレンダー」もあわせて利用すれば、営業の外出スケジュールの登録にあわせて交通費が自動で計算されるのも特徴。ほかにも「rakumo ワーフロー」や「rakumo コンタクト」などが用意されているので、複数のシステムの一括導入を検討している場合にもおすすめです。
また、1ユーザーあたり月額300円(税抜)というリーズナブルな料金設定も大きな魅力といえるでしょう。
- 電子帳簿保存法への対応
- 経路検索・交通費計算機能
- 定期区間自動控除機能
- 申請へのファイル添付機能
- 経費の入力・申請機能
- 経費精算のワークフロー設定
- 申請へのコメント機能
- 申請情報の一括出力機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 初心者でもわかりやすいユーザーインターフェースで分かりやすい。 サポートもちゃんとしてるのでストレスが少なく作業に打ち込める。
- 最近システムが変わり、以前使用していたシステムより使い勝手がよくなって教務が効率的になった。
ジンジャー経費
「ジンジャー経費」は、導入前のお試し用として無料トライアル・プランも用意されており、月額料金が安いことが特徴の経費精算システムです。ユーザー1人あたり月額500円から利用可能。柔軟な料金体系は中小企業や小規模な会社でも導入がしやすいでしょう。操作画面も直感で使いやすく簡単で申請に関するメニューは色で分けられています。申請後の表示も明確なので、誰でも使いやすいように設計されているのが、特徴です。
- 電子帳簿保存法への対応
- FBデータ自動作成・出力機能
- 請求書・領収書・レシートのOCR機能
- 仕訳データ自動作成・出力機能
- 承認ルートの分岐機能
- ICカード利用履歴の取込み
- 経路検索・交通費計算機能
- 外貨入力の対応
- 定期区間自動控除機能
- 日当・宿泊手当の自動計算機能
アプリ対応の経費精算システム3選
さらにアプリ対応の経費精算システムを紹介します。
「freee支出管理_経費精算Plus」は、freee株式会社が提供する経費精算システム。専用のスマホアプリがあり、カメラ撮影で領収書データを取り込むOCR機能、取り込んだデータから経費精算をアプリ上で行う機能などがあります。
また、承認された経費はワンクリックで会計ソフトや給与計算ソフトに反映することができるため、経理担当者にとって大幅な負担軽減につながります。
- FBデータ自動作成・出力機能
- 請求書・領収書・レシートのOCR機能
- 仕訳データ自動作成・出力機能
- 承認ルートの分岐機能
- ICカード利用履歴の取込み
- 経路検索・交通費計算機能
- 外貨入力の対応
- キャッシュレス立替・送金機能
- 領収書・レシートのオペレーター代理入力機能
- 定期区間自動控除機能
- 利用手順が初めてでもスムーズに使えることです。入力項目や編集操作が簡便なことも気にいった点です。昔は経費精算に手間、時間がかかりましたが今はストレスフリーです。
- 初心者にも使いやすく、画面も見やすいので仕事が凄く捗りました。コストパフォーマンスが最高に良いです。
「マネーフォワード クラウド経費」は、マネーフォワードが提供している経費精算システムです。OCR機能搭載で領収書の自動読み込みが可能なので、領収書やレシートはスマートフォンで撮影するだけ。手書きの領収書の場合でも、オペレーターがすべて入力を代行するため、申請者には一切手間がかかりません。
交通費精算も非常にシンプルで、ICカードリーダーアプリをダウンロードすれば、スマートフォンに交通系ICカードをかざすだけでデータの取り込みが可能。nanacoやEdyといった電子マネーにも対応しています。
また、営業車での移動が多い会社には、自動車燃料費精算機能もうれしい機能。ガソリン代を前もって設定しておくことによって、走行距離にもとづいた燃料費の自動算出が可能です。
- 電子帳簿保存法への対応
- FBデータ自動作成・出力機能
- 請求書・領収書・レシートのOCR機能
- 仕訳データ自動作成・出力機能
- 承認ルートの分岐機能
- ICカード利用履歴の取込み
- 経路検索・交通費計算機能
- 外貨入力の対応
- キャッシュレス立替・送金機能
- 領収書・レシートのオペレーター代理入力機能
- 入力がしやすく直感的に使用できるのがよかったです。 入力作業工数も削減されてますし、タイムスタンプの付与も一括検証できました。
- 新卒で入ってからずっと4年以上マネーフォワードを使用しています。様々な機能があり、欲しい集計が出るので使い勝手がよいです。機能が多いからと言って入力が難しいということはなく、そこまで知識がなかった新卒の私でも使うことができました。
「旅費交通費精算Web」は、乗り換え案内サービス「駅すぱあと」を運営するヴァル研究所が提供している交通費精算ASPサービスです。企業の出張や営業などにおける旅費・交通費に特化した精算サービスとして人気を集めています。
「シンプルにかんたんに」というコンセプトのとおり、わかりやすく誰でも使えるのが特徴で、申請する経路の検索は路線図をクリックするだけ。電車だけでなく関東・関西地区の路線バスや深夜急行バス、高速バスなどの情報も網羅しているため、バスでの移動が多いという企業でも問題ありません。定期区間が含まれている場合にはその分を差し引いた金額が表示されるため、申請ミスの削減に役立てられるでしょう。
また、「プレミアムプラン」ではSuicaやPASMOといった交通系ICカードの読み込みにも対応しています。
- ICカード利用履歴の取込み
- 経路検索・交通費計算機能
- 定期区間自動控除機能
- 経費の入力・申請機能
- 経費精算のワークフロー設定
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド(SaaS)
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
ICカードと連動が可能な経費精算システム3選
最後にICカードと連動可能な経費精算システムを紹介します。
J’s NAVI NEO
JTBビジネストラベルソリューションズが提供する「J’s NAVI NEO」は、JTBグループならではの強みを生かしたさまざまな機能が特徴の経費精算システムです。
遠方への出張が多い企業にとって、新幹線や航空機、ホテルなどの手配は意外と面倒なもの。「J’s NAVI NEO」ではそれらの手配が可能となっているほか、利用データは精算書に取り込まれるため、経費精算申請の手間の軽減やミスの削減が実現します。
また、専用リーダーを使えば交通系ICカードの利用データも取り込めるほか、「乗換案内Biz.」との連携機能では検索結果をそのまま精算書に反映させることが可能。領収書も写真を撮影するだけで取り込めるので、非常に便利なシステムといえるでしょう。
- 電子帳簿保存法への対応
- FBデータ自動作成・出力機能
- 請求書・領収書・レシートのOCR機能
- 仕訳データ自動作成・出力機能
- 承認ルートの分岐機能
- ICカード利用履歴の取込み
- 経路検索・交通費計算機能
- 領収書・レシートのオペレーター代理入力機能
- 定期区間自動控除機能
- 日当・宿泊手当の自動計算機能
- マニュアルを見る必要がなく、直感的な操作が可能である。定期登録があり、交通費の精算も自動的に計算され大変便利で楽である。
- 選択画面ではプルダウン形式が多いので、直感的に操作ができ使いやすいところが良いと感じたポイントです。
「ネクストICカード」は、ジオコードが提供しているクラウドサービスです。勤怠管理や交通費精算、経費精算のすべてをカバーできることから、多くの人気を集めています。
交通費精算機能は、交通系ICカードをカードリーダーにかざすだけで利用日や乗車・降車駅、運賃などのデータが自動でマイページに反映。読み込んだデータのなかから精算対象となるものをクリックするだけで申請が可能で、承認も1クリックで完了します。
基本料金は月額1万円、交通費精算は1ユーザーあたり月額400円とリーズナブルに利用が可能。また、導入時の初期設定はコンサルタントに任せることもできるので、経費精算システムの導入がはじめての場合や、システムの導入の負担を軽減したいという場合もにもおすすめです。
- ICカード利用履歴の取込み
- 経路検索・交通費計算機能
- 定期区間自動控除機能
- 経費の入力・申請機能
- 経費精算のワークフロー設定
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド(SaaS)
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 取説がわかりやすいのがいい。イラストで解説してくれていて新入社員にも受けがいい。またサポート体制がしっかりしていてラインを使った即時サポートがあり大変良い。ただ、オペレーションコストが割と高いのが少しマイナス評価か。
- 説明書がなくても、みんなで簡単に使えることで、とても使いやすいです。作業の効率も上がっているなと感じています。
「Business Navitime 交通費精算パッケージ」は、ナビタイムジャパンが提供している経費精算システム。営業の際に便利な経路検索と経費精算が1つになったサービスで、「NAVITIME」の経路検索結果をそのまま交通費として登録できるため、交通費精算の手間の大幅な削減が可能です。
SFCardViewer2とICカードリーダーを用意すれば、SuicaやPASMOといった交通系電子マネーと連携できるのも特徴の1つ。プライベート利用による交通費と経費精算対象の交通費が分けられるため、負担から使用している交通系ICカードであっても問題がなく便利です。
さらに、会計データや伝票データなどはすぐにほかの会計システムに出力ができるので、入力の手間やミスの発生が回避できるのもうれしいポイントといえるでしょう。
- FBデータ自動作成・出力機能
- 仕訳データ自動作成・出力機能
- ICカード利用履歴の取込み
- 経路検索・交通費計算機能
- 日当・宿泊手当の自動計算機能
- 申請へのファイル添付機能
- 経費の入力・申請機能
- 事前申請機能
- 仮払金申請機能
- 経費精算のワークフロー設定
交通費精算書の書き方
最後に交通費精算の書き方について紹介します。交通費精算書は細かいフォーマットは違いはありますが、基本には下記の記載している項目が多いでしょう。
必須項目 | 任意項目 |
---|---|
氏名 | 申請日 |
利用年月日 | 上司の承認印 |
交通機関 | 目的地 |
経路 | 利用目的 |
金額 |
また、企業によっては独自の記載事項がある場合はあるため、ルール化をしっかり定めるのも重要です。経費精算システムならばフォーマットに沿って入力することができるため、従業員の負担軽減になるでしょう。
まとめ
この記事では、営業担当・経理担当の双方にとって非常に便利な、交通費精算に長けている経費精算システムを紹介してきました。PRONIアイミツでは、さまざまな条件で経費精算システムを比較できます。指定の連携ツールや無料プランの有無など、あなたの会社に最適なサービスを機能ひとつから探すことが可能です。
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