中小企業向け経費精算システムおすすめ10選【2024年最新】

目次
• 中小企業に経費精算システム導入がおすすめの理由
• 小規模・中小企業向け経費精算システムの選び方
• 【比較表】小規模・中小企業向け経費精算システム
• 【2024年最新】小規模・中小企業におすすめの経費精算システム10選
• まとめ：システム導入で従業員・担当者の業務をラクに
• よくある質問

中小企業に経費精算システム導入がおすすめの理由

経費精算システムとは、領収書管理から経費申請・承認まで、経費精算に関わる一連の業務を行えるシステムです。従業員はスマホで領収書を読み取って申請書を自動作成することが可能で、経費精算にかかる手間を大幅に削減できます。また、経費精算の内容から仕訳データを作成して会計ソフトに連携することも可能です。

便利な経費精算システムは、経理DX・ペーパーレス化・電子帳簿保存法対応を背景に、多くの企業で導入されています。株式会社矢野経済研究所の調査によると、2020年度の経費精算ソリューションの市場規模は前年度比130.2%の154億4,500万円に拡大。今後も「経理のペーパーレス化を推進するため」「電子帳簿保存法対応のため」に、経費精算ソリューションを導入する企業が増加すると見込んでいます。

出典：株式会社矢野経済研究所「経費精算ソリューション市場に関する調査（2021年）」（2022年2月28日発表）  

中小企業に経費精算システム導入がおすすめの理由は、次の3点です。

紙やExcel管理での手間と時間を削減できる

多くの経費精算システムでは、スマートフォンによる申請・承認が可能です。従業員は紙やExcelを使う必要はなく、領収書を撮影するだけで経費申請書を作成できます。経理担当者も、PCやスマホの画面から経費申請書・領収書を確認するだけの作業となり、精算業務の手間と時間が大幅に削減。もちろん紙書類を使用しないため、領収書の糊付けやファイリングも不要です。

経費精算業務に対応できる担当者が限られる中小企業において、経費申請から承認までを効率化できる点は大きなメリットとなります。

入力ミスによる不備や不正申請を防止できる

経費精算システムの導入は、入力ミスや不正申請の防止につながる点もメリット。たとえば、OCR（領収書読み取り）機能は、撮影した領収書を読み取るだけで申請書が作成でき、ほぼ入力作業が発生しません。読み取られた日付や金額、取引先を確認してそのまま送信すれば経費精算が完了します。交通費も同様に、交通系ICカード連携やクレジットカード連携を使えば全て自動入力で済ませられ、人的ミスを防止できます。

また、経費精算システムでは二重申請・社内規定違反の検出も行えます。あらかじめルールを設定しておけば、経費精算時に警告表示や申請ブロックが行われます。経費精算の不備や不正を防止したい企業はシステム導入がおすすめです。

電子帳簿保存法に則った管理で、紙の書類保管が不要

経費精算システムを導入すれば、電子帳簿保存法に則った管理が行え、紙の書類保管も不要となります。電子帳簿保存法とは、請求書や領収書をはじめとする書類の電子保存を認める法律。領収書をスキャナ保存する際は、画像の解像度や色の階調などの要件があり、これらをクリアしなければ電子データとして認められません。

中小企業では明確な経理担当者が配置されていないこともあり、会計の法律知識を持たない従業員が経費精算業務を行っている現場もあるでしょう。そのような状況でも電子帳簿保存法に則った文書管理を行う方法として、経費精算システムの導入がおすすめです。

実際に経費精算システムを導入する企業は増えているようです。デジタルビジネスの専門情報サイト『IT Leaders』によると、経費精算システムの市場規模は2019年度に118億6,400万円、2020年度に154億4500万円と推計されており、2020年度においては前年度比130%の伸び率となっています。改正電帳法が追い風となり、今後も経費精算システムを導入する企業は増加していくと見込まれます。（参考：『IT Leaders』経費精算システムの市場調査レポート）

実際に経費精算システムを導入して効果を出した企業は多くあります。成功事例を知ることで自社に経費精算システムを導入して成功するイメージが付きやすくなるので、別記事「経費精算システムの導入事例」もご覧ください。

小規模・中小企業向け経費精算システムの選び方

いくら高機能な経費精算システムであっても、使い勝手が悪い・自社の運用に合わないシステムでは効率化は図れません。ここでは、小規模・中小企業が経費精算システムの導入を失敗しないための選び方を解説します。重要なポイントは下記の4点です。

初期費用・月額料金を比較する

経費精算システムの利用には、初期費用・月額料金が発生します。初期費用が無料のサービスもありますが、その場合は月額料金が高めに設定されていることが多いです。料金相場は下記の通りです。

月額料金がユーザー数に応じた変動制の場合、利用者数を考慮した費用計算が必要です。いくつかの経費精算システムを選定できたら、複数社を相見積もりすることもおすすめです。

スマートフォンアプリ対応の経費精算システムを選ぶ

経費精算システムを選ぶ際は、「スマートフォンアプリに対応しているか」という観点もポイント。スマートフォンはいつでもどこでも簡単に持ち運べるため、外出先や移動中でも経費精算が行えます。領収書を自動で読み取れるOCR機能があれば、より一層、経費申請の手間を省くことが可能です。中小企業の社内全体でスマートフォンアプリを活用すれば、経費精算業務の効率化が実現するでしょう。

会計ソフトへのデータ連携ができる経費精算システムを選ぶ

「会計ソフトへのデータ連携ができるか」も重要な選定ポイントです。経費精算ではお金のやり取りが発生するため、必ず会計処理が必要です。通常は経理担当者が、経費精算の内容をもとに会計ソフトに仕訳データを作成します。

しかし、経費精算システムから会計ソフトに仕訳データの連携ができれば、経理担当者の作業不要で、会計処理まで自動化できます。小規模・中小企業においては少数の経理担当者に仕訳作業の負荷がかかっているケースがありますが、経費精算システムを導入することで負荷を軽減することが可能です。

ICカード連携で交通費の自動精算が可能なシステムを選ぶ

交通費が多い中小企業には、ICカードと連携できる経費精算システムがおすすめです。専用カードリーダーにICカードをかざすだけで利用履歴データを出力できるため、従業員が1つひとつの交通費申請を手作業で行う必要がなくなります。電車の定期区間を控除した自動計算も対応しており、申請ミスや不正申請も抑止されます。

さらに、小規模企業・中小企業にありがちな小口現金による経費精算も必要なくなります。経理担当者の業務負荷を軽減できます。

電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか

電子帳簿保存法とは、領収書や請求書をはじめ、これまで紙での保存を求められていた書類を電子データでも保管可能とする法律です。ただし、領収書や請求書をスキャナ保存する際には細かな要件（画像の解像度や色の階調、タイムスタンプの付与など）が定められており、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムが必要となります。

また、2023年10月に開始したインボイス制度によって、領収書に「適格請求書発行事業者」を示す登録番号が掲載されます。この登録番号が記載されているか否かによって、会計の仕訳区分が変わります。もしシステムがインボイスに対応していない場合、会計ソフトへデータ連携した後に仕訳区分の手直しが発生してしまいます。経理担当者の負担をなくすためにも、インボイス制度・電子帳簿保存法に対応したシステムを選びましょう。
関連記事：インボイス制度で経費精算はどう変わった？おすすめソフトも解説

【比較表】小規模・中小企業向け経費精算システム

ここからは実際に、小規模企業・中小企業向けの経費精算システムを比較します。自社の予算や必要な機能と照らし合わせながら、おすすめの経費精算システムをご確認ください。

【2024年最新】小規模・中小企業におすすめの経費精算システム10選

企業規模に応じて、経費精算に必要な機能は変わります。機能が多すぎても中小企業では使いきれない場合もあるでしょう。ここからは、小規模企業・中小企業向けの経費精算システムを比較した結果、2024年最新のおすすめシステム10選を紹介します。

まとめ：システム導入で従業員・担当者の業務をラクに

紙やExcelによる経費精算は、申請から承認まで多くの手間と時間を要します。とくに経理担当者が少人数のまま、事業成長している小規模企業や中小企業では、通常業務が圧迫されるほど経理業務が増えていることでしょう。

経費精算システムを導入すれば精算業務の効率化・ペーパーレス化が叶います。スマートフォンを使った経費申請によって紙の管理も必要なくなり、従業員や担当者の業務がラクになります。

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よくある質問

小規模企業・中小企業向け経費精算システムの比較について、よくある質問に答えます。

経費精算システムの主な機能は？

経費精算システムの主な機能としては、スマートフォンによる申請・承認、OCR機能（領収書読み取り機能）、ICカード連携、会計データ連携などがあります。これらを活用すれば、精算業務の効率化・ペーパーレス化の実現が可能です。

また、経費精算システムごとに異なる便利機能もあり、比較の際は以下の一覧を参考にしてください。

経費精算システムの基本機能

経費精算システムの便利機能

紙の経費精算をシステム化するメリットは？

紙の経費精算をシステム化するメリットは「業務の効率化」と「コスト削減」の2つです。経費精算システムではスマートフォンによる申請・承認が可能なため、手作業にかかる工数を大幅に短縮することができます。経理担当者の側も、紙の書類が届くのを待つことなく経費処理ができるため、スピード感のある精算業務が可能です。

また、紙の管理がなくなることで印刷コストを削減できる点も、システム化のメリット。これまで申請書類を印刷するために紙とインクを消費し、費用がかさんでいました。毎回の経費精算に印刷費用がかかっていたことを考えると、システム化するメリットは大きいといえます。

無料で使える経費精算システムはある？

多くの経費精算システムには、無料トライアル期間が設けられています。無料トライアルでは、使い勝手や画面イメージなどを事前に確認でき、比較選定する際の判断材料になります。以下、無料トライアルを実施している主な経費精算システムをご覧ください。

経費精算システムを長く使い続けるには、自社の運用フローに合っているかどうかが重要です。システム導入を成功させるためにも、無料トライアルは積極的に活用しましょう。