【2023年最新】中小企業向け経費精算システムおすすめ10選

目次
• 1.経費精算システムとは
• 2.中小企業で挙がる経費精算の課題
• 3.中小企業で経費精算システムを導入するメリット
• 4.中小企業での経費精算システムの選ぶポイント
• 6.【比較表】特におすすめの中小企業向け経費精算システム
• 7.特に中小企業におすすめサービス5選
• 8.【比較表】無料プランがある中小企業向け経費精算システム
• 9.無料トライアル・プランがある中小企業向けおすすめサービス5選
• 10.中小企業でも経費精算システムを導入しよう

1.経費精算システムとは

経費計算システムとは、紙の経費申請書やExcelで行っていた経費精算を、システム上で処理するものです。経費をデータ化できるため、業務効率化やペーパーレス化のメリットがあります。
従来の経費作業では、紙を大量に使ってコストがかかったり、申請内容をExcel上に入力する手間がかかったりしていました。
経費精算システムはデータ処理ができるので、申請内容を再入力する必要がありません。申請ミスも自動で把握できるため、経費担当者の負担を減らすことができます。

2.中小企業で挙がる経費精算の課題

実際に中小企業ではどのような経費精算に関する課題があるのでしょうか、詳しく解説してきます。

2‐1.経費精算のデジタル化が進んでいない

中小企業で経費精算の課題として上がるのがアナログから脱却が出来ない点です。多くの中小企業が紙での申請と管理を行っており、デジタル化が進んでいないのが実情です。
また、中小企業は大手企業のように社内のIT関連をサポートする部署を設置するのも難しく、PC操作が苦手な従業員でも運用していけるのか不安に感じてしまう会社もあり。デジタル化に踏み出せないケースもあります。

2‐2.少人数のため担当者の負担が大きい

中小企業は大手企業のように専任の担当者を配属するのは厳しいでしょう。多くの中小企業では給与計算など他の会計や財務業務と兼務しているか、場合によっては人事・労務と兼務している事もあり、経費精算に割ける工数が限られているのが実情です。先述した中小企業のデジタル化が進んでない点も担当者の負荷が大きくなる要因でもあります。

2‐3.書類の管理が大変

アナログから脱却が出来ていない場合、申請用紙、領収書、請求書などの紙で保存しているため、保管場所がかさんでしまいます。また、ファイリングも手作業で行うため、社員の負担も大きくなります。加えて、過去の請求書や申請を参照したい場合は、該当するファイルと原本を手探りで探す必要があるため、管理に時間が掛かってしまうのも課題でしょう。

3.中小企業で経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムの導入によって、コスト削減や業務効率化などの中小企業へのメリットがうまれます。時間のかかる紙の申請書での経費申請をデータ化できるためです。ここでは、経費精算システム導入によって改善できる内容を紹介していきます。

3‐1.経費精算申請・承認業務の効率化

経費精算のデータ化によって、承認業務の効率化ができます。紙の申請書が必要なくなり、システム上で完結できるためです。
紙の申請書で経費精算を行う場合、申請書の記入してから、データをExcel上に入力し、経費計算を行います。入力には手間がかかり、経理担当者が少ない中小企業では業務に時間がかかります。
一方、経費精算システムであれば、システム上に直接入力可能です。そのまま経費精算ができるので、業務効率化につながります。

3‐2.申請の不備、不正の防止

紙の申請書で経費精算を行う場合、確認不足から経費の申請額や内容不備が起きてしまいます。経費額が異なったり、社内規定に違反しているなど、ミスの内容はさまざまです。経費精算システムであれば、ミスを察知し、社内規定に応じた差し戻しも可能です。経理担当者が確認する前に申請者に差し戻しができるため、効率があがります。また、不正申請を行うと考えても、不正が修正されなければ申請できないため、事前に不正の予防も可能です。

3‐3.経理部門の業務の自動化

領収書の読み取りやICカードとの連携など、経費申請業務の自動化が可能になります。そのため、経理担当者の業務負担を減らすことにつながります。
例えば、経費精算システムには、領収書をスマートフォンカメラで読み取ることにより、自動で経費をデータ化する機能があります。そのため、入力の手間を減らすことができます。また、ICカードと連携しておくと、自動で交通費や出張費を記録できます。このように、経費精算システム導入によって、経理部門の業務自動化が実現します。

3‐4.コスト削減

紙の申請書からデータへの移行で、コスト削減につながります。ペーパーレス化を実現し、紙の費用削減につながるからです。他にも、経費精算システムの導入によって、経費申請の効率化ができます。すると、経理担当者の業務効率が上がり、残業代を支払う必要がなくなるなど、人件費でのコスト削減も可能です。このように、経費精算システムを導入し、経費のデータ化によって、ペーパーレス含めたコスト削減を実現します。

4.中小企業での経費精算システムの選ぶポイント

中小企業と大企業では、経費精算システムの選び方が異なります。機能が多くても扱いきれず、シンプルなシステムが使いやすい場合があるからです。また、アナログ業務が多い中小企業は、急激なデジタル化には適応できない可能性もあります。失敗しないために導入のポイントを解説していきます。

4‐1.自社に適した機能

自社の目的、課題解決に合ったシステムを選ぶことで、業務効率が改善します。システムごとに機能が異なり、解決できる課題も異なるためです。例えば、出張が多い企業であれば、ICカード連携や、スマートフォン対応のシステムが便利です。自社に適した機能があるシステムを優先的に選びましょう。  

4‐2.サポート体制の充実しているか

導入して満足するのではなく、定期的に成果を振り返ることが大切です。順調そうに見えても、問題点を抱えている場合があります。例えば、経費精算の効率化を目的としている場合は、どれだけ効率化できたか、ミスなく進んでいるかを確認しましょう。1ヵ月、3ヵ月のように、定期的に振り返ることが大切です。
また、経費精算システムを提供している会社には、定期的に導入後のシステム運用の状況をヒアリングし改善策なの提案など運用面のサポートをしてくれるサービスもあるので、自社だけで振り返りが不安な場合はサポート体制が充実しているシステムを選びましょう。

4‐3.スマートフォン・アプリ対応のシステムを選ぶ

経費精算システムを導入する上でスマートフォンやアプリ対応しているかも選定のポイントでしょう。スマートフォンやアプリに対応していれば、出先でも経費精算の申請や修正が可能です。また、スマートフォンのカメラ機能で領収書やレシートを読み込むことができるOCR機能が搭載されていれば、経費精算業務のより効率化させる事が可能になります。

4‐4.規定違反チェック機能を搭載しているか

経費に関しては会社独自の規定がある場合があるでしょう。経費精算システムには社内独自の規定に対応することができるものがあります。例えば、「タクシー移動の理由」「飲食の内容」など規定に沿った項目を設定が可能です。加えて、設定した項目に違反がある場合、承認の却下や修正の通知もできるため経費精算に関するやり取りを削減することが可能です。

4‐5.電子帳簿保存法に対応いているか

電子帳簿保存法に対応しているかも経費精算システムの選定に重要なポイントです。2022年4月に改正された電子帳簿保存法では、スキャナや電子取引による電子保存の要件が緩和されました。つまり、電子帳簿保存法の要件を満たせば、ファイルに請求書や領収書など原本保存が不要に。システム上管理することができるため、保存場所の確保や紙での管理も必要がないため、コスト削減も可能になります。また、経費精算システムの多くは電子帳簿保存法に対応しているため、導入した時点で要件を満たした管理を行えます。

4‐6.外部システムとの連携

外部システムや既存システムとの連携で、より業務を効率化できます。データ移行を簡単にし、そのまま経費精算ができるためです。例えば、会計システムとの連携を行えば、会計から経費精算までを一元化できます。業務のたびにシステムを切り替えたり、データ移行が必要なくなるので、経理担当者が効率よく業務を行えます。  

4‐7.費用対効果

高価なシステムは機能が多くありますが、高いからよいわけではありません。機能が豊富でも、自社では使わない機能もあるためです。大切なのは費用対効果で、費用に対してどれだけ業務効率が改善できるかが目的です。経費精算システム導入による改善効果や、コスト削減の予測を立てながらシステムを選びましょう。
また、無料トライアル期間を実施しているサービスの場合はシステムが自社に合うのか試し、費用対効果の予測を立てるのもおすすめです。

先述した選び方に特化した経費精算システムを知りたい方は下記を参照
電子帳簿保存法に対応したシステムを知りたい方はこちら

OCR機能が搭載されたシステムを知りたい方はこちら

6.【比較表】特におすすめの中小企業向け経費精算システム

ここからは中小企業向け経費精算システムを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介する経費精算システムでアイミツSaaSがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、経費精算システム選びの参考にしてください。

7.特に中小企業におすすめサービス5選

企業規模に応じて、システムに必要な機能は変わります。機能が多すぎても、中小企業では扱いきれない場合もあるためです。反対に、機能が少なすぎては、大企業では物足りない場合もあるでしょう。ここでは、中小企業向けの経費精算システムを5個紹介するので、経費精算に課題を抱える企業は参考にしてください。

8.【比較表】無料プランがある中小企業向け経費精算システム

ここからは無料プランがある中小企業向け経費精算システムを紹介していきたいと思います。まずはご紹介する経費精算システムでアイミツSaaSが各サービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、経費精算システム選びの参考にしてください。

9.無料トライアル・プランがある中小企業向けおすすめサービス5選

システム導入の際に無料プランがあれば、自社に合うシステムか確認できます。うまく運用できれば、そのまま有料プランに移行できるため、スムーズな運用を可能にします。ここでは、導入の際に活用したい、無料プランがある中小企業向けの経費精算システムを3つ紹介します。

10.中小企業でも経費精算システムを導入しよう

経費精算業務は作業量が多く、経理担当者の負担が多い業務です。特に中小企業では、担当者が少なく、さまざまな業務を担っている場合があります。業務が多いと集中力も低下し、ミスの可能性にもつながります。経費精算システムがあれば、経費申請から承認までを効率化可能です。担当者だけではなく、従業員の申請時の負担を減らすメリットもあります。
経費精算システムの利用を検討しているものの、どれを使用していいかわからない方は、当記事と合わせてアイミツSaaSで探してみてください。