【2025年最新】ICカードに対応したおすすめ経費精算システム10選

目次
• 交通費精算は手間がかかる
• ICカード対応の経費精算システムとは
• ICカード対応の経費精算システムを導入するメリット
• ICカード対応の経費精算システムの注意点
• ICカード対応の経費精算システム導入の流れ
• 【比較表】導入実績豊富な経費精算システム
• 導入実績豊富な経費精算システム5選
• 【比較表】導入コストが安い・他ツールと連携できる経費精算システム
• 費用を抑えるならこれ！経費精算システム2選
• 他ツールと連携できる経費精算システム3選
• ICカード対応の経費精算システムを選ぶポイント
• まとめ

交通費精算は手間がかかる

経費精算の中でも、とりわけ交通費精算は手間がかかると言われています。ここでは、交通費精算が手間がかかる理由について解説します。

まず、社員が交通費を記録しておくことに手間がかかります。内勤の社員であれば、交通費は自宅から会社までの定期券代だけという場合もあるでしょう。しかし、頻繁に会社を出入りする営業担当者の場合は違います。営業活動を行った日付と交通手段、利用区間、金額などを毎日記録しておかなければなりません。また、個人で管理しなければならないため、人によっては交通費の申請漏れが起こってしまう可能性があるでしょう。

経理担当者は、社員が提出した交通費清算書をチェックしていきます。必要事項の記入漏れがないか、最短ルートを通っているか、運賃は間違っていないかなどをひとつひとつ調べていかなければなりません。交通費精算は、万が一にも間違いがあってはいけませんので、経理担当者がチェックを行ったのちに、別に人がチェックを行う「ダブルチェック体制」が取られることが一般的です。このダブルチェックにも時間も手間もかかってしまいます。

交通費精算を手作業で行う場合、起きてしまいがちなのが交通費の不正請求です。特に、電車やバスの運賃は通常、領収書が発行されませんので、経理担当者が不正を見つけることは難しいでしょう。交通費の不正請求は刑法上では「詐欺罪」にあたるれっきとした犯罪で、悪質な場合、懲戒解雇もあり得る重罪です。また、会社側にとっても税務調査で不正な損金計上だと指摘される可能性もあるため、厳しく取り締まらなければなりません。

ICカード対応の経費精算システムとは

交通費精算を手作業で行うことは、社員にも経理担当者にも大きな負担を強いることで、不正請求の温床にもなってしまいます。交通費精算の煩雑さにお悩みの方は、ICカード対応の経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

経費精算システムを導入することで、交通系ICカードをカードリーダーやスマートフォンに読み込ませるだけで交通費精算ができ、経費精算にまつわるさまざま課題を解決できます。社員側から見れば、交通費をいちいち記録しておく手間が省け、経理担当者は確認にかかる手間や時間を最小限にできます。さらに、ICカードに日付や利用区間、金額などが自動的に記録されるため、不正請求の防止にも役立つでしょう。

関連記事：交通費精算でおすすめの経費精算システム

ICカード対応の経費精算システムを導入するメリット

それでは、交通系ICカードとの連携に対応している経費精算システムを導入するメリットをお伝えします。

交通系ICカード対応の経費精算システムを導入すれば、申請者の手間も、承認者の手間も大幅に削減可能です。ICカードに記録されるデータを精算システムに転送するだけで交通費データができるので、申請時に金額を調べて手入力する必要がありません。

承認する側は、登録されたデータから適切なものを選択するだけ。こうして経費精算業務にかかる手間を削減できれば、申請者も承認者も、より優先すべきほかの業務に集中できるでしょう。

上述のように、交通系ICカードを導入すれば、利用した駅や交通費の金額を手入力する必要がなくなります。すると、人為的なミスが発生する機会もなくなるので、自然と正確な申請と承認が実現できるのです。

また、ICカードに記録されたデータをそのまま利用することで、ミスの発生だけでなく、水増し請求リスクも減らすことが可能。交通費は経費の中でも水増しされやすい項目ですので、ICカード対応システムの導入には大きなメリットがあるのではないでしょうか。

交通系iCカード対応の経費精算システムの中には、ICカード以外のシステムとも連携できるものがたくさんあります。こうしたシステムを導入すれば、交通費を含む経費精算に関わるあらゆる作業を効率的に進めることが可能になるでしょう。

業務の効率化が進むほど、開いた時間で業務の幅を広げていくことも可能。ICカード対応の経費精算システムは、成長し続けたい企業にぴったりのサービスなのです。

経費精算システムを導入することで、データの一元管理が可能になります。
特にクラウド型経費精算システムはインターネット環境があればどこでも利用できるため、営業など外回りや出張時なども外出先からデータを入力することができます。
経費申請のためだけに出社する必要はないので、業務効率化や働き方改革推進には最適と言えるでしょう。全国に複数店舗を持つ会社も、リアルタイムで全社的にデータを一元化できます。郵送で経費申請書類を送付するよりも手間やコストがかからない点も魅力です。

ICカード対応の経費精算システムの注意点

ICカード対応の経費精算システムには多くのメリットがありますが、利用に際してはいくつか注意点もあります。実際に導入する際には次の2つの点を押さえておきましょう。

経費精算システムはICカードと連動できる製品があり、導入により情報を入力することなくICカードの情報をシステムに取り込めます。
しかし、ICカードの履歴保存件数には上限があり、無制限に情報を登録できるわけではありません。特にカートリーダータイプのシステムは注意が必要で、こまめにカードを読み込ませる必要があります。
例えば、Suicaの履歴保存件数は上限20件までです。Suicaを利用する場合は20件に達する前にICカードリーダーにSuicaをかざさなければなりません。大抵カードリーダーは社内に設置してあるので、上限に達する前に帰社して手続きを行う必要があり、長期出張などではネックになることもあります。

ICカードの履歴保存件数の問題をクリアする手段として、スマートフォンにSuica機能を搭載した「モバイルSuica」を利用する方法もあります。
モバイルSuicaはインターネット環境があればどこでも使えるため利便性が高く、利用履歴の自動登録も可能です。カードリーダーにかざす必要もないため、手続きのためだけに帰社する必要もありません。
ただし、モバイルICカード対応の端末が限られている点には注意が必要です。モバイルSuicaに対応しているのはiPhone7以降のiPhoneと一部のアンドロイド端末なので、社用のスマートフォンがない、または機種が統一されていないという場合は、モバイルSuicaの利用が難しいケースもあるでしょう。

ICカード対応の経費精算システム導入の流れ

ICカード対応の経費精算システムを導入する際の流れを解説します。

まずは、導入する経費精算システム選びから始めましょう。近年、多くの経費精算システムが登場しており、多くの製品の中から最適の製品を見つけなければなりません。自社に合う製品を選ぶには、まず会社が抱える課題を明らかにして、問題解決につながる製品を選ぶことが大切です。ICカード対応の有無、モバイルSuica対応の有無も必ず確認しておきましょう。何社か候補を絞って見積もりをとることも大切です。

自社に合う製品が見つかったら、ベンダーに申し込みをします。無料トライアルがあれば積極的に活用して、導入前に操作感を試してみましょう。本格導入後に合わないからとシステムを入れ替えるのは想像以上に大変です。失敗を防ぐためにも、事前のシミュレーションは慎重に行ってください。

経費精算システムを導入したら、ICカードデータを読み取るカードリーダーを設置します。ICードの読み取りはカードリーダーのほか、スマートフォン、専用端末で行えます。
読み取り方法はサービスごとに異なるため、導入前にしっかりと確認しておきましょう。カードリーダーや専用端末を設置する場合、初期設定時にサポートを受けられるサービスもあります。

カードリーダーを設置したらICカードを登録をしましょう。カード登録は1枚1分程度で終わります。

【比較表】導入実績豊富な経費精算システム

ここからは導入実績豊富な経費精算システムを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介する経費精算システムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、経費精算システム選びの参考にしてください。

導入実績豊富な経費精算システム5選

ここでは、導入実績が豊富なICカードを使った経費精算システムを紹介します。

【比較表】導入コストが安い・他ツールと連携できる経費精算システム

ここからは導入コストが安い・他ツールと連携できる経費精算システムを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介する経費精算システムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、経費精算システム選びの参考にしてください。

費用を抑えるならこれ！経費精算システム2選

経費精算システムは導入したいけれどできるだけ費用は抑えたいという方も多いでしょう。ここでは、導入コストが安い経費精算システムを紹介します。

他ツールと連携できる経費精算システム3選

ここでは、他社ツールとの連携ができる経費精算システムを紹介します。

ICカード対応の経費精算システムを選ぶポイント

それでは最後に、ICカードに対応する経費精算システムを選ぶときのポイントをお伝えします。

経費精算システムには、ICカードとの連携機能も含め、さまざまな機能が搭載されています。導入すればどのようなことが可能になるのかは、各システムによって異なるので、機能性は要チェックです。最大限の導入効果を得るには、「自社で最も活用できるシステムはどれなのか」を見極める必要があるでしょう。

そのため、まずは自社が経費精算システムを導入する目的を明確すべきです。現場にはどのような課題があり、どういった機能を活用すればその課題を解決できるのかを言語化するのがコツです。

経費精算システムは、提供会社によって初期費用や月額料金に大きな幅があります。繰り返しになりますが、経費精算システムを選ぶ際には、自社で最大限に活用できるかどうかがポイント。「安さに惹かれて導入したが、必要な機能が足りなかった」「高額なものほど使いやすいと思ったが、要らない機能が多かった」という事態は避けたいものです。

価格だけで判断するのではなく、自社で必要となる機能やサービス内容が十分に含まれているかをしっかり確かめましょう。

経費精算システムを見比べるポイントは、機能や料金だけではありません。導入時・導入後のサポート内容や、ニーズに合わせて追加できるオプションも確かめておくことが大切です。

「導入時にサポートを受けたい」「不明点が生じたときにすぐに対応してもらいたい」「自社に合わせてカスタマイズしてほしい」など、導入にあたっての希望をあらかじめ明確にしておき、それに対応できるシステムを選ぶと良いでしょう。

まとめ

今回は、交通系ICカードと連携できる経費精算システムを紹介してきました。

各システムによって、機能や料金プランが少しずつ異なります。そのため、経費精算システムを導入する際には、自社の目的を達成できるものを選ぶことが大切です。PRONIアイミツ（当サイト）では、企業規模や機能などで絞り込んで経費精算システムを比較することができますので、ぜひご活用ください。
→経費精算システムのランキングはこちら

しかし、交通系ICカードと連携できる経費精算システムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、経費精算システム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。