電子インボイスとは？要点とメリット・デメリットをわかりやすく解説

目次
• 電子インボイス（デジタルインボイス）とは
• 国際標準規格「Peppol（ペポル）」とは
• 電子インボイスに対応する方法
• 【比較表】電子インボイス対応の経費精算システム
• 電子インボイス対応の経費精算システムおすすめ10選
• 電子インボイス（デジタルインボイス）の導入メリット
• 電子インボイス（デジタルインボイス）のデメリット
• まとめ：電子インボイス（デジタルインボイス）対応には経費精算システムの導入がおすすめ
• よくある質問

電子インボイス（デジタルインボイス）とは

電子インボイス（デジタルインボイス）とは、インボイス制度下において仕入税額控除の適用を受けるために交付される適格請求書（インボイス）を電子化したものです。電子インボイスとして扱われる取引には以下のようなものがあります。

電子インボイスは適格請求書の要件を満たすことが前提で、受領側は電子帳簿保存法に則った管理を行わなければいけません。具体的には、タイムスタンプの付与、又は訂正・削除の履歴を残せること、加えて一定条件で検索・出力できる仕組みであることが求められます。

電子インボイスは電子化された適格請求書全般を指しますが、デジタルインボイスは自動処理を前提とする標準化されたデータです。以下のように、電子インボイスの中の標準化・構造化されたデータがデジタルインボイスという位置づけになります。

現在、電子インボイスとしてよく用いられるのがPDFを用いた方法です。PDFはそのまま会計ソフトに取り込めるわけではなく、人の手による入力が必要になります。一方、デジタルインボイスは規格が統一されているため、企業のシステム同士で自動処理が可能です。請求や支払い、入金消込などが自動で会計ソフトに反映されるため、経理業務全体の効率化を実現できます。

電子インボイス（デジタルインボイス）が注目されはじめた背景には、主にDX推進によるペーパーレス化と電子帳簿保存法の改正があります。ペーパーレス化はDXの第一歩として、多くの企業で取り組まれているテーマです。しかし、請求書や領収書などの取引帳票については押印や受領の問題があり、ペーパーレス化を阻む要因の1つとされていました。

その状況の中で電子インボイスが注目されるきっかけとなったのが、電子帳簿保存法の改正です。電子帳簿保存法では、電子データを受領した際は電子保存が義務付けられており、すべての事業者が対象とされています。そのため、紙と電子データが混在するよりも電子化にシフトすべきと考える企業が増えたのが経緯です。

また、電子インボイスへの取り組みは世界各国で進められています。たとえば、シンガポールでは銀行が顧客のインボイスデータの提供を受け、リスク管理や優遇金利の提供などのビジネスが行われています。今後、日本の企業がグローバル展開を進めるには、電子インボイスの導入は必要不可欠と言えます。

国際標準規格「Peppol（ペポル）」とは

Peppol（ペポル）とは、請求書（インボイス）などの電子文書をネットワーク上でやり取りするための「文書仕様」「運用ルール」「ネットワーク」に関わる国際標準規格です。現在、欧州各国やオーストラリア、ニュージーランド、シンガポールなどの30カ国以上で利用されています。

Peppolは、以下の図のように「４コーナーモデル」と呼ばれる構造を採用しており、売手（C1）と買手（C4）が持つアクセスポイントを中継する役割を持ちます。あいだにPeppolが介入することで、バラバラになった文章の仕様や運用ルールが統一される仕組みです。

出典：デジタルインボイスとは | EIPA｜電子インボイス推進協議会

また、日本ではデジタルインボイス推進協議会(EIPA)によって電子インボイス（デジタルインボイス）の普及が進められており、日本の標準仕様としてPeppolに準拠した「JP PINT」も既に公開されています。

電子インボイスに対応する方法

発行する請求書や、受領した請求書の処理を電子化する最も簡単な方法は、それらの業務に対応したクラウドサービスを導入することです。

紙での請求書作成を電子化したいなら、発行業務に対応した請求書ソフトの導入がおすすめです。別記事「おすすめ請求書作成・発行ソフト」では、請求書ソフトの主な機能や選び方、2025年最新のおすすめ請求書ソフトを解説していますので、合わせてご覧ください。

以降では、受領した請求書の電子保存（電子帳簿保存法）に対応した経費精算システムについて詳しく解説します。社内の経費精算まで効率化したいとお考えの担当者は、ぜひ続けてご覧ください。

【比較表】電子インボイス対応の経費精算システム

以下で、電子インボイスに対応した経費精算システムの初期費用と月額費用を比較します。以下の経費精算システムの比較表をご覧ください。

電子インボイスに対応したおすすめの経費精算システムのほとんどが、初期費用無料で導入可能です。

なお、月額料金はそれぞれの経費精算システムでバラつきがあります。そのため、オプション機能やサポート体制など、月額料金に含まれているサービス内容を事前に確認しましょう。

電子インボイス対応の経費精算システムおすすめ10選

ここでは電子インボイスに対応した経費精算システムのおすすめ10選を紹介します。各サービスの特徴とおすすめポイントをまとめているので、ぜひシステム選定時の参考にしてください。

以上、機能比較や料金比較でおすすめの経費精算システムを詳しく解説しました。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、経費精算システム選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。

電子インボイス（デジタルインボイス）の導入メリット

電子インボイス（デジタルインボイス）の導入は、インボイス制度の対応だけでなく、業務効率化やコスト削減など多くのメリットがあります。以下、具体的なメリットを解説します。

電子インボイス（デジタルインボイス）に切り替えることで請求業務の効率化が図れます。紙やExcelを使った請求業務では、印刷やチェック作業、押印、封入、投函といった多くの手作業を行わなければいけません。その上、インボイス制度の開始によって請求書の作成自体が複雑化するため、経理担当者の負担はこれまで以上に増大します。

しかし、電子インボイスを導入すれば、請求書の作成から配信まですべてのプロセスをシステム上で完結できます。販売管理システムなどと連携すれば自動で請求書が作成され、複数税率でも正しい消費税額の記載が可能です。各担当者への確認はワークフローを使えばスムーズにできるほか、配信もメールやインターネットFAXによって数秒で行えます。一連の手作業がなくなるため、請求業務の大幅な効率化が可能です。

電子インボイスを導入すればペーパーレス化につながり、コスト削減が可能です。法人の場合、請求書や領収書などの取引書類は7年間の保存期間が設けられています。適格請求書の写しや電磁的記録についても、交付した日または提供した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間は保存しなければなりません。そのため、取引書類の発行や経費精算が多い企業では、膨大な量の紙書類を保管し続けることになります。※ 参考：国税庁｜適格請求書等の記載事項（保存期間）

しかし、電子インボイスを導入すれば、帳票発行や経費精算に関わるすべての書類のデータ化が可能です。これまで請求業務で発生していた印刷が不要になり、紙代や印刷代、封筒代、郵送費などがコストカットされます。経費精算においても領収書をスキャンすれば申請できるため、紙で申請書を作る必要がありません。さらに、一連の流れが効率化されることで従業員や経理担当者の作業工数が短縮され、人件費の削減にもつながります。

Peppolに準拠した電子インボイスを導入すれば、海外取引の効率化が期待できます。Peppolはすでに世界中の国々で使われており、オーストラリアやニュージーランド、シンガポール、メキシコなどの欧州域外の国も含め30か国以上で利用されている国際規格です。すでにメキシコ、ベトナムでは法律で義務化されているため、今後は欧州各国も同じ方向で進むと予想できます。このため、日本の企業がPeppolに準拠した電子インボイスを用いれば、海外取引の効率化が可能です。グローバル化を目指す企業にとっては、大きなメリットと言えます。

電子インボイスを導入すれば、電子帳簿保存法に定められた「真実性の確保」に準拠した運用が可能です。紙やExcelを用いた取引書類は紛失や削除のリスクがあり、場合によっては不正に訂正される可能性があります。たとえPDFとして扱っていたとしても、編集ソフトで簡単に書き換えられるため、すべての改ざんを防ぐことはできません。

しかし、電子インボイスならタイムスタンプを付与したり削除・訂正の履歴を残せたりするため、改ざんされていないことを証明できます。日付や取引先、金額などでの検索も用意となり、電子帳簿保存法のもう1つの要件である「可視性の確保」にも準拠できます。さらに、総務省で進められている「eシール」と呼ばれる電子証明書が普及すれば、よりいっそうのセキュリティ向上が見込まれます。

電子インボイスを導入すれば、テレワークをはじめとした多様な働き方に対応できます。紙やExcelを使った請求業務では印刷や押印、発送などがあり、社内での作業は必須です。経費精算についても同様で、領収書を添付した申請書の回覧、押印、会計処理をするためにテレワークに移行できないという問題があります。

しかし、電子インボイスを導入すれば、すべての作業をシステム上で完結できます。請求書の発行や配信、経費精算の申請、押印、会計処理のためにわざわざオフィスに居る必要はありません。電子インボイスによって、テレワークやフレックスタイム制、サテライトオフィスなどの多様な働き方に対応できる環境構築が可能です。

電子インボイス（デジタルインボイス）のデメリット

電子インボイス（デジタルインボイス）はメリットが多い反面、注意すべきデメリットもあります。電子インボイスを導入する際は、以下の2点に注意が必要です。

電子インボイスを導入する場合、導入費用や運用コストが発生します。導入費用として初期費用・月額料金がかかるほか、準備や業務フローの見直しも必要です。これまでの運用を変更する以上、一時的なコストは見込まなければいけません。

しかし、いちど電子インボイスを導入してしまえば、初期投資以上のコスト削減が期待できます。紙書類に使われる紙や印刷、郵送費、ファイリング用品などが一切不要となり、資材費の大幅なコストカットが可能です。請求業務や経費精算もスピーディに行えるため、従業員や経理担当者の人件費も削減されます。長期的なコストを考えるなら、電子インボイスの導入がおすすめです。

なお、経費精算システムの料金プランや価格相場は「料金の安い経費精算システム」で紹介しています。興味のある方はこちらもぜひご覧ください。

社内教育に時間がかかるという点は、電子インボイスのデメリットと言えます。これまで使い慣れた紙書類を電子インボイスに切り替えるとなると、反発する従業員が居ないともいい切れません。事前に電子インボイスの必要性やメリットなどを社内に周知する必要があります。

また、運用面でもデータ保存のルールを決めなければいけません。電子帳簿保存法やインボイス制度に準拠した運用を整備し、保管やセキュリティ管理について従業員に教育する必要があります。社員一人ひとりに管理の重要性を理解してもらわければ、人為的なミスやシステムの不具合によって情報漏洩のミスを招く可能性もあります。

まとめ：電子インボイス（デジタルインボイス）対応には経費精算システムの導入がおすすめ

現在、電子インボイス（デジタルインボイス）の活用に向け政府主導のもと取り組みが進められています。そのような状況の中で経費精算の効率化を考えるなら、電子インボイスに対応した経費精算システムの導入がおすすめです。

経費精算システムを使えば、電子インボイスだけでなく、スマホアプリのOCR機能を使った領収書・レシートのデータ化にも対応できます。適格請求書の要件チェックも自動でできるため、経理担当者の大幅な業務効率化が可能です。

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よくある質問

最後に、電子インボイス（デジタルインボイス）について、よくある質問を紹介します。

インボイス制度において、登録事業者である売手は、買手からインボイスを求められた際はインボイスを交付する義務があります。しかし、必ずしも電子化が必要というわけではなく、買手が求める紙もしくは電子化されたインボイスでの対応となります。

一方、買手が電子インボイスを受領した際は、電子帳簿保存法に則って電子データのまま保存が必要です。2024年1月には宥恕期間が終わるため、すべての事業者が対処しなければなりません。

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