【2025年最新】キャッシュレス対応の経費精算システム9選

目次
• 法人がキャッシュレス決済する方法
• 法人がキャッシュレス化するメリット
• キャッシュレス化をする際の注意点
• キャッシュレス対応の経費精算システムおすすめ9選
• 経費精算システムを導入するメリット
• 経費精算システムの選び方
• キャッシュレス化で経費精算を効率化しよう

法人がキャッシュレス決済する方法

時代はキャッシュレス決済へと移っており、法人での導入も増えています。キャッシュレス決済の導入は、現金管理が不要になるため、現場従業員は支払いが簡単になります。さらに、キャッシュレス決済であれば連携によって経費精算を効率化するなど、経理担当にもメリットがあります。現金とキャッシュレス決済を比較するためにも、法人でのキャッシュレス決済の方法を確認しておきましょう。

交通系電子マネーの利用は、法人の経費精算改善に役立ちます。外回りや出張の多い従業員にとって、交通費の経費精算は数が多いからです。経費を溜め込んでしまうと、精算時は大変になりますし、経理担当も業務が増えてしまいます。交通系電子マネーを使用すると、使用履歴を駅で印刷できるため、経費精算が楽になります。さらに、経費精算システムの中には交通系電子マネーと連携できるシステムもあります。現金を持ち歩く必要もないため、従業員側も楽に業務ができるでしょう。

物品購入などが多い場合には、法人用クレジットカードを従業員に配布する方法もあります。クレジットカードの使用履歴はカードごとに残るため、経費精算のときも問題なく処理できます。また、法人クレジットカードは複数枚発行できるため、カードが必要な従業員が複数人いても別々に使用できます。すべての支払に法人カードを利用すれば、経費の申請漏れを防ぎ、不正リスクも軽減できます。

クレジットカードの導入が難しい場合は、法人向けプリペイドカードを利用するとよいでしょう。チャージした金額のみ利用できるため、クレジットカードよりも低リスクで運用できます。また、従業員ひとりひとりに付与でき会計ソフトと連携できるプリペイドカードもあります。会計ソフトと連携しておくと、経費精算が楽になり経理担当の負担を減らせます。キャッシュレス決済では、法人向けプリペイドカードも検討してみましょう。

法人がキャッシュレス化するメリット

法人のキャッシュレス化では、経費精算を効率化させたり、現場の従業員の負担を減らすメリットがあります。また、セキュリティ面でも効果があり、キャッシュレス化を進める企業が増えています。キャッシュレス化でのメリットを確認し、現金とどちらがよいか検討しましょう。

キャッシュレス化は小口現金の管理が不要となり、現金管理の工数が不要です。小口現金は、文房具代や交通費などの支出に対し、すぐに支払いができるようにする現金のことです。キャッシュレス決済にすると、現金の準備が必要なく、いつでも支払いができるメリットがあります。
また、小口現金で管理しておくと、帳簿のズレがあった場合に、膨大な確認作業が必要になります。1円の誤差でも過去の領収書を見直し、ミスを探さないといけません。キャッシュレス決済であれば支払履歴を見れば問題なく、帳簿と残額が合わなくなることもありません。

現金の持ち歩きは面倒であり、必要な時に足りない可能性も引き起こします。従業員は急な出費が必要になる場合があり、企業となると金額が大きくなるからです。
例えば、急に出張が入って、従業員の手持ちでは交通費が足らない場面などもあるでしょう。東京から大阪までの交通費を手持ちの現金で支払うのは大変です。その点、キャッシュレス決済であれば現金を持ち歩く必要はなく、急な出費でも対応できます。

キャッシュレス決済の場合、支払いミスや申請ミスがありません。機械が記録し、自動でデータ化されるためです。例えば、現金であれば金額を払い間違えてしまったり、申請時の伝票を書き間違える可能性があります。字が汚くて数字を読み間違える問題も発生します。キャッシュレス決済であればデータとして記録できますし、会計ソフトとの連携を行えば、経費精算も簡単です。経費申請のミスを防止し、効率を向上させます。

電子マネーやクレジットカードを用いることで、使用履歴を確認できます。交通系ICカードであれば、駅で履歴印字が可能です。現金の場合は領収書やレシートが必須であり、もらい忘れや紛失のリスクがあります。領収書をなくしてしまうと、経費申請ができなくなったり、金額のズレにつながります。キャッシュレス決済であれば履歴を確認できるので、領収書紛失の心配なく、経費精算が可能です。

クレジットカードの場合、使用するたびにポイントが付与されていきます。ポイントを現金や物品に交換でき、社内の備品として活用もできます。特に、出張や移動の多い会社であれば、交通費をクレジットカードで支払うことでポイントを獲得可能です。また、法人のクレジットカードの場合、福利厚生代行サービスを受けられることもあります。ホテルの優待や人間ドックを受診可能など、従業員の福利厚生として還元も可能です。

キャッシュレス化をする際の注意点

便利なキャッシュレス化ですが、運用する際の注意点もあります。問題やミスになる前に、事前に確認しておきましょう。特に、経費精算で業務フローが変わることも多く、経理担当者も従業員も確認が必要です。

キャッシュレス決済でクレジットカードやQRコード決裁を使用した場合、ポイントが付与されるカード会社もあります。このポイントは会計処理の際、雑収入として扱うので気をつけましょう。経費精算の際に漏れてしまうと、重大なミスにつながってしまいます。経理担当者は明細をきちんと確認し、記帳漏れがないように気をつけましょう。

クレジットカードを利用する場合、実際の支払いは利用した日の後で支払うことになります。そのため、キャッシュフローの確認を行い、引き落とし日までにお金を準備しておきましょう。決裁時点ではお金が必要ないので、キャッシュレス決済で支払ったものを忘れてしまうケースもあります。特に、法人は利用額が高くなる場合もあるので、計画的なキャッシュフローを行いましょう。

社内ルールを徹底し、キャッシュレス決済の使い方を浸透させましょう。現金で支払わないので、使いすぎる傾向にあります。キャッシュレス決済によって経費精算業務の負担が軽減されても、支払いが増えてしまっては問題です。キャッシュレス決済を導入する時には、利用額や内容を社内ルールとして徹底し、従業員に周知しておきましょう。

キャッシュレス対応の経費精算システムおすすめ9選

クレジットカードやICカードなど、キャッシュレス決済に対応した経費精算システムが増えています。キャッシュレス対応の場合、利用履歴をそのままデータ化し、システムに取り込めるメリットがあります。ここでは、経費申請の効率をあげる、キャッシュレス対応の経費精算システム9選を紹介します。

経費精算システムを導入するメリット

経費精算の効率化を行うことで、経理担当者の負担を減らし、申請ミスや不正対策にもつながります。処理する数が多いと負担がかかり、チェック漏れも増えるためです。経費精算システムがあれば、複雑な経費申請をシステムに任せる事ができ、ミスや不正は承認前に差し戻しできるメリットがあります。

経費精算のシステム化によって、経理業務の効率化が図れます。経費申請をデータ化し、申請から承認までが効率よくなるからです。紙の申請書の場合、記入時間や申請内容をExcel上に入力する時間が必要でした。一方、経費精算システムであれば、システム上に直接申請も可能です。また、クレジットカード連携により、データを自動で読み取り、そのままシステム内に取り込むこともできます。このように、経費精算システムの導入によって、経理業務全体を効率化できます。

紙の申請書やExcelデータと比べて、経費精算システムは申請・承認作業を効率化します。アナログな申請では、申請内容に不備がないか、不正がないかを経理担当者が1つずつ確認していたからです。領収書やレシートを確認し、経費申請書と照らし合わせるのは時間がかかります。
一方、経費精算システムであれば、交通系ICカードやクレジットカードの情報をデータ化し、簡単に経費申請が可能です。申請内容に不備があれば、自動で差し戻す機能もあり、申請から承認までを効率化します。  

経費精算システムは経費申請をデータ化するため、不正やミスの防止につながります。経費申請時に問題があれば、システムが自動で差し戻しやミスの検知を行うためです。アナログな方法で確認をしていると、申請数が多かったり、経理担当者の負担がかかることで、ミスは増えてしまいます。一方、経費精算システムであれば、経理担当者が確認する前にミスを発見できます。また、申請者への差し戻しで、そもそも申請できない状況も作れるので、不正やミスの予防も可能です。

経費精算システムの選び方

キャッシュレス化の効率をさらにあげるためには、経費精算システムが重要です。キャッシュレス決済との連携によって、経費精算をスムーズに、簡単にできるからです。しかし、経費精算システムはなんでもよいわけではなく、自社にあった選択をする必要があります。機能面や費用対効果など、選び方のポイントを紹介するので、確認しておきましょう。

システムによって機能は異なるので、自社にあったシステムを選びましょう。既存システムとの連携ができるシステムや、出張時の経費精算に特化したシステムなど、サービスごとに特徴があります。自社の目的に合わせた機能があれば、より効率的に経費申請を行えるでしょう。用途と目的を照らし合わせて検討しましょう。

業務効率の向上や人件費を抑えることを目的に、システムを導入する企業がほとんどです。業務のデジタル化は効率をあげ、企業の発展につながります。しかし、削減したコスト以上に導入費用がかかっては、導入した効果がありません。費用対効果は事前に計算して、赤字にならないように気をつけましょう。

経費精算システムには、フリープランや無料トライアルが用意されているシステムもあります。準備期間が十分に用意されているのであれば、活用するとよいでしょう。実際に使用してみることで、よかった点、合わない点が見えるからです。導入してから後悔しないように、きちんと試しておきましょう。

出張先やテレワーク中でも使用できる経費精算システムが増えています。スマホアプリやモバイルブラウザに対応しているからです。経費精算の場合、担当者が社外にいて承認がおりない、経費申請のためだけに社内に戻る必要がある、などの問題が発生していました。スマートフォンに対応していると、社外でも問題なく経費申請や承認ができ、効率よく経費行雨ができるので確認しておきましょう。

外部システムとの連携によって、機能拡張や業務効率の向上ができます。経費精算システムの場合、会計システムとの連携が多くみられます。例えば、経費精算システムと会計システムを連携すると、経費と会計の両方が1つのシステム上で処理できます。金額などのデータも共有できるため、経理担当者の効率もあがります。外部システムだけではなく、既存システムとの連携ができると、さらなる効率化が見込めます。

サポート体制の充実は、使用者の安心につながります。トラブルが発生しても、すぐに解決してもらえるためです。導入初期はわからないことも多く、社内システムの移行による問題も発生します。その際、すぐにサポートしてもらえると、従業員は安心してシステムを利用できます。システム定着には、現場の従業員が使いやすいことが前提にあるので、サポート体制が重要です。

別記事「経費精算システムを徹底比較」では、機能や料金を比較したうえで2025年最新のおすすめシステムを解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。

キャッシュレス化で経費精算を効率化しよう

電子マネーやクレジットカードなど、キャッシュレス化はあたりまえの世の中になっています。企業も同様で、キャッシュレス決済の普及、経費精算のデジタル化がすすんでいます。経費精算のデジタル化によって、経理担当者の負担を減らしたり、経費申請のミスを減らすなど、従業員の負担軽減にもつながります。まだキャッシュレス化に適応できていない、経費精算システムを導入できていない企業は、検討をはじめましょう。

とはいえ、数ある経費精算システムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った経費精算システムが分かる診断（無料）ができます。