経費精算システムの費用相場は？料金が安いおすすめサービスも解説

目次
• 費目別に見る経費精算システムの費用相場
• 経費精算システムの料金を安く抑える方法
• 経費精算システムの料金比較表
• 料金が安い経費精算システムおすすめ10選
• 経費精算システムの主な機能
• 経費精算システムの導入で失敗しないためには
• まとめ：料金を抑えて経費精算システムを運用しよう

費目別に見る経費精算システムの費用相場

経費精算システムとは、精算業務に関わる一連の作業を効率化できるシステムです。交通費・出張旅費・物品購入費・交際費などの経費申請から承認までシステム内で完結するため、従業員や経理担当者の負担を軽減することができます。

便利な経費精算システムは、経理DX・ペーパーレス化・電子帳簿保存法対応を背景に、多くの企業で導入されています。株式会社矢野経済研究所の調査によると、2020年度の経費精算ソリューションの市場規模は154億4,500万円（前年度比130.2%）に拡大しているとのこと。今後も「経理のペーパーレス化を推進するため」「電子帳簿保存法対応のため」に、経費精算ソリューションを導入する企業が増加すると見込んでいます。

出典：株式会社矢野経済研究所「経費精算ソリューション市場に関する調査（2021年）」（2022年2月28日発表）  

まずは、経費精算システムの費用相場を費目別に確認していきます。経費精算システムの費用は主に初期費用、月額料金の2つです。

初期費用

経費精算システムの初期費用は、従業員情報の登録やシステムの初期設定にかかる費用です。システムの機能・仕様によって金額が変わります。

サーバーの準備なしで使えるクラウド型の初期費用は、0円（無料）～10万円が相場です。一方、サーバーやネットワーク機器の必要なオンプレミス型は100万円を超えるものも多いです。 近年は、オンプレミス型と比較してクラウド型は費用が安いため、手軽なクラウド型が人気を集めており、オンプレミス型の経費精算システムを導入する企業は減少傾向にあります。

月額料金

経費精算システムのアカウント数（ユーザー数）にあわせて毎月発生する費用です。近年主流となっているクラウド型の経費精算システムで1アカウントあたり月額300円～500円前後が相場です。支払方法を「月額払い」と「年額払い」で選べるサービスもあり、「年額払い」を選択すると、ひと月当たりの料金が安くなります。

なお、オプション機能を追加する前から多くの機能を搭載した経費精算システムの月額料金は1万円～3万円前後が相場です。デフォルトで豊富な機能が搭載されているだけでなく、運用サポートなども料金の中に含まれているシステムも多いので、オールインワンで経費精算システムが導入できるメリットがあります。

経費精算システムの料金を安く抑える方法

経費精算システムの料金を安く抑える方法を解説します。

自社に合ったユーザー数で料金プランを選ぶ

経費精算システムの料金は基本的に利用人数に応じて決まります。従業員数がそれほど多くない予算の限られた中小企業の場合、1名単位で利用できる経費精算システムも選択肢の1つです。従業員数別の費用相場は下記の通りです。

従業員数100名の会社が、ワークフローやICカード連携機能が付いた経費精算システムを導入し、全社員にアカウントを配布すると、月額費用は3万円～5万円前後。

一方、従業員300名の会社が経費精算システムを導入すると、月額費用は9万円～15万円前後。予算に限りがある場合は、必要な機能ごとに課金できるシステムを選ぶ、アカウントの割り当てを制限する（経費を使う機会の多い営業と経理スタッフのみアカウントを配布など）ことも1つの手段でしょう。過不足ないアカウント数で契約することで、余計なアカウントに月額費用を支払う必要がなくなります。

なお、中小企業に向いてる経費精算システムをお探しなら、「中小企業向けおすすめ経費精算システム【2024年最新】」もチェックしてはいかがでしょうか。

オプション料金を確認する

経費精算システムのなかには、会計ソフトとの連携や振り込みデータの作成、航空券などの一括手配といったオプション機能が搭載されたものも少なくありません。そうしたオプション機能を利用すると、追加費用がかかります。

また、システムの導入にあたってネットワーク環境が整っていない場合、別途工事費や備品代が必要になるので注意しましょう。見落としがちなオプション費用やネットワーク構築の費用を把握することで、導入費用を安く抑えられます。

経費精算システム導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った経費精算システム（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

経費精算システムの料金比較表

ここでは、経費精算システムの初期費用と月額料金を比較します。以下の経費精算システムの料金比較表をご覧ください。

PRONIアイミツがおすすめするほとんどの経費精算システムは、初期費用無料で導入可能です。

なお、月額料金は、それぞれの経費精算システムでバラつきがあります。そのため、オプション機能やサポート体制など、月額料金に含まれているサービス内容を事前に確認することが大切です。

料金が安い経費精算システムおすすめ10選

ここでは、料金の安いおすすめの経費精算システム10選を紹介します。

以上、料金の安い経費精算システムを紹介しました。経費精算システムは他にも多数あるため、どれを選ぶべきか迷ってしまう方も多いでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、経費精算システム選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのシステムがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。

経費精算システムの主な機能

ここでは、経費精算システムの主な機能を紹介します。

領収書のデータ化

経費精算システムの多くにはOCR（光学文字認識）の技術が採用されており、領収書の宛名や金額を取り込んで文字コードに変換できます。スマートフォンで撮影した画像やスキャンした画像を用意すれば、Excelで手入力・計算する必要はありません。

ICカードの読み込み

Suica、PASMOをはじめとする交通系のICカードを読み込む機能です。専用のカードリーダーが必要になるものの、ICカードの利用履歴から交通費の明細を自動作成できます。

ワークフロー

経費精算の申請・承認をシステム上でワンストップで行う機能です。リマインド機能付きのワークフローが搭載された経費精算システムも多く、スピーディーに清算できるうえ申請用紙を紛失してしまったりするリスクもなくなります。

規定違反のチェック

経費として認められる費目、上限金額など、経費に関する社内ルールをあらかじめ登録しておくことで、違反があった場合にアラートが通知されます。ワークフローとあわせて利用するのが効果的です。

経費精算システムの導入で失敗しないためには

最後は経費精算システムを選ぶ際のポイントについて、3つに分けてご紹介します。

業務課題を整理する

自社に合う経費精算システムを選ぶためには、まず業務課題を整理することが第一。

日ごろ経費を精算することの多い営業スタッフや経理の担当者からヒアリングし、現状の経理の仕組みのどこに問題点があるのか、どうなれば正確・スピーディーに清算できるのか洗い出しておきましょう。業務課題が浮き彫りになれば、おのずと必要なシステムの形も見えてくるはずです。

事前に使い勝手を確かめる

経費精算システムを導入しても、操作に戸惑ってしまうようでは意味がありません。業務効率化のためにコストをかけて導入したのに、使いづらいのは本末転倒です。

また、クラウド型の場合はサーバーが他社と共用のため、月末にアクセスが集中して処理が遅れる可能性もあります。そういった点も含め、事前に使い勝手を確かめておくのも大事なポイントの1つ。具体的な方法としては無料版や無料トライアル期間を利用するといいでしょう。オンラインデモを用意しているサービスもあるようです。

アフターサポートに目を向ける

万が一のトラブルや不具合を考えると、経費精算システムの提供元のサポート体制に目を向けたいもの。メール・電話でのサポートに加えて、チャットでの問い合わせに対応している会社のシステムなら安心して利用できるでしょう。

なお、経費精算システムの比較選定ポイントは「経費精算システムの選び方」で詳しく解説しています。興味のある方はこちらもぜひご覧ください。また、導入の成功事例を参考にすることも導入の失敗を防ぐために効果的です。「経費精算システムの導入事例」で成功事例をチェックしてはいかがでしょうか。

まとめ：料金を抑えて経費精算システムを運用しよう

今回は経費精算システムの費用相場、料金を抑えて経費精算システムを導入するポイント、料金の安い経費精算システムを紹介しました。自社の従業員数に最適な料金プランの選定や見落としがちなオプション価格を把握することで月額料金を安く抑えることができます。PRONIアイミツでは、さまざまな条件で経費精算システムを比較できます。導入実績のある業界・企業規模・使いたい機能などで絞り込み、あなたの会社に最適なシステムを探してみてください。

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しかし、料金の安い経費精算システムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツでは、ITツール受発注支援のプロとして、経費精算システム選びについての相談を無料で受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った経費精算システムが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。