経費精算とは？概要と業務効率化に役立つおすすめ経費精算システム【2022最新】

目次
• 1. 経費精算とは？
• 2. 経費精算の対象の仕訳は勘定科目に当てはまる
• 3. 経費精算書の種類・書き方
• 4. 経費精算の業務内容
• 5.経費精算のルール化
• 6. 経費精算システムの導入メリット
• 7. 経費精算システムを導入する際のポイント
• 8. おすすめの経費精算システム5選
• 9. 経費精算システムの導入事例
• 10. まとめ

1. 経費精算とは？

経費精算とは、企業活動を行うなかで生じる交通費、出張費、物品購入、交際費など、従業員が立替払いした経費を、会社が払い戻して精算することです。もちろん、従業員から申請される費用すべてが経費として認められるわけではありません。経費として認められるのは、経営上必要だと判断された費用のみです。

会社が営業上必要だと判断した経費は損金として計上できるため、税制上の優遇措置を受けられるというメリットがあります。その反面、経費としての判断が税務署の見解と異なる場合もあり、税務調査時に修正を余儀なくされる可能性もあります。つまり、経費精算業務の大前提として、一般的な基準を念頭にした経費の定義を明確にすること、勘定項目を明確にすること、従業員に周知徹底することが必要です。

2. 経費精算の対象の仕訳は勘定科目に当てはまる

従業員が前もって立て替えていた経費を申請し、会社が払い戻して精算するという作業が経費精算であることはわかりましたが、経費精算の対象となる費用の仕訳はそれぞれの勘定科目に当てはめて行わなければなりません。

勘定科目とは、会社を経営していく上で発生した資本や負債の増減、収益の発生などについて、どのような種類のお金なのかを記録するために活用される分類項目のこと。優に200種類以上はあるとされている勘定科目ですが、すべてを覚える必要はなく、頻出するものだけをある程度おさえておけば問題ないでしょう。

2-1.経費になる費用

まずは「経費として計上できる費用」について解説します。

旅費・交通費

「旅費・交通費」とは、出張時のホテルの宿泊費や営業活動で使った電車、タクシーなどの交通費のことです。また従業員が自宅から勤務地に出勤する際の交通費も経費精算の対象になる場合があります。
事業の都合上、どうしても出張や営業が多い会社の場合、旅費・交通費の負担はそれなりに大きくなるでしょう。負担の多い交通費精算を軽減したい方は、以下の記事もご参照ください。

消耗品費

「消耗品費」とは、事業で使用する文房具や用紙などの購入費用のことです。厳密にはそれら全ての支払いが消耗品費に含まれるわけではなく、具体的には「取得価額が10万円未満、または法定耐用年数が1年未満の消耗品」の購入費用が消耗品費として計上できます。その性質上、例えば「事業用のデスク」や「事業用のパソコン」は「備品」で扱いそうですが、もし取得価格が10万円未満であれば消耗品費として計上します。

接待飲食費

「接待飲食費」とは、「交際費」に含まれる費用の中で「飲食等に関わる支払い」のことです。これには「社内飲食費」は含まれず、経費計上・損金算入に関しては社内規定で定めているところが多いです。また、経費計上するためには明確な領収書が存在することはもちろん、「飲食に参加した人」や「飲食した日時」が明確であることが必要になります。

通信費

「通信費」とは、事業で行った「他人との連絡や情報のやり取り」にかかった費用のことです。例えば以下の支払いが通信費に含まれる可能性があります。

・インターネットの回線使用料
・電話料金
・切手代や送料などの郵便料金

ただし、通信費になりそうな「はがき・便箋代」は消耗品費として計上し、「祝電・お悔やみの電報の費用」は交際費として計上するなど、注意するべきポイントも多いです。

福利厚生費

「福利厚生費」とは、従業員の福利厚生のために支払った費用のことです。例えば「従業員同士のコミュニケーションのためのイベントの開催費用」などが該当する可能性があるのですが、以下のような場合には福利厚生費として認められない可能性もあります。

・費用が明らかに高額すぎる
・費用を支払った目的が不明瞭である

新聞図書費

新聞図書費とは、業務に必要とされる書籍や新聞、雑誌などを購入した際にかかる費用のこと。紙媒体のみならず、業務上必要であるメールマガジンなどを定期購読している場合や、Webサイトの会員登録費用がかかっている場合にも、新聞図書費に分類することができます。

しかし、もしも10万円以上となるようなセットの書籍・雑誌などを購入した際には、新聞図書費ではなく工具器具備品として資産計上を行う必要があるため注意しましょう。

水道光熱費

水道光熱費は、会社を経営する上で必要となる水道代をはじめ、ガス代や電気代など該当します。水道料金や電気料金などは、オフィス内で仕事をする上で必要となる費用であるため、経費として計上することが可能です。

水道料金、電気料金、ガス料金、などとそれぞれ個別で計上することもできますが、まとめて水道光熱費として計上しても問題ないでしょう。

しかし、個人事業主が自宅で作業をしており、水道料金や電気料金を計上するという場合には、業務で使用した分とプライベート分とを分けて計上する「家事按分」を行わなければならないため注意が必要です。

広告宣伝費

広告宣伝費とは、会社の商品、あるいはサービスなどを販売するために必要となる広告・宣伝費用のこと。テレビCMや新聞、インターネット、さらにはチラシやDM、屋外広告などといったさまざまなメディアを通して広告・宣伝が行われた際にかかる費用です。

単に商品やサービスなどを宣伝するためにかかった費用だけでなく、会社のブランディングやイメージアップを図るためにかかった広告宣伝費や、自社の決算について公にする決算公告にかかる費用も広告宣伝費として計上しても問題ありません。

2-2.経費にならない費用

次に、経費に含まれない支払いについて解説します。以下のような支払いは、事業に関連するとしても会社の経費としては計上できないことが多いです（当然ながら「事業との関連がない支払い」も経費精算の対象外です）。

・会社の役員や従業員がプライベートで行ったことに対する支払い
・事業でも使用するけれどプライベートでも使用する備品や衣類（スーツなど）の購入費用
・法人税や法人住民税などの税金

以上、経費精算の対象になる項目について解説しました。

経費精算には関連する社内規定の整備も欠かせません。交通費はともかく、物品購入では領収書の保管や整理が必要であり、高額な備品購入などでは決済者の承認も必要でしょう。また、支払い方法も現金やクレジットカード利用、請求書払いなど多種多様になりつつあります。

さまざまな要素が組み合わさり複雑化する傾向のある経費精算は、申請者や承認者、最終的な処理を行う経費担当者それぞれが、正式な手続きを踏んで正確に処理しなければならないのです。

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3. 経費精算書の種類・書き方

経費精算には所定の書類を用いますが、一口に経費精算といっても種類があり、同様に書類にも種類があるのです。

3-1.仮払経費申請書

仮払経費申請書とは、経費の仮払金について申請する際に作成する書類です。遠方への出張が決まったなど、前もって支払う経費が高額になると予想される場合には、必要となる金額を社員がすべて立て替えるのが難しいでしょう。

その場合、新幹線や飛行機のチケット代、ホテルの宿泊代などといった費用を事前に調べ、「出張時に必要となるであろう経費」としてあらかじめ申請し、代金をもらっておくことができます。この代金が仮払金です。

仮払経費申請書を書く際には、仮払金を貰いたい日付、仮払金額、何のためにその経費が必要なのか、仮払金の支払い先はどこか、仮払金の使用後、精算書を提出する日にちはいつか記入するようにしましょう。

3-2.仮払経費精算書

仮払経費精算書とは、出張や会食などといった仮払金を使用する案件が終わったのち、実際にかかった費用を会社に申請するために作成する書類です。

例えば「他県への出張のために10万円を仮払金として支給されたものの、実際には12万円かかってしまい、2万円は自分のお金で立て替えている」という場合には、自分のお金で立て替えた分の2万円についても経費として申請しなければなりません。

そのため、不足している分を精算するために仮払経費精算書を作成することとなります。もちろん、不足している場合のみならず余剰が生じている場合にも精算が必要であり、忘れずに返金手続きを行う必要があるでしょう。

精算書を作成する際には、仮払金を受け取った日付や仮払額、何を目的に仮払金をもらったのか、実際に使用した経費の細かな内訳、実際の支払い金額の合計を記し、余剰金が発生している場合には「◯◯円」、仮払金が不足している場合には金額の先頭に「△」を付けて申請してください。

3-3.出張旅費精算書

出張旅費精算書とは、文字通り出張や社員旅行などで必要となった経費を精算するために作成される書類です。

会社によって経費に関するルールは異なりますが、旅費や食費などに関しても上限が設けられている場合があるため、きちんと社内ルールに則した内容で申請するよう注意しましょう。また、支払い時に発行された領収書などのデータも管理・反映することによって、承認時のトラブルを未然に防ぐことも可能です。

それぞれの社内規定によって書き方や項目などは異なることが多いかもしれませんが、基本的には氏名や所属、出張先を明記するほか、出張期間、宿泊日数、宿泊場所などをまとめて記入し書類を作成します。

4. 経費精算の業務内容

それでは、経費精算業務の具体的な内容や手続きの流れとは、どのようなものでしょうか？紙の申請書のやり取りが中心だった、従来の手法を例に紹介してみましょう。

多くの企業では、一定期間に区切られた間に発生した経費を、まとめて申請して精算をする形が取られています。たとえば、1か月間に使った経費を月末に申請するなどです。

この場合にまず必要になるのが、従業員の経費申請書の作成と提出です。経費申請書は項目ごとに記載する必要があり、交通費は利用した交通機関と区間、日時と料金を記入し、物品購入は商品名と金額を記入したうえで領収書・レシートを添付します。

出張などで事前申請書を提出し、仮払金を受け取っている場合でも、差額を精算する必要があるため経費申請書の提出は必須でしょう。取引先と会食した場合などは、領収書を添付するほかにも参加人数も記入する必要があります。

作成された経費申請書は、社内規定に応じた上長の承認を得なければなりません。金額によっては、複数の上長から承認を得る必要もあるでしょう。承認者は経費申請書の内容を確認し、内容に問題がなければ経理部へまわし、修正が必要なら申請者に差し戻します。

経費申請書を受け取った経理部でも、さまざまな確認作業と処理が必要です。申請された交通費に間違いないか、計算違いはないかなどのチェックはもちろん、項目ごとに適切な勘定科目に割り振り、会計ソフトなどに入力する作業も必要です。これらの手続きがすべて完了した後、精算金額が現金、もしくは銀行振込で従業員に支払われるのです。

4-1. 経費精算の流れ

  経費精算は、基本的に以下の流れで進んでいきます。

1.従業員による支出
出張費や交際費などの費用を従業員が支払います。

2.領収書をもらう
従業員は、支出の際にその証として、宛名に会社名の書かれた領収書を発行してもらいます。

3.領収書とともに経費精算書を作成、提出
領収書を経費精算書とともに提出します。

4.経理部による確認
経理担当者が経費精算書の内容を確認し、勘定科目に仕訳したのち立て替えてもらっている費用を従業員への未払金として計上します。

5.支払い
給与の支払日などに立て替えていた分の費用が支払われます。経理処理では、現金預金によって未払金を支払ったことを記録します。  

4-2. 経費精算する際のよくある悩み

複雑な手続きと正確な作業が必要とされる従来の経費精算は、関係する従業員すべてに大きな負担を強いていました。経費精算の課題ともいえるその内容を、申請者、承認者、経理担当者の場合に分けて解説してみましょう。

経費申請書を作成しなければならない申請者は、経費を項目ごとに一つひとつ正確に記入していく必要があり、申請書の作成自体に多くの時間と手間がかかります。領収書が発行されない場合がほとんどの交通費は、メモや手帳などを使って記録しておかねばならず、物品購入時に受け取る領収書・レシートはすべて保管し、整理しておかねばなりません。

申請書の提出を受けた承認者は、その確認業務自体が大きなストレスになります。外回りの多い承認者の場合は、申請書の承認をするためだけに会社に戻らなければならないこともあり、内容の確認や再計算にも多くの時間が必要です。内容に不備があった場合の差し戻しを含め、提出から承認までのプロセスに長い時間がかかってしまうのも問題です。

申請書を最終的に処理する経理担当者は、内容の確認や再計算が必要なことに加え、申請書に記載された内容を正確に会計ソフトに入力しなければならず、正しい勘定項目に割り振らなければならない手間もかかります。手入力によるこれらの作業は、計算ミスや入力漏れなどの人的ミスが起こりやすくなります。また、すべてのプロセスで多くの時間がかかるため、申請書が期限までに提出されないなどの悩みを抱える担当者も多いでしょう。

経費精算業務が煩雑になってしまうのは、申請書の作成に多くの時間と手間がかかることに加え、内容の確認や再計算、システムへの入力など多くの二度手間がかかっていること、承認待ちなどの無駄な時間が発生しているという課題があるからなのです。

4-3. 経費精算を効率化する経費精算システム

こうした課題を解決するため、経費データを一元的に管理して申請者・承認者・経理担当者が共有することで、二度手間とムダな時間を排除し、経費精算業務を合理化するのが経費精算システムです。これによって経費精算の業務効率化が実現し、余裕のできたリソースをコア業務に割り振れるため、生産性の向上とコスト削減効果も期待できます。

近年では、スマートフォンを活用していつでもどこでも経費申請・承認のできる、SaaS型が主流となりつつある経費精算システム。スマートフォンのカメラで撮影した領収書のOCR解析、交通系ICカードのデータ取り込みなど、入力の自動化が進められているのがトレンドです。また、外部サービスとの連携や柔軟な会計ソフトとの連携など、経費精算業務全般を効率化する高機能経費精算システムも登場しています。

5.経費精算のルール化

企業の経費精算をスムーズに進めていくためには、経費精算をルール化することが非常に重要です。経費精算のルールを定めておくことには数多くのメリットがあります。

ひとつは経費の使い込みの抑制です。あらかじめ経費に適用する範囲を定め、社内に周知することで、経費の使い込みを抑制することが可能でしょう。経費の不正利用などによる法的リスクの回避も可能。ルールが不十分だと抜け道などが出来てしまい不正利用が行われてしまい、刑事責任が発生してしまう可能性もあるので、ルールを制定する時はグレーゾーンを残さないようにしましょう。

また、ルールが明確化し従業員の誰もがそのルールを守ることにより、経理部門において妥当性を検討する手間が省けるため、よりスムーズに経費精算業務を進めることが可能です。一定のルールのもとでみんなが経費を使用するため、「あの申請は経費として通ったのに、私の申請は通らなかった」というような不公平感、疑問感などが発生するリスクも抑えられます。

6. 経費精算システムの導入メリット

それでは、経費精算システムを導入することで、企業が得られるメリットにはどのようなことが考えられるでしょうか？具体的に解説します。

6-1. 合理化による経費精算業務の負担軽減

多くの経費精算システムには、交通費の自動計算機能が搭載されています。ICカードリーダーに対応するシステムを活用すれば、経費申請を大幅に効率化できます。領収書の写真をOCR解析して自動入力できるシステムもあるため、経費精算システム導入は申請者の負担を大幅に軽減できます。

もちろん、入力された経費データは、ひとつのデータベースで一元管理されるため、計算ミスが起こることもなく、経理担当者が紙の申請書をシステムに入力するなどの二度手間も必要ありません。ワークフロー機能を使った申請・承認も、スマートフォンを使っていつでもどこでもできるため、申請待ちなどのムダな時間も生じないのです。

つまり、経費精算システムの導入・運用で、申請者・承認者・経理担当者すべての負担を軽減できるメリットがあります。

6-2. 労働生産性の向上とコスト削減効果

経費精算システムの導入・運用で負担が軽減されれば、申請者・承認者・経理担当者それぞれに時間的な余裕が生まれます。これは、効率化によって生まれた時間というリソースを、それぞれのコア業務に割り振れることを意味します。当然のことながら、各従業員の労働生産性の向上が実現するでしょう。

また、ただでさえ業務が集中しがちな月末に、経費精算が重なる経理担当者の多くは、処理のために残業が発生していたかもしれません。経費精算システム導入による負担軽減は、残業の削減につながるためコスト削減も可能です。こうした現実的なコスト削減に、労働生産性向上を組み合わせた相乗効果は、数字に表れない利益とメリットも企業にもたらします。

6-3. 社内統制の強化

紙の申請書をやり取りしていた従来の経費精算では、計算ミスが起こりがちだったことに加え、忙しさを理由に、承認者が内容を充分にチェックしていなかった可能性もあります。定期券区間が控除され、料金の自動計算が可能な経費精算システムであれば、計算ミスや経費の過剰申告などを避けられます。

また、時間と場所を問わない承認作業が可能なうえ、申請金額によって柔軟に承認ポイントを設定できる経費精算システムでは、申請書の手軽で確実な内容チェックも可能です。結果的に、経費申請の不正や過剰申告の防止につながり、内部統制の強化が実現します。

7. 経費精算システムを導入する際のポイント

さまざまなメリットを企業にもたらす経費精算システムですが、オンプレミス型を含め、市場にはさまざまなサービスが存在しています。機能や特徴も多種多様なサービスのなかから、自社に最適な経費精算システムを選択するのは容易ではないでしょう。そんな方に向け、経費精算システム導入検討に際して、注意しておくべきポイントをいくつか紹介しておきましょう。

まずは、自社の経費精算のプロセスを見直して課題を洗い出し、解決するための目的を明確にすることです。たとえば、なによりも申請者に負担がかかっているのであれば、自動入力機能が重視された経費精算システムに候補を絞るなどです。高機能だからという理由だけで選定していては、本来の目的を見失ってしまう可能性もあります。

また、単体の経費精算システムを導入する場合は、既存の自社システムとの親和性も考慮しておくべきでしょう。経費精算システムだけで経理業務を完結できるケースはまれであり、会計ソフトなどとの連携が必要になる場合がほとんどだからです。

サブスクリプションでの料金体系を持つSaaS型経費精算システムでは、月額料金のほかにも初期費用、オプション料金、ICカードリーダーなどの設備費を含め、トータルでコスト比較をすべきなのも重要なポイントです。ユーザー数に応じて金額も変動するため、自社要件を伝えて相見積もりを取るのもいいでしょう。

もちろん、利用者がストレスなく使える良好な操作性を持っているか、トラブルや質問に対するサポート体制はどうか、なども重要なポイントでしょう

8. おすすめの経費精算システム5選

ここまで、経費精算の概要を解説しました。以下からはSaaS型に的を絞ったうえで、経費精算の効率化に役立つ経費精算システムを厳選して紹介します。

9. 経費精算システムの導入事例

最後に、経費精算システムの導入を検討するきっかけとなった課題はどのようなものだったのか。経費精算システムを導入したことによって、どのような効果が得られたのか、実際の導入事例をもとに紹介してみましょう。

9-1. 楽楽精算：日本商業開発株式会社

建物を所有せず、土地だけに特化した独自の不動産投資手法「JINUSHIビジネス」を手掛ける日本商業開発株式会社。機関投資家の資金運用先となる不動産投資商品を提供する事業を展開しています。

経費精算業務は、まず人事部が社内申請ルールに沿って適切に申請がなされているか、申請書台帳と精算書を突き合わせてチェック。その後、経理部が精算書1件1件を目視で確認し会計ソフトに手入力、というフローで行っていました。しかし全てが手作業のため、入力ミスやチェックミスが発生。社員の増加に伴い業務量も増えてきため、2019年2月「楽楽精算」の導入を決めました。

社内申請ルールの登録、会計ソフトと精算データの連携により手入力作業がゼロに。効率化により人事部は月50時間、経理部は月32時間の作業時間削減に繋がりました。

また、「楽楽精算」に内蔵されている「乗換案内」によって、交通費精算も非常にスムーズに行えると社内の申請者からも好評です。会社の規模や状況に合わせて必要な機能だけを取捨選択して導入できるので、理想的な運用ができていると非常に満足しています。

さらに導入時や導入後のサポート体制も充実しており、操作等の項目はサイトを見て解決できる仕組みです。新機能の追加など、バージョンアップの度にメールで連絡がもらえるのも役立っています。

9-2. MFクラウド経費：株式会社ビズリーチ

転職サイト「ビズリーチ」の運営、HR Techサービス事業を展開する株式会社ビズリーチは、戦略的な従業員の拡充を営業・エンジニア中心に行っており、2018年6月時点でその数は1,000名を超えています。

一方、利益を従業員に還元すべく、経理部は最小限の11名体制。このため、毎月200名以上の申請が集中する時期は、経費チェックを細かく行えないという問題が生じている現状でした。最小限の人材で経費精算の効率化が必然だった同社は、ユーザーである従業員の使い勝手、交通系ICカード対応を前提にシステムを選定。数ある候補から「MFクラウド経費」の導入が決定しました。

当初から効率化を期待していた交通費精算はもちろん、領収書・レシートの撮影でデータ化が完了するOCR機能は、予想以上の効果をもたらしました。使いやすいスマートフォンアプリを活用し、出張中や移動中の経費申請が簡単にできるようになったのです。

もちろん、経理部の負担も大きく削減。紙の申請書のときは、ほとんどチェックもできず、内容をシステム入力するだけで2〜3日を要していたのが、MFクラウド経費を導入してからは、申請者が倍の400人になっても、より少ない期間で処理が完了。申請者側、経理側両者にメリットのあるシステムだと実感しています。

10. まとめ

企業活動において欠かせない経費の精算は、申請者・承認者・経理担当者それぞれに大きな負担をかけ、労働生産性を低下させてしまいます。しかし逆に考えれば、業務合理化によってその負担を大幅に軽減し、労働生産性の向上とコスト削減も実現できるのです。

SaaS型経費精算システムは、その課題解決のための最善のツールであり、導入へのハードルの低さとクラウド環境でのデータ一元化によって、企業に多くのメリットをもたらせます。本記事でも紹介したおすすめの経費精算システムを参考に、自社に最適な1つを選定し、生産性向上とコスト削減を実現してみてはいかがでしょうか？