【2023年最新】経費精算とは？概要と業務効率化に役立つおすすめ経費精算システムも紹介

目次
• 1. 経費精算とは？
• 2. 経費精算の対象の仕訳は勘定科目に当てはまる
• 3. 経費精算書の種類・書き方
• 4. 経費精算の業務内容
• 5.経費精算の注意するポイント
• 6.経費精算の課題
• 7.経費精算のルール化
• 8.経費精算の効率化にはクラウド経費精算システムがおすすめ
• 9. 経費精算システムの導入メリット
• 10. 経費精算システムを導入する際のポイント
• 【比較表】おすすめのクラウド経費精算システム
• 11. おすすめのクラウド経費精算システム5選
• 12. まとめ

1. 経費精算とは？

経費精算とは、企業活動を行うなかで生じる交通費、出張費、物品購入、交際費など、従業員が立替払いした経費を、会社が払い戻して精算することです。もちろん、従業員から申請される費用すべてが経費として認められるわけではありません。経費として認められるのは、経営上必要だと判断された費用のみです。

会社が営業上必要だと判断した経費は損金として計上できるため、税制上の優遇措置を受けられるというメリットがあります。その反面、経費としての判断が税務署の見解と異なる場合もあり、税務調査時に修正を余儀なくされる可能性もあります。つまり、経費精算業務の大前提として、一般的な基準を念頭にした経費の定義を明確にすること、勘定項目を明確にすること、従業員に周知徹底することが必要です。

2. 経費精算の対象の仕訳は勘定科目に当てはまる

従業員が前もって立て替えていた経費を申請し、会社が払い戻して精算するという作業が経費精算であることはわかりましたが、経費精算の対象となる費用の仕訳はそれぞれの勘定科目に当てはめて行わなければなりません。

勘定科目とは、会社を経営していく上で発生した資本や負債の増減、収益の発生などについて、どのような種類のお金なのかを記録するために活用される分類項目のこと。優に200種類以上はあるとされている勘定科目ですが、すべてを覚える必要はなく、頻出するものだけをある程度おさえておけば問題ないでしょう。

3. 経費精算書の種類・書き方

経費精算には所定の書類を用いますが、一口に経費精算といっても種類があり、同様に書類にも種類があるのです。

3-1.仮払経費申請書

仮払経費申請書とは、経費の仮払金について申請する際に作成する書類です。遠方への出張が決まったなど、前もって支払う経費が高額になると予想される場合には、必要となる金額を社員がすべて立て替えるのが難しいでしょう。

その場合、新幹線や飛行機のチケット代、ホテルの宿泊代などといった費用を事前に調べ、「出張時に必要となるであろう経費」としてあらかじめ申請し、代金をもらっておくことができます。この代金が仮払金です。

仮払経費申請書を書く際には、仮払金を貰いたい日付、仮払金額、何のためにその経費が必要なのか、仮払金の支払い先はどこか、仮払金の使用後、精算書を提出する日にちはいつか記入するようにしましょう。

3-2.仮払経費精算書

仮払経費精算書とは、出張や会食などといった仮払金を使用する案件が終わったのち、実際にかかった費用を会社に申請するために作成する書類です。

例えば「他県への出張のために10万円を仮払金として支給されたものの、実際には12万円かかってしまい、2万円は自分のお金で立て替えている」という場合には、自分のお金で立て替えた分の2万円についても経費として申請しなければなりません。

そのため、不足している分を精算するために仮払経費精算書を作成することとなります。もちろん、不足している場合のみならず余剰が生じている場合にも精算が必要であり、忘れずに返金手続きを行う必要があるでしょう。

精算書を作成する際には、仮払金を受け取った日付や仮払額、何を目的に仮払金をもらったのか、実際に使用した経費の細かな内訳、実際の支払い金額の合計を記し、余剰金が発生している場合には「◯◯円」、仮払金が不足している場合には金額の先頭に「△」を付けて申請してください。

3-3.出張旅費精算書

出張旅費精算書とは、文字通り出張や社員旅行などで必要となった経費を精算するために作成される書類です。

会社によって経費に関するルールは異なりますが、旅費や食費などに関しても上限が設けられている場合があるため、きちんと社内ルールに則した内容で申請するよう注意しましょう。また、支払い時に発行された領収書などのデータも管理・反映することによって、承認時のトラブルを未然に防ぐことも可能です。

それぞれの社内規定によって書き方や項目などは異なることが多いかもしれませんが、基本的には氏名や所属、出張先を明記するほか、出張期間、宿泊日数、宿泊場所などをまとめて記入し書類を作成します。

4. 経費精算の業務内容

それでは、経費精算業務の具体的な内容や手続きの流れとは、どのようなものでしょうか？紙の申請書のやり取りが中心だった、従来の手法を例に紹介してみましょう。

多くの企業では、一定期間に区切られた間に発生した経費を、まとめて申請して精算をする形が取られています。たとえば、1か月間に使った経費を月末に申請するなどです。

この場合にまず必要になるのが、従業員の経費申請書の作成と提出です。経費申請書は項目ごとに記載する必要があり、交通費は利用した交通機関と区間、日時と料金を記入し、物品購入は商品名と金額を記入したうえで領収書・レシートを添付します。

出張などで事前申請書を提出し、仮払金を受け取っている場合でも、差額を精算する必要があるため経費申請書の提出は必須でしょう。取引先と会食した場合などは、領収書を添付するほかにも参加人数も記入する必要があります。

作成された経費申請書は、社内規定に応じた上長の承認を得なければなりません。金額によっては、複数の上長から承認を得る必要もあるでしょう。承認者は経費申請書の内容を確認し、内容に問題がなければ経理部へまわし、修正が必要なら申請者に差し戻します。

経費申請書を受け取った経理部でも、さまざまな確認作業と処理が必要です。申請された交通費に間違いないか、計算違いはないかなどのチェックはもちろん、項目ごとに適切な勘定科目に割り振り、会計ソフトなどに入力する作業も必要です。これらの手続きがすべて完了した後、精算金額が現金、もしくは銀行振込で従業員に支払われるのです。

4-1. 経費精算の流れ

    経費精算は、基本的に以下の流れで進んでいきます。

4-2. 経費精算する際のよくある悩み

複雑な手続きと正確な作業が必要とされる従来の経費精算は、関係する従業員すべてに大きな負担を強いていました。経費精算の課題ともいえるその内容を、申請者、承認者、経理担当者の場合に分けて解説してみましょう。

経費申請書を作成しなければならない申請者は、経費を項目ごとに一つひとつ正確に記入していく必要があり、申請書の作成自体に多くの時間と手間がかかります。領収書が発行されない場合がほとんどの交通費は、メモや手帳などを使って記録しておかねばならず、物品購入時に受け取る領収書・レシートはすべて保管し、整理しておかねばなりません。

申請書の提出を受けた承認者は、その確認業務自体が大きなストレスになります。外回りの多い承認者の場合は、申請書の承認をするためだけに会社に戻らなければならないこともあり、内容の確認や再計算にも多くの時間が必要です。内容に不備があった場合の差し戻しを含め、提出から承認までのプロセスに長い時間がかかってしまうのも問題です。

申請書を最終的に処理する経理担当者は、内容の確認や再計算が必要なことに加え、申請書に記載された内容を正確に会計ソフトに入力しなければならず、正しい勘定項目に割り振らなければならない手間もかかります。手入力によるこれらの作業は、計算ミスや入力漏れなどの人的ミスが起こりやすくなります。また、すべてのプロセスで多くの時間がかかるため、申請書が期限までに提出されないなどの悩みを抱える担当者も多いでしょう。

経費精算業務が煩雑になってしまうのは、申請書の作成に多くの時間と手間がかかることに加え、内容の確認や再計算、システムへの入力など多くの二度手間がかかっていること、承認待ちなどの無駄な時間が発生しているという課題があるからなのです。

5.経費精算の注意するポイント

経費精算を行う上で注意するところはどんなことでしょうか、ここからは注意ポイントについて解説してきます。

5‐1.経費精算の期限

経費精算で重要なのが期限でしょう。多くの企業が社内規定を定めていおり、そのルールに沿って経費精算を行います。基本的には経費精算は月末までにその月に発生した、経費を申請するのが一般的でしょう。

また、経費精算を社内規定が定めている期間を過ぎってしまった場合は期限後1週間以内であれば認めているケースなどの処置を取っている企業もあります。ここで注意が必要なのが、従業員には民法上では5年以内であれば経費を請求する権利がある点。民法の手続きを行っている場合は社内規定に違反していても請求を許可するのは難しいでしょう。

そのような事態を起こさないためにも経費精算に関する周知は徹底して行いましょう。改善が見られない社員などは罰則などを設けるのも手です。

5‐2.正しい勘定科目の確認

経費精算を行う上で勘定科目を正しく判別するのは重要です。同じ製品でも購入時の金額によって属する勘定科目がことなります。例えば、ソフトウェアですが、10万以下の場合は消耗品。10～20万以内であらば、無形固定資産など金額で勘定科目がことなります。これらの勘定科目を正確に判別しないと、不正を疑われる場合があるので注意しましょう。

6.経費精算の課題

経費精算の課題について解説していきます。

6‐1.紙やExcelなどアナログ管理している

経費精算請や精算業務をExcelや紙で行いている会社も多く、デジタル化がなかなか進んでいないのが課題です。

一見、Excelや紙での管理はコストが掛からないため、導入しやすいですが、ヒューマンエラーなどのミスや業務の属人化、経費精算のための帰社など多くの負担が発生しているのが実情でしょう。

そこで、経費精算をデジタル化すれば、簡単な操作で申請が可能になり、計算業務も自動化が可能。クラウドタイプのソフトであれば場所を問わず経費精算を行うことができるためアナログ管理より効果的に業務を行うことができます。

6‐2.電子帳簿保存法への対応

2022年1月から電子帳簿保存法の改訂により、電子保存の要件が大幅に緩和されています。経費精算においても、必ず、領収書やレシートの原本をファイルなど管理する必要がなくなり、電子データでの保存が認められています。

また、電子取引での請求書もデータ保存のみで大丈夫なため、電子帳簿保存法に対応するシステムを導入すれば管理負担を軽減することができます。

電子帳簿保存法について詳しく知りたい方はこちら

7.経費精算のルール化

企業の経費精算をスムーズに進めていくためには、経費精算をルール化することが非常に重要です。経費精算のルールを定めておくことには数多くのメリットがあります。

ひとつは経費の使い込みの抑制です。あらかじめ経費に適用する範囲を定め、社内に周知することで、経費の使い込みを抑制することが可能でしょう。経費の不正利用などによる法的リスクの回避も可能。ルールが不十分だと抜け道などが出来てしまい不正利用が行われてしまい、刑事責任が発生してしまう可能性もあるので、ルールを制定する時はグレーゾーンを残さないようにしましょう。

また、ルールが明確化し従業員の誰もがそのルールを守ることにより、経理部門において妥当性を検討する手間が省けるため、よりスムーズに経費精算業務を進めることが可能です。一定のルールのもとでみんなが経費を使用するため、「あの申請は経費として通ったのに、私の申請は通らなかった」というような不公平感、疑問感などが発生するリスクも抑えられます。

8.経費精算の効率化にはクラウド経費精算システムがおすすめ

経費精算を効率化するのにおすすめなのがクラウドタイプの経費精算システムです。クラウドタイプならば、ソフトを購入するシステムより、安価に導入することが可能でしょう。

さらに、機能面においてもインストール型と比べも遜色がない多機能なサービス多い点やインターネット環境が整ていれば、場所を問わず利用すること可能などクラウドタイプならではのメリットもあります。

加えて、電子帳簿保存法や新たな法令が施行された場合などの対応もベンダー側が行い、最新バージョンをインストールするだけで対応することができます。

9. 経費精算システムの導入メリット

それでは、経費精算システムを導入することで、企業が得られるメリットにはどのようなことが考えられるでしょうか？具体的に解説します。

9-1. 合理化による経費精算業務の負担軽減

多くの経費精算システムには、交通費の自動計算機能が搭載されています。ICカードリーダーに対応するシステムを活用すれば、経費申請を大幅に効率化できます。領収書の写真をOCR解析して自動入力できるシステムもあるため、経費精算システム導入は申請者の負担を大幅に軽減できます。

もちろん、入力された経費データは、ひとつのデータベースで一元管理されるため、計算ミスが起こることもなく、経理担当者が紙の申請書をシステムに入力するなどの二度手間も必要ありません。ワークフロー機能を使った申請・承認も、スマートフォンを使っていつでもどこでもできるため、申請待ちなどのムダな時間も生じないのです。

つまり、経費精算システムの導入・運用で、申請者・承認者・経理担当者すべての負担を軽減できるメリットがあります。

9-2. 労働生産性の向上とコスト削減効果

経費精算システムの導入・運用で負担が軽減されれば、申請者・承認者・経理担当者それぞれに時間的な余裕が生まれます。これは、効率化によって生まれた時間というリソースを、それぞれのコア業務に割り振れることを意味します。当然のことながら、各従業員の労働生産性の向上が実現するでしょう。

また、ただでさえ業務が集中しがちな月末に、経費精算が重なる経理担当者の多くは、処理のために残業が発生していたかもしれません。経費精算システム導入による負担軽減は、残業の削減につながるためコスト削減も可能です。こうした現実的なコスト削減に、労働生産性向上を組み合わせた相乗効果は、数字に表れない利益とメリットも企業にもたらします。

9-3. 社内統制の強化

紙の申請書をやり取りしていた従来の経費精算では、計算ミスが起こりがちだったことに加え、忙しさを理由に、承認者が内容を充分にチェックしていなかった可能性もあります。定期券区間が控除され、料金の自動計算が可能な経費精算システムであれば、計算ミスや経費の過剰申告などを避けられます。

また、時間と場所を問わない承認作業が可能なうえ、申請金額によって柔軟に承認ポイントを設定できる経費精算システムでは、申請書の手軽で確実な内容チェックも可能です。結果的に、経費申請の不正や過剰申告の防止につながり、内部統制の強化が実現します。

10. 経費精算システムを導入する際のポイント

さまざまなメリットを企業にもたらす経費精算システムですが、オンプレミス型を含め、市場にはさまざまなサービスが存在しています。機能や特徴も多種多様なサービスのなかから、自社に最適な経費精算システムを選択するのは容易ではないでしょう。そんな方に向け、経費精算システム導入検討に際して、注意しておくべきポイントをいくつか紹介しておきましょう。

まずは、自社の経費精算のプロセスを見直して課題を洗い出し、解決するための目的を明確にすることです。たとえば、なによりも申請者に負担がかかっているのであれば、自動入力機能が重視された経費精算システムに候補を絞るなどです。高機能だからという理由だけで選定していては、本来の目的を見失ってしまう可能性もあります。

また、単体の経費精算システムを導入する場合は、既存の自社システムとの親和性も考慮しておくべきでしょう。経費精算システムだけで経理業務を完結できるケースはまれであり、会計ソフトなどとの連携が必要になる場合がほとんどだからです。

サブスクリプションでの料金体系を持つSaaS型経費精算システムでは、月額料金のほかにも初期費用、オプション料金、ICカードリーダーなどの設備費を含め、トータルでコスト比較をすべきなのも重要なポイントです。ユーザー数に応じて金額も変動するため、自社要件を伝えて相見積もりを取るのもいいでしょう。

もちろん、利用者がストレスなく使える良好な操作性を持っているか、トラブルや質問に対するサポート体制はどうか、なども重要なポイントでしょう

【比較表】おすすめのクラウド経費精算システム

ここからはおすすめのクラウド経費精算システムを紹介していきたいと思います。まずはご紹介する経費精算システムでアイミツSaaSがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。  

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、経費精算システム選びの参考にしてください。

11. おすすめのクラウド経費精算システム5選

ここまで、経費精算の概要を解説しました。以下からはSaaS型に的を絞ったうえで、経費精算の効率化に役立つ経費精算システムを厳選して紹介します。

12. まとめ

企業活動において欠かせない経費の精算は、申請者・承認者・経理担当者それぞれに大きな負担をかけ、労働生産性を低下させてしまいます。しかし逆に考えれば、業務合理化によってその負担を大幅に軽減し、労働生産性の向上とコスト削減も実現できるのです。

SaaS型経費精算システムは、その課題解決のための最善のツールであり、導入へのハードルの低さとクラウド環境でのデータ一元化によって、企業に多くのメリットをもたらせます。本記事でも紹介したおすすめの経費精算システムを参考に、自社に最適な1つを選定し、生産性向上とコスト削減を実現してみてはいかがでしょうか？