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経費精算とは?概要と業務効率化に役立つおすすめ経費精算システム【2022最新】

作成日 2021年09月21日 更新日 2022年05月26日

グローバル化の発展によって市場競争が激化する現代では、相対的な競争力を維持するため、ほとんどの企業が業務効率化と生産性の向上に取り組んできました。その範囲は生産・在庫・物流管理はもちろん、顧客管理を含むマーケティング・営業にも及んでおり、各業務の合理化を実現するため、多くの企業がERPをはじめとしたさまざまなツールを導入・活用しています。 その一方で、バックオフィスの業務効率化は遅れがちだったのが現状であり、取り組みが活性化したのは最近になってからだといえるかもしれません。そんな始まったばかりの間接業務の合理化のなかでも、大幅な生産性の向上とコスト削減効果が期待できるのが経費精算であり、それを実現する「経費精算システム」です。 なぜ経費精算の合理化が、大幅な生産性向上とコスト削減効果をもたらすのか?それを実現する経費精算システムの導入メリットとは?導入事例による具体的な効果も交えながら、発注業者比較サービスアイミツSaaSが解説していきます。

伊藤

アイミツコンシェルジュ 伊藤

SaaSツールをお探しの方に、私たちコンシェルジュがアドバイスします! ツール選びのポイントも解説していますので、ぜひご覧ください。

    目次
  • 1. 経費精算とは?
  • 2. 経費精算の対象の仕訳は勘定科目に当てはまる
  • 3. 経費精算書の種類・書き方
  • 4. 経費精算の業務内容
  • 5.経費精算のルール化
  • 6. 経費精算システムの導入メリット
  • 7. 経費精算システムを導入する際のポイント
  • 8. おすすめの経費精算システム5選
  • 9. 経費精算システムの導入事例
  • 10. まとめ

1. 経費精算とは?

経費精算とは、企業活動を行うなかで生じる交通費、出張費、物品購入、交際費など、従業員が立替払いした経費を、会社が払い戻して精算することです。もちろん、従業員から申請される費用すべてが経費として認められるわけではありません。経費として認められるのは、経営上必要だと判断された費用のみです。

会社が営業上必要だと判断した経費は損金として計上できるため、税制上の優遇措置を受けられるというメリットがあります。その反面、経費としての判断が税務署の見解と異なる場合もあり、税務調査時に修正を余儀なくされる可能性もあります。つまり、経費精算業務の大前提として、一般的な基準を念頭にした経費の定義を明確にすること、勘定項目を明確にすること、従業員に周知徹底することが必要です。

2. 経費精算の対象の仕訳は勘定科目に当てはまる

従業員が前もって立て替えていた経費を申請し、会社が払い戻して精算するという作業が経費精算であることはわかりましたが、経費精算の対象となる費用の仕訳はそれぞれの勘定科目に当てはめて行わなければなりません。

勘定科目とは、会社を経営していく上で発生した資本や負債の増減、収益の発生などについて、どのような種類のお金なのかを記録するために活用される分類項目のこと。優に200種類以上はあるとされている勘定科目ですが、すべてを覚える必要はなく、頻出するものだけをある程度おさえておけば問題ないでしょう。

2-1.経費になる費用

まずは「経費として計上できる費用」について解説します。

旅費・交通費

「旅費・交通費」とは、出張時のホテルの宿泊費や営業活動で使った電車、タクシーなどの交通費のことです。また従業員が自宅から勤務地に出勤する際の交通費も経費精算の対象になる場合があります。
事業の都合上、どうしても出張や営業が多い会社の場合、旅費・交通費の負担はそれなりに大きくなるでしょう。負担の多い交通費精算を軽減したい方は、以下の記事もご参照ください。

消耗品費

「消耗品費」とは、事業で使用する文房具や用紙などの購入費用のことです。厳密にはそれら全ての支払いが消耗品費に含まれるわけではなく、具体的には「取得価額が10万円未満、または法定耐用年数が1年未満の消耗品」の購入費用が消耗品費として計上できます。その性質上、例えば「事業用のデスク」や「事業用のパソコン」は「備品」で扱いそうですが、もし取得価格が10万円未満であれば消耗品費として計上します。

接待飲食費

「接待飲食費」とは、「交際費」に含まれる費用の中で「飲食等に関わる支払い」のことです。これには「社内飲食費」は含まれず、経費計上・損金算入に関しては社内規定で定めているところが多いです。また、経費計上するためには明確な領収書が存在することはもちろん、「飲食に参加した人」や「飲食した日時」が明確であることが必要になります。

通信費

「通信費」とは、事業で行った「他人との連絡や情報のやり取り」にかかった費用のことです。例えば以下の支払いが通信費に含まれる可能性があります。

・インターネットの回線使用料
・電話料金
・切手代や送料などの郵便料金


ただし、通信費になりそうな「はがき・便箋代」は消耗品費として計上し、「祝電・お悔やみの電報の費用」は交際費として計上するなど、注意するべきポイントも多いです。

福利厚生費

「福利厚生費」とは、従業員の福利厚生のために支払った費用のことです。例えば「従業員同士のコミュニケーションのためのイベントの開催費用」などが該当する可能性があるのですが、以下のような場合には福利厚生費として認められない可能性もあります。

・費用が明らかに高額すぎる
・費用を支払った目的が不明瞭である

新聞図書費

新聞図書費とは、業務に必要とされる書籍や新聞、雑誌などを購入した際にかかる費用のこと。紙媒体のみならず、業務上必要であるメールマガジンなどを定期購読している場合や、Webサイトの会員登録費用がかかっている場合にも、新聞図書費に分類することができます。

しかし、もしも10万円以上となるようなセットの書籍・雑誌などを購入した際には、新聞図書費ではなく工具器具備品として資産計上を行う必要があるため注意しましょう。

水道光熱費

水道光熱費は、会社を経営する上で必要となる水道代をはじめ、ガス代や電気代など該当します。水道料金や電気料金などは、オフィス内で仕事をする上で必要となる費用であるため、経費として計上することが可能です。

水道料金、電気料金、ガス料金、などとそれぞれ個別で計上することもできますが、まとめて水道光熱費として計上しても問題ないでしょう。

しかし、個人事業主が自宅で作業をしており、水道料金や電気料金を計上するという場合には、業務で使用した分とプライベート分とを分けて計上する「家事按分」を行わなければならないため注意が必要です。

広告宣伝費

広告宣伝費とは、会社の商品、あるいはサービスなどを販売するために必要となる広告・宣伝費用のこと。テレビCMや新聞、インターネット、さらにはチラシやDM、屋外広告などといったさまざまなメディアを通して広告・宣伝が行われた際にかかる費用です。

単に商品やサービスなどを宣伝するためにかかった費用だけでなく、会社のブランディングやイメージアップを図るためにかかった広告宣伝費や、自社の決算について公にする決算公告にかかる費用も広告宣伝費として計上しても問題ありません。

2-2.経費にならない費用

次に、経費に含まれない支払いについて解説します。以下のような支払いは、事業に関連するとしても会社の経費としては計上できないことが多いです(当然ながら「事業との関連がない支払い」も経費精算の対象外です)。

・会社の役員や従業員がプライベートで行ったことに対する支払い
・事業でも使用するけれどプライベートでも使用する備品や衣類(スーツなど)の購入費用
・法人税や法人住民税などの税金

以上、経費精算の対象になる項目について解説しました。

経費精算には関連する社内規定の整備も欠かせません。交通費はともかく、物品購入では領収書の保管や整理が必要であり、高額な備品購入などでは決済者の承認も必要でしょう。また、支払い方法も現金やクレジットカード利用、請求書払いなど多種多様になりつつあります。

さまざまな要素が組み合わさり複雑化する傾向のある経費精算は、申請者や承認者、最終的な処理を行う経費担当者それぞれが、正式な手続きを踏んで正確に処理しなければならないのです。

複雑な作業を効率化できる経費精算システムの導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。
アイミツSaaSをご利用いただくと、特に人気の経費精算システムの一括見積もりが可能です。経費精算システム選びの時間も大幅に節約できるでしょう。
経費精算システム選びでお困りの方はお気軽にお問い合わせください。

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3. 経費精算書の種類・書き方

経費精算には所定の書類を用いますが、一口に経費精算といっても種類があり、同様に書類にも種類があるのです。

3-1.仮払経費申請書

仮払経費申請書とは、経費の仮払金について申請する際に作成する書類です。遠方への出張が決まったなど、前もって支払う経費が高額になると予想される場合には、必要となる金額を社員がすべて立て替えるのが難しいでしょう。

その場合、新幹線や飛行機のチケット代、ホテルの宿泊代などといった費用を事前に調べ、「出張時に必要となるであろう経費」としてあらかじめ申請し、代金をもらっておくことができます。この代金が仮払金です。

仮払経費申請書を書く際には、仮払金を貰いたい日付、仮払金額、何のためにその経費が必要なのか、仮払金の支払い先はどこか、仮払金の使用後、精算書を提出する日にちはいつか記入するようにしましょう。

3-2.仮払経費精算書

仮払経費精算書とは、出張や会食などといった仮払金を使用する案件が終わったのち、実際にかかった費用を会社に申請するために作成する書類です。

例えば「他県への出張のために10万円を仮払金として支給されたものの、実際には12万円かかってしまい、2万円は自分のお金で立て替えている」という場合には、自分のお金で立て替えた分の2万円についても経費として申請しなければなりません。

そのため、不足している分を精算するために仮払経費精算書を作成することとなります。もちろん、不足している場合のみならず余剰が生じている場合にも精算が必要であり、忘れずに返金手続きを行う必要があるでしょう。

精算書を作成する際には、仮払金を受け取った日付や仮払額、何を目的に仮払金をもらったのか、実際に使用した経費の細かな内訳、実際の支払い金額の合計を記し、余剰金が発生している場合には「◯◯円」、仮払金が不足している場合には金額の先頭に「△」を付けて申請してください。

3-3.出張旅費精算書

出張旅費精算書とは、文字通り出張や社員旅行などで必要となった経費を精算するために作成される書類です。

会社によって経費に関するルールは異なりますが、旅費や食費などに関しても上限が設けられている場合があるため、きちんと社内ルールに則した内容で申請するよう注意しましょう。また、支払い時に発行された領収書などのデータも管理・反映することによって、承認時のトラブルを未然に防ぐことも可能です。

それぞれの社内規定によって書き方や項目などは異なることが多いかもしれませんが、基本的には氏名や所属、出張先を明記するほか、出張期間、宿泊日数、宿泊場所などをまとめて記入し書類を作成します。

4. 経費精算の業務内容

それでは、経費精算業務の具体的な内容や手続きの流れとは、どのようなものでしょうか?紙の申請書のやり取りが中心だった、従来の手法を例に紹介してみましょう。

多くの企業では、一定期間に区切られた間に発生した経費を、まとめて申請して精算をする形が取られています。たとえば、1か月間に使った経費を月末に申請するなどです。

この場合にまず必要になるのが、従業員の経費申請書の作成と提出です。経費申請書は項目ごとに記載する必要があり、交通費は利用した交通機関と区間、日時と料金を記入し、物品購入は商品名と金額を記入したうえで領収書・レシートを添付します。

出張などで事前申請書を提出し、仮払金を受け取っている場合でも、差額を精算する必要があるため経費申請書の提出は必須でしょう。取引先と会食した場合などは、領収書を添付するほかにも参加人数も記入する必要があります。

作成された経費申請書は、社内規定に応じた上長の承認を得なければなりません。金額によっては、複数の上長から承認を得る必要もあるでしょう。承認者は経費申請書の内容を確認し、内容に問題がなければ経理部へまわし、修正が必要なら申請者に差し戻します。

経費申請書を受け取った経理部でも、さまざまな確認作業と処理が必要です。申請された交通費に間違いないか、計算違いはないかなどのチェックはもちろん、項目ごとに適切な勘定科目に割り振り、会計ソフトなどに入力する作業も必要です。これらの手続きがすべて完了した後、精算金額が現金、もしくは銀行振込で従業員に支払われるのです。

4-1. 経費精算の流れ

  経費精算は、基本的に以下の流れで進んでいきます。

1.従業員による支出
出張費や交際費などの費用を従業員が支払います。

2.領収書をもらう
従業員は、支出の際にその証として、宛名に会社名の書かれた領収書を発行してもらいます。

3.領収書とともに経費精算書を作成、提出
領収書を経費精算書とともに提出します。

4.経理部による確認
経理担当者が経費精算書の内容を確認し、勘定科目に仕訳したのち立て替えてもらっている費用を従業員への未払金として計上します。

5.支払い
給与の支払日などに立て替えていた分の費用が支払われます。経理処理では、現金預金によって未払金を支払ったことを記録します。  

4-2. 経費精算する際のよくある悩み

複雑な手続きと正確な作業が必要とされる従来の経費精算は、関係する従業員すべてに大きな負担を強いていました。経費精算の課題ともいえるその内容を、申請者、承認者、経理担当者の場合に分けて解説してみましょう。

経費申請書を作成しなければならない申請者は、経費を項目ごとに一つひとつ正確に記入していく必要があり、申請書の作成自体に多くの時間と手間がかかります。領収書が発行されない場合がほとんどの交通費は、メモや手帳などを使って記録しておかねばならず、物品購入時に受け取る領収書・レシートはすべて保管し、整理しておかねばなりません。

申請書の提出を受けた承認者は、その確認業務自体が大きなストレスになります。外回りの多い承認者の場合は、申請書の承認をするためだけに会社に戻らなければならないこともあり、内容の確認や再計算にも多くの時間が必要です。内容に不備があった場合の差し戻しを含め、提出から承認までのプロセスに長い時間がかかってしまうのも問題です。

申請書を最終的に処理する経理担当者は、内容の確認や再計算が必要なことに加え、申請書に記載された内容を正確に会計ソフトに入力しなければならず、正しい勘定項目に割り振らなければならない手間もかかります。手入力によるこれらの作業は、計算ミスや入力漏れなどの人的ミスが起こりやすくなります。また、すべてのプロセスで多くの時間がかかるため、申請書が期限までに提出されないなどの悩みを抱える担当者も多いでしょう。

経費精算業務が煩雑になってしまうのは、申請書の作成に多くの時間と手間がかかることに加え、内容の確認や再計算、システムへの入力など多くの二度手間がかかっていること、承認待ちなどの無駄な時間が発生しているという課題があるからなのです。

4-3. 経費精算を効率化する経費精算システム

こうした課題を解決するため、経費データを一元的に管理して申請者・承認者・経理担当者が共有することで、二度手間とムダな時間を排除し、経費精算業務を合理化するのが経費精算システムです。これによって経費精算の業務効率化が実現し、余裕のできたリソースをコア業務に割り振れるため、生産性の向上とコスト削減効果も期待できます。

近年では、スマートフォンを活用していつでもどこでも経費申請・承認のできる、SaaS型が主流となりつつある経費精算システム。スマートフォンのカメラで撮影した領収書のOCR解析、交通系ICカードのデータ取り込みなど、入力の自動化が進められているのがトレンドです。また、外部サービスとの連携や柔軟な会計ソフトとの連携など、経費精算業務全般を効率化する高機能経費精算システムも登場しています。

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5.経費精算のルール化

企業の経費精算をスムーズに進めていくためには、経費精算をルール化することが非常に重要です。経費精算のルールを定めておくことには数多くのメリットがあります。

ひとつは経費の使い込みの抑制です。あらかじめ経費に適用する範囲を定め、社内に周知することで、経費の使い込みを抑制することが可能でしょう。経費の不正利用などによる法的リスクの回避も可能。ルールが不十分だと抜け道などが出来てしまい不正利用が行われてしまい、刑事責任が発生してしまう可能性もあるので、ルールを制定する時はグレーゾーンを残さないようにしましょう。

また、ルールが明確化し従業員の誰もがそのルールを守ることにより、経理部門において妥当性を検討する手間が省けるため、よりスムーズに経費精算業務を進めることが可能です。一定のルールのもとでみんなが経費を使用するため、「あの申請は経費として通ったのに、私の申請は通らなかった」というような不公平感、疑問感などが発生するリスクも抑えられます。

6. 経費精算システムの導入メリット

それでは、経費精算システムを導入することで、企業が得られるメリットにはどのようなことが考えられるでしょうか?具体的に解説します。

6-1. 合理化による経費精算業務の負担軽減

多くの経費精算システムには、交通費の自動計算機能が搭載されています。ICカードリーダーに対応するシステムを活用すれば、経費申請を大幅に効率化できます。領収書の写真をOCR解析して自動入力できるシステムもあるため、経費精算システム導入は申請者の負担を大幅に軽減できます。

もちろん、入力された経費データは、ひとつのデータベースで一元管理されるため、計算ミスが起こることもなく、経理担当者が紙の申請書をシステムに入力するなどの二度手間も必要ありません。ワークフロー機能を使った申請・承認も、スマートフォンを使っていつでもどこでもできるため、申請待ちなどのムダな時間も生じないのです。

つまり、経費精算システムの導入・運用で、申請者・承認者・経理担当者すべての負担を軽減できるメリットがあります。

6-2. 労働生産性の向上とコスト削減効果

経費精算システムの導入・運用で負担が軽減されれば、申請者・承認者・経理担当者それぞれに時間的な余裕が生まれます。これは、効率化によって生まれた時間というリソースを、それぞれのコア業務に割り振れることを意味します。当然のことながら、各従業員の労働生産性の向上が実現するでしょう。

また、ただでさえ業務が集中しがちな月末に、経費精算が重なる経理担当者の多くは、処理のために残業が発生していたかもしれません。経費精算システム導入による負担軽減は、残業の削減につながるためコスト削減も可能です。こうした現実的なコスト削減に、労働生産性向上を組み合わせた相乗効果は、数字に表れない利益とメリットも企業にもたらします。

6-3. 社内統制の強化

紙の申請書をやり取りしていた従来の経費精算では、計算ミスが起こりがちだったことに加え、忙しさを理由に、承認者が内容を充分にチェックしていなかった可能性もあります。定期券区間が控除され、料金の自動計算が可能な経費精算システムであれば、計算ミスや経費の過剰申告などを避けられます。

また、時間と場所を問わない承認作業が可能なうえ、申請金額によって柔軟に承認ポイントを設定できる経費精算システムでは、申請書の手軽で確実な内容チェックも可能です。結果的に、経費申請の不正や過剰申告の防止につながり、内部統制の強化が実現します。

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7. 経費精算システムを導入する際のポイント

さまざまなメリットを企業にもたらす経費精算システムですが、オンプレミス型を含め、市場にはさまざまなサービスが存在しています。機能や特徴も多種多様なサービスのなかから、自社に最適な経費精算システムを選択するのは容易ではないでしょう。そんな方に向け、経費精算システム導入検討に際して、注意しておくべきポイントをいくつか紹介しておきましょう。

まずは、自社の経費精算のプロセスを見直して課題を洗い出し、解決するための目的を明確にすることです。たとえば、なによりも申請者に負担がかかっているのであれば、自動入力機能が重視された経費精算システムに候補を絞るなどです。高機能だからという理由だけで選定していては、本来の目的を見失ってしまう可能性もあります。

また、単体の経費精算システムを導入する場合は、既存の自社システムとの親和性も考慮しておくべきでしょう。経費精算システムだけで経理業務を完結できるケースはまれであり、会計ソフトなどとの連携が必要になる場合がほとんどだからです。

サブスクリプションでの料金体系を持つSaaS型経費精算システムでは、月額料金のほかにも初期費用、オプション料金、ICカードリーダーなどの設備費を含め、トータルでコスト比較をすべきなのも重要なポイントです。ユーザー数に応じて金額も変動するため、自社要件を伝えて相見積もりを取るのもいいでしょう。

もちろん、利用者がストレスなく使える良好な操作性を持っているか、トラブルや質問に対するサポート体制はどうか、なども重要なポイントでしょう

8. おすすめの経費精算システム5選

ここまで、経費精算の概要を解説しました。以下からはSaaS型に的を絞ったうえで、経費精算の効率化に役立つ経費精算システムを厳選して紹介します。

楽楽精算

楽楽精算

株式会社ラクス
出典:株式会社ラクス https://www.rakurakuseisan.jp/
★ ★ ★ ★ ★
3.5
(311)
月30,000円/1~50ユーザーライセンス
初期費用 100,000円
最低利用期間 ー
最低利用人数 1人
楽楽精算の料金プラン一覧
トライアルあり 上場企業導入実績あり 導入実績数9,000社

「楽楽精算」は、SaaS型経費精算システムとして導入社数9,000社以上で)国内導入社数No,1の実績を誇ります。(デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より)。中堅・中小企業を中心に圧倒的な支持を得るその理由は、しっかりした基本機能を持ちながらもリーズナブル抑えられた月額料金と、ニーズに応じて機能を拡張できるオプションの豊富さです。専用アプリは用意されないものの、スマートフォンを活用して時間と場所を問わない効率的な経費申請・承認が実現できます。

ジョルダンの乗換案内と連携した交通費申請、10人までの設定が可能で、金額に応じた分岐も可能な柔軟なワークフロー機能、事前申請や仮払金への対応など、申請者・承認者の負担を軽減する仕組みを搭載。勘定項目の自動仕訳機能や、CSVデータの書き出しによる幅広い会計ソフトへの対応など、経理担当者の負担を軽減する機能も揃っています。

楽楽精算は、シンプルでランニングコストの安いシステムを探している企業、経理担当者が少ない中小企業などにおすすめできる経費精算システムです。  

主な機能
  • 電子帳簿保存法への対応
  • FBデータ自動作成・出力機能
  • 請求書・領収書・レシートのOCR機能
  • 仕訳データ自動作成・出力機能
  • 承認ルートの分岐機能
  • ICカードの取込機能
  • 経路検索・交通費計算機能
  • 外貨入力の対応
  • キャッシュレス立替・送金機能
  • 定期区間自動控除機能
楽楽精算の機能一覧
実際に使った人のレビュー(口コミ、評価)
  • ペーパーレースもさることながら、何よりも精算業務が楽である。乗換案内の機能が1番有効活用できる素敵な機能である。
  • 今までの手書きのシステムに比べて楽楽清算の場合はパソコン上で手続きができるので、手間がかからなくなった。 自分で調べて書かなくても自動入力で計算してくれて助かる。
楽楽精算のレビュー一覧
サービスを詳しく見る
楽楽精算について
コンシェルジュに相談する(無料)
ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算

株式会社DONUTS
出典:株式会社DONUTS https://ex.jobcan.ne.jp/
★ ★ ★ ★ ★
3.3
(35)
月400円/1ユーザー
初期費用 ー
最低利用期間 1ヵ月
最低利用人数 1人
ジョブカン経費精算の料金プラン一覧
トライアルあり 無料プランあり 上場企業導入実績あり 導入実績数1万社以上

「ジョブカン経費精算」は、豊富な機能を持ちながらも使い勝手をシンプルに絞ることで、業界最安値水準の価格と、優れたコストパフォーマンスを持つ経費精算システムです。月額料金1ユーザー400円という魅力的な設定がされているうえ、初期導入費用も一切かからないことから、累計導入数3,000社を突破する人気を誇っています。わかりやすいユーザーインターフェースを持ち、専用アプリでスマートフォンでも使いやすいのも特徴です。

柔軟に設定できるワークフロー機能、メール通知によるアラート設定で申請者・承認者の業務効率化ができるほか、CSVデータ出力による会計ソフトとの連携、FBデータの出力による振込自動化で経理担当者の負担も軽減。電子帳簿保存法に対応するため、領収書・レシートの原本保管の必要もありません。

姉妹製品のジョブカン勤怠管理と連携すれば、交通系ICカードからのデータ取り込みも可能なため、ジョブカン経費精算は、バックオフィス業務をジョブカンシリーズで効率化したい企業、シンプルなシステムを求めている企業などにおすすめできる経費精算システムです。  

主な機能
  • 電子帳簿保存法への対応
  • FBデータ自動作成・出力機能
  • 仕訳データ自動作成・出力機能
  • 承認ルートの分岐機能
  • ICカードの取込機能
  • 経路検索・交通費計算機能
  • 定期区間自動控除機能
  • 申請へのファイル添付機能
  • 経費の入力・申請機能
  • 代理申請機能
ジョブカン経費精算の機能一覧
実際に使った人のレビュー(口コミ、評価)
  • マニュアルが無くても視覚的に使えるUIで、ほぼ全員が簡単に使いこなせています。経路検索や領収書の無い切符の金額なども簡単に調べることができます。
  • マニュアルを読む必要がなく、直感的に操作ができること。サポートが充実しており、コールセンターも繋がりやすい。
ジョブカン経費精算のレビュー一覧
サービスを詳しく見る
ジョブカン経費精算について
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Concur Expense

Concur Expense

株式会社コンカー
出典:株式会社コンカー https://www.concur.co.jp/expense-management
★ ★ ★ ★ ★
3.0
(221)
月29,000円/契約
初期費用 0円
最低利用期間 12ヵ月
最低利用人数 ー
Concur Expenseの料金プラン一覧
上場企業導入実績あり 導入実績数1350企業グループ

「コンカー(Concur)」は、フォーチュン500企業の77%が利用しているといわれる、グローバルスタンダードとしての地位を確立した、アメリカ発祥の経費精算システムです。1,000人規模以上の大企業をターゲットにしたConcur Expenseを主力としつつも、300人規模以下の企業に最適化したConcur Expense Standardもリリース、中堅企業以下のニーズ取り込みにも取り組んでいます。

「コンカー(Concur)」の特徴は、圧倒的な高機能と豊富な外部サービスとの連携、企業ニーズにあわせて自在にカスタマイズ可能な柔軟性です。SAP傘下による強固なセキュリティと信頼性を誇り、蓄積された経費データを詳細に分析し、社内規定に反映させるのも可能。出張精算に威力を発揮するConcur Travelを併用すれば、BTM(ビジネストラベルマネジメント)サービスを活用した出張費の最適化もできます。

コンカー(Concur)は、自在なカスタマイズと外部サービスの活用で、自社に最適なシステムを構築したい企業、国内外に複数拠点を持つ企業などにおすすめの経費精算システムです。  

主な機能
  • 電子帳簿保存法への対応
  • 請求書・領収書・レシートのOCR機能
  • 仕訳データ自動作成・出力機能
  • 承認ルートの分岐機能
  • ICカードの取込機能
  • 経路検索・交通費計算機能
  • 外貨入力の対応
  • キャッシュレス立替・送金機能
  • 定期区間自動控除機能
  • 日当・宿泊手当の自動計算機能
Concur Expenseの機能一覧
実際に使った人のレビュー(口コミ、評価)
  • 問題なく使えている。日々の精算をスムーズに行えて、社内決済も滞りなく行えている。上長のチェックも見やすいとのこと。
  • 特に不満はなく、問題が起きたことはない 運賃計算でルートが出てくるため迷わない 領収書の添付もスムーズで、承認方法も簡単
Concur Expenseのレビュー一覧
サービスを詳しく見る
Concur Expenseについて
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マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワード クラウド経費

株式会社マネーフォワード
★ ★ ★ ★ ★
3.5
(147)
月500円/アクティブユーザー数
初期費用 ー
最低利用期間 ー
最低利用人数 5人
マネーフォワード クラウド経費の料金プラン一覧
トライアルあり 上場企業導入実績あり

「MFクラウド経費」は、利用したユーザーの分だけ課金されるという明快な料金体系を持ち、ニーズにあわせて4つのプランが用意された高機能経費精算システムです。すべての従業員にIDを割り振っても、課金されるのは利用ユーザー分だけのため、「MFクラウド経費」を活用すれば、ムダのない効率的な経費精算業務の運用が可能です。

1人からでも利用できるパーソナルプランを含め、すべてのエディションでOCR機能が利用できるため、領収書・レシートをスマートフォンのカメラで撮影すれば、面倒な入力の手間を省けます。標準機能での交通系ICカードデータ読み込み、登録したクレジットカードや銀行口座の明細を自動取得できるなど、スマートフォンアプリによる使い勝手の良さとともに、その高機能ぶりは高く評価されています。

MFクラウド経費は、個人事業主やフリーランサーから、経費精算の合理化に高機能システムを求めているあらゆる規模の企業まで、幅広くおすすめできる経費精算システムです。  

主な機能
  • 電子帳簿保存法への対応
  • FBデータ自動作成・出力機能
  • 請求書・領収書・レシートのOCR機能
  • 仕訳データ自動作成・出力機能
  • 承認ルートの分岐機能
  • ICカードの取込機能
  • 経路検索・交通費計算機能
  • 外貨入力の対応
  • キャッシュレス立替・送金機能
  • 領収書・レシートのオペレーター代理入力機能
マネーフォワード クラウド経費の機能一覧
実際に使った人のレビュー(口コミ、評価)
  • 簡単に理解できて、入力操作がしやすいです。他の製品と比較していませんが、誰にでも簡単なソフトではないでしょうか。
  • システムがしっかりしているので便利。わかりやすく、引き継ぎがしやすい。誰でも簡単に使いこなせると思う。
マネーフォワード クラウド経費のレビュー一覧
サービスを詳しく見る
マネーフォワード クラウド経費について
コンシェルジュに相談する(無料)
クラウド経費精算 freee

クラウド経費精算 freee

freee株式会社
出典:freee株式会社 https://www.freee.co.jp/houjin/keihiseisan/
★ ★ ★ ★ ★
3.7
(56)
月2,380円/ユーザー
初期費用 ー
最低利用期間 ー
最低利用人数 ー
クラウド経費精算 freeeの料金プラン一覧
トライアルあり 上場企業導入実績あり

「経費精算freee」は、経理担当者の業務効率化を重視し、会計ソフトのパッケージとして提供されている経費精算システムです。クラウド型としてシェアNo.1を誇る、法人向け会計ソフトfreeeと統合されているため、入力した経費データは、そのまま1クリックで経費として計上可能。経費精算に特化したほかのシステムで必須となる、会計ソフトとの面倒な連携を必要としません。

登録した経費データは、freeeに搭載される「自動で経理」機能によって、高速に自動的に仕訳が可能。登録されたクレジットカードや銀行口座から自動取得された経費データとともに、1クリックでFBデータを出力できるのも特徴です。

OCR機能が搭載されていないこと、交通費の自動入力が不充分など、申請者の省力化には効果が薄い面があるものの、経費精算を含めた経理業務をワンソリューションで完結したい企業、個人事業主、フリーランサーなどに、「経費精算freee」は最適であり、おすすめです。  

主な機能
  • 電子帳簿保存法への対応
  • FBデータ自動作成・出力機能
  • 請求書・領収書・レシートのOCR機能
  • 仕訳データ自動作成・出力機能
  • 承認ルートの分岐機能
  • ICカードの取込機能
  • 経費の入力・申請機能
  • 経費精算のワークフロー設定
  • 経費精算以外の各種申請のワークフロー機能
  • 申請のメール通知機能
クラウド経費精算 freeeの機能一覧
実際に使った人のレビュー(口コミ、評価)
  • 利用手順が初めてでもスムーズに使えることです。入力項目や編集操作が簡便なことも気にいった点です。昔は経費精算に手間、時間がかかりましたが今はストレスフリーです。
  • スマホで領収書の写真を撮ってアプリ内で添付すると、ある程度の項目が自動で入力されて便利。わざわざ領収書の原本を担当部署まで郵送する手間が省けた。
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9. 経費精算システムの導入事例

最後に、経費精算システムの導入を検討するきっかけとなった課題はどのようなものだったのか。経費精算システムを導入したことによって、どのような効果が得られたのか、実際の導入事例をもとに紹介してみましょう。

9-1. 楽楽精算:日本商業開発株式会社

建物を所有せず、土地だけに特化した独自の不動産投資手法「JINUSHIビジネス」を手掛ける日本商業開発株式会社。機関投資家の資金運用先となる不動産投資商品を提供する事業を展開しています。

経費精算業務は、まず人事部が社内申請ルールに沿って適切に申請がなされているか、申請書台帳と精算書を突き合わせてチェック。その後、経理部が精算書1件1件を目視で確認し会計ソフトに手入力、というフローで行っていました。しかし全てが手作業のため、入力ミスやチェックミスが発生。社員の増加に伴い業務量も増えてきため、2019年2月「楽楽精算」の導入を決めました。

社内申請ルールの登録、会計ソフトと精算データの連携により手入力作業がゼロに。効率化により人事部は月50時間、経理部は月32時間の作業時間削減に繋がりました。

また、「楽楽精算」に内蔵されている「乗換案内」によって、交通費精算も非常にスムーズに行えると社内の申請者からも好評です。会社の規模や状況に合わせて必要な機能だけを取捨選択して導入できるので、理想的な運用ができていると非常に満足しています。

さらに導入時や導入後のサポート体制も充実しており、操作等の項目はサイトを見て解決できる仕組みです。新機能の追加など、バージョンアップの度にメールで連絡がもらえるのも役立っています。

9-2. MFクラウド経費:株式会社ビズリーチ

転職サイト「ビズリーチ」の運営、HR Techサービス事業を展開する株式会社ビズリーチは、戦略的な従業員の拡充を営業・エンジニア中心に行っており、2018年6月時点でその数は1,000名を超えています。

一方、利益を従業員に還元すべく、経理部は最小限の11名体制。このため、毎月200名以上の申請が集中する時期は、経費チェックを細かく行えないという問題が生じている現状でした。最小限の人材で経費精算の効率化が必然だった同社は、ユーザーである従業員の使い勝手、交通系ICカード対応を前提にシステムを選定。数ある候補から「MFクラウド経費」の導入が決定しました。

当初から効率化を期待していた交通費精算はもちろん、領収書・レシートの撮影でデータ化が完了するOCR機能は、予想以上の効果をもたらしました。使いやすいスマートフォンアプリを活用し、出張中や移動中の経費申請が簡単にできるようになったのです。

もちろん、経理部の負担も大きく削減。紙の申請書のときは、ほとんどチェックもできず、内容をシステム入力するだけで2〜3日を要していたのが、MFクラウド経費を導入してからは、申請者が倍の400人になっても、より少ない期間で処理が完了。申請者側、経理側両者にメリットのあるシステムだと実感しています。

10. まとめ

企業活動において欠かせない経費の精算は、申請者・承認者・経理担当者それぞれに大きな負担をかけ、労働生産性を低下させてしまいます。しかし逆に考えれば、業務合理化によってその負担を大幅に軽減し、労働生産性の向上とコスト削減も実現できるのです。

SaaS型経費精算システムは、その課題解決のための最善のツールであり、導入へのハードルの低さとクラウド環境でのデータ一元化によって、企業に多くのメリットをもたらせます。本記事でも紹介したおすすめの経費精算システムを参考に、自社に最適な1つを選定し、生産性向上とコスト削減を実現してみてはいかがでしょうか?

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経費精算システムで検索されているワード
機能
  • 経路検索・交通費計算機能
  • 定期区間自動控除機能
  • ICカードの取込機能
  • クレジットカード明細取込機能
  • 経費の入力・申請機能
  • 電子帳簿保存法への対応
  • 仕訳データ自動作成・出力機能
  • FBデータ自動作成・出力機能
  • 申請のメール通知機能
導入実績 業界別
  • 小売業界
  • 食品業界
  • 外食業界
  • 医療(病院)・福祉業界
  • 建設・工事業界
  • 専門サービス業界
  • 通信業界
  • 機械業界
  • コンサルティング業界
  • エンタメ業界
  • 広告業界
  • その他サービス業界
  • 学校・教育業界
  • 人材業界
  • 金融業界
導入実績 企業規模別
  • 大企業・大手企業
  • 中小企業
  • 小規模企業
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著者 | アイミツSaaS編集部

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