電子帳簿保存法対応の経費精算システムおすすめ10選

目次
• 経費精算システムとは
• 電子帳簿保存法とは
• タイムスタンプとは
• 2022年1月から電子帳簿保存法改正のポイント
• 電子帳簿保存法に対応する経費精算システムのメリット
• 電子帳簿保存法対応の経費精算システムの主な機能
• 電子帳簿保存法対応の経費精算システムおすすめ10選
• 経費精算システムの選び方
• 電子帳簿保存法対応の経費精算システムを導入しよう

経費精算システムとは

経費精算システムとは、その名前の通り経費精算の効率化ができるシステムです。備品の購入や交際費、出張費や交通費などの精算に必要な申請書の作成や承認などをシステム内で行うことができます。
近年では、領収書をスマートフォンで撮影するだけで内容を取り込めるものや、交通系ICカードと連携してデータを取り込めるものなど、より便利な機能が充実しているものも数多くリリースされるようになりました。

また、経費精算システムに限った話ではありませんが、クラウドサービスとして提供されるシステムが主流となったことから、移動中のちょっとした隙間時間やテレワーク中などにおいても経費精算が可能に。場所を選ばず気軽に作業を進められるのが大きなメリットでしょう。  

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税関係の書類保存を紙文書での保存だけではなく、データでの保存を認めた法律です。従来は紙文書での保存が必須であり、コストや保存場所に困る企業も多くいました。また、データ化したものを印刷して、保存していた企業もあります。
電子帳簿保存法は時代に応じて法改正を行っており、2020年にはキャッシュレス決済で、電子取引明細での保存も可能になりました。2022年1月に再度改正が行われるため、各企業は確認と対策が求められます。

タイムスタンプとは

電子帳簿保存法に対応している経費精算システムでは、タイムスタンプ機能を使用します。
では、そもそもタイムスタンプ機能とはどのような機能なのか確認しておきましょう。

タイムスタンプとは、インターネット上で行われた契約などについて、行われた時刻や文書の存在した日時に関して証明することのできるサービスです。つまり、タイムスタンプが付与されている電子書類の場合、付与された時刻以降は確実に書類が作成されていたということを表し、付与された期日以降は編集もされていないことを表します。

文書が本当に存在するのか、そして何者かによって改ざんされていないのかといった点を証明することのできるタイムスタンプですが、タイムスタンプを発行するのは、第三者機関として機能している時刻認証局（TSA：Time-Stamping Authority、時刻認証業務認定事業者とも）に限られており、時刻情報の偽造や書類の隠蔽などは困難です。

令和3年における電子帳簿保存法の改正では、タイムスタンプについても見直しがされているため要注意。スキャニング時は受領社の署名がいらなくなったほか、タイムスタンプの付与期間はこれまでの3日間から2ヶ月内に、さらにはデータの修正や削除などの操作ログが残せるシステムであればタイムスタンプは不要になるなど、大きく緩和されています。

2022年1月から電子帳簿保存法改正のポイント

2020年1月からの改正にともない、企業では法律への対策が必要です。ここでは、法改正に対応するために、電子帳簿保存法改正のポイントが事前承認制度の廃止やキャッシュレス決済での領収書が不要になるなど、4つあります。詳しく紹介いたします。

事前承認制度が廃止に

電子帳簿保存法の課題として、承認制度による導入企業の少なさが挙げられます。従来はデータで保存するために、導入希望の3ヵ月前までに税務署への届け出が必要でした。そのため、社内で電子化を決定してから、半年から1年程度期間が必要です。
改正後は承認制度を廃止し、社内ルールが整備され次第、速やかな導入が可能になります。ペーパーレス化を進める企業では、うれしい改正になります。

キャッシュレス決済の領収書が不要に

データ改変ができないシステムやクラウドサービスの利用で、キャッシュレス決済の領収書が不要になります。経費精算システムなどには、データの変更を行なう際、記録が残るためです。従来は改ざんを防ぐために、紙の領収書やレシートなどの原本を残す必要がありました。法改正では、経費精算システムの導入でデータの改ざんが難しくなったこともあり、キャッシュレス決済の領収書の保存が不要となります。

タイムスタンプ要件が緩和

電子データではタイムスタンプを使用し、データ作成日時を示します。そのためタイムスタンプが付与されたデータは、日付以降の改定が行われていない証明になります。
しかし、現在はタイムスタンプの付与を受領後の3日以内に行う必要があり、担当者が即座の対応に追われていました。改正後は最長2ヵ月以内に変更され、変更履歴が残る場合にはタイムスタンプの代用が可能です。そのため、担当者の負担軽減と時間の確保ができます。

適正事務処理要件が廃止に

従来は申請や承認ともなう不正防止を目的とし、内部統制として社内規定の整備が必要でした。つまり、データの事務処理でも厳重なチェックが求められています。そのチェックには紙での原本が必要であり、破棄せず残しておかなければなりません。
改正後は、検査まで必要だった原本が不要となり、データ化後に廃棄が可能となりました。また、社内規定整備を行なう適正事務処理要件も廃止されたため、データを導入しやすい環境になります。

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムのメリット

データの電子化にともない、経費精算業務の効率化やコストカットが見込めます。紙の申請書が不要となり、電子帳簿保存法の影響で、紙原本の保存も不要になるためです。ここでは、電子帳簿保存法に対応する経費精算システムのメリットを紹介するので、アナログで経費精算を行っている企業は確認しておきましょう。

ペーパーレス化・電子化の実現

紙データを電子化するために、経費精算システムが有効です。紙の申請書ではなく、システム上にそのままデータを入力できるため、ペーパーレス化にもつながります。また、クラウド型のサービスが増えたことにより、導入コストが下がったことも追い風になっています。初期投資を減らしながら、ペーパーレス化を実現します。

監査対応の負担を軽減

領収書をなんでも経費に計上する企業は、社内ルールが曖昧で不正が行われている可能性があります。架空の外注費があったり、売上の計上時期がズレていたり、申請上の問題が見つかります。監査対応は不正を見逃さないように、繊細な調査が求められていました。

一方、電子帳簿保存法に基づいて電子化した場合、社内規定の制定や承認フローの明確化につながります。社内ルールが整備されると、監査対応も監査しやすくなり、負担を減らすことにつながります。

カメラ撮影で自動入力が可能

電子データの場合、カメラ撮影で領収書データを自動で入力ができます。手書きでの申請やExcel上への手入力が不要になるため、効率化が可能です。電子帳簿保存法改正前は、紙データを用いた原本が必要なため、データ化できる経費精算システムを使用しない企業も多くありました。しかし、法改正によって、データ保存の基準が緩和されるため、カメラ撮影でデータ化できます。

経費申請・承認業務の効率化

経費申請や承認業務のデータ化によって、複雑な経費作業を簡単にできます。また、担当者が不在で承認できないなど、申請が滞る原因も解消できます。アナログな経費申請、承認フローの場合、社内でなければ業務がすすまない状況でした。紙データのため、直接やりとりする必要があったためです。データであれば、テレワークや移動中でもスマートフォンで確認ができます。電子帳簿保存法の改正によって、データ化による経費申請の効率化が実現可能です。

不正・人為的ミスの防止

紙データでの経費申請は、申請金額や内容のミスが問題となっていました。手書きのため記入ミスが多く、経理担当も見落としてしまう場合があったからです。経費精算システムであれば、ミスをシステム上で検知するため、問題があれば差し戻し可能です。また、不正な申請もシステム上で検知し、そもそも申請できない設定ができます。そのため経費精算システムの導入は、不正や申請ミスの防止につながります。

電子帳簿保存法対応の経費精算システムの主な機能

ここからは、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムにはどのような機能があるのか確認していきましょう。
経費精算システムと一口に言っても種類はさまざまですが、基本的には以下で紹介する4つの機能が搭載されています。

タイムスタンプ付与機能

タイムスタンプ付与機能とは、先にも述べた通り文書の存在証明や編集、改ざんが勝手にされていないことが証明される機能です。経費精算システムに領収書や請求書などのデータを取り込んだ際に、自動でタイムスタンプが付与されており、それによってその日付以降のデータ証明に役立ちます。

繰り返しになりますが、もし経費システム内で操作ログを管理でき、編集や改ざんがあった際もすぐに履歴を管理できるシステムの場合には、タイムスタンプが不要となっている点も覚えておきましょう。  

検索・一括検証機能

電子帳簿保存法に対応している経費精算システムであれば、内容の検索機能や一括検証機能も利用することができます。これは、電子帳簿保存法で定められた条件の1つである「可視性の確保」を満たすための機能です。
例えば、これまでの取引が行われた日付や金額、取引先名などといった内容からシステム内にあるデータを検索できます。
また、システム内に取り込んだ請求書や領収書などの画像が電子帳簿保存法に対応できているのかどうかを一括で検証できる機能も便利でしょう。

領収書などの取り込み・アップロード機能

電子帳簿保存法に対応している経費精算システムは、書類のデータ化を適切に行うために、画像の解像度や諧調情報、さらには文字サイズに至るまで細かな要件をクリアしなければなりません。そのため、正確にデータ化が行えるようなスキャン機能が搭載されているものが多いでしょう。

JIIMA認証（電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）を取得済みの経費精算システムであれば、高精度なOCR（光学的文字認識）機能によって領収書などを簡単にデータ化できるほか、オペレーターの手によってデータ入力を代行してもらえるものも少なくありません。

クレジットカードや交通系ICカードとの連携機能

電子帳簿保存法の要件に沿った機能というわけではありませんが、クレジットカードや交通系ICカードなどと連携できるものも少なくありません。
この連携機能は必ずなくてはならない機能ではないものの、入力を効率化したい場合や、入力ミスが発生するリスクをできる限りおさえたいという場合には非常に便利です。
クレジットカードや交通系ICカードの利用明細をそのまま自動で取り込むことができるため、業務負担の削減に大いに貢献するでしょう。

電子帳簿保存法対応の経費精算システムおすすめ10選

経費精算システム導入にあたって、電子帳簿保存法対応システムを選びましょう。企業が法改正に対応するためには、システムも法に対応している必要があるからです。ここでは、電子帳簿保存法に対応している経費精算システムを10個紹介するので、システム導入の参考にしてください。

経費精算システムの選び方

電子帳簿保存法のために社内体制を移行させても、経費精算システムの選び方を間違えては、効率化できません。システム導入を成功させるためには、事前に確認しておくポイントがあります。ここでは、運用を失敗しないための、経費精算システムの選び方を紹介します。

自社に必要な機能は備わっているか

自社の体制に合わせて機能を選択すると、よりスムーズな運用を可能にします。従業員が経費精算システムを扱いやすいことで、定着化が早まるためです。

経費精算システムによって機能は異なり、機能が少なくては、作業効率の改善が見込めません。一方、機能が多すぎても体制にあっていなければ使いこなすことはできません。自社に必要な機能や改善する目的を定め、システムを導入しましょう。

費用対効果は合うか

高い経費精算システムが自社に合うかといえば、そうではありません。作業効率よりも導入費用がかかってしまえば、費用対効果があっているとはいえないからです。小規模な企業であれば、安くて機能が少ないシステムが適している場合もあります。一方で、大企業がシンプルなシステムを導入しても、複雑な業務に適応できない可能性もあります。導入コストと改善効率を検討し、費用対効果の合うシステムを選びましょう。

フリープラン・無料トライアルのあるか

フリープランや無料トライアルを利用しておくと、スムーズな導入が可能です。部署単体で実践して、企業全体で導入する流れも取れるからです。無料トライアルがない場合、購入したが自社に合わなくて失敗する可能性もあります。すると、コストだけがかかり、問題になってしまうでしょう。自社運用を確かめるためにも、フリープランや無料トライアルは大切です。

スマホアプリ・モバイルブラウザへ対応しているか

社外でも経費精算ができるように、スマホアプリやモバイルブラウザに対応したシステムを選びましょう。特に、出張が多い企業や、テレワーク導入中の企業は、スマートフォンでシステムが使えると便利です。社内でしかシステムが利用できない場合、業務のたびに社内に戻ってくる必要があります。スマートフォン対応であれば、移動中でも経費精算ができるので、検討しておくとよいでしょう。

外部システムとの連携しているか

外部システムとの連携によって、経費精算以外の機能を使えるようになります。例えば、会計システムと連携を行なうと、会計と経費精算を同じシステムで運用できます。担当者にとっては別システムを使わずに済むので、効率的に業務が行えます。また、交通系アプリとの連携では、交通費の自動計算、データ化もできます。経費精算効率化のためにも、外部システムとの連携は大切です。

サポート体制は充実しているか

トラブルへのサポート体制はもちろん、運用へのサポートも気にしておきましょう。導入後、効率よく運用を行うためには、運用サポートを受けたほうがよい企業もあるためです。トラブルサポートに関しては、問題が起こった時にすぐに対応してくれるサービスが大事です。それだけではなく、運用サポートも行ってもらうと、さらに効果的な運用も見込めます。トラブルと運用サポートを合わせて、サポート体制は確認しましょう。

電子帳簿保存法対応の経費精算システムを導入しよう

2022年の電子帳簿保存法改正により、今まで以上に経費精算の効率化が可能になります。電子化導入の申請が緩和され、導入企業が増えることも予想されます。

また、キャッシュレス決裁が普及した現在、キャッシュレス決済の領収書が不要になる恩恵を受ける企業も多いことでしょう。法改正の恩恵を受けるためには、電子帳簿保存法対応の経費精算システムが必要です。アナログのまま止まっている企業は、デジタル化への移行も必要です。

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