インボイス制度で経費精算はどう変わった？おすすめの対応ソフトも解説

目次
• インボイス制度開始に伴う、経費精算の変更点
• 適格請求書と適格簡易請求書（簡易インボイス）の違い
• インボイス制度の経費精算「3万円の特例」とは
• インボイス制度対応のおすすめ経費精算システム10選
• 経費精算システムのメリット
• 経費精算システムの選び方
• まとめ：インボイス制度対応の経費精算システムを選ぼう

インボイス制度開始に伴う、経費精算の変更点

インボイス制度開始に伴い、課税事業者が「仕入税額控除」の適用を受けるには、要件に沿った方法で経費精算を行う必要があります。仕入税額控除とは、売上で受け取った消費税額から仕入で支払った消費税を差し引きできること。つまり、要件を満たした経費精算なら実際に手元に残った預り消費税をそのまま納付することになります。一方、要件を満たしていなければ差引きできる金額が少なくなり、手元に残っている以上の消費税を納めなければいけません。その要件とされているのが、以下の内容です。

参考：適格請求書等保存方式（インボイス制度） - 日本税理士会連合会 

このように、経費精算でまず考えなければならないのが、適格請求書（インボイス）の保存です。インボイスには領収書やレシート、納品書などの取引書類も含まれるため、出張や交通費、接待交際費など従業員が立て替えた経費精算も対象になります。そのため、インボイス制度が施行された現在の経費精算では、領収書やレシートが適格請求書の要件を満たしているかどうかのチェックが必要です。

インボイス制度とは、売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるために導入された制度です。この制度が作られた理由は、軽減税率の適用で複数税率が混在し、納税における不正やミスが発生しはじめたことが背景にあります。

買手が仕入税額控除を受けるためには、取引先からインボイスを発行してもらい保存が必要です。また、登録事業者である売手は、買手からインボイスを求められた際にインボイスの交付を行う義務があります。※参考：インボイス制度の概要｜国税庁 

インボイス制度の開始によって、経費精算業務はこれまで以上の負担を伴います。領収書やレシートを受領した際は、要件を満たしているか否かのチェックを行い、適格請求書とそうでない書類を仕分ける作業も必要です。

実際に、全国の経理担当者を対象として行われた調査でも以下のような回答が得られています。

参考：インボイス制度開始で経理業務の「負担が増える」と73.9%が回答　企業のインボイス対応と負荷軽減に向け、「楽楽精算」が”新機能”を提供開始

この調査によると、7割以上の企業が「インボイス制度の開始で、経理業務の負担が増える」と考えていることがわかります。

この問題を解決する方法としておすすめなのが、インボイス制度に対応した経費精算システムの導入です。領収書やレシートの内容を自動で読み取り、適格請求書の要件を満たすかどうかのチェックも自動で判定してくれます。スマホアプリによる申請や承認、会計ソフトへの連携機能などもあるため、インボイス制度がはじまる前以上の効率化が可能です。

適格請求書と適格簡易請求書（簡易インボイス）の違い

仕入税額控除が受けられるインボイスには、「適格請求書」と「適格簡易請求書（以下、簡易インボイス）」の2種類があります。要件を満たしているか否かを判別するには、この両者の違いについて理解しておく必要があります。

簡易インボイスとして扱われる代表的なものが、いわゆるレシートです。簡易インボイスは記載項目が簡易的になったインボイスを指し、小売業や飲食店業、タクシー業、駐車場業などの不特定多数の人にサービスを提供する事業だけに交付が認められています。インボイスと簡易インボイスの違いは、以下のようになります。

出典：国税庁HP「適格請求書等保存方式の概要 インボイス制度の理解のために」

このように、レシートには事業者の名称や適用税率、税率毎の消費税額の記載がなくてもインボイスとして認められます。適切な会計処理を行うためにも、それぞれの要件について理解しておきましょう。

インボイス制度の経費精算「3万円の特例」とは

インボイス制度の導入によって、これまで税込み3万円未満の仕入に認められていた特例がなくなります。具体的にどのような点が変更になるのか以下に解説します。

インボイス制度が導入される以前は、税込み3万円未満の仕入については特例が認められていました。領収書や請求書がなくても、帳簿に一定事項の記載があれば仕入税額控除が適用されていたため、社内の備品や文具を購入する際もそれほど領収書の扱いを気に留める必要はありませんでした。また、従業員が領収書を紛失したとしても、会計処理に影響なく経費精算が行われていました。

インボイス制度導入後は、税込3万円未満の特例廃止となりました。これにより、今後は金額にかかわらず領収書やレシートの受領及び保存が必要です。また、仕入税額控除を適用するには、適格請求書の要件を満たしていることが条件になります。受領もれや紛失を防ぐためにも、事前に社内への周知が必要です。

ただし、一部例外もあり、適格請求書の交付が難しい場合は保存義務が免除されます。主に、以下のようなものが対象です。

また、令和5年度の税制改正では、税込1万円未満の仕入について、インボイス制度の施行から6年間は帳簿のみの保存で仕入税額控除の適用を受けられる少額特例が設けられています。対象は、前々事業年度の課税売上高が１億円以下で、特定期間における課税売上高が5千万以下の事業者のみとなります。

参考：国税庁｜少額特例

インボイス制度対応のおすすめ経費精算システム10選

経費精算システムとは、領収書管理から経費申請・承認まで、経費精算に関わる一連の業務を行えるシステムです。従業領収書や請求書の自動読み取り機能を使えば、スムーズにインボイス制度に対応できます。

便利な経費精算システムは、経理DX・ペーパーレス化・法令対応を背景に、多くの企業で導入されています。株式会社矢野経済研究所の調査によると、2020年度の経費精算ソリューションの市場規模は154億4,500万円（前年度比130.2%）に拡大。今後も「経理のペーパーレス化を推進するため」「電子帳簿保存法対応のため」に、経費精算ソリューションを導入する企業が増加すると見込んでいます。

出典：株式会社矢野経済研究所「経費精算ソリューション市場に関する調査（2021年）」（2022年2月28日発表）  

以下では、インボイス制度対応のおすすめの電子帳票システム10選を紹介します。各サービスの特徴やおすすめポイントについてまとめているので、ぜひシステム選定時の参考にしてください。

以上、インボイス制度に対応した経費精算システムを紹介しました。インボイス制度対応のサービスは多数あるため、どれを選ぶべきか迷ってしまう方も多いでしょう。PRONIアイミツは、ITツール受発注のプロとして、希望要件に合った経費精算システムの案内が可能です。料金無料・最大6社をご紹介しますのでぜひ一度お試しください。

経費精算システムのメリット

経費精算システムの導入はインボイス対応のためだけでなく、経費精算業務の効率化やミスの削減など多くのメリットがあります。以下、具体的なメリットを確認しましょう。

紙から電子化への移行は、経費精算業務の効率化につながります。「紙に縛られない働き方プロジェクト」が全国のビジネスパーソンを対象に実施した共同調査によると、生産性の向上や働き方の改善の取り組みで最も多く回答が寄せられたのが「ペーパーレス化」。その理由は、紙書類の業務では多くの時間がとられ、柔軟な働き方の阻害要因になっていると考えられているためです。

参考：紙書類”により「柔軟な働き方が阻害された経験がある」が79.4% 　生産性向上、働き方改善に向けた必要な取り組み、最多回答は「ペーパーレス化」｜株式会社ラクスのプレスリリース 

経費精算システムでは、紙書類を電子化し、すべてシステム上で精算業務を完結できます。ワークフロー機能で承認時のハンコも必要なくなるため、経費精算業務の効率化が可能です。

経費精算システムの自動読み取り機能を活用すれば、入力漏れやミスの軽減につながります。スマホアプリに対応した経費精算システムでは、カメラで撮影した画像から文字の自動読み取りが可能です。読み取られた日付、取引先、金額はそのまま申請書に反映されるため、入力ミスの軽減につながります。とくに交通費の精算は明細が多く煩雑になりがちですが、交通系ICカードやクレジットカード明細の連携機能を使えば、自動読み取りによってミスのない申請が可能です。

経費精算システムの多くでは、会計ソフトとの連携機能が搭載されています。連携の仕組みは、申請データを用いた仕訳の自動作成によるものです。あらかじめ申請の種類ごとに勘定科目や取引先、税区分などを紐づければ、設定したルール通りに仕訳データが作られます。仕訳データはそのまま会計ソフトに反映され、これまでのような転記作業は必要ありません。勘定科目の選択間違いや転記漏れなども防げるため、経理業務の効率化につながります。

経費精算システムの選び方

最適な経費精算システム導入するためには、どのような点に注意すべきでしょうか。以下、経費精算システムの選び方を3つ解説します。

経理業務の効率化を考えるなら、インボイス制度と合わせて電子帳簿保存法にも対応できる経費精算システムがおすすめです。電子帳簿保存法では、帳票を電子保存する際の要件として「真実性の確保」と「可視性の確保」が定められています。真実性を確保するには、タイムスタンプの付与、又は訂正・削除の履歴を残せることが条件で、可視性の確保では一定条件によって検索・出力できる仕組みが必要です。スキャナ保存についても解像度や色調などが細かく指定されているため、独自の管理方法ではすべての要件に沿えない可能性があります。

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを使えば、法律に準拠した経費精算業務が可能です。スキャナ保存した領収書・レシートは証憑として扱えるため、原本の保管も必要ありません。ペーパーレス化を推進し、書類保管にかかる負担の軽減及び経理業務の効率化を実現できます。

関連記事：【電子帳簿保存法対応】紙・PDFの請求書の保管におすすめのシステム

経費精算システムの利用は、内部統制の観点から見ても有効です。ワークフロー機能がある経費精算システムでは、申請内容による分岐や、所属・役職などの条件で承認ルートを設定できます。申請・承認・差し戻しなどの各ステップではメールが通知され、ルールを知らない従業員でも規定通りの運用が可能です。承認状況もリアルタイムで一覧表示されるため、精算業務のブラックボックス化を防げます。

また、規定違反チェック機能では、社内ルールの設定によって申請時の警告表示や申請ブロックが可能です。たとえば、交際費の5,000円基準やタクシー利用時の理由記載が規定に沿っていなければ、申請時に警告が表示されて不備のある申請はブロックされます。不正申請を抑制できるため、内部統制の強化につながります。

システムの導入を成功させるには、サポート体制が重要なカギと言えます。経費精算システムでは、事前にいくつかの設定が必要です。ユーザー登録や承認フローの設定、会計ソフトの連携設定などがあり、はじめての導入は躓きやすくなります。しかし、知識の豊富な専任スタッフがサポートしてくれれば、設定の操作方法だけでなく運用の見直しを含めて相談が可能です。

また、導入後の問い合わせ方法も重要なポイントです。電話やメール、チャット、対面でのサポートや、サポートを受けられる時間帯も運用に大きく影響します。従業員が個々に直接問い合わせできるようなサポート体制なら、システム管理者や経理担当者に負担をかけることなく円滑な経費精算が可能です。

まとめ：インボイス制度対応の経費精算システムを選ぼう

インボイス制度の開始によって、軽費精算の運用方法は大きく変わります。仕入税額控除を受けるためには、領収書やレシートを確実に保存して要件チェックを効率よく進められる仕組みが必要です。

そこでおすすめしたいのが、インボイス制度に対応した経費精算システムです。スマホアプリのAI-OCR機能を使うことで領収書やレシートは受領したその場で保存できるため、紛失のリスクを防げます。要件チェックも同時にできるため、経理担当者の負担削減も可能です。別記事「おすすめ経費精算システムを比較」では、2025年最新のおすすめサービスを紹介していますので、ぜひ合わせてご覧ください。

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