領収書の電子化におすすめの経費精算システム8選！SaaSで電子保存

目次
• 領収書の電子化とは
• 領収書の電子化と電子帳簿保存法の関連性
• 領収書を電子化するメリット
• 領収書を電子化するデメリット
• 領収書を電子化する際に知っておきたいルール
• 領収書を電子化する方法
• 領収書の電子化に経費精算システムがおすすめの理由
• 【比較表】領収書の電子化に対応する経費精算システム
• 領収書の電子化に対応する経費精算システムおすすめ4選
• 領収書を電子化できるシステム連携に強い経費精算システム2選
• 無料プランがある領収書の電子化が可能な経費精算システムおすすめ2選
• そのほかの経費精算システム一覧
• 経費精算システムを選ぶポイント
• まとめ：ソフトを導入し、領収書の電子化を実現しよう

領収書の電子化とは

領収書の電子化とは、領収書を電子データとして発行・保存すること。紙を撮影しスキャンしたデータを電子領収書として扱うこともできます。

以前は税務署の事前承認が必要でしたが、現在では税務署の承認も不要となりました。領収書の電子化については法律で厳格な要件が定められていますが、社会情勢の変化に対応するべく何度も改正されており、最近では2022年1月にも法改正がありました。

領収書の電子化と電子帳簿保存法の関連性

以前は領収書は紙で保存する義務がありましたが、1998年に施行された電子帳簿保存法により、領収書を電子化して保存できるようになりました。当初は領収書の記載金額や電子署名などに厳格な要件があり、最初から電子データとして作成された帳票の保存しか認められず普及が進みませんでした。

しかし、2022年1月の電子帳簿保存法改正により事前承認手続きの廃止、タイムスタンプ要件緩和、検索要件緩和のほか、適正事務処理要件廃止、書面による保存廃止、保存要件を満たせない場合の2年間の猶予措置など、内容に大きな変更がありました。これにより、電子保存へのハードルが一気に下がり、今後さらに普及していくことが予想されます。

別記事「電子帳簿保存法に対応した経費精算システム」では、法令に則した請求書管理ができるおすすめ経費精算システムを紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください。

領収書を電子化するメリット

領収書を電子化することで、経費精算業務が効率化されます。具体的にどのようなメリットがあるのか、順番に見ていきましょう。

領収書を電子化すると、紙文書を保存するための場所を確保する必要がなくなります。
領収書は7年間の保管が義務付けられおり、すべての領収書を保管するために、専用の棚を用意している会社もあるでしょう。さらにビルの一室を保管スペースとして充てている場合はコスト負担も増大します。資金に余裕のない中小事業者にとっては保管スペースの確保は深刻な問題です。

しかし、領収書を電子化すれば省スペースが可能になり、ファイリングや整理整頓の手間もなくなるため、業務効率化も実現するでしょう。

領収書は膨大な量になるため、ファイルの中から必要な書類を探すにはかなりの手間がかかってしまいます。監査の際などに特定の領収書を探し出すのは一苦労でしょう。
その点、領収書を電子化すると宛名や品目、日付などで検索すれば書類をすぐに探し出すことができ、提出も電子メールに添付して送れば良いので簡単です。

また、紙の領収書は経年劣化して内容が確認できなくなることもありますが、領収書を電子化すれば保存状態の問題もなくなります。検索性が高くなることは大きなメリットと言えるでしょう。

領収書を電子化すると、紙代と印刷費用が節約できるほか、領収書を送る際の郵送料も不要になります。ファイリングも不要になるので事務コストも削減できるでしょう。紙代や郵送代、書類整理の手間など一つ一つは小さなことですが、少額の積み重ねにより年間のトータルコストとなると大きな負担になるでしょう。

また、領収書は5万円以上になると収入印紙が必要ですが、電子領収書は収入印紙を貼る必要もありません。

領収書を電子化するデメリット

領収書電子化にはさまざまなメリットがありますが、いくつかのデメリットもあります。導入前には、メリットだけでなくデメリットもしっかりと把握しておきましょう。

領収書を電子化できれば便利ですが、すべてを電子化できるわけではありません。電子保存するにはさまざまな要件をクリアしなければならず、満たせない場合は紙で保存しなければなりません。電子保存と紙文書の保存が混在すると、かえって煩雑になり管理コストが増大するおそれがあります。

また、ルールが社内に浸透しないと要件を満たせない領収書が発生する可能性もあります。特に移行期には混乱が生じやすいので、マニュアルを整備するなどできるだけスムーズに移行できるよう工夫しましょう。

領収書の電子化には専用のシステムが必要です。近年、領収書の電子化に対応した経費精算システムが多くのベンダーから提供されており、その多くはクラウド型で月額課金制を採用しています。初期費用は比較的リーズナブルですが、利用を続ける限りランニングコストはかかる点は覚えておきましょう。

とはいえ、電子化を導入すれば紙の領収書を管理する手間がなくなり、紙代・郵送代・印紙代・保管スペースも不要になるなど大きなメリットがあります。管理する領収書が膨大であれば削減できるコストも大きいので、費用対効果の観点で考えると必ずしもデメリットとは言えないでしょう。

領収書を電子化する際に知っておきたいルール

実際に請求書システムを導入して電子化するルール制定する際に気を付けなくてはいけないことがあります。下記の要件を確認した上で電子化を行いましょう。

従来であれば電子化した領収書の原本は出力し書面で管理する必要がありました。ですが、2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、書面保存が廃止され電子保存が義務化されました。電子化した領収書をわざわざ書面で管理する必要はなくなり、電子での領収書の保存は緩和されています。

また、電子データでの保存か義務化されているため、2024年1月以降は電子データで受け取った領収書は電子保存されているものしか認められなくなるため注意が必要です。

紙の領収書を電子化する時はタイムスタンプ付与するようにしましょう。タイムスタンプは領収書の有効を証明するために必要なため、必ず付与しましょう。

タイムスタンプの付与が有効な期間が設けられているため、タイムスタンプ付与する期間にも気を付けましょう。これまで、3日以内にタイムスタンプを付与しなくてはいなかったのですが、電子帳簿保存法の改正に伴い、7営業日以内に延長されています。

これまでは適正事務処理要件に従って、保存する必要がありましたが、2022年1月の改正時に適正事務処理要件が廃止。事前の税務署長の事前承認も撤廃したため、電子化のハードルは大幅に緩和されました。

領収書を電子化する方法

実際に領収書を電子化するにはどんな方法があるのでしょうか。基本的には領収書は紙ベースで受け取る場合とメールなどで添付されるケースがあるでしょう。それぞれのパターンの電子化のやり方を解説します。

領収書の電子化する方法で手軽なのが、スマートフォンなどに対応している経費精算システムです。スマートフォン対応のシステムの多くは、カメラ撮影で領収書を取り込むことができるOCR機能を搭載しているものが多いです。取り込み後はシステムに保存されているため、タイムスタンプ付与し検索要件に沿って保存しましょう。

領収書の精算業務が効率化が可能。外出先からも領収書を取り込むことができるため、従業員の負担も軽減することができるでしょう。

もう一つはスキャナーを使用する方法です。取り込みための機材を用意する必要がありコストと取り込む場所に制限が掛かりますが、一度に大量の領収書を取り込むことができるため、精算する領収書が多い場合にはおすすめの方法です。取り込み後はタイムスタンプ付与し検索要件に沿って保存しましょう。

領収書を電子データたで受けった場合はまずはダウンロードを行いシステムにアップロードします。その後、タイムスタンプを付与を行い検索要件に沿った項目で保存しましょう。また、クラウド型の経費精算システムを導入している場合はタイムスタンプが不要の場合もあります。

領収書の電子化に経費精算システムがおすすめの理由

導入に際しては、電子領収書の特性についても理解しておきましょう。まず、電子化した領収書が原本であることを証明する必要があるほか、いつでも閲覧できる状態であることが求められます。よって、電子領収書の導入に際しては「真実性」と「可視性」が必須要件となります。真実性と可視性の要件はそれぞれ以下の通りです。

真実性
・訂正・削除履歴の確保
・関係書類の紐づけ
・相互関連の確保

可視性
・見読可能性の確保
・検索性の確保

これらの要件を確保するには、経費精算システムの導入が欠かせません。電子化に対応している経費導入システムは真実性と可視性を確保するのに必要な機能が搭載されています。

経費精算システムの導入に際しては、事前に社内のルール・フローを決める必要があります。システムごとに機能が異なるため、ルールやフローを基に必要な機能をピックアップし、自社の要件を満たすシステムを選ぶと失敗を避けられるでしょう。

【比較表】領収書の電子化に対応する経費精算システム

ここからはおすすめの経費精算システムを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介する経費精算システムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、経費精算システム選びの参考にしてください。

領収書の電子化に対応する経費精算システムおすすめ4選

続いて、導入実績が豊富な経費精算システムを3つご紹介します。

領収書を電子化できるシステム連携に強い経費精算システム2選

次に、システム連携に強い経費精算システムを2つご紹介します。

無料プランがある領収書の電子化が可能な経費精算システムおすすめ2選

最後に無料トライアル・プランを導入しているシステムを紹介します。

そのほかの経費精算システム一覧

領収書の電子化におすすめの経費精算システムまだまだありますので、下記の一気になる方は下記の一覧も確認してみましょう。

経費精算システムを選ぶポイント

経費精算システムを選ぶ際には、いくつか押さえるべきポイントがあります。実際に導入する際は「操作性」「搭載機能」「他システムとの連携」の3つの点に注意してください。
それぞれのポイントについて、順番に解説していきます。

経費精算システムを導入する際は、使いやすいシステムを選ぶことが大切です。特に操作性は重要で、できるだけ直感的に操作できるものがベストでしょう。操作性が悪いと定着に時間がかかり、最悪の場合は使われないまま放置される可能性もあります。

スムーズな導入・定着のためには、事前に使い勝手を確認しておくことをおすすめします。実際に使ってみると操作感がよくわかるので、無料トライアルなどの機会があれば積極的に利用しましょう。

昨今では、各社からさまざまな経費精算システムがリリースされています。搭載されている機能は各システムで異なり、また共通の機能でも使用感などがそれぞれ違ってくるでしょう。

経費精算システムは多機能であればよいというわけではありません。自社に必要な機能が、過不足なく使いやすい形で揃っていることが重要です。それを見極めるために、まずは自社でどういった機能が必要になるのかをリストアップしておきましょう。

経費精算システムを選ぶ際は、他システムとの連携もチェックしましょう。他システムと連携できるとデータ入力の二度手間がなくなります。特に会計システムと連携できると会計システムへデータ取り込みができるため、業務効率化が期待できるでしょう。

どのシステムと連携できるかは経費精算システムごとに異なるため、すでに自社で導入済みの業務システムがある場合は、連携可否を基準に製品選びをするのも一つの手です。

経費精算システムは多くの従業員が頻繁に使うシステムだからこそ、安定して利用できることが重要な条件になります。したがって「導入すれば終わり」ではなく、導入後のサポート体制も重視して検討することが大切です。

不明点や疑問点があったときにはすぐに相談できるか、深夜や土日祝日でもサポートしてもらえるのか、万が一のトラブルには迅速に対応してもらえるのかなど、具体的なサポート体制を事前に確かめておきましょう。

まとめ：ソフトを導入し、領収書の電子化を実現しよう

今回は、領収書を電子化できる経費精算システムをご紹介しました。ペーパーレス化が推し進められるなか、領収書の電子化機能は今後必須のものとなっていくでしょう。経費精算システムを刷新するなら、領収書の電子化が可能なシステムのなかから、自社に合った経費精算システムを選ぶことをおすすめします。
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