電子印鑑の機能があるワークフローシステムおすすめ10選【2025年最新】

目次
• 電子印鑑の機能があるワークフローとは
• 電子印鑑機能があるワークフローシステムを導入するメリット
• 電子印鑑機能があるワークフローシステムの選び方・比較ポイント
• 【比較表】電子印鑑機能があるワークフローシステム
• 電子印鑑機能があるワークフローシステムおすすめ10選
• まとめ：押印申請はワークフローシステムの電子印鑑で効率化しよう
• よくある質問

電子印鑑の機能があるワークフローとは

電子印鑑とは、印鑑をデータ化（電子化）したものを指し、電子文書に押印として利用します。電子印鑑を使うことで、パソコン上で稟議書にハンコを押せるようになります。電子印鑑には従来のハンコと同じ法的効力があり、本人性も保障されます。

ワークフローシステムとは、紙の稟議書を電子化し、申請・承認・決裁の一連の業務をシステム上で完結できるツールです。なかでも、電子印鑑の機能があるワークフローシステムはシステム上で書類に押印が可能です。電子印鑑の機能があるワークフローシステムによって、ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなり、承認業務にかかる手間や時間を削減できます。

ワークフローシステムは場所を選ばずいつでも承認業務を進められるため、社内稟議を効率化できます。ワークフロー総研が行った調査によると、「ワークフローシステム導入がテレワークの推進に必要だと思う理由」の回答結果は、「脱ハンコ」が75.0%、「承認スピードの向上」が63.6%でした。

出典：ワークフロー総研「ワークフロー市場調査レポート」    

上記のデータから、ワークフローシステムの導入は脱ハンコ・承認スピードの向上に重要な要素だと分かります。ワークフローシステムの導入で、業務プロセスを効率化させるという視点が重要です。

電子印鑑機能があるワークフローシステムを導入するメリット

ここでは、電子印鑑機能があるワークフローシステムを導入する主なメリットを4つ解説します。ワークフローシステムの導入を検討中の企業はぜひご覧ください。

電子印鑑機能があるワークフローシステムを導入すると、誰が承認したのか一目でわかり、申請・承認・決裁業務を効率化できます。承認プロセスがワークフローシステム上で可視化され、社内稟議の進捗管理がしやすくなります。また、稟議書への押印もワークフローシステム上で確認でき、承認者に連絡して押印したかを確認する必要はありません。ワークフローがどこで停留しているかをすぐに把握でき、対応しやすくなります。

電子印鑑機能があるワークフローシステムを導入すると、システム上で押印が可能となり企業の意思決定がスピーディーになる点もメリットです。スマートフォンやタブレットにも対応できるワークフローシステムであれば、外出先でも社内稟議を進められます。決裁者はオンライン上で決裁を迅速に進められ、時間を短縮できるだけでなく、競争力の強化にもつながります。

電子印鑑機能があるワークフローシステムを導入すると、紙の稟議書への押印が不要になり、ペーパーレス化によるコスト削減が可能です。システム化することで、書類を印刷する必要がなくなり、印刷代・用紙代・郵送費を節約できます。書類を保管しておくためのスペースも不要になるため、保管スペースにかかるコストも削減可能に。

ワークフローシステムは、稟議申請・承認業務のシステム化によって内部統制を強化できる点もメリットです。申請書の閲覧・編集のログがデータとしてすべて残り、改ざん防止の効果があります。また、電子印鑑機能があるワークフローシステムは印影を表示できるだけでなく、押印したアカウントや日時がわかる機能も搭載しています。電子印鑑に識別情報を付与すれば、不正防止も強化できます。

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電子印鑑機能があるワークフローシステムの選び方・比較ポイント

ワークフローシステムは需要の拡大につれて各社から多くの製品が提供されています。ここでは、「システムの比較ポイントがわからない」とお悩みの企業に向けて電子印鑑機能があるワークフローシステムの選び方・比較ポイントを解説します。

ワークフローシステムは製品によって機能が異なるため、自社に必要な機能を搭載しているかを確認してください。事前にワークフローシステムを導入する目的や自社の課題を明確にしておくと、必要な機能を絞りやすくなります。

たとえば、外出先から承認業務を進めたいならマルチデバイス対応のワークフローシステムを選びましょう。また、承認業務の情報共有を円滑に行いたい企業にはグループウェアとの連携機能を搭載しているシステムがおすすめです。注意点は、搭載する機能が多くなるほど操作は複雑になる点です。機能は多ければ良いとは限らないため、自社に必要な機能をコンパクトにそなえた製品を選ぶようにしてください。

ワークフローシステムは、ほかのシステムとの連携でシームレスな活用が可能となり、さらなる業務効率化を図れます。たとえば、Google WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアと連携すると、承認依頼通知がグループウェアに届きます。グループウェアのホーム画面に承認業務のタスクが表示され、対応漏れの防止に役立ちます。

また、経費精算システムや会計ソフトと連携すると、申請から会計までの一連の業務が一気通貫で完結。作業工数が減り、バックオフィス業務全体の業務効率が向上します。ワークフローシステムは、製品ごとに連携対象のシステムが異なるため、既存システムがある企業は連携できる製品を選びましょう。

現行の書類フォーマットのまま、データ移行できるワークフローシステムを選ぶと、スムーズな導入が可能です。使い慣れている申請書をシステム上で利用でき、運用を大きく変えずにワークフローを電子化できます。現場への定着が早く、教育コストも削減可能です。

現在ExcelやWordを使って申請書類を作成している企業は、インポート機能があるワークフローシステムを選ぶのがおすすめ。現行のフォーマットを簡単に申請フォームに反映できます。

ワークフローシステムの承認経路の設定は製品によって異なるため、自社の稟議承認・決裁プロセスに沿った設定ができる製品を選びましょう。承認フローが複雑な企業は、承認経路を自由にカスタマイズできるワークフローシステムを選ぶと柔軟に対応できます。自社の承認経路に合わないワークフローシステムを導入してしまうと「コストをかけて導入したものの、十分に活用できなかった」「システムに合わせて社内規定を変えなければならない」という事態となるため注意が必要です。

別記事「おすすめワークフローシステムを徹底比較」では、多機能でおすすめのシステムを紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください。

【比較表】電子印鑑機能があるワークフローシステム

ここからは実際に、ワークフローシステムの料金や機能を比較し、おすすめのシステムを紹介します。以下、主流のワークフローシステムの料金比較表もぜひ参照ください。

電子印鑑機能があるワークフローシステムで、初期費用が無料のサービスは、コラボフロー、X-point Cloud、Gluegent Flow、ActionPassport、バクラク申請、freee会計です。月額料金の価格が安いサービスは、Gluegent Flow、バクラク申請、J-MOTTO ワークフローで、ランニングコストを抑えたい企業におすすめです。

ワークフローシステムは製品によって機能が異なります。料金だけではなく機能も考慮して費用対効果の高いものを選びましょう。ワークフローシステムを導入する際は、複数社の相見積もりをとり、機能と料金を比較するのがおすすめです。

電子印鑑機能があるワークフローシステムおすすめ10選

ここからは、電子印鑑機能があるワークフローシステムおすすめ10選を紹介します。各ワークフローシステムの特徴やおすすめポイントも解説していますので、自社のシステム選びの参考にしてください。

 以上、電子印鑑機能があるワークフローシステムを紹介しました。ワークフローシステムは多数あるため、どれを選ぶべきか迷ってしまう方も多いでしょう。PRONIアイミツは、ITツール受発注のプロとして、希望要件に合ったワークフローシステムの案内が可能です。料金無料・最大6社をご紹介しますのでぜひ一度お試しください。

まとめ：押印申請はワークフローシステムの電子印鑑で効率化しよう

本記事では、電子印鑑機能があるワークフローシステムについて解説しました。電子印鑑の機能があるワークフローシステム（電子決裁システム）を導入することで、承認業務を電子化でき、押印申請の効率化が実現します。しかし、各社からさまざまなワークフローシステムが提供されており、どのワークフローシステムを導入すればいいかお悩みの企業も多いのではないでしょうか。

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よくある質問

電子印鑑や電子決裁について、よくある質問に答えます。

電子印鑑とは、印鑑をデータ化したものを指します。同じくデータ化された書類への押印に使用するためのものです。2001年に施行された「電子署名法」では、電子署名が手書きの署名や実際に押印された印鑑と同じ効力を持つことが法的に認められました。一定の要件が満たされた場合、本人による電子署名や電子印鑑は法的な効力を持ちます。

電子印鑑の種類は2つある

電子印鑑には、「印影を画像化したもの」と「印影に識別情報を付与したもの」の2つがあります。このうち、「印影を画像化したもの」に関しては、容易にコピーできてしまうため法的な効力は見込めません。

一方で、「印影に識別情報を付与したもの」は実印に近い効力を持ちます。「誰が押印したのか」という使用者情報や、「いつ押印されたのか」といったタイムスタンプ情報を付与することで、法的な信頼度が高まります。

無料で作成できる電子印鑑のデメリットは、選べる名字が少ない点と、セキュリティ面に不安がある点です。

電子印鑑を導入する際は、できるだけ名字のインデックスが多いサービスを利用する、もしくは、任意の文字から電子印鑑を作れるサービスを利用しましょう。

無料の電子印鑑は印影を画像化しただけのものです。第三者が簡単に利用でき、無料の電子印鑑は重要文書の押印には向いていません。なお、印影に識別情報が付与されている場合は本人性が担保されるため、セキュリティ面に問題はありません。

電子決裁システムとは、紙の申請書を電子化し、決裁プロセスをシステム上で行えるツールのことです。ワークフローシステムとも呼ばれます。

紙の申請書を電子化すると、申請・承認・決裁がオンライン上で完結。時間や場所にとらわれず承認業務を進められ、社内稟議が効率化します。

電子承認に対応したワークフローとは、オンライン上で承認業務を完結できるシステムのことで、電子決済システム、ワークフローシステムとも呼ばれます。

電子承認に対応したワークフローシステムは、インターネット環境があれば、時間や場所を選ばず承認業務を行えます。さらに、進捗状況が可視化され、社内稟議をスムーズに進められます。

電子印鑑機能があるワークフローシステムのおすすめランキングは、下記ランキングページでご覧いただけます。最新のランキングをぜひご覧ください。
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