CRMとグループウェアの違いとは？おすすめCRM5選も紹介

目次
• CRMとは
• CRMでできること
• グループウェアとは
• グループウェアでできること
• CRMを導入すべき人・会社
• グループウェアを導入すべき人・会社
• CRMの比較表
• CRMおすすめ3選
• おすすめのグループウェア2選
• まとめ

CRMとは

CRM（顧客管理システム）は、会社の顧客管理を効率化し、顧客満足度の向上、関係形成・維持をサポートするためのシステムです。CRMは、「Customer Relationship Management」の頭文字で、日本語に直訳すると「顧客関係管理」という意味になります。

機能性としては、それまで紙ベースや複数のExcelファイルで管理していた顧客情報をデータベースで一元化管理が可能。蓄積した情報をもとに、業務に必要な書類作成に活かすこともできます。

顧客情報を一元化し、さまざまな資料・情報に変換・集約できるため、顧客管理を格段に効率化することが可能。CRMは、顧客と会社のつながりをサポートするシステムだと考えるとわかりやすいかもしれません。

CRMでできること

それでは、CRMを使ってできることを説明します。

CRMには、クラウド型と、オンプレミス型がありますが、どちらも性能に変わりはありません。どちらのタイプのCRMでも、詳細な顧客情報を蓄積し、そして分析することが可能です。さらに、SFA（営業支援システム）としての機能も兼ね合わせているタイプであれば、より顧客管理を効率化を実現できます。

また、AI機能を搭載したCRMでは、分析なども自動で行うことができます。予実管理も格段にしやすくなり、営業マネージャーや経営者も業績全体を簡単に確認できるでしょう。

CRMを使えば、電話、メール、SNSなど、複数のチャネルを一元化し、顧客からの反応をまとめて通知することが可能です。AIを搭載したCRMでは、メールの本文から顧客の感情を推測し、優先順位をつけられるものもあります。電話の着信があると、CRMと連動して顧客情報が表示されるものもあり、それまでのやりとりがスムーズに引き継がれるでしょう。

問い合わせや発注、またクレームに対して、迅速な対応ができる体制を整えられるので、1対1の顧客対応の強化にもつながり、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

グループウェアとは

グループウェアは、社内メンバー同士で情報を共有するためのツールです。現在、インターネットを通じてクラウドで管理するタイプが多く、無料で手軽に導入できるグループウェアもあります。

具体的なグループウェアの機能としては、以下のようなものが挙げられます。

グループウェアは、対社員に向けて閉じた環境で使用されます。CRMと比較すると、情報の一元化、分析、顧客対応などの機能がグループウェアにはありません。ただし、CRMの中には、グループウェア機能を搭載しているものもあります。

グループウェアでできること

それでは、グループウェアでできることを具体的に説明します。

グループウェアでメインとなるのが、情報の共有です。カレンダーに入力した自分の予定を、他のメンバーと共有することが可能です。たとえば、ミーティングの日程を調整したい時、これまでは各メンバーに直接、あるいは電話やメールで予定を確認してから調整する必要がありました。しかし、グループウェアがあれば、全員のスケジュールを見比べて、空き時間を簡単に見つけることが可能です。

また、メッセージのやり取りにファイルを添付できます。直接書類を見せながら話さなくても、事前に共有したファイルを、データで確認しながらミーティングを進められるでしょう。

グループウェアの機能のなかでも、とても役立つのが施設予約機能です。たとえば、社内の会議室1～5をグループウェアに登録。すると、予約情報がリアルタイムで更新され、いつ誰がどの会議室を使うのか、全メンバーに通知されます。もしも同日、同時間帯に会議を予定していたなら、違う会議室を予約したり、会議の時間をずらすこともすぐに対応できます。

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CRMを導入すべき人・会社

これまでお伝えしてきた特徴などを踏まえ、まずはCRMを導入すべき人や会社について説明します。

紙ベースの顧客管理では、過去の購買履歴もたくさんの書類の中から探す必要があり大変です。顧客からの問い合わせがあっても、どの製品・サービスを購入した顧客なのかがわからなければ、話になりません。

CRMを使えば、自動で蓄積された顧客情報から簡単に検索することが可能。急な問い合わせにも、過去の購買履歴やクレームを見ながら対処できます。顧客数が多い会社や、設立から長年がたち膨大なデータを保有している会社には、CRMを導入すべきです。

潜在顧客や見込み客を分析することは、業績アップには欠かせないものです。AIを搭載しているCRMは見込み客の分析を自動で行います。見込み客の分析は、過去の顧客情報をさかのぼり、また市場の動向を予測するという困難なものです。このような分析を自動で行ってくれるのは、非常に助かるという方も多いのではないでしょうか。

他にも、過去の売り上げから今月の売り上げを予測して目標を作成する機能も装備。マーケター自身の作業も効率化するだけでなく、専門的知識・スキルのあるマーケターがいないという会社にもおすすめです。

グループウェアを導入すべき人・会社

それでは、次はグループウェアを導入すべき人や会社について確認していきましょう。

グループウェアのメイン機能は、前述したとおり、「社内情報の共有」です。もともと社員数が少なく、毎日顔を合わせて話ができるような会社では、グループウェアは必要ないかもしれません。

反対に、社員数が多く、また事業所や支社も複数あり、全メンバーが互いに顔を合わせる機会の少ない会社ほど、グループウェアがおすすめです。社員数が多いと、メールの一斉送信という方法が採られることがあります。しかし、この方法では、誰が見たのか、見ていないのかという開封状態まで確認するのが面倒です。グループウェアの回覧板機能なら、開封したメンバーとそうでないメンバーが一目瞭然。1対多数の連絡から、1対1の連絡まで、幅広く対応しています。

クラウドを利用したグループウェアなら、ほとんどの製品が無料か、月々1,000円未満～1,000円台で利用可能。無料のものでも、前述した機能のすべてを問題なく利用できます。「顧客管理機能はいらない」「社内情報共有のためのシステムだけがほしい」という要望に加え、できる限り低予算で収めたいという場合にはグループウェアはおすすめです。

CRMの比較表

ここからは実際に、おすすめCRMを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、CRM選びの参考にしてください。

CRMおすすめ3選

それでは、PRONIアイミツが徹底調査をした結果をもとに本当におすすめできるCRMを厳選して3つ紹介します。

おすすめのグループウェア2選

次は、おすすめのグループウェアを同じく2つ紹介します。

まとめ

CRMは、膨大な顧客情報を一元化し、請求書や見積もり書にアレンジなど、様々な業務効率化が可能です。高機能CRMなら、見込み客を自動的に分析するなど、マーケティングも自動化することが可能です。

グループウェアとの違いは、一言で言えば、顧客管理ができるかどうかでしょう。グループウェア機能のみでは、社内の情報共有はできても、顧客管理はできません。グループウェアは、CRMと比較すると、機能が限定されています。社内の情報共有に長けていて、web会議ができたり、掲示板や回覧板で特定の人物とのコミュニケーションを取ることが可能です。

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