CRMとグループウェアの違いとは？おすすめCRM5選も紹介

目次
• CRMとは
• CRMでできること
• グループウェアとは
• グループウェアでできること
• CRMとグループウェアの違い
• CRMを導入すべき人・会社
• グループウェアを導入すべき人・会社
• CRMの比較表
• CRMおすすめ3選
• おすすめのグループウェア2選
• まとめ：

CRMとは

CRM（顧客管理システム）とは、会社の顧客管理を効率化し、顧客満足度の向上や関係構築・維持をサポートするシステムです。これまで紙や複数のExcelで管理していた顧客情報も、データベースで一元化が可能。蓄積した情報は、書類作成や業務効率化にも役立ちます。さまざまな業務がスムーズに進み、顧客と会社のつながり強化につながる点も特徴です。

CRMでできること

顧客管理システム（CRM）は、顧客情報の一元化や業務効率化、売上向上など、企業の成長を支援する多彩な機能を備えています。

CRMにはクラウド型とオンプレミス型がありますが、どちらも基本的な機能に大きな違いはありません。いずれのタイプでも、詳細な顧客情報を蓄積し、分析できます。また、SFA（営業支援システム）機能を備えたCRMであれば、さらに顧客管理の効率化が図れます。 AI機能を搭載したCRMなら、データ分析も自動化され、予実管理も容易になります。営業マネージャーや経営者が業績全体を手軽に把握できる点も大きなメリットです。

CRMを活用することで、電話・メール・SNSなど複数のチャネルを一元管理し、顧客からの反応をまとめて確認できます。AIを搭載したCRMでは、メール本文から顧客の感情を推測し、優先順位づけが可能なものも登場しています。 また、電話の着信時にはCRMと連携して顧客情報が即座に表示されるため、過去のやりとりもスムーズに把握できます。問い合わせや発注、クレーム対応も迅速に行え、結果として一対一の顧客対応力が高まり、顧客満足度の向上が期待できます。

グループウェアとは

グループウェアとは、社内メンバー同士で情報を共有するためのツールです。最近ではインターネット経由で利用できるクラウド型が主流であり、無料で手軽に導入できるサービスも増えています。代表的な機能としては、次のようなものが挙げられます。

グループウェアは、社内向けに閉じた環境で利用されるツールです。CRMと比べると、情報の一元化や分析、顧客対応といった機能は備えていません。ただし、CRMの中にはグループウェアの機能をあわせ持つものもあります。

グループウェアでできること

それでは、グループウェアでできることを具体的に説明します。

グループウェアでメインとなるのが、情報の共有です。カレンダーに入力した自分の予定を、他のメンバーと共有することが可能です。たとえば、ミーティングの日程を調整したい時、これまでは各メンバーに直接、あるいは電話やメールで予定を確認してから調整する必要がありました。しかし、グループウェアがあれば、全員のスケジュールを見比べて、空き時間を簡単に見つけることが可能です。

また、メッセージのやり取りにファイルを添付できます。直接書類を見せながら話さなくても、事前に共有したファイルを、データで確認しながらミーティングを進められるでしょう。

グループウェアの機能のなかでも、とても役立つのが施設予約機能です。たとえば、社内の会議室1～5をグループウェアに登録。すると、予約情報がリアルタイムで更新され、いつ誰がどの会議室を使うのか、全メンバーに通知されます。もしも同日、同時間帯に会議を予定していたなら、違う会議室を予約したり、会議の時間をずらすこともすぐに対応できます。

CRMとグループウェアの違い

CRMとグループウェアは、いずれも業務の効率化や情報共有を支援するツールですが、目的や機能には明確な違いがあります。それぞれの特徴や活用シーンを把握することで、自社に最適なシステム選びがしやすくなります。

CRMは、営業やマーケティング活動の最適化を目指し、「顧客との接点を強化したい」「売上や顧客満足度を高めたい」と考える企業向けのツールです。社外の取引情報や履歴をもとに、成果につなげる仕組みが充実しています。一方、グループウェアは、組織内の情報共有やコミュニケーション効率を高めることが目的。社員間で予定や資料をスムーズにやり取りしたい場合に力を発揮します。

「顧客との関係を深め、ビジネス成果を追求したいならCRM」、「社内の連携や業務の効率化を重視するならグループウェア」この違いを押さえることが、ツール選びの大きなポイント。まずは、自社が解決したい課題や目指したい業務改善の方向性を明確にしましょう。その上で「管理したい対象が、顧客か社員か」「必要な機能がどちらに多く含まれているか」といった観点で比較検討すると、自社に合ったシステムを選びやすくなります。

CRMを導入すべき人・会社

では、どのような人や会社がCRMを導入することでより大きな効果を得られるのでしょうか。ここでは、CRMの導入が特におすすめできるケースについて解説します。

紙やExcelで顧客情報を管理している場合、過去の購買履歴を探すのも一苦労です。問い合わせ時に、どの顧客がどのサービスを利用しているのか即座に分からなければ、対応が後手に回ります。CRMを導入すれば、蓄積した情報をすぐに検索でき、急な問い合わせやクレームにも迅速に対応できます。顧客数が多い企業や、長年のデータが膨大にある企業には特におすすめです。

見込み客や潜在顧客の分析は、業績向上に欠かせません。AI搭載CRMなら、過去の顧客データや市場動向を自動で分析し、売上予測や目標設定までサポートします。マーケティング作業が効率化され、専門知識がない場合でも活用しやすい点が魅力です。

グループウェアを導入すべき人・会社

では、どのような人や会社がグループウェアを導入することでメリットを感じやすいのでしょうか。ここでは、グループウェアの導入が特におすすめできる企業やシーンについて解説します。

社員が多く、拠点が複数に分かれている企業では、日常的なコミュニケーションや情報共有が課題になりがちです。グループウェアを導入すれば、スケジュールや資料の共有、回覧板機能での既読管理など、情報伝達の効率が大幅に向上します。毎日顔を合わせる小規模な組織より、規模の大きい会社ほど導入効果が期待できます。

クラウド型のグループウェアは、無料または低コストで利用できるものが多く、導入コストを抑えたい企業にも最適です。顧客管理などの高度な機能までは必要なく、社内の情報共有だけを重視したい場合にも向いています。

CRMの比較表

ここからは実際に、おすすめCRMを比較します。料金・機能・導入実績数を比較した表をご覧ください。

各種サービスの詳細については次の章で詳しく解説します。

CRMおすすめ3選

機能性やコストパフォーマンス、導入実績などを総合的に評価し、特におすすめできるCRMを3つ厳選して紹介します。導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

おすすめのグループウェア2選

おすすめのグループウェアを、機能や使いやすさを基準に2つ厳選しました。比較・検討の際にぜひご活用ください。

まとめ：

CRMは、膨大な顧客情報を一元化し、請求書や見積もり書にアレンジなど、様々な業務効率化が可能です。高機能CRMなら、見込み客を自動的に分析するなど、マーケティングも自動化することが可能です。

グループウェアとの違いは、一言で言えば、顧客管理ができるかどうかでしょう。グループウェア機能のみでは、社内の情報共有はできても、顧客管理はできません。グループウェアは、CRMと比較すると、機能が限定されています。社内の情報共有に長けていて、web会議ができたり、掲示板や回覧板で特定の人物とのコミュニケーションを取ることが可能です。

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