アルバイト・パートの勤怠管理におすすめのシステム10選

目次
• アルバイト・パートの勤怠管理で知っておくべきこと
• アルバイト・パートの勤怠管理にシステムを導入するメリット
• 勤怠管理システムの選び方
• 【比較表】アルバイト・パートの勤怠管理におすすめのシステム
• 【2024年最新】シフト作成ができる勤怠管理システムおすすめ10選
• まとめ：勤怠管理システム選びの相談ならPRONIアイミツへ

アルバイト・パートの勤怠管理で知っておくべきこと

「なぜ勤怠管理を行わなければならないのか」「そもそも具体的に何を管理すればいいか分からない」といった疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。そこでここでは、アルバイトやパートの勤怠管理を行ううえで知っておくべきことをお伝えします。

アルバイト・パートを含む非正規従業員は増加している

近年、アルバイト・パートを含む非正規の職員・従業員が増加しています。総務省統計局の「労働力調査（詳細集計）2023年（令和5年）平均結果の概要」によると、2023年の非正規の職員・従業員数は2124万人と2022年に比べて23万人増加していることがわかりました（2021年から2年連続の増加）。

※出典：総務省統計局『労働力調査（詳細集計）2023年（令和５年）平均結果の概要』

また同調査の中で、非正規の職員・従業員についた主な理由で最も多かったものは、男女共に「自分の都合のよい時間に働きたいから」。フレックスタイム制で働きたいという需要も増加していることがわかりました。

この調査から、増加傾向にあるアルバイト・パートの労働時間の記録、多様な働き方に対する柔軟な勤怠管理は、使用者にとって負担になっていくことが予想できます。

勤怠管理の必要性

「アルバイト・パートの勤怠管理をなぜ行わなければならないのか」。この質問の回答を端的に言えば「法律で定められているから」となります。勤怠管理の目的は「企業が従業員の労働時間を把握すること」にありますが、このことは2019年4月の労働安全衛生法改正により法的義務となっています。これにより、企業が従業員の労働時間を把握していなかったり、把握の方法が不適切だったりした場合、法律違反となってしまいます。

また、従業員の労働時間の記録を5年間保存しなければならないことも労働基準法第109条で定められています。つまり、下記の2点は従業員を雇い入れるうえで、必ず行わなければならないと法律で定められているのです。

上記2点を怠ると、30万円以下の罰金が課せられる可能性があるので注意しましょう。

勤怠における管理項目

厚生労働省のガイドラインでは、アルバイト・パートの勤怠管理を行ううえで下記の表の項目を適切に管理しなければならないと定められています。

勤怠管理の方法

アルバイト・パートの勤怠管理の方法は、タイムカード、エクセル（Excel）、勤怠管理システムの3種類に分かれます。それぞれの方法のメリット・デメリットを表にまとめました。どの方法で勤怠管理を行うべきか迷っている方はぜひ参考にしてください。

タイムカードやエクセルでの勤怠管理の一番のメリットは、低コストで導入できる点にあります。勤怠管理システムの場合、月々の利用料が必要となりますが、タイムカードやエクセルでは、ランニングコストは基本的には発生しません。

一方、タイムカードやエクセルに記録された労働時間を集計したり、転記したりといった手間が必要になるため、アルバイト・パートの管理担当者の業務負担は大きくなり、手作業のため人為的ミスも起こりやすくなります。

勤怠管理システムのメリットは、アルバイト・パートの管理業務の負担が軽減できる点にあります。入力や集計はシステムが自動で行うため業務負担は軽減し、ミスがないかの確認も必要ありません。また、エクセルやタイムカードの場合、集計を行う月末まで従業員の労働時間が分かりません。勤怠管理システムではリアルタイムで従業員の労働時間を管理者が把握できるため、過重労働を未然に防止できます。

さらに、労働に関する法律改正があった場合には、システムが自動的にアップデートされます。最新の法律に即した働き方に対応できる点も、勤怠管理システムのメリットです。デメリットとしては、導入費用や月々の利用料がかかる点が挙げられます。

アルバイト・パートの勤怠管理にシステムを導入するメリット

アルバイトやパート従業員の勤怠管理に、システムを導入するメリットは以下の通りです。

シフト自動作成機能で調整の手間を削減できる

勤怠管理システムの代表的な機能にシフト自動作成機能がありますが、この機能によりシフト調整の手間が削減できます。アルバイトやパートの勤怠管理で最も手間がかかるのがシフトの収集や調整作業でしょう。全員の希望が叶うシフトを作成するのは困難なことで、多くの時間がかかってしまいます。

勤怠管理システムのシフト自動作成機能とは、アルバイトやパート従業員が提出した希望シフトをもとに、シフト表を自動作成してくれる機能のことです。シフト表の自動作成のほかにも、シフトに何らかの変更があった場合にもシステムが自動調整してくれるため、「月の途中でシフト表を一から作り直さなけばならなくなった」といったことも回避できます。

生体認証で不正打刻を防げる

生体認証打刻に対応している勤怠管理システムであれば、ほかの従業員によるなりすましなどの不正打刻を防止できます。対応している打刻方法はサービスによってさまざまですが、中には、顔認証や指紋認証、静脈認証といった生体認証打刻に対応しているサービスもあります。生体認証打刻であれば、アルバイト従業員本人以外が打刻することはできませんので、不正打刻はできなくなります。

タイムレコーダーの場合、「本人は出勤していないのにアルバイト仲間に自分の分も打刻してもらう」といった不正打刻を100%防止することは難しいでしょう。このような不正打刻が積み重なると企業は無駄な人件費を支払わなければならなくなります。生体認証打刻で不正打刻を防止することで、そういった無駄な人件費を削減できます。

急な欠勤でも適切に人材配置ができる

急な欠勤でも適切に人材配置ができる点も勤怠管理システムのメリットとして挙げられます。多くの勤怠管理システムでは、曜日や時間帯ごとに必要な人員を登録しておくことで、自動で最適な人員配置ができる機能を搭載しています。アルバイトやパート従業員の急な欠勤などでシフト表に変更があった場合にはシステムが自動調整し、最適な配置を行います。管理者が調整する必要は一切ありません。

さらに、勤怠管理システムの中には、他拠点や多店舗に対応しているサービスもあり、ある店舗で欠勤が出た場合に他の店舗から応援要員を配置する機能を搭載しているサービスもあります。多店舗展開している企業のアルバイトの勤怠管理に特におすすめのサービスです。

勤怠管理システムの選び方

数多くのサービスがリリースされている中、どのような基準で導入するサービスを選ぶべきなのでしょうか。勤怠管理システムを選ぶ際には以下のポイントに注目してください。

アルバイト・パート従業員もシフトを提出しやすいか

シフト作成機能などの管理者側が便利な機能だけに着目して勤怠管理システムを選びがちですが、従業員側が使いやすいかどうかも確認しましょう。具体的には、アルバイトやパート従業員がシフトを提出しやすいシステムかどうかを確認してください。

勤怠管理システムを使うのは管理者だけではありません。従業員も毎日使うものです。特に、アルバイトやパート従業員のシフト提出がしにくいシステムを選んでしまうと、使い方がなかなか浸透せずに「いつまで経っても従来のシフト提出のまま」となってしまう可能性があるでしょう。いち早く効率的な勤怠管理が実現するよう、管理者だけではなく従業員も使いやすい勤怠管理システムを選びましょう。

多様な勤務体系にあった管理ができるか

自社の勤務体系にあった管理ができるかどうかもシステムを選ぶうえで非常に重要なポイントです。日勤だけの会社、日勤と夜勤がある会社、3交代制の会社など勤務体系は会社によってさまざまです。また、シフト提出の頻度も月に1回だけの会社もあれば、2週間に1回、週に1回など、それぞれの会社・店舗によってシフト管理のルールはさまざまです。

さらに、シフト制以外の勤怠管理もあわせて行いたい場合、固定スケジュールの管理も必要です。まずは自社の勤務体系やルールを洗い出したうえで、アルバイトやパート従業員はもちろん、正社員などさまざまな勤務体系に対応した勤怠管理システムを選びましょう。

導入済のシステムと連携可能か

会計ソフトや給与計算システムなど、ほかの業務システムを導入している場合は、それらの業務システムと連携可能な勤怠管理システムを選びましょう。勤怠管理システムとほかの業務システムを連携することによって、さらなる業務効率の向上が実現できます。たとえば、勤怠管理システムと給与計算システムを連携することによって、アルバイト・パート従業員の労働時間の集計から給与計算までの業務の自動化が可能です。

どの業務システムを連携可能なのかは、サービスによって異なります。最低限、現在使っている業務システムと連携可能な勤怠管理システムを選定しましょう。また、現在使っている業務システムがない場合は、将来的な連携も視野に入れ、連携可能なシステムがより多いサービスを選びましょう。

しかし、システム選定は比較項目も多く自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、以下のボタンからいくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った勤怠管理システムが分かる診断（無料）ができます。ぜひ一度お試しください。

【比較表】アルバイト・パートの勤怠管理におすすめのシステム

ここでは、アルバイト・パートの勤怠管理におすすめのシステムにかかる料金（初期費用・月額料金）を比較しています。無料トライアルの有無もまとめているので、ぜひ参考にしてください。

（価格は税抜き）

アルバイト・パートの勤怠管理におすすめのほとんどのシステムは初期費用無料で導入できます。月額料金の相場は、1ユーザーあたり100円～300円です。

また、おすすめの勤怠管理システムは、無料トライアルでお試し可能です。無料トライアル期間中は、初期設定などのサポートが充実しています。ジンジャー勤怠、ジョブカン勤怠管理、HRMOS勤怠（ハーモス勤怠）では、無料トライアル期間中に設定した内容を本番環境でそのまま使えます。再設定したり、改めてデータを収集したりする必要がないため、スムーズに本格利用に移行できます。

【2024年最新】シフト作成ができる勤怠管理システムおすすめ10選

アルバイトやパート従業員を抱える企業の勤怠管理で最も業務負担が大きいのがシフト作成業務ではないでしょうか。ここでは、シフトの自動作成機能が搭載されている勤怠間システムの中から、特におすすめのサービスを紹介します。

まとめ：勤怠管理システム選びの相談ならPRONIアイミツへ

アルバイト・パート従業員は、働く時間や曜日が一人ひとり違います。そのため、適切に勤怠管理を行おうとすると、どうしても管理者側の業務が重くなりがちです。中には、「毎月末は勤怠管理の締め業務に追われてほかの業務が進まない」といったお悩みをお持ちの方もいるのではないでしょうか。

煩雑になりがちなアルバイト・パートの勤怠管理におすすめなのが勤怠管理システムです。これまでタイムカードやエクセルでは手入力で行わなければならなかった業務の大半を自動化でき、ミスがないかのチェックも不要になります。この機会に勤怠管理システムを導入したい方も多いのではないでしょうか。どのようなサービスを導入したらいいか分からない方はぜひPRONIアイミツにご相談ください。ニーズや予算を伺ったうえで最適なサービスをご提案いたします。

PRONIアイミツでは、さまざまな条件で勤怠管理システムを比較できます。導入実績のある業界・企業規模・使いたい機能などで絞り込み、あなたの会社に最適なサービスを探してみてください。

→勤怠管理システムのランキングはこちら

しかし、シフト作成ができる勤怠管理システムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、勤怠管理システム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った勤怠管理システムが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。