シフト表を自動作成できる!おすすめアプリ14選【2024年最新】
シフト表(勤怠表)の作成において大きな課題となるのが、手間と時間がかかることです。スタッフの希望を聞き、希望をもとにシフト表を作成。人員の過不足を調整しながら、スタッフの力量なども加味して調整する必要もあります。「シフト表の作成をもっと楽にしたい」と思っている人事労務担当者も多いのではないでしょうか。シフト作成アプリを活用することで、従来より大幅にシフト表作成の手間と時間を削減できます。
この記事では、BtoBの受発注を支援するPRONIアイミツが、おすすめのシフト作成ツール14選を紹介します。シフト作成アプリを使うことのメリットや、アプリの選び方なども詳しく解説していますので、シフト作成アプリの導入を検討している担当者はぜひ参考にしてください。
- シフト表(勤怠表)作成業務の課題
- シフト作成アプリとは
- シフト作成アプリを使うメリット
- シフト作成アプリの選び方
- 機能が充実したシフト作成アプリのおすすめ6選
- シフト管理機能を搭載した勤怠管理システムのおすすめ4選
- 勤怠表を無料で作成できるシフト作成アプリのおすすめ4選
- 無料のシフト作成アプリの注意点
- まとめ:シフトの自動作成ツールで、勤怠管理を効率化
シフト表(勤怠表)作成業務の課題
紙やエクセルでシフト表(勤怠表)を作成している企業はまだまだ多いでしょう。まずは、紙やエクセルでのシフト表作成業務の課題を解説します。
- 手書きやエクセルでのシフト表の管理が難しい
- スタッフの勤務調整が難しい
- 労働基準法などの法律違反リスクがある
手書きやエクセルでのシフト表の管理が難しい
手書きやエクセルでシフト表を作成することの大きな課題の一つが、管理が難しい点です。シフト表を作成するにあたってまず考えなければならないのは、日ごとの必要人数の確保です。さらに、スタッフごとの勤務回数を頭に入れなければなりません。それに加えて、スタッフの希望をかなえる必要があります。場合によっては、「この人とこの人は一緒のシフトに入れなければならない」「この人とこの人は一緒のシフトに入れてはならない」というケースもあるでしょう。
これらの要素を担当者の頭だけで考えることは非常に難しく、手作業でのシフト作成はどこかで失敗してしまうことも少なくありません。
スタッフの勤務調整が難しい
スタッフの勤務調整が難しいという課題もあります。たとえば、あるスタッフは比較的簡単な作業が多いのに、別のスタッフは難しい作業が多いといったケースがあります。このケースのようにスタッフ一人ひとりにかかる業務負担に差が出てしまうと、スタッフの不満につながることもあるでしょう。シフト表作成の担当者は、スタッフ一人ひとりの業務負担にまで目配りしてシフト表を作成する必要があります。
また、急にスタッフが休んでシフト表の通りに働けない場合もあります。その場合、別のスタッフに勤務をお願いしなければなりませんが、スタッフ一人ひとりの希望を把握していないと勤怠調整が困難になります。担当者の頭だけで、スタッフ一人ひとりの勤怠の希望を常に把握することは非常に難しいでしょう。
労働基準法などの法律違反リスクがある
労働基準法などの法律違反のリスクがある点も、押さえておくべき課題です。労働基準法などの法律を遵守したうえで、シフト表を作成しなければなりません。たとえば、アルバイトやパートといった働き方でも、勤務時間が週に40時間を超える場合は36協定を締結しなければなりません。さらに、法律によって残業時間の上限も厳しく決められています。
また、22時以降の勤務を18歳未満のスタッフに命じることは原則としてできません。手作業やエクセルでシフト表を作成している場合、「気が付いたら法律違反の働き方をさせていた」となる可能性もあるでしょう。
シフト作成アプリとは
手作業でのシフト作成業務には数々の課題があります。それらの課題を解決してくれるのがシフト作成アプリです。シフト作成アプリとは、煩わしいシフト表(勤怠表)の作成をシステム上で手軽に実現できるアプリです。シフト作成アプリでは、アプリ内でスタッフ一人ひとりから勤務日の希望を集計した後、その結果と各種設定に応じてシフト表を自動作成できます。
シフト作成アプリで設定できる主な項目は以下の通りです。
- 日にちごとの必要従業員数
- 必要な勤務数、休日数
- 総労働時間の上限
- 勤務間インターバル
- 連続勤務上限
担当者は、スタッフの希望を回収することも、スタッフの希望をシフト表に転記していくことも、日ごとに必要な数のスタッフを割り振っていくことも必要なくなります。シフト作成アプリの導入により、アプリで自動作成した勤怠表をアプリ内で従業員に共有するだけで作業が完了し、シフト表作成の工数を大幅に削減できます。
シフト作成アプリを使うメリット
シフト作成アプリ(勤怠表作成アプリ)には、次のようなメリットがあります。
- シフト表を自動作成できる
- 転記ミスなどの人為的ミスを防止できる
- 欠員が出た時に対応しやすい
- 必要な人員を適切に配置できる
- 法律違反のリスクがなくなる
それぞれのメリットについて、以下で詳しく見ていきましょう。
シフト表を自動作成できる
シフト作成アプリを使う最大のメリットは、シフト表を自動作成できる点です。手作業でのシフト作成の場合、従業員の希望を考慮に入れながら、日ごとに必要な人員を割り振っていかなければなりません。また、労働時間や給与などの計算をする必要もあります。
シフト作成アプリを導入すれば、従業員の希望や従業員一人ひとりに設定した労働時間などをもとに、アプリでシフト表を自動作成でき、シフト表作成にかかる作業時間を大幅に削減できるでしょう。
転記ミスなどの人為的ミスを防止できる
シフト作成アプリを使うことで、転記ミスやシフト希望の提出漏れなどの人為的ミスを防止できます。手作業でのシフト表作成の場合、各従業員から出された休みの希望などをシフト表に転記していく作業が必要になります。この時に起こりやすいのが転記ミスです。
シフト作成アプリは、従業員の希望シフトがシフト表に自動で反映されるため、転記ミスがは起こりません。また、シフト希望の提出が遅れている従業員にはアラートで通知される機能も搭載されているため、シフト希望の提出漏れが起こりにくい点もメリットです。
欠員が出た時に対応しやすい
スタッフに欠員が出た時に対応しやすい点も、シフト作成アプリを使うメリットです。手作業でのシフト作成の場合、欠員が出た時には別のスタッフ一人ひとりに連絡して、欠員を埋めなければなりません。出勤できるスタッフを確保できるまで多くの時間が必要になることも珍しくないでしょう。
シフト作成アプリには、従業員に一斉に欠員が出たことを通知できる機能が搭載されているため、わざわざ一人ひとりに連絡する必要はありません。また、多店舗展開している企業であれば、アプリ上で他店舗から応援を要請することも可能です。
必要な人員を適切に配置できる
シフト作成アプリの導入には、必要な人員を適切に配置できるメリットもあります。シフトを作成する際には、従業員の希望のほか、日にちごとの必要従業員数、従業員のスキル・能力などを考慮に入れて適切な人員を配置していきます。従業員の数が増えてくると、シフト管理は複雑になり、最適な人員配置が難しくなっていくでしょう。
シフト作成アプリでは、アプリ上で従業員の過不足が一目で把握できるほか、従業員の能力別にシフトを管理できます。その結果、過不足のない最適な人員配置が可能になり、人件費などのコストの削減にもつながります。
法律違反のリスクがなくなる
法律違反のリスクがなくなる点もシフト作成アプリを導入するメリットです。手作業でのシフト作成では、法律違反のリスクをゼロにすることは難しいでしょう。シフト作成の担当者は、労働基準法などの法律を遵守しなければならないと頭では分かっていても、「気が付いたら労働時間の上限を上回ってしまっていた」というミスをなくすことは難しいからです。
シフト作成アプリには、従業員の働き方が法律違反になりそうな場合にアラートで知らせてくれる機能が搭載されています。シフト作成アプリで勤怠表を自動作成することで法律違反の可能性を最小限におさえられます。
シフト作成アプリの選び方
シフト作成アプリ(勤怠表作成アプリ)は、数多くの製品がリリースされています。そんな中、どのような基準で自社に最適なアプリを選べばいいか分からないという人も多いでしょう。ここでは、シフト作成アプリのおすすめの選び方をお伝えします。
自社の勤務形態・業種と相性の良いアプリを選ぶ
シフト作成ツールを選ぶ際は、自社の勤務ルールとの相性をチェックすることが重要です。たとえば、従業員の大半が9時~18時勤務の正社員だけならベーシックな機能を搭載していれば事足りるでしょう。アルバイト、パートが多い業種や、これから事業拡大をしていく場合は、相応の細かい設定が可能なアプリを選ぶのがおすすめです。
また、自社の業種によっても必要な機能は異なります。特に医療業界や福祉業界は、日勤、準夜勤、深夜勤など働き方が独特です。事前に自社の働き方に対応しているシフト作成アプリかを確認しましょう。
関連記事:医療機関・病院向け勤怠管理システム
関連記事:介護業界向けシフト作成・勤怠管理システム
勤怠管理システムや給与計算ソフトと連携できるアプリを選ぶ
シフト管理アプリ選びの際は、「自社の勤怠管理システムや給与計算ソフトとの連携が可能か」という観点での比較もおすすめ。勤怠管理システムとの連携ができれば、シフト管理アプリで自動作成したシフトデータをそのまま勤怠管理システムに反映することが可能です。
勤怠管理システムで管理しているデータをシフト管理アプリに送れば、予定と実績を比較できます。給与計算ソフトと連携できれば、シフトの作成から給与計算までの業務をすべて自動化できます。
関連記事:給与計算まで自動化できる勤怠管理システム
簡単な操作でシフト提出・複数人の勤怠調整ができるか
シフト表を作成する際には、スタッフからシフト希望を提出してもらう必要がありますが、シフト提出の操作が難しいと、シフト希望がなかなか集まらない可能性も。そのため、「簡単な操作でシフト希望を提出できるか」という観点でシフト作成アプリを比較検討することもポイントです。
また、スタッフ同士がお互いの勤怠予定日・希望休暇日を参照できるアプリもあります。複数人で勤怠調整ができるアプリなら、管理者が勤怠調整を行わなくても、スタッフ同士でシフトの予定を調整することが可能でおすすめです。
機能が充実したシフト作成アプリのおすすめ6選
ここからは、PRONIアイミツ(当サイト)おすすめのシフト作成アプリを紹介します。まずは、機能が充実したおすすめシフト作成アプリ6選を見ていきましょう。
- Airシフト
- 勤務シフト作成お助けマン
- 幹部の右腕
- Optamo
- Shiftmation(シフトメーション)
- らくしふ
Airシフトはリクルートが提供するシフト作成ツール。アプリ1つでシフト収集・シフト作成・シフト調整・シフト共有を完結できる点がおすすめです。シフト自動作成機能では、スタッフから集めたシフト希望を元に、基本的なシフトを自動作成。操作はワンクリックで完結するので誰でも簡単にシフトを作成できます。
「タイムカード機能」も搭載されており、スタッフの出勤・退勤・休憩時間の集計も可能。「概算人件費シミュレーション機能」では日ごとの概算人件費を算出して人件費を可視化。これをもとに、人件費削減・人材への投資など人材配置の最適化を図ることも可能です。
勤務シフト作成お助けマンは、鉄道情報システムが提供しているシフト作成アプリです。他社と比較した特徴は、早番・遅番など記号を割り当てるアプリ「勤務シフト作成お助けマンDay」と、アルバイトやパート向けのアプリ「勤務シフトお助けマン作成Time」の2種類のアプリを利用できる点です。
いずれのアプリも従業員から提出された希望シフトをもとに、独自の最適化システムによってシフト表の自動作成が可能。シフト作成業務の工数を大幅に削減できます。シフト希望は、従業員のスマートフォンから提出でき、シフトに関するやりとりもシステム内で完結する点もおすすすめです。
幹部の右腕はタグジャパンが提供しているシフト作成ツールです。他社と比較した特徴は独自の高性能自動エンジンで、システムが最適な組み合わせを提案し、精度の高いシフト表を自動作成します。
また、搭載するモデリング機能により、最適な人材配置やチーム状況の可視化ができる点もおすすめ。店舗オペレーションの改善に役立ちます。そのほか、工程スケジュール管理機能やスタッフの自動シフト収集機能、勤怠管理機能も搭載しています。
Optamo(オプタモ)は、モーションが提供するシフト作成ツールです。アプリにはスタッフ専用画面があり、シフトの希望を直接入力可能。この機能により口頭による連絡ミスを防ぐことができます。
また、シフト表の自動作成機能も搭載。シフト作成管理者が把握している各スタッフのスキルをアプリにインプットすることで、最適なシフト表を自動作成できます。人員不足が明らかになった場合は、各スタッフや他の事業所にヘルプ要請を出す機能も搭載。
企業全体で人材の最適配置を実現したい企業に、Optamo(オプタモ)はおすすめのシフト管理アプリです。
Shiftmation(シフトメーション)
Shiftmation(シフトメーション)は、株式会社シフトメーションが提供するシフト作成アプリ。人工知能AIが勤怠表を自動作成する点が特徴で、5秒で瞬時に最適な人材配置を提案してくれます。これまで管理者が手動で行ってきたシフト調整をすべて自動化したいなら、Shiftmation(シフトメーション)の導入がおすすめです。また、当番・休憩についても自動割り当てできるため、人材の配置ミスを軽減できます。
らくしふ
「らくしふ」は、株式会社クロスビットが提供するシフト管理システム。LINEでシフトの回収・共有できる点が特徴で、主にLINEを使って従業員とコミュニケーションをとっている企業におすすめです。また、シフトの過不足状況を可視化して、「らくしふ」上で店舗のヘルプ調整を行うことも可能。急な欠員が出た際もスムーズに社内連携できる点が安心です。
シフト管理機能を搭載した勤怠管理システムのおすすめ4選
勤怠管理システムとは、従業員の労働時間を管理できるシステムで、シフト管理機能を搭載したシステムもあります。ここでは、シフト管理機能を搭載した勤怠管理システムを比較し、とくにおすすめの製品4選を紹介します。
- KING OF TIME
- ジンジャー勤怠
- AKASHI(アカシ)
- マネーフォワード クラウド勤怠
別記事「勤怠管理システムを機能や料金で徹底比較」では、2024年最新のおすすめ勤怠管理システムを紹介しています。
「KING OF TIME」は、2004年に提供開始されたクラウド勤怠管理システムです。東京都港区に本社を構える株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供しています。
豊富な打刻方法や残業・休暇管理機能、手厚いフォロー体制、セキュリティ対策など、多彩な機能が強み。シフト表の自動作成機能も搭載しており、スケジュールのパターンは何通りでも作成可能。あらかじめ作成したスケジュールパターンを従業員に割り振っていくことで簡単にシフト表を作成できます。
シフト作成から勤怠管理まで一元管理したいなら、「KING OF TIME」がおすすめです。
- ICカード打刻
- PC打刻・Web打刻
- 静脈認証打刻
- GPS打刻(位置情報記録)
- 自動連携できる給与計算システムあり
- フレックスタイム制への対応
- 変形労働時間制への対応
- 36協定対応のアラート機能
- 打刻漏れアラート設定
- チャットサポートあり
- 画面が見やすくて、マニュアルを見ていない初めて触る方でも操作が容易にできる点がよいと思います。サポートもしっかり対応してくれるので、安心です。
- 直感的に操作しやすくて、ヘルプ無しで今のところ使えています。有休や積立休みバースデー休暇など、休みの管理もしやすいです。
ジンジャー勤怠は、クラウド型人事労務システムの開発・運営を行うjinjerが手掛ける勤怠管理システムです。数ある勤怠管理システムの中でもトップクラスにシフト管理機能が充実しているのが特徴。シフトのパターンは複数作成できるため、さまざまな業種や働き方に対応できます。
また、従業員はスマートフォンやパソコンから簡単に希望シフトを提出することが可能。作成したシフトと実際に従業員が働いた時間の差異をリアルタイムで把握できる機能があり、配置する人員の最適化や無駄な人件費の削減を実現します。
jinjerが提供する給与計算ソフトとデータ連携することで、シフト作成・勤怠管理・給与計算までをすべて自動化できる点もメリット。バックオフィスの業務効率化を図りたい企業にジンジャー勤怠がおすすめです。
- ICカード打刻
- PC打刻・Web打刻
- GPS打刻(位置情報記録)
- 自動連携できる給与計算システムあり
- フレックスタイム制への対応
- 変形労働時間制への対応
- 36協定対応のアラート機能
- 打刻漏れアラート設定
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 今迄は電話で勤怠管理していたが、その手間が無くなった。 振替休日の管理がし易くて、残りの日数が直ぐに分かる。
- 反応がいいです。シフト制なので日勤なのか夜勤なのか午後勤務なのかボタンがあって勤怠管理がしやすいと思います。
AKASHI(アカシ)は、東京都渋谷区に本社があるソニービズネットワークスが提供する勤怠管理システムです。誰でも直感的に操作できるユーザーインターフェース(UI)が最大の特徴で、どのデバイスからでも簡単に勤怠の申請・承認が行えます。
また、AKASHIはシフト作成に関する機能も充実しているのも特徴。管理者権限を持つユーザーは、従業員の資格情報を入力できます。シフトごとに最低1人は資格保有者を出勤させたい店舗にとって、非常に便利な機能でしょう。シフト募集機能も搭載されており、勤務地・期間・必要人数・締め切りを設定することで、簡単にシフトの募集を出せる点もおすすめです。
- ICカード打刻
- PC打刻・Web打刻
- 静脈認証打刻
- GPS打刻(位置情報記録)
- 自動連携できる給与計算システムあり
- 36協定対応のアラート機能
- 打刻漏れアラート設定
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- 設定が簡単で使いやすい。 シンプルで見やすい。 チャットで質問が可能。 残業時間の管理が楽。 給与計算しやすく、不満なし。
- 出勤、退勤、直行、直帰と打刻の種類があり、扱いやすい。 打刻を間違えてしまった時に、訂正を自分でできたらもっと良い。
マネーフォワード クラウド勤怠
マネーフォワード クラウド勤怠は、東京都港区に本社を構えるマネーフォワードが提供する勤怠管理システムです。勤怠情報をクラウド上で管理し、複数人でリアルタイムに編集を行える点がおすすめです。
また、リアルタイムで法改正に対応している点も魅力で、労働基準法を守りながら厳格な勤怠管理も可能。シフト作成・管理の機能も充実し、複数の拠点を持つ企業や、親会社と子会社で締め日が異なる場合でも一つのシステムでシフト管理ができます。
- ICカード打刻
- PC打刻・Web打刻
- 自動連携できる給与計算システムあり
- フレックスタイム制への対応
- 変形労働時間制への対応
- 36協定対応のアラート機能
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 申請のモバイルデバイス対応
- シフトの作成機能
- GUIが他に比べて分かり易く直感的である事。例えば、入力する場合は日時毎に入力できる。また管理者として休日や勤務体系の設定を複数用意でき集計時に大幅な工数削減ができた。
- 以前は紙ベースでの申請だったので、記入の手間や上司の捺印など面倒だった。勤怠管理システムが導入されて、申請がすぐに行えて、漏れもなく、スムーズに申請できるようになった。
勤怠表を無料で作成できるシフト作成アプリのおすすめ4選
これまで手書きやエクセルでシフト表(勤怠表)を作成してきた労務担当者の中には、シフト表の作成のためだけにお金をかけたくないという人もいるでしょう。ここでは、勤怠表を無料作成できるおすすめのシフト作成アプリ4選を紹介します。
- oplus(オプラス)
- R-GROUP
- シフトボード
- シフト勤務カレンダー(シフカレ)
oplus
oplus(オプラス)はOplus株式会社が提供するシフト作成ツールです。上限100ユーザーまで初期費用・月額費用どちらも無料で利用できます。NTTドコモやPR TIMESなど大手企業を含む6,000社以上に導入されており、信頼性も抜群。
たったのワンクリックでシフトを自動作成できる機能のほか、決まった曜日・日付になると従業員へのメッセージを自動で送信できるメガホン機能など多彩な機能を搭載しています。従業員からスマートフォンでいつでもどこからでもシフト希望を出せる点もおすすめです。
R-GROUPはRグループ株式会社が提供しているクラウドツールで、これまでに2,000社以上に導入実績があります。R-GROUPは、利用者数や利用期間の制限なく完全無料で利用できるのが大きなメリット。完全無料でありながら豊富な機能を搭載しており、なかでも注目なのは希望シフトの収集・管理などを効率的に行えるシフト表機能。
シフトパターンを登録することで、簡単操作でスムーズにシフト表を作成できます。就業時間や休憩時間も細かく設定できるので、自社のルールや従業員の勤務形態に合ったシフト管理が可能です。
シフトボード
シフトボードは、株式会社リクルートが提供するシフト管理アプリ。バイトが自身でシフト管理を行うのに最適なアプリケーションで、シフトを入れるだけで自動で給与計算する機能もあります。交通費や残業手当なのの細かい設定も可能で、正確に給与を計算できる点がメリットです。シフトボードのアプリ(iOS・Android)は料金無料となっており、アプリ内課金もなし。すべての機能を費用をかけずに利用できるシフト管理アプリです。
シフト勤務カレンダー(シフカレ)
シフト勤務カレンダー(シフカレ)は、恵比寿ソフト株式会社が提供するカレンダーアプリ。自身のシフトを簡単に登録して、カレンダーで確認できます。アプリはiPhone・Android両方に対応しており、iPhoneカレンダー・Googleカレンダーと連携して使うことも可能です。アプリの利用料金は無料のため、「手軽にシフト管理したい」という人はぜひ一度お試しください。
無料のシフト作成アプリの注意点
無料のシフト作成アプリ(勤怠表作成アプリ)では、導入費用をかけずにシフト作成業務を効率化できますが、無料のシフト作成アプリを利用する際には下記の点に注意が必要です。
- 機能が制限される
- シフト作成アプリと他のシステムの連携が難しい
機能が制限される
無料版アプリと有料版アプリを比較すると、無料版アプリでは機能制限がかけられている場合も少なくありません。たとえば、有料版アプリではシフト表の自動作成機能が利用できるものの、無料版アプリでは利用できない場合などに注意が必要。
また、利用人数に制限がかけられている無料アプリもあります。無料版アプリで自社が利用したい機能・人数を満たせるかどうかは、あらかじめ確認が必要です。
シフト作成アプリと他のシステムの連携が難しい
無料のシフト作成アプリの注意点として、勤怠管理システムや給与計算ソフトとの連携が難しいという点が挙げられます。有料のシフト作成アプリは、勤怠管理システムや給与計算ソフトと連携が可能で、業務効率化に役立ちます。
一方、多くの無料のシフト作成アプリでは、他のシステムとの連携機能は用意されていません。「勤怠管理を含めた労務管理を効率化したい」とお考えの企業担当者には、シフト表の作成だけができる無料のシフト作成ツールより、勤怠管理システムがおすすめです。
まとめ:シフトの自動作成ツールで、勤怠管理を効率化
シフト表(勤怠表)の管理者の頭を悩ませることの一つが、シフト表作成の煩雑さです。シフト表を作成するには従業員の希望を聞き、その希望を考慮に入れながら、その日ごとに必要な従業員を配置していく作業が必要になります。従業員の労働時間やスキル・能力も加味してシフト調整するのは、簡単な作業ではありません。
そんな煩雑なシフト表作成を効率化してくれるのが、シフト表の自動作成ツールです。従業員の希望や従業員ごとの労働時間、スキルなどを設定しておくだけで最適なシフト表を自動作成してくれます。勤怠管理業務を効率化したい担当者にに、シフト作成ツールの導入がおすすめです。
シフト作成ツール・勤怠管理システム選びに迷っている場合は、ぜひPRONIアイミツ(当サイト)の無料診断をご利用ください。いくつかの質問に答えるだけで、希望要件に合ったおすすめのツールを紹介します。
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