シフト表を自動作成できる！おすすめアプリ9選【2022年最新版】｜アイミツSaaS

目次
• 1.シフト表作成アプリとは？
• 2.シフト表作成アプリが解決するシフト管理の課題
• 3.シフト表作成アプリでできること
• 4.シフト管理アプリの導入で解決する5つの問題
• 5.シフト管理アプリを選ぶ際の3つのポイント
• 6.おすすめのシフト表作成アプリ4選
• シフト表自動作成アプリのおすすめサービス機能比較
• 7.無料で使えるシフト表自動作成アプリ2選
• 8.シフト勤務におすすめのスマホ対応アプリ3選
• 9.シフト管理アプリと勤怠管理アプリの違いとは？
• 10.無料で試せるおすすめ勤怠管理アプリ6 選
• 11.シフト管理機能が充実してい勤怠管理アプリ3選
• 12.まとめ

1.シフト表作成アプリとは？

シフト表を自動作成する機能はそれ独自でリリースされているのではなく、シフト管理アプリに搭載されている機能のうちの1つです。

シフト表自動作成機能を使うと、適切な人員を自動的に各店舗、部署に配置することができます。

この機能は事前に必要な設定をしておくだけで自動的にシフト表を作成でき、以後、担当者はシフト作成に悩むこともなくなるので、シフト管理が大幅に楽になるでしょう。

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2.シフト表作成アプリが解決するシフト管理の課題

シフト表自動作成ツールを導入すると、従来型のシフト管理にありがちなミスを未然に防ぐことができますが、そもそもシフト管理を手作業でする場合にはどのような課題があるのでしょうか。

・担当者の経験不足による配置ミス

シフト作成は各従業員の出勤希望日、スキルレベル、曜日ごとの来客数など様々な要素を考慮して行うべき作業です。こうしたファクターが1つでも欠けてしまうと適切な人員配置ができません。しかし、経験の浅い担当者が作成にあたると、重要な検討事項が抜け落ちてしまい、的外れなシフトを作ってしまう可能性があります。その点、自動作成ツールを使えば、担当者の経験値に左右されずに理想的なシフト作成が可能です。

・引き継ぎが難しい

通常のシフト作成は様々な事項を勘案しなければならないため、担当者の経験や勘に頼る部分が大きい作業です。こうした属人的な作業は引き継ぎが難しいのが難点で、その人がいなくなったら現場は混乱します。しかし、自動作成ツールを使えばその心配もありません。

・人件費がかかる

人事担当者が手作業でシフト作成をする場合、作業中の人件費がかかります。また、判断ミスで余分にスタッフを配置した場合、余剰人員分の人件費もかかってしまいます。人間のやることにはミスがつきものなので、手作業でシフト作成をする限りこうした課題はつきまといます。しかし、自動作成ツールを使えば作業コストはゼロ、不要な人員配置が発生することもありません。

・転記、修正ミスがでる

シフト希望を紙で提出してもらった場合、担当者が転記ミスをしてしまう場合があります。また修正希望があっても適切な処理がなされない可能性もあるでしょう。その点、シフト自動作成ツールを使えばシフト希望は専用アプリから提出できるので、転記ミスがでることはありません。また、シフト表は共有されるので修正時にも正確に反映されたか、従業員本人が確認することができます。

これからシフト表自動作成機能があるシフト管理アプリをご紹介いたしますが、
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3.シフト表作成アプリでできること

では、シフト表自動作成アプリでは具体的にどのようなことができるのでしょうか。

シフト表自動作成アプリは、名前の通りシフト表を自動で作成できるツールです。アプリケーション内で従業員1人1人からシフト希望を集計した後、その結果に沿ってシフト表を自動で作成します。

「シフト希望に偏りが生じてしまった場合や、勤務間隔を調整したい場合などにはどうすれば対処すればいいのか？」と疑問に思う方も少なくないでしょう。適正なシフトを作成するため、あらかじめ各種設定を自社のルールに合わせて変更できます。

主に設定できる項目は以下の通りです。
・日にちごとの必要従業員数
・必要な勤務数、休日数
・総労働時間の上限
・勤務間インターバル
・連続勤務上限

この他にも特化した機能を搭載するアプリも多数。例えば、シフトの希望集約に強みを持ち、提出期限間際に従業員にリマインドする機能が備わっているアプリや、複数店舗間でのシフト管理が可能なアプリなど、多様なツールがリリースされています。

4.シフト管理アプリの導入で解決する5つの問題

シフトを自動作成できるシフト管理アプリ。とっても便利なものであることは分かりましたが、アプリ導入によって現行のシフト作成における様々な課題をどのように解決できるのでしょうか。

ここでは従来型のシフト作成でありがちな問題と、シフト管理アプリがどのように問題解決できるかを明らかにします。

4-1.シフト表作成にかかる時間

シフト管理アプリを導入すれば、基本的なシフトは自動作成することができます。これは大きなアドバンテージです。

シフト作成は人事管理業務の中でも特に重要な仕事で、現場の仕事が上手く回るかどうかは、シフトに全てがかかっているといっても過言ではありません。

なぜなら、必要以上の人員配置をすると余分な人件費がかかるので企業にとっては損失です。しかし、必要な人数がいなければ現場は回りません。必要なサービスを提供できないのは企業にとって大きなリスクです。

コスト削減をしつつ、サービスや生産性を向上させるには、スキルの高いベテランスタッフと新人を上手に組み合わせ、適切な人数で回すことが肝心で、現場で求められる適正な人員配置を行うのは、想像以上に重要なことなのです。

このように、シフト作成時には多くの要素を勘案する必要があり、最終的な決定までに多くの時間と労力を要します。それが毎週、毎月あるのですから、管理者がシフト作成に使う総労働時間とエネルギーは莫大なものとなるでしょう。作業にかかる人件費も相当な額になるはずです。

しかし、シフト管理アプリを導入すれば、ボタン1つでシフトが自動作成されます。あっという間にシフト表が作れてしまうので、拍子抜けしてしまうかもしれません。アプリ導入でシフト作成作業から解放されるので、管理者はその時間を本業に費やすこともできます。

4-2.人的ミス

シフト作成を手作業で行う場合、どうしても人的ミスが発生します。

いくら気をつけていても人間のやることに100％はありません。シフトが複雑になればなるほどミス発生の確率は高くなります。手作業でシフト作成を行った場合に、特にありがちなのは「入力ミス」です。

スタッフからシフト希望が提出されたら、管理者は各人の希望に沿ってシフトを作成していきますが、この際に希望日と違う日程を入力してしまうケースは多く、のちのトラブルの原因となります。

それでもシフトが公表された後に管理者、従業員のどちらかが気がつけば修正もできるのですが、双方に確認を怠ったときには当日まで気がつかず、「出勤するはずのスタッフがこない」という事態になりお互いに大慌てする羽目になります。

しかし、シフト管理アプリを導入すれば、従業員は自分のアプリからシフト希望を提出できるので、担当者の入力ミスが発生する余地はありません。

また、シフト表は管理者、従業員の両方で共有されいつでも見ることができるので、仮に間違いがあってもお互いに気がつきやすいでしょう。

さらに、シフト管理アプリを使うと、シフト作成時、修正時にミスがあればアラート警告が出されるので、何か問題があってもその都度発見されます。修正も容易に行うことができるので、トラブルも未然に防ぐことができきるでしょう。

4-3.均等なシフトを割り振り

シフト管理アプリを使えば、均等なシフトを割り振ることもできます。

管理者がシフト作成を自力で行う場合、従業員に均等にシフトを割り振るのも一苦労です。

特に夜勤を伴う複雑な勤務形態をとっている職場では、シフトが網の目の様に複雑で、労働時間の割り振り、公休取得などを均等に設定するのは大変困難です。

こうした作業は手作業はもちろん、エクセルを使っても限界があるので、やはり専用のツールを使うのが確実です。

自社で専用ツールを開発すると、開発費用だけで数百万～数千万、大規模なものになると数億～数十億円かかることもあります。

しかし、クラウド型シフト管理アプリは運営会社がシステムを提供するので自社で用意する必要がありません。非常にリーズナブルな費用で難しいシフトを作成できるのは、人事担当者にとっては大きなメリットです。

4-4.シフト表へ反映漏れ

シフト作成を手作業ですると、シフト表への反映漏れが起こることもあります。

特にスタッフがシフトの申請をする際に、口頭で希望を伝えると連絡ミスが起こりやすくなります。口頭で伝えることの問題は、自分が言い間違えることもあれば、相手が聞き間違えることもあり、そうしたミスの発生確率も高くなる点です。

そうなると、あとで「シフトに入る」と言った、言わないで揉める可能性があるので、シフトの反映漏れという点で大いに問題があるのですが、スタッフが少ない現場ではそうしたシフト管理が行われていることもあります。

その点、シフト管理アプリを利用すれば、シフト希望を入力するのは従業員本人、シフト作成するのはツールなので、使用者との間でトラブルになる可能性は限りなく低くなります。
また、何か異常があればアラート警告がでるので、大事に至る前にデータを修正することができます。

4-5.急な変更への対処

シフト管理アプリを導入すれば、急用ができたり、風邪をひいた、こうした突発的な事情で欠勤がでたときにも、素早く対処することが可能です。

シフト管理を手作業でしている場合は、急な欠勤がでたら控えのスタッフがいない限りは、急きょ代理を探す必要があります。その場合、候補者の選定作業も大変なうえ、休日の予定を変更してまで急な出勤要請に快く応じるスタッフは限られるので、出勤交渉は非常に厳しいものとなります。

そんな日はスタッフが不足したまま現場を回さざるを得ないことも多いでしょう。当然、現場は混乱し、サービスの質も低下します。

また、急な欠勤によりシフト修正の必要がでたときも要注意で、慌てた状態で対処するとミスがでやすく、きちんと人員配置ができていなかったり、逆にシフトが被ってしまうこともあります。

しかし、シフト管理アプリを利用すれば、こうした問題もクリア可能です。シフト管理アプリの中でも最新型のAIが搭載されているものであれば、急な欠勤がでても、手の空いているスタッフを検出すことが可能です。出勤要請の交渉の仕方まで提案してくれるツールもあるので、万が一の際にも安心です。

5.シフト管理アプリを選ぶ際の3つのポイント

シフト管理アプリを導入すれば、シフト作成の際にありがちな課題の大半をクリアすることができます。しかし、シフト管理アプリなら何でも良いと言うことではありません。数あるシフト管理アプリから選りすぐりのものを見つけるためには、次に挙げる3つのポイントに注意することをおすすめします。

5-1.自社の勤務ルールとの相性

シフト管理アプリを選ぶ際は、自社の勤務ルールとの相性を慎重にチェックすることが肝心です。

例えば従業員の殆どが9時～18時勤務の正社員だけならベーシックな機能を搭載していれば事足りますが、アルバイト、パートが多い業種や、これから事業拡大をしていく場合は、相応の細かい設定が可能なアプリを選ぶ必要があります。

例えば、医療業界なら夜勤含む複雑なシフトを管理できる機能が必要ですし、学習塾なら授業ごとの座席管理、人員配置、教師の休憩時間の設定も必要です。飲食業なら店舗を横断して欠勤時にスタッフの補充ができるシステムを搭載したものが望ましいでしょう。

自社のシフト管理に必要なのは何か、という点を明らかにしておけば、相応しいシフト管理アプリを選ぶことができます。

5-2.勤怠管理システムとの連携

シフト管理アプリ選びの際は、自社の勤怠管理システムとの連携が可能かどうかもチェックしてください。

勤怠管理システムとの連携ができれば、シフト管理アプリで自動作成したシフトデータをそのまま勤怠管理システムに反映することが可能です。

勤怠管理システムで管理しているデータをシフト管理アプリに送ることもできるので、計画と実績を比較することもできます。連携用のCSV形式標準フォーマットが搭載されていれば、データの共有が可能なので、既に勤怠管理システムの導入をしている企業は必ず確認しておきたいところです。

5-3.サポート体制

シフト管理アプリ導入の際はサポート体制も確認しておきましょう。

シフト管理アプリで扱うデータは運営の要であり、不具合があれば従業員は自分の勤務日を確認できず、使用者も誰がどこで何時に働くべきか把握ができません。一度問題が起これば現場は大混乱に陥るでしょう。

しかし、サポート体制がしっかりしていればすぐに対処してもらうこともできます。分からないことがあっても速やかに回答をしてもらえるでしょう。

シフト管理アプリを選ぶ時は機能面にばかり目が行きがちですが、導入後は案外こうしたことが重要になりますので、後々のことを想定して、何かあってもすぐにサポートしてもらえるアプリを選ぶことをおすすめします。

6.おすすめのシフト表作成アプリ4選

ここからは今回の本題、シフト表自動作成機能のあるおすすめのシフト管理アプリを9つ紹介します。いずれも業界のなかでは評判の高いものばかりを厳選。それぞれの特徴を見比べてと良いと思ったものがあればぜひ試してみてください。

シフト表自動作成アプリのおすすめサービス機能比較

シフト表自動作成アプリの厳選サービスをコンシェルジュがよく問い合わせを受ける「無料/トライアルプランの有無」「料金」「android対応」「iOS対応」の4つの項目で比較して表にまとめてみました。シフト表自動作成アプリ選びの参考にしてください。

アイミツSaaSではシフト作成×アプリのサービスを他にもご紹介しています。その他のサービスも比較して見てみたい方は、是非以下のページにアクセスしてみてください。

シフト作成×アプリのサービス一覧

7.無料で使えるシフト表自動作成アプリ2選

ここからは、無料で使えるシフト表自動作成アプリを紹介します。シフト表自動作成アプリを導入したいものの、どうしても費用面が気になってしまうという方は、以下の2つのツールをチェックしてみましょう。

シフト表自動作成は有料アプリがおすすめ

ここまで無料でも利用できるシフト表自動作成アプリを紹介してきましたが、毎月料金がかからず利用できるのは非常に心強い反面、どうしても無料だからこそのデメリットがあります。

例えば、仮に無料プランが提供されている場合でも、利用できる機能やユーザー数が制限されてしまうことがほとんど。単にシフト表作成を効率化できればいい、小さな店舗で人数も少ないため問題ないという場合は構わないかもしれませんが、シフト表作成や管理にあわせて勤怠管理も行えるものがいい、多くの従業員が働いているため人数制限があると困るという場合などには、無料アプリではなく有料アプリを使用するのがベストでしょう。

有料のシフト表自動作成アプリであれば、出退勤の打刻や勤怠管理、勤怠データの分析や複数拠点の管理などといった機能が搭載されているだけではなく、ユーザー数は無制限で利用可能です。最近ではAIが搭載されているシフト表管理サービスもリリースされており、収集された希望シフトをもとにAIが公正なシフト表を作成してくれるため、より工数を削減することも可能になっているようです。

8.シフト勤務におすすめのスマホ対応アプリ3選

これまで、シフトを管理する側の人におすすめなアプリケーションについて紹介してきましたが、日頃シフトで勤務している従業員の人たちにとって便利なアプリケーションも多くリリースされています。ここでは、そんなシフト勤務する方がにおすすめなアプリ3選を紹介します。

・シフトボード（https://shiftboard.jp/）
シフトボードは、トップクラスの利用者数を誇るアルバイトのシフト管理・給料計算に特化したスマホアプリです。カレンダー形式で表示されることで、何日にシフトに入っているのかを一目で把握でき、複数勤務先を掛け持ちしているという場合でも対応可能。もしも勤務先がシフト管理サービス「Airシフト」を利用していれば連携でき、希望シフトの提出や調整などもアプリを通じて行えます。

・シフト勤務カレンダー（https://ebisu-soft.com/）
シフト勤務カレンダー、通称「シフカレ」は、スマートフォン上で気軽にシフト管理を行えるカレンダーアプリです。簡単にシフトを登録でき、休みや日勤、早番などのシフトをカレンダー形式で把握可能。いつ出勤かがすぐにわかるのが魅力です。iPhone・Androidどちらにも対応しており、いずれにおいても無料で利用できます。

・シフト給与カレンダー（https://prospect-tech.jp/#business）
シフト給与カレンダーは、シフト管理のみならず給与計算も可能なスケジュール管理アプリです。簡単操作でシフトを登録できるほか、時給・日給両方に対応した便利な給与計算機能を搭載。休日・深夜割増など変則的な割増計算にも対応しており、正確な給与額を一目で把握できます、

9.シフト管理アプリと勤怠管理アプリの違いとは？

ここまでシフト管理アプリの必要性、選び方について解説してきましたが、アプリ導入によってシフト作成、管理作業が大幅に軽減されることがお分かり頂けたと思います。

管理者の方は、アプリ導入によりこれまでシフト作成に費やしていた時間を、本業に使うことができるようになります。複雑なシフト作成で毎月お悩みであれば、ぜひ取り入れて頂ければと思います。

しかし、ここでもう1つ、勤怠管理アプリにも注目をしていただきたいのです。実は勤怠管理アプリにもシフト管理機能があるからです。

ここでシフト管理アプリと、シフト管理機能のある勤怠管理アプリとの違いを明らかにしておきます。

勤怠管理アプリは主に従業員の出退勤状況（＝勤怠）を管理するのが目的で、多くの場合シフト管理機能も含まれています。

勤怠管理システムのシフト管理機能を使えば、シフト希望収集、シフト作成、シフト共有を行うことができます。人員の過不足判定なども可能なので、基本的なシフト管理であれば、シフト管理機能のある勤怠管理システムを導入すれば十分事足りるでしょう。

勤怠管理システムの中の1機能であるので、当然勤怠データをそのまま使うこともできます。
よって、シフト管理アプリの導入をお考えの方は、シフト管理機能のある勤怠管理アプリを導入するのも一手です。1つのツールで勤怠もシフトも両方管理できるのは大変便利です。

ここからおすすめの勤怠管理アプリをご紹介いたしますが、
アイミツSaaSでは、自分にあった勤怠管理アプリ選びに関するご相談を受け付けています。
利用料金は無料ですので、以下の「まずは相談する(無料)」からお問い合わせください。

10.無料で試せるおすすめ勤怠管理アプリ6 選

本特集もいよいよ最後、ここからは勤怠管理アプリを3つ紹介します。ここで紹介するのは全て無料お試しできるものばかり、シフト管理機能を搭載しているものもあるので要チェックです。それぞれの特徴を解説するので、シフト管理アプリと併せてぜひ内容をチェックしておいてください。

11.シフト管理機能が充実してい勤怠管理アプリ3選

次はシフト管理機能が充実している勤怠管理アプリもご紹介します。

12.まとめ

いかがでしたでしょうか。シフト作成はどの企業にとっても負担の大きい作業で、多くの管理者の方が毎週、毎月の作業を軽減したいと考えていることでしょう。

そうした場合は、シフト自動作成機能のあるシフト管理アプリの導入を検討してみてください。

シフト作成には長年の経験が必要で、属人的な要素が強いことから、引継ぎが難しいのがネックです。経験豊富なスタッフがやっているうちは問題ないのですが、キーパーソンが退職したら大混乱になることも考えられます。

また、シフト作成を手作業で行うと、人的ミスの発生が起こりやすく、間違いを放置していると現場のトラブルにつながります。

しかし、アプリを使えばシフト作成は自動でやってくれます。誰でも管理ができるようになるので、企業にとってはリスクヘッジにつながります。

今回紹介したシフト管理アプリは外部の勤怠管理アプリとも連携できるものも多いので、データを共有により管理業務を軽減することもできるでしょう。また相互に得たデータを企業戦略にも役立てることもできます。

ただ、そもそも勤怠管理アプリ自体にシフト作成・管理機能がついていることが多いので、基本的なシフト作成だけなら、勤怠管理アプリがあれば十分カバーできます。今回紹介した勤怠管理アプリは全て無料で試せるので、自社に合いそうなものがあればぜひ一度試しに使ってみることをおすすめします。

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