シフト作成を一括自動化｜シフト管理システムとは？機能やメリットを解説

目次
• シフト管理システムとは
• シフト管理の主な課題
• シフト管理システムでできること
• エクセルでもシフト管理は可能？
• シフト管理システムのを導入するメリット
• シフト管理システムのデメリット
• シフト管理システムのタイプ
• シフト管理システムの選び方
• まとめ：シフト管理システムの導入で、シフト作成をスムーズに

シフト管理システムとは

シフト管理システムとは、企業や組織が従業員の勤務スケジュールを効率的に作成、管理するためのツールです。事前に登録した従業員の資格やスキル、収集した希望勤務時間や休日を考慮して、自動でシフトを作成します。

またシフト管理システムは、急なシフト変更による調整やシフト確定後の従業員への共有も自動で行うことが可能です。シフト管理システムの最大の目的は、シフト作成の工数を大幅に削減することです。従業員および管理者双方のシフト作成・管理の手間が軽減されるため、組織全体の業務効率を向上できます。

シフト管理の主な課題

シフト作成には、多くの課題があります。シフトを作成する際、従業員の勤務可能時間や休暇希望の反映だけでなく、各従業員のスキルや資格に応じた適切な配置が求められます。不適切な従業員の配置は業務の効率を落とすだけでなく、従業員の満足度低下やサービス品質の悪化を招くこともあります。

そして急なシフト変更を迅速に調整することもシフト管理には必要不可欠です。調整業務は再編成業務の負担がかかり、組織全体の効率や士気に影響を及ぼすことも。その他にもシフト作成のミスは、労働力の不均衡や過剰労働問題を引き起こす場合もあります。従業員の人数が多くシフトが複雑なほど、シフト作成業務はより時間と労力を要します。

また2024年1月に、株式会社クロスビットより『シフトワーカーの本音に関するアンケート』が発表されました。

出典：株式会社クロスビット「シフトワーカーの本音に関するアンケート」

シフトを提出する従業員側にとっても「シフトの確定が遅い」「提出に手間がかかる」という不満・悩みがあるとわかります。シフト管理の課題を解決することは、管理者・従業員双方にメリットがあると言えます。

シフト管理システムでできること

シフト管理システムの主な機能を解説します。システムを導入することで、従業員のシフト提出やシフトの自動作成、急なシフト変更への対応やシフト共有が可能です。

希望シフトの提出

従業員が、自分の希望勤務時間や休日を提出する機能です。スマホやモバイルアプリと連携するシステムの場合、場所や時間を選ばず気軽にシフトの提出・編集が可能です。シフト提出の締切に合わせて、アラートを自動設定できるシステムもあり、提出漏れを防ぐことができます。

シフト自動作成・管理

従業員から収集した希望勤務時間と、事前に登録した従業員のスキルや資格をもとに、最適なシフトを自動で生成します。過剰労働や未成年の深夜労働といった法令違反のリスクを警告表示する機能が搭載されていて、法令を遵守したシフトが作成できます。シフト作成業務の工数や、手入力によるヒューマンエラーを大幅に削減することが可能です。

シフト調整

急なシフト変更に、迅速に対応できる調整機能があります。例えば従業員が病気や家庭の事情により急遽休む場合、代替人員を即座に提案してシフトを更新します。他にも、自店舗の人員不足を他店舗から補うための「ヘルプ要請」を出せるシステムもあります。不測の事態にも柔軟な対応が可能です。

シフト自動共有

確定したシフトを、自動メールやアプリを通じて自動ですぐ従業員に通知できます。従業員は店舗に赴かずとも、インターネット環境さえあれば時間や場所を選ばずいつでもシフトの確認が可能となります。

外部システムとの連携

勤怠管理システムや給与計算システムと連携し、データ共有できるシフト管理システムもあります。例えば勤怠管理システムとの連携により、シフトと実際の出勤状況をリアルタイムで比較・分析が可能です。給与システムと連携すると、労働時間データの正確な集計と効率的な給与計算を実現できます。シフト管理システムを導入の際、既存の外部システムと連携したい場合、連携可能かを確認しましょう。

エクセルでもシフト管理は可能？

シフトをエクセルで作成・管理すると間と時間がかかり、手入力によるヒューマンエラーも起きやすいです。また、エクセルではリアルタイムでのデータ共有や更新が難しいです。そのため、もしシフトの急な変更が発生した場合、速やかに全従業員に通知することが困難です。人数の多さやシフトの複雑さに比例し、エクセルでのシフト作成・管理は管理者の負担が増えるでしょう。

一方シフト管理システムは、従業員から収集した希望勤務時間と事前に登録された従業員のスキルや資格をもとに、最適なシフトの自動生成が可能です。業務の効率性向上やヒューマンエラー削減、法規遵守を重視するのであれば、シフト管理システムの導入がおすすめです。

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シフト管理システムのを導入するメリット

シフト管理システムを導入するメリットについて解説します。システム導入により、大幅な業務効率化の向上やヒューマンエラーの削減が期待できます。

シフト作成時間の短縮

従来、管理者が手動で行っていたシフト作成業務の工数を大幅に短縮できます。また急なシフト変更があった場合でも迅速な調整が可能です。管理者はシフト作成にかかる時間を短縮し、より戦略的なタスクに時間を割くことができます。

シフト共有・確認の簡易化

シフト管理システムには、従業員に確定シフトを自動通知したり、従業員がリアルタイムでシフトを確認できる機能があります。シフトの情報透明性が向上し、従業員間でのコミュニケーションがスムーズになります。また従業員が瞬時に自分の勤務時間を把握できることは、プライベートの計画を立てやすくなるため、ワークライフバランスの改善にも寄与します。

人的ミスの防止

シフト管理システムはアルゴリズムを用いたシフト自動生成機能により、シフトの重複登録を防止し、従業員の資格やスキルに応じた適切な配置を行うことが可能です。シフト作成の手入力により起こるミスを削減することは、より効率的でミスの少ない職場環境を実現します。

適切な人員配置による人件費削減

シフト管理システムにより自動作成されたシフトは、企業や組織のニーズに沿った必要最小限の人員配置です。無駄のない正確な人員配置は、人件費の大幅な削減および組織の業務効率向上を実現します。このメリットは特に、人員管理が複雑な業界での運営効率化に貢献します。

労働時間の管理

シフト管理システムは、実際の勤務時間や休憩時間を正確に記録し、残業が発生した場合すぐに把握できる機能があります。過剰労働の防止や、労働法規に基づいた適切な人員配置が可能です。給与管理システムと連携している場合、従業員の労働時間データは給与計算にも活用され、正確な給与計算が反映されます。

シフト管理システムのデメリット

シフト管理システム導入のデメリットについて、2点解説します。デメリットもきちんと把握したうえで、システム導入を検討しましょう。

初期導入費用・月額料金がかかる

シフト管理システムの導入には初期導入費用や月額料金がかかるため、予算が限られる小規模組織にとっては大きな負担となることも。無料プランや無料トライアルを提供するシステムもあるため、まずは積極的な活用をおすすめします。

管理者・従業員への教育が必要

シフト管理システムを導入する際、管理者や従業員はトレーニングを受ける必要があります。企業の適切なトレーニングとサポートの提供は、時間や手間を要するデメリットはありますが、導入後のスムーズな運用および運営の業務効率化に寄与します。

シフト管理システムのタイプ

シフト管理システムは機能や特徴によって大きく3つにわけられます。それぞれのタイプについて解説します。

シフト作成・管理に特化したシステム

最適なシフトの自動生成、従業員への自動共有、急なシフト変更の調整など「シフト管理」に特化したシステム。管理者のシフト作成・管理に費やす時間を削減し、より戦略的なタスクに集中が可能となります。「シフト作成の工数を軽減したい」「手入力による人的ミスを減らしたい」企業におすすめです。

特定の業界に特化したシステム

特定の業界の効率的な運営を支援する機能を搭載したシステムもあります。例えば医療業界は、24時間体制のシフト作成や緊急時の対応が必要です。そのため効率的な勤務交代や患者への継続的なケアを保証するシフトを組む必要があります。他にも製造業向けのシステムでは、生産スケジュールや従業員のスキルセットに合う適切な配置が重要です。

シフト管理だけでなく、勤怠管理の機能も搭載したシステム

勤怠管理システムに、シフト管理機能を搭載したシステムです。シフトと勤怠のデータを一元管理することで、労働生産性の向上とコスト削減を同時に実現し、組織の運営効率の大幅な向上が可能です。特に、人手不足かつ勤怠管理が複雑な製造業、病院や介護施設、大規模な小売店など、厳密な時間管理や効率的なシフト調整が求められる組織におすすめです。たとえば、人気の勤怠管理システム「ジョブカン」「AKASHI」「KING OF TIME」では、直感的な操作でシフトの申請や作成、公開まで可能です。

シフト管理システムの選び方

シフト管理システムの選び方を解説します。シフト管理システムの導入を検討している担当者はぜひ参考にしてください。

自社の勤務形態・業務内容に必要な機能が揃っている

シフト管理システムは多岐にわたる業種や勤務スタイルに対応できるよう設計されていますが、各業界特有のニーズに対応する機能が全てのシステムに備わっているわけではありません。システムを選ぶ際は、自社の勤務形態や業務内容に合致した機能が備わっているかを確認しましょう。

例えば24時間体制の病院では、夜間シフトや祝日勤務も管理する機能が搭載されたシステムが求められます。また、季節によって人員需給が大きく変動するリゾート施設では、繁忙期と閑散期の人員配置を柔軟に調整できる機能が不可欠です。自社のニーズに合う機能を持つシステムを選ぶことが、業務効率化や人件費削減に直結します。

初期費用・月額料金を比較

シフト管理システムの導入には、初期導入費用や月額料金がかかります。初期費用は無料の製品が多いです。月額料金は、ユーザー数に応じた課金形式が一般的で、1ユーザーにつき100円から300円が相場です。

ただし、システムによっては料金の詳細を明確に公表していない企業もあるため、複数システムの料金を比較することをおすすめします。また、無料トライアルを提供するシステムも多く、導入前に実際の使用感を試すことができます。積極的に活用すると良いでしょう。

管理者・従業員が使いやすい

システムの効果を最大限に引き出すためには、管理者や従業員が直感的に操作できるユーザーインターフェースであることが必須です。システムを選ぶ際、まずはデモ版を試用して実際の操作感を確かめましょう。使いやすさは、システムを日常的に使う上で非常に重要な要素であり、業務の効率性の向上に関わります。

外部システムと連携可能

シフト管理システムと既存の外部システムと連携したい場合、連携が可能かを確認しましょう。システム間の連携によりデータの一貫性を保つことで、組織全体の効率と生産性の向上に寄与することができるでしょう。

例えば、労働時間のデータをシフト管理システムから給与計算システムに自動で転送できる機能は、手動でのデータ入力ミスを減らし、給与処理の時間を大幅に削減することが可能です。このように、異なるシステムがスムーズに連携することで、業務の効率化を実現し、最終的にはコスト削減にもつながります。

まとめ：シフト管理システムの導入で、シフト作成をスムーズに

シフト管理システムを導入することで、シフトの作成や変更に伴う調整、従業員へのシフト共有を自動化できます。従来手動で行っていたシフト管理の手間や人的ミスを大幅に削減し、組織の業務効率を格段に向上させることが可能です。また従業員の働きやすい環境を提供することにも寄与します。これにより、企業全体としてもより競争力のある組織を築くことができるでしょう。

シフト管理システム選びに迷っているなら、複数社から見積もりを取って特徴や機能を比較検討することがおすすめです。PRONIアイミツ（当サイト）は、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったシフト管理システムを紹介する診断を用意しています。導入するシフト管理システムを選ぶ際、ぜひご利用ください。