AIを活用してシフト作成をラクに｜おすすめシフト管理システム8選

目次
• シフト作成にAIを活用するメリット
• 【比較表】AI機能を搭載したシフト管理システム
• AI機能を搭載したおすすめシフト管理システム8選
• シフト作成でAIを活用するデメリット・注意点
• AI搭載のシフト管理ツールを選ぶポイント
• まとめ：AI技術を活用して、シフト作成を短縮化しよう

シフト作成にAIを活用するメリット

シフト作成で頭を悩ます店長・管理者におすすめなのが、AI技術を搭載したシフト管理システムの導入。

AI技術によるシフト自動作成機能により、高度で柔軟なシフト管理を可能にします。本章では、シフト作成にAI技術を活用するメリットについて解説します。

シフト作成の簡易化

従業員の人数が多く、勤務形態が複雑であるほどシフト管理は非常に困難です。また経験豊富な従業員と新人従業員のバランスを取り、円滑な組織運営をするためのシフトを組む必要があります。

AI技術を活用したシフト管理システムにより、収集したシフト希望や事前設定を元に、ボタン一つで自動的にシフトを生成できます。シフト作成にかかる工数を大幅に削減できる点がメリットで、店長は他の重要な業務に時間を割くことが可能です。システムの導入は、効率的なシフト管理や業務の最適化に大いに寄与します。

シフト作成時間の短縮

締切日までに全員からシフト希望を収集するのは大変です。場合によっては管理者が、全員へのリマインドもしくは個別連絡の負担が発生することもあります。またLINEやメール、紙や口頭でのシフト収集は、転記漏れや伝達ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすく、従業員の勤務時間に重複や欠勤が発生する恐れも。

スマホがあれば従業員自らシフト申請できるため、提出の心理的ハードルが下がり、提出率向上が期待できるメリットがあります。また、従業員へシフト締切のリマインドや確定後の通知も自動で行います。シフト管理に関するさまざまな業務を自動化・簡易化し、ヒューマンエラーを防ぐことで、シフト作成にかかっていた業務時間を大幅に短縮できます。

急なシフト変更にも対応が可能

離職率が高く、頻繁に従業員が入れ替わる組織では、常に人手不足に悩まされ、既存の従業員に過度な負担がかかりがちです。従業員の疲労やストレスが溜まり、さらなる離職を招く悪循環に陥ることも少なくありません。また適切なシフトを組むことが難しくなり、サービスの質低下に繋がる恐れがあります。

AIによる高度かつ柔軟性のあるシフト自動作成機能は、突発的な欠勤や急な変更にも対応しやすいことがメリットです。従業員のスキルや過去の勤務実績を考慮し、適切な代替要員を迅速に見つけることができます。

適切な人員配置による人件費削減

AI技術により過去の勤務データや現在の要件を分析し、各時間帯や業務内容に対して最適なスタッフ数を割り当てます。例えば飲食店では、ピーク時には多くのスタッフを配置し、閑散時には最低限のスタッフで運営するシフトを作成します。そうすることで、従業員の負担や月々の人件費削減に寄与するメリットがあります。

法令や社内規定の要件を遵守

特に夜遅くまで営業している店では、18歳未満の従業員の勤務時間を守るため、法的な規制に従ったシフト作成が求められます。また、長時間営業の店では、従業員の過剰労働を避けるための注意が必要です。規制を守らない場合は法令違反となり、罰則を受ける可能性も。また従業員のモチベーションが低下し、離職率が上昇し、店舗の運営に支障をきたす恐れがあります。

AI技術により、実際の勤務時間や休憩時間を正確に記録し、残業が発生した場合にはすぐに把握できることがメリットです。過剰労働の防止や、労働法規に基づいた適切な人員配置が可能となります。またAIシステムが給与管理システムと連携している場合、従業員の労働時間データは給与計算にも活用され、正確な給与支払いが実現されます。

【比較表】AI機能を搭載したシフト管理システム

ここからは実際に、AI機能を搭載したシフト管理システムの料金や無料トライアルを比較します。自社にシフト管理システムの導入を検討している管理者はぜひ参照ください。

「oplus」と「Airシフト」は機能制限付きの無料プランが存在します。また、無料プランがなくても、ほとんどのシステムには無料トライアルがあるため、初めての方でも安心して導入ができます。積極的に活用しましょう。

AI機能を搭載したおすすめシフト管理システム8選

2024年現在、AI機能を搭載したおすすめのシフト管理システム（シフト管理ツール）10選を紹介します。各システムの特徴やおすすめポイントをまとめているので、ぜひシフト管理システムを選ぶ際、参考にしてください。

R-Shift

出典：オーエムネットワーク株式会社 https://www.omnetwork.co.jp/

「R-Shift」はオーエムネットワーク株式会社が提供する、導入企業数5年連続No.1（※東京商工リサーチ調べ）のクラウド型シフト管理システムです。利用ユーザー数は400,000人、導入店舗数は20,000店舗の導入実績があります。

シフト作成時間を最短1分で完了させるAI技術や、800以上の標準機能を備え、ユーザーの満足度向上や離職率の低下に貢献します。

料金プランは初期費用は無料、月額料金が100,000円から開始可能。利用する機能や登録従業員数によって変動する課金システムで、例えばスーパーマーケットでは登録従業員数500名で月額料金350,000円、フィットネス組織では1,500名で月額750,000円の費用感です。

shiftmation

出典：株式会社シフトメーション    https://www.shiftmation.com/

「Shiftmation」は株式会社シフトメーションが提供する、クラウド型シフト作成ソフト。医療や介護領域を中心に、夜勤を伴う専門職の難解なシフト作成を強みとしており、280社以上の企業・組織に導入されています。

Shiftmationの最大の特徴は、AIによるシフト自動作成。自動作成ボタンを押すだけで、職員の希望と事業所ごとの勤務条件を考慮したシフト案が完成します。スマホから簡単にシフト提出でき、確定シフトは職員のスマホに自動配布することが可能です。

月額料金は機能制限のあるベーシック、スタンダード、そして全機能が利用できるプレミアムの三段階に分かれており、自社のニーズに合うプランを選ぶことができます。

シフト作成でAIを活用するデメリット・注意点

AIを活用したシフト作成は多くのメリットがありますが、一方でデメリットも存在します。メリットとデメリット、両方を確認した上で導入を検討しましょう。

明確なルール設定が必要

AIでシフトを作成する際に、勤務希望や労働法規、従業員のスキルセットなど多くの要件を考慮する必要があります。要件が曖昧だとAIは適切な判断を下せず、バランスの取れないシフトが組まれてしまう可能性も。

AIの効果を最大限に引き出すためには、組織のシフト作成ルールを明確にし、AIに正確なデータを提供しましょう。またルールが頻繁に変わる場合は、その都度AIを再学習させる必要があります。ただ、時間や労力がかかるため、迅速な対応が求められるような現場では非効率な可能性もあり注意が必要です。AIを導入する際には、明確なルール設定と継続的なデータ管理をしましょう。

急な変更全てに対応できるとは限らない

AIを搭載したシフト管理システムは高度かつ柔軟なシフト作成ができます。ただ、従業員の急な個人的事情や突発的なイベントに完璧に対応しきれるとは限りません。なぜなら、AI技術はデータや事前設定されたルールに基づいて動作するからです。そのため人間である管理者が最終的な判断を下し、システムが対応できない部分を補完することが必要不可欠です。AIは強力なツールですが、全ての状況に対応するには限界があることを理解し、適切な運用を心がけましょう。

AI搭載のシフト管理ツールを選ぶポイント

AI搭載のシフト管理ツールを選ぶ上で、確認すべきポイントについてまとめました。どこまでAIで自動化したいかを自社で検討しておきましょう。

どこまで自動化したいかを検討する

AI機能により自動化できる範囲は、システムによって異なります。基本的なシフト自動作成機能から、急な欠勤対応や法令遵守への対応機能、リアルタイム通知、他にも業界特有の細かなニーズに沿った自動化機能を搭載するシステムもあります。

例えば「R-shift」では、レジ実績から客数や買上点数を予測し、レジの適正な稼働台数を算出する機能や、どのレジにどの従業員が入ったかの実績を確認できる機能を搭載しています。自社の課題に合う、AI自動化機能を持つシステムを選びましょう。

自社の勤務形態・業務内容に必要な機能が揃っている

シフト管理システムは多種多様な業種・勤務形態に対応できるよう設計されています。ですが、必ずしも全システムに各業界特有の細かなニーズに対応できる機能が備わっているとは限りません。シフト管理システムの導入を検討する際は、自社の勤務形態や業務内容に合う機能が備わっているかを確認しましょう。

24時間体制の介護施設では、多様な勤務形態（早出、遅出、夜勤など）と職員のスキルセットを考慮し、バランスの取れたシフトを作成することが重要です。例えば新人同士の夜勤を避けるための設定や、フリーの職員配置という柔軟な人員配置機能は、幅広い業種に対応するシフト管理システムよりも、介護施設に特化した製品を使用した方がいいケースもあります。自社のニーズに合う機能を持つシステムを選ぶことが、業務効率化や人件費削減だけでなく、サービス品質維持に直結します。

管理者や従業員が使いやすい

システムの効果を最大限に引き出すためには、管理者や従業員が直感的に操作できるユーザーインターフェースであることが必須です。システムを選ぶ際、まずはデモ版を試用して実際の操作感を確かめましょう。使いやすさは、システムを日常的に使う上で非常に重要な要素であり、業務の効率性の向上に関わります。

まとめ：AI技術を活用して、シフト作成を短縮化しよう

AI技術を搭載したシフト管理システムを活用することで、より高度かつ柔軟なシフトの自動作成が可能となります。従来、手作業で行っていたシフト管理に関するさまざまな業務を自動化することで、業務効率化だけでなくヒューマンエラーを削減することができます。

しかし、シフト管理システムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、シフト管理システム選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。