【2023年最新】ワークスケジュールとは？エクセルでの作り方や注意点も紹介

目次
• ワークスケジュールとは
• ワークスケジュールに最低限必要な要件
• ワークスケジュール／作業割当表のエクセルでの作り方
• ワークスケジュール／作業割当表の作成におけるよくある課題
• シフト管理システムを活用してワークスケジュールを作成するメリット
• まとめ

ワークスケジュールとは

そもそもワークスケジュールとは、売上や客数の予測をベースにして、店舗を運営する上で必要な業務をいつ・誰に・どれくらい割り振るのかを計画する行為のことです。
また、ワークスケジュールにおいてどのように割り振られるのか決まった後、その内容について従業員に掲示するためのものをワークスケジュール、あるいは作業割当表と呼び、作業を割り当てる一連の行為は「ワークスケジューリング」と呼ばれることも少なくありません。
ワークスケジューリングの結果作られた作業割当表には、それぞれの従業員の勤務時間や割り振られた作業内容を細かく提示するので、売り上げ達成や人件費の適正化などにつながります。

ワークスケジュールに最低限必要な要件

それぞれの従業員の勤務時間や作業内容を整理し提示するのがワークスケジュールですが、ワークスケジュールを管理する上では最低限必要な要件があるため、あらかじめおさえておきましょう。
例えば、ワークスケジュールに必要な要件としては以下があげられます。

・日毎、時間帯毎に作業内容が示されている
・どの従業員が、どのタイミングで、どの作業を行うのか示されている
・定時行う作業のみならず、随時発生する作業に関しても明示されている
・それぞれの作業に必要となる時間やスキルについても明示されている
・それぞれの作業に必要となるスキルの所有者が揃っている
・それぞれの従業員に対して公平に業務が割り振られている
・無理や無駄、ムラのない内容である

ワークスケジュール／作業割当表を作成する際には、上記のポイントに注意しましょう。

ワークスケジュール／作業割当表のエクセルでの作り方

ワークスケジュール／作業割当表をエクセルで作成したいと考えている方も多いのではないでしょうか。
そこでここからは、エクセルでどのように作成するのかを簡単に説明していきます。

はじめに作業内容やスタッフのスキルなどを整理しておく

ワークスケジュール／作業割当表を作成し始める前に、まずは作業内容やそれぞれのスタッフのスキルについて整理しておきましょう。
各曜日ごと、時間帯ごとに必要とされる業務内容・作業内容を1つずつ洗い出していき、出勤予定の従業員に割り振っていきます。また、それぞれの従業員のスキルについても把握しておかなければ、その日の作業を無事に完遂できる状況なのかどうか正確に判断できません。必要となる作業をできる限りスムーズに終えられるよう、作業内容のみならず従業員についてもきちんと知っておくことが重要です。

DATE関数を使って日付を記入する

作業内容やスタッフのスキルなどについて整理し終わったら、表を作成するために「DATE関数」で日付を入力していきましょう。
まず準備として、年月を表示させる場所を作ってください。これは一例ですが、A1に「2022」と入力し、B1に「年」、C1に「1」、D1に「月」と入力することで、「2020年1月」となります。そこまで完了したら、日付を表示させたいセル（仮にB2とします）に「=DATE(A1,C1,1)」と入力すると、「2022/01/01」という形で日付が表示されます。隣のセルに「=B2+1」と入れれば「2022/01/02」、ドラッグしていけば順々と日付を入力することが可能です。
縦軸・横軸どちらにもドラッグして入力できるので、自分たちの決めたフォーマットに沿って日付を入力していきましょう。

WEEKDAY関数を使って曜日を記入する

ワークスケジュール／作業割当表を作成するには、日付だけでなく曜日も示しておかなければなりません。「WEEKDAY関数」を利用して曜日を記入していきましょう。
例えば、先ほど日付を入力したシートで「2022/01/01」と表示されているB2の隣（＝B3）に「=WEEKDAY(B2)」と入れれば、「7」が表れます。そこからドラッグしていくと、1〜6の数字が表れるのです。ちなみに、7は土曜日のことであり、日曜日が1、月曜日は2、と増えていく仕組みです。
数字だとわかりづらいため、月〜日で表示させるために、右クリックから「セルの書式設定」に進んでください。「ユーザー定義」の種類に「aaa」と入れれば、曜日で表示させることができます。「ddd」の場合は、英語の曜日表示です。

COUNTA関数を使って出勤日数を記入する

従業員が1月あたりに何日間出勤しているのかもシートで確認できるようにしておきたいところですが、その場合は「COUNTA関数」を使いましょう。
「COUNTA関数」であれば、文字や数字が入力済みのセルがどれほどあるのか数えられます。例えば、シート内で「出勤」と書かれているセルだけカウントしたければ、「COUNTA関数」で範囲を指定し数えることで自動計算が可能です。出勤しすぎ、あるいは出勤数が少なすぎなどを整理するために便利でしょう。

COUNTIF関数を使って時間帯ごとの稼働人数を記入する

ワークスケジュール／作業割当表を作成するからには、スタッフの過不足がないかどうか、出勤状況・稼働状況について確認できるようにしなければなりません。その場合には、「COUNTIF関数」を使って時間帯ごとの稼働人数を記入しましょう。
例えば、もしもシフトを日勤・夜勤で分けている場合、COUNTIF関数（=COUNTIF(範囲,検索条件)）を用いて範囲選択と"日勤"や"夜勤"などと入力するだけで（例：「=COUNTIF(D5:C15,"日勤")」）、日勤の人数や夜勤の人数をすぐに算出することが可能です。

SUM関数を使ってその日ごとの出勤人数を記入する

日毎の出勤人数などを把握したい場合には、「SUM関数」を活用しましょう。SUM関数を使うことによって、指定された範囲内の数字を合計することができます。
先ほど説明した通り、COUNTIF関数を使って日勤や夜勤、早番、遅番といった時間帯ごとの人数を算出してから、そこで算出された数字をSUM関数を用いて合計し、その日全体の出勤人数を算出しましょう。アレンジを加えれば、従業員別の合計出勤日数や出勤時間数なども表示させることが可能です。合計した数字を表示させたい場合には、SUM関数を使いましょう。

それぞれの従業員に作業内容を割り当てる

上記で説明してきた通りにシートを作成し、従業員の出勤状況を一目で把握できる状態にしたら、あとはそれぞれの従業員に作業内容を割り当てていきます。
ここで重要なのが、単純に作業を割り当てていけばいいというわけではないということ。必ずMH（マンアワー）管理を意識しなければなりません。作業を1人で行った場合にかかる時間＝MHを把握し、それぞれの作業に必要となるMH、投下したMH、足りない分・過剰な分のMHについて管理することで、どの作業・どの時間帯にMHが不足しているのか、あるいは足りすぎているのか整理することができます。
もしも自店舗だけでは足りないMHを満たすことができないという場合には、早めの段階で他店舗などにヘルプを依頼するべきです。

ワークスケジュール／作業割当表の作成におけるよくある課題

ここまでワークスケジュール／作業割当表のエクセルによる作成方法について簡単に説明してきましたが、ワークスケジュール／作業割当表の作成においてはさまざまな課題が残されています。
もっとも大きな課題としてあげられるのが、わざわざ作成するのが非常に面倒であるというポイントです。エクセルで作成する場合、関数を使いこなせるようになるまでには時間がかかる場合もあるほか、従業員が多く、あるいは少なくて人数調整が難しい、関数が複雑になっていき処理時間が長くなってしまう、面倒で複雑な作業であるが故にシートの作成が属人的業務になってしまうなどといった、さまざまな問題が残されています。
また、エクセルなどのツールを用いてワークスケジュール／作業割当表を作成する場合、セキュリティ面が脆弱であることも課題の1つです。データの流出や勝手な改ざんなどが起こる恐れも少なくないでしょう。
こういった課題を解決するためには、シフト管理システムなどのサービスを活用するのがベストと言えます。

シフト管理システムを活用してワークスケジュールを作成するメリット

それでは、シフト管理システムを活用してワークスケジュールを作成すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、以下の3つのポイントにしぼってメリットを紹介していきます。

人員配置に関するミスを減らすことができる

シフト管理システムを活用してワークスケジュールを作成することによって、人員配置に関するミスを大幅に減らすことが可能となります。
ワークスケジュールを作成する上で非常に難しいのが、適切な人員配置を行うということです。それぞれの作業内容や従業員のスキルについて把握し、公平に割り振っていく必要がありますが、手作業でシートを作成している限りは偏りが出てしまうこともゼロではありません。
しかし、シフト管理システムを活用すれば、従業員の出勤日や出勤時間などをまとめてリアルタイムに管理することができるので、適切なシフト状況をシミュレーションしながらよりベストな人員配置を行えるでしょう。

シフト表やワークスケジュールをスムーズに作成できる

シフト管理システムを活用してワークスケジュールを作成することで、シフト表やワークスケジュールをスムーズに作成できるのも大きなメリットです。
従業員からのシフト希望をシステム内でまとめて管理し表に反映できるだけでなく、集計やシミュレーションなどさまざまな機能を活用してスピーディにシフト表やワークスケジュールを作成できるので、シフトを作成している管理者だけでなく、シフト表を早く確認したい従業員にとってもうれしいポイントと言えるでしょう。

業務改善やコストダウンにもつながる

シフト管理システムを活用してワークスケジュールを作成することで、業務の改善やコストダウンにもつなげることができます。
過不足のない適切な人員配置が叶うことによって業務が改善できるだけでなく、これまでのように必要以上の人員配置も減ることとなるため、人件費の高騰に悩んでいる場合にも非常に効果的です。
加えて、シフト管理システムを導入すれば、複数店舗の出勤データをまとめて管理することも可能に。集計されたデータを店舗戦略における新たた材料として活用することもできるでしょう。

まとめ

今回は、ワークスケジュール／作業割当表の作成について簡単に説明してきました。
エクセルでも作成できないわけではありませんが、関数が複雑で作成が面倒になってしまう、作成業務が属人化してしまう、動作が遅くなってしまなどさまざまなデメリットがあるため、シフト管理システムや勤怠管理システムなどを活用する方がいいでしょう。

アイミツでは、「スケジュール管理・シフト管理機能でおすすめの勤怠管理システム10選【2022年最新版】」や「アルバイトのシフト管理でおすすめの勤怠管理システム16選【2022最新】」、「勤怠管理システムとは？メリットと事例を具体的に解説【2022最新版】」などで詳しく解説しているので、ワークスケジュールについてより効率化させたい方はぜひチェックしてみましょう。また、気になることがあればぜひアイミツにお問い合わせください。