申請書の検索機能があるワークフローシステムおすすめ10選

目次
• ワークフローシステムとは
• 申請書の検索機能があるワークフローシステムの導入メリット
• 【比較表】申請書の検索機能があるワークフローシステム
• 申請書の検索機能があるワークフローシステムおすすめ10選
• ワークフローシステムの選び方
• まとめ：ワークフローの検索機能でコンプライアンス強化を実現しよう

ワークフローシステムとは

ワークフローは、業務の一連の流れを図式化したものを指します。もともとは製造業でよく使われていた言葉で、製造工程を図式化することで業務の効率化を図ることを目的としたものです。現在では、製造業に限らずあらゆる業種や職種で用いられています。

ワークフローシステムとは、社内稟議の流れを電子化、自動化できるシステムのことです。業務上必要な手続きや作業を電子的な方法で定義し、定義に従って業務を推進させ、その様子をモニタリングできるソフトウェアのことをワークフローシステムと言います。

稟議の場面を例にとって、ワークフローシステムがどのように働くかを見ていきましょう。一般的に、稟議は申請から上長による承認、責任者の決済という手続きが踏まれます。紙の稟議書ベースの場合、申請者が稟議書を上長や責任者に手渡さなければなりません。一方ワークフローシステムを活用した場合、申請から決済までの一連の流れをソフトウェア上で完結できるため、業務効率の大幅な向上が期待できます。

申請書の検索機能があるワークフローシステムの導入メリット

申請書の検索機能があるワークフローシステムには数多くの導入メリットがあります。ここでは、主要なメリット5つを解説します。

申請書の検索機能があるワークフローシステムを導入することで、目的の申請書類をキーワードや条件で素早く探し出すことが可能になります。紙やメールでのやり取りとは異なり、フォルダを開いて一つずつ確認する手間が省け、業務の効率化につながることは大きなメリット。

特に申請書類の数が多い企業においては、担当者の検索時間を大幅に短縮でき、業務スピードの向上を実現できます。

検索機能を活用することで、過去の申請履歴や承認状況を抽出・集計でき、業務の見える化が実現します。たとえば、経費申請の傾向や承認の滞留箇所などを可視化することで、業務改善のヒントが得られます。分析データを利用することで、社内稟議の効率化やコンプライアンス強化にもつながります。

申請書の検索機能があるワークフローシステムの最大のメリットは、業務効率の改善ができる点です。申請から承認、決裁までのすべての業務をソフトウェア上で行えるため、紙ベースの場合と異なり、承認や決裁の担当者を探す手間・時間を省けます。

また、どの申請書がどの段階にあるかを即座に把握できるため、申請から承認までのプロセス全体がスムーズになることもメリット。担当者の不在時でも他の管理者が状況を確認・対応でき、承認の停滞を防止します。

クラウド型のワークフローシステムであれば、インターネット環境さえあればどこからでも申請はもちろん、承認、決裁の手続きが行えます。そのため、たとえば責任者の出張帰りを待つということや、稟議書を提出するためだけに出社するということも必要ありません。紙ベースの申請手続きと比べると意思決定のスピードも大幅にアップします。

さらに、コスト面のメリットも見逃せないポイントです。ペーパーレスですべての申請業務を行えるので、紙代や印刷代、郵送代などのコストが削減できます。決済された書類はソフトウェア上に蓄積されるしくみのため、書類を保管しておくスペースも必要なくなります。

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【比較表】申請書の検索機能があるワークフローシステム

ここからは実際に、申請書の検索機能に対応するワークフローシステムを比較します。料金や機能、導入実績数を比較した表をご覧ください。

上記比較表をご覧の通り、申請書の検索機能に対応するワークフローシステムは、クラウド型が主流です。上記サービスの多くは無料トライアル、または無料プランを利用可能。本格導入前に活用し、検索機能をお試しすることをおすすめします。

申請書の検索機能があるワークフローシステムおすすめ10選

申請の検索機能を搭載するワークフローシステムを導入すれば、申請書類を探す手間が省くことが可能で、より業務効率化に役立ちます。ここでは、申請の検索機能を搭載するワークフローシステムのなかで、とくにおすすめの製品を紹介します。

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ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶポイントは、主に以下の2つです。

ワークフローの導入目的は企業によって異なります。単なる「業務効率化」で終わらない、自社の問題解決につながる機能が備わっているかどうかをチェックしましょう。そのためには、ワークフロー選定前に自社の課題を明確にしておく必要もあります。

ワークフロー導入で手間がかかるのが、既存システムからのデータ移行です。現在のシステムと連携可能なワークフローであれば、スムーズに作業できるでしょう。これまで紙だけで運用してきた企業は、紙のフォーマットをそのまま利用できるワークフローがおすすめです。

まとめ：ワークフローの検索機能でコンプライアンス強化を実現しよう

ワークフローシステムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。PRONIアイミツでは、さまざまな条件でワークフローシステムを比較できます。指定の連携ツールや無料プランの有無など、あなたの会社に最適なサービスを機能1つから探すことができます。
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