【2023年最新】英語対応でおすすめのワークフローシステム10選

目次
• ワークフローシステムとは？ 
• 英語対応のワークフローシステムを検討すべき企業とは？ 
• ワークフローシステムの導入メリット 
• ワークフローシステムの選び方​​
• 英語対応のワークフローシステムおすすめ10選
• ワークフローで覚えておきたい英語
• 英語対応のワークフローシステムまとめ 

ワークフローシステムとは？ 

ワークフローシステムとは、ワークフロー（業務の一連の工程、流れ）を口頭や紙データから、電子化したものです。稟議システム、決済システムとも呼ばれています。
ワークフローシステムとして単体で確立しているシステムはもちろん、ERPやグループウェアの機能として搭載される場合もあります。
また、近年ではクラウド型のワークフローシステムが普及しています。社会的に話題となっている働き方改革に有効であり、業務の効率化に有効とされています。そのため、ワークフローシステム導入を検討している企業も多く、注目を集めています。

英語対応のワークフローシステムを検討すべき企業とは？ 

海外拠点が多い企業、グローバル化を目指している企業は、英語対応のワークフローシステムを導入しましょう。英語対応のワークフローシステム導入を検討していると表明することで、グローバル化を推進する企業、外国人従業員をサポートする企業として、評価が高まるためです。
また、海外拠点を持つ企業が導入する場合、現地で使用できるシステムかを確認しましょう。英語対応のワークフローシステムが、英語圏の国で対応しているとは限りません。動作しない、対応していない場合もあるので、動作環境の確認は行いましょう。

ワークフローシステムの導入メリット 

ワークフローシステムを導入することで、申請の業務効率を向上させ、セキュリティ面の強化にもつながります。データ化により管理がしやすくなり、承認の記録も残せるためです。ここでは、申請・承認作業に課題のある企業が確認しておきたい、ワークフローシステム導入のメリットを3つ紹介します。

意思決定スピードの向上

申請書などのデータ化により、意思決定スピードが向上します。責任者が外出している、不在の場合でも、承認作業が行えるためです。従来の紙データの場合、責任者がつかまらず、承認が行われない事態が多くありました。申請のたびに業務が止まり、効率が悪くなってしまいます。
一方で、ワークフローシステムであれば、承認や引き継ぎをシステム上で完結できます。従来のワークフローよりも早く、意思決定が行えるでしょう。スマートフォンに対応しているシステムも多く、出張や不在がちな管理者でも安心です。承認のためだけに社内に戻る必要もないので、業務の効率化にもつながります。

ペーパーレスでの管理

申請書などのデータ化によって、ペーパーレスを実現させ、コスト削減につながります。紙のデータではなく、電子データでの申請が可能になるためです。また、ファイリングの時間や、保管場所も不要になります。
例えば、紙のデータで業務を行う場合には、膨大な書類を分別し、保管する作業が必要になります。従業員の時間が必要になり、別の業務に取りかかれないので、人件費もかかってしまいます。ワークフローシステムであれば、書類整理の手間を減らし、保管場所も不要です。
さらに、政府もペーパーレス化を推進しており、紙のデータから電子データへの移行は、国全体で求められます。ワークフローシステムの導入によって、簡単に電子データに移行できるでしょう。ペーパーレス化によって、ファイリングの時間、保管場所の削減などコスト削減につながるメリットがあります。

承認ルートで内部統制管理

承認ルートの管理によって、従業員の負担軽減、申請の効率化につながります。ワークフローシステムはルート設定、決裁権限のカスタマイズが可能なためです。
従来の申請は、部署ごとに担当者が異なり、従業員の混乱を招いていました。また、担当社が不在、担当者が変わっていることが周知されていないなどの問題も起きます。
ワークフローシステムであれば、申請書に応じて承認ルートを自動で選択し、担当者を探す必要がありません。また、誰が申請に関与したかも記録できるので、承認の偽装が難しくなります。そのため、内部統制強化が必要な企業にも、ワークフローシステムが役立ちます。

ワークフローシステムの選び方​​

ワークフローシステム導入にあたっては、自社に効果のある、業務改善を見込めるシステムを選ぶのが大切です。ここでは、システム導入にあたって確認が必要な、効率の上がるワークフローシステムの選び方を紹介します。

クラウド型かオンプレミス型か

自社の体制によって、クラウド型とオンプレミス型を選択する必要があります。クラウド型とオンプレミス型では、費用や特徴が異なるためです。
まず、クラウド型はサービス提供側のサーバーを利用するため、サーバー設置費、維持費が必要なく、初期投資を抑えることができます。また、外出先からもワークフローシステムを使用できるため、外出や出張の多い企業に向いています。
一方でオンプレミス型は、自社にサーバーを設置して利用します。そのため、カスタマイズ性が高く、セキュリティも自社で運用できるメリットがあります。
このように、クラウド型とオンプレミス型では特徴が異なります。自社の体制に合わせて選ぶようにしましょう。

操作性が十分か

操作性が高いシステムを導入すると、業務効率とシステムの定着率が向上します。従業員が使いやすく、効果的な運用ができるためです。
例えば、システムを導入しても、使いこなせない、機能がわからない状況であれば、導入の効果は見えません。
そのため、操作性が十分なことを確認して、ワークフローシステムを選ぶ必要があります。事前に、実際に使用する従業員に情報共有を行うなどして、現場が使用できるか確認しておきましょう。

自社の運用体制に合っているか

ワークフローシステム導入前に、自社の体制を確認しておきましょう。自社の体制や目的に合ったワークフローシステムは、業務効率を向上させるからです。
ワークフローシステムも種類が多く、機能や特徴、用途は異なります。例えば、外出先で使用したいのであれば、スマートフォン対応やクラウド型のシステムが必要です。外出先で使えないシステムを選んでしまうと、業務改善にならない可能性も生まれます。
このように、ワークフローシステム前には自社の体制を確認しましょう。導入の目的を考えて、選ぶことが大切です。

他のツールとの連携は可能か

ワークフローシステムと他ツールを連携させることで、操作性向上や、機能拡大につながります。特に、自社が使用しているツールとの連携で、導入もしやすくなるでしょう。
ワークフローシステムはツール連携可能な物が多く、連携によって、さらに効果を発揮するシステムもあります。既存のデータを流用できる場合もあり、移行の効率化、導入の効率化にもつながります。
連携によって従業員の使いやすさにも影響するので、他のツールと連携可能かは確認しておきましょう。

英語対応のワークフローシステムおすすめ10選

グローバル化を推進する企業の場合、英語対応のシステム導入は不可欠です。ここでは、外国人従業員も使いやすい、英語対応のワークフローシステムおすすめ10選を紹介します。

ワークフローで覚えておきたい英語

ここからは、ワークフローで覚えておきたい英語について解説します。特に覚えておきたいのは電子決済、差し戻し、承認の場面で使う英語です。

電子決済の場合

電子決済の場面で使う英語と、英文例をご紹介します。
・電子決済＝Electronic approval
電子決済は従来紙文書で決裁していたものを電子化したものです。混同されやすい言葉に電子署名がありますが、電子署名の英語は「Electronic signature」です。電子決済を用いた例文は以下の通りです。上司に対してお願いをするときは丁寧な英語表現が望ましいでしょう。
・問題がなければ電子決済をお願いします＝Could you please approve the document if there are no problems.
より丁寧な表現にしたい場合は以下の表現もあります。
・この件について承認いただきますようお願いします＝We would appreciate it if you grant us this concession.
お願いをするときは「Please〜」を用いることもありますが、決裁をお願いするのは通常部下から上司です。Pleaseはやや強制力を伴う表現のため好ましくありません。双方の関係性を十分考慮した上の英語表現を心がけましょう。

差し戻しの場合

差し戻しの場合に使われるのは次の単語です。
・否認＝decline
・修正する＝To fix,modify,modulate,amend
・訂正する＝correct
否認した場合に指し戻しをされる仕組みの場合は以下の表現を参考にしてください。
・Can you decline my application so that I can amend it and submit it again?
訳：修正して再度提出できるよう、一旦否認して頂けますか？

承認の場合

承認の場合に多用される英語は以下の単語です。
・電子署名／electric signature
・電子サイン／pen tablet to sign
・デジタル署名／digital signature
自分が電子署名を行う場合の文例は次の通りです。
・I will digitally sign.
訳：電子署名します。
また、紙文書に署名するのと同じ表現を用いることも可能です。
・I will sign the document.
訳：文書に署名します。

稟議の場合

稟議の場合に使う英単語と文例をご紹介します。
稟議には次の4つの単語が使われます。
・internal memo
・the ringi system
・submit a proposal
・request for decisioninternal memo
・I will send you internal memo.
訳：稟議書を送ります。
・Please wait until approval internal memo is granted.
訳：稟議承認が下りるまでお待ちください。
稟議は日本独自の習慣で、海外と日本では稟議の文化が異なります。日本の場合は決済前に関係者に提案や説明を行うことが多く、これが稟議の目的とも言えます。
お伺いという位置づけでフィードバックをもらい、最終案を出すことで決裁者が決裁しやすくなるのです。
一方、海外では決裁者が提案に対してダイレクトに意思決定します。日本の様に複数の関係者の承認を得る商習慣がないことは念頭に置きましょう。

英語対応のワークフローシステムまとめ 

現代ではグローバル化が進み、外国人従業員の雇用や、海外拠点の開設が進んでいます。市場を日本だけではなく、海外に求める企業が増えたためです。
しかし、英語対応のワークフローシステム導入に関しては、できていない企業も多い状況です。英語に対応していなければ、外国人従業員が利用できず、効率の改善にはつながりません。
現在、外国人従業員が増加している、海外拠点を増やしている企業だけではなく、これからグローバル化をすすめる企業もあるでしょう。今は日本人だけでも、これから英語対応のワークフローシステムが必要になる場合もあります。
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