名刺管理システムのおすすめ15選を徹底比較【2024年最新】

目次
• 名刺管理システムの選び方・比較ポイント
• 名刺管理ソフトの主な機能一覧
• 【比較表】法人・個人におすすめの名刺管理システム
• 法人におすすめの名刺管理ソフト12選
• 個人におすすめの名刺管理ソフト3選
• 名刺管理ソフトとは
• 名刺管理ソフトの主な機能一覧
• 名刺管理ソフトのメリット
• 名刺管理ソフトのデメリット・注意点
• まとめ：名刺管理ソフトを導入して名刺の資産化を進めましょう

名刺管理システムの選び方・比較ポイント

まずは、名刺管理システムの選定に際して意識したいポイントを解説します。以下6つのポイントを押さえて自社のビジネスに最適なソフトを選び、長く活用しましょう。

名刺管理ソフトの提供形態には「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つがあります。クラウド型は初期費用・月額料金が安く、インターネット環境があれば場所やデバイスを選ばずに利用できるほか、機能やセキュリティのアップデートをシステム提供会社が実施するというメリットがあります。 

一方、オンプレミス型は初期費用が高額になりがちですが、データを自社で管理するため、セキュリティ面ではクラウド型よりも強固です。また、インターネット環境がなくても利用できます。どちらも一長一短があるので、自社が重視しているポイントに基づいて提供形態を決めましょう。

名刺管理に関して抱えている課題は企業ごとに異なります。名刺管理ソフトの導入を検討している企業は、以下のような課題の解決を望んでいるでしょう。

課題が異なれば、選ぶべきツールも異なります。例えば、名刺管理をアナログからデジタルに移行したいだけなら、検索機能の充実度やデータ化の正確性を考慮することがおすすめです。一方で、名刺管理ソフトで名刺情報の共有をしたい場合は、外部SFA／CRMとの連携機能や顧客データベースの構築ができるものが適しています。

また、名刺管理ソフトの対応規模（法人向け・個人向け）や対応言語はサービスごとに異なるため、自社の規模に合っているか、利用する外国語に対応しているかを必ず確認しましょう。導入前に自社が抱えている課題を明確にすることで、過不足のない最適な名刺管理ソフトを選ぶことが可能になります。

一般的な名刺管理ソフトはOCR機能を利用して、スマートフォンやスキャナで取り込んだ名刺情報をデータ化します。ただし、OCR機能の精度が高くないと従業員が手動で修正を行わなければなりません。業務効率化のために名刺管理ソフトを導入する際には、精度の高いOCR機能を搭載しているサービスを選びましょう。そうすることで、正確かつスピーディーに名刺情報をデータ化することが可能です。

また、オペレーターによる手入力を実施している名刺管理ソフトや、読み込み後の目視確認・修正サービスのあるソフトであれば、より高い精度でデータを取り込めます。

クラウド型の名刺管理ソフトの多くは月額料金制ですが、課金方式はアカウント数に応じた従量課金制、アカウント数無制限の固定月額制など、サービスによって異なります。また、名刺を取り込む際に1枚ごとにスキャン料金が発生することもあります。一方で、オンプレミス型は初期費用が発生します。以下では、名刺管理ソフトで発生する料金の相場を表にまとめました。

上記のように、料金には幅があります。提供形態や機能面で自社に適したサービスが見つかったら、料金も必ずチェックし、予算に合うサービスを導入しましょう。また、追加費用の有無も事前に把握しておくことも必要です。例えば、名刺情報を取り込む機器のレンタル費用や、オペレーターによる手入力で名刺をデータ化する費用などがあります。

名刺管理ソフトを選ぶ際、導入実績数や業界シェアの確認は重要なポイントです。導入実績が多いソフトは、多様な企業ニーズに対応している可能性が高く、信頼性の指標となります。また、業界シェアが高いソフトは、機能のアップデートやサポート体制が充実していることが多いです。さらに、利用者が多いソフトではノウハウが蓄積されており、ユーザー同士の情報交換も活発で、業務の改善に役立つヒントを得られる場合もあります。

名刺管理ソフトを選ぶ際、自社で使用しているツールとのデータ連携が可能かどうかを比較することも重要なポイントです。例えば、CRMやSFA、メール配信ツールなどと連携できれば、名刺情報を活用し、営業活動や顧客フォローをスムーズに行えます。特に、名刺のデータが自動で他のシステムに同期される機能があれば、手作業での入力ミスや情報の重複を防ぎます。また、API連携が可能なソフトはカスタマイズ性が高く、自社の業務フローに合わせた柔軟な運用が可能です。

名刺管理ソフトの主な機能一覧

サービスによってさまざまな機能がある名刺管理ソフトですが、ここでは主要な機能をご紹介します。

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【比較表】法人・個人におすすめの名刺管理システム

ここからは実際に、名刺管理ソフトを比較します。以下の比較表をご覧ください。

法人におすすめの名刺管理ソフト12選

ここからは、法人向けのおすすめ名刺管理ソフトを紹介します。それぞれ特徴が異なるため、自社にあったソフト選びの参考にしてください。

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個人におすすめの名刺管理ソフト3選

ここからは、個人向けのおすすめ名刺管理ソフトを紹介します。法人向けの名刺管理ソフトとは異なり、無料で提供されているので、コストをかけずに名刺管理ソフトを導入したい方は必見です。

名刺管理ソフトとは

「名刺が多くて管理しきれない」「溜まった名刺を整理したいが手間がかかる」「営業活動の効率化のために、社内の人脈を有効活用したい」

このような課題を解決してくれるのが名刺管理ソフトです。名刺に書かれている企業名や氏名、電話番号といった情報をスマホやスキャナで取り込むことで、名刺管理ソフト上で管理できるようになります。保存した情報は簡単に社内共有できるため、営業活動やマーケティングに活用可能です。

「おすすめサービスを知りたい！」という方は、以下からPRONIアイミツ編集部が厳選したおすすめの名刺管理ソフトをチェックしましょう。
法人におすすめの名刺管理ソフト12選
個人におすすめの名刺管理ソフト3選

名刺管理ソフトの主な機能一覧

サービスによってさまざまな機能がある名刺管理ソフトですが、ここでは主要な機能をご紹介します。

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名刺管理ソフトのメリット

名刺管理ソフトには主に4つのメリットがあります。ここからは、名刺管理ソフトがビジネスをどのように支援するかについて詳しく解説します。

名刺管理ソフトには、業務効率化に役立つさまざまな機能が具わっています。検索機能を利用することで、保存した情報を即座に見つけることができ、会社名、氏名、ステータスなどでソートも可能です。このため、一部の情報しか覚えていない場合でも必要な情報に迅速にアクセスできます。また、CRMやSFAと連携することで、名刺管理ソフト内のデータを他のシステムに反映させることができ、重複入力の手間を省くことができます。名刺の読み取り時にはOCR（光学文字認識）機能を使用することで、文字や画像からのデータを正確にデジタル化できます。

また、名刺情報をソフト上に保存すれば紙の名刺を保管する必要がなくなるため、物理的な保管スペースが不要となります。

名刺管理ソフトを導入することで、名刺情報を一元管理でき、個々の社員が名刺を管理している状態や、社内でまとめて管理しているにもかかわらず情報共有が不十分な状況を改善できます。また、名刺情報の更新が容易になるため、常に最新の情報を業務で活用できます。

さらに、どの社員がどのクライアントと接触しているかや、過去の接触履歴を確認できるため、重複した接触を防ぐことや、新たな営業ルートの開拓が可能です。

名刺管理ソフトを導入することで、名刺を物理的に管理する必要がなくなり、情報漏えいのリスクを大幅に軽減します。また、ログ管理機能を具えた名刺管理ソフトであれば、不正利用を抑止する効果も期待できるほか、二要素認証があれば不正なログインを防止。さらに、プライバシーマークを取得しているサービスや定期的な脆弱性診断を実施しているサービスなら、より高い安全性を確保できます。

名刺管理ソフトと他ツールを連携することで、業務効率を大幅に向上させることが可能です。例えば名刺管理ソフトに登録された顧客情報が自動的にCRMへ同期されることで、手動入力の手間を省き、入力ミスやデータの重複を防げます。

また、メール配信ツールと連携することで、顧客リストの作成やターゲット層への迅速な情報発信が可能に。他にも社内チャットツールと連携すれば、名刺情報を基にしたスムーズな社内共有も実現します。他ツールとの連携機能は日常業務の無駄を削減し、より戦略的な業務運営をサポートします。

名刺管理ソフトのデメリット・注意点

多くのメリットがある名刺管理ソフトですが、導入や利用に際して注意したほうがいい点もあります。

名刺管理ソフトの中には無料のサービスも多く登場していますが、機能性の優れたサービスやセキュリティ面で安心できるサービスを希望する際は、有料のサービスを選択するのがベストです。有料の名刺管理ソフトを利用する場合、初期費用や月額料金が発生するため、費用対効果も含めて検討しましょう。

また、無料の名刺管理ソフトを利用する場合も、管理したい名刺の枚数やオペレーターによる入力補正機能を利用する際に別途費用が発生することがあります。導入前に無料で利用できる範囲をしっかり確認しましょう。

少量の名刺なら短時間でデータ化できますが、多く溜まっていると時間がかかります。そのため、定期的に名刺情報をデータ化する習慣をつけましょう。名刺のスキャンを効率化するために、一度に複数の名刺を取り込めるスキャナやOCR機能を活用することをおすすめします。また、データ化の代行サービスを利用することも一つの選択肢です。 

クラウド型の名刺管理ソフトを利用する場合、セキュリティ面はシステムの提供会社任せになります。セキュリティを強化できるというメリットと相反しますが、もしシステム提供会社のセキュリティ対策が脆弱だと、サイバー攻撃を受けて情報が流出する可能性もゼロではありません。安全に名刺情報を取り扱うためには、セキュリティ対策がきちんと施されている名刺管理ソフトを導入することが重要です。

また、名刺情報をはじめとする個人情報の取り扱いに関する研修を実施し、従業員のセキュリティ意識を高めることで、情報漏えいのリスクを最小限に抑える努力も必要です。

まとめ：名刺管理ソフトを導入して名刺の資産化を進めましょう

名刺管理ソフトにはメリットだけでなくデメリット・注意点もあるので、導入に際しては両面を考慮しましょう。また、名刺管理ソフトはサービスごとに特徴があるので、本記事で紹介した選び方やサービスを参考に、自社に最適な名刺管理ソフトを選んでください。

しかし、名刺管理ソフトは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツでは、ITツール受発注支援のプロとして、名刺管理ソフト選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った名刺管理ソフトが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。