名刺管理ソフトの選び方・比較方法6つを徹底解説！タイプ別おすすめ15選も紹介

目次
• 名刺管理ソフトの選び方・比較方法
• 【比較表】名刺管理ソフトの一覧
• 市場シェアの高い名刺管理ソフト3選
• 無料もしくは料金の安い名刺管理ソフト6選
• 周辺業務との連携に強みのある名刺管理ソフト6選
• まとめ：最適な名刺管理ソフト選びで、営業を効率化
• よくある質問

名刺管理ソフトの選び方・比較方法

名刺管理ソフトとは、名刺に書かれている情報を読み取り、管理するソフトウェアのことです。スキャンして取り込まれた情報はデータに変換され、一元管理できるため、社内に情報が散在することなくいつでも検索・閲覧が可能になります。

ここからは、名刺管理ソフトの選び方について詳しく解説します。実際にソフトを導入する際には次の6つのポイントを意識するようにしましょう。

名刺管理ソフトにはクラウド型とオンプレミス型の2種類あり、どちらのタイプを選ぶかが重要なポイントです。クラウド型はインターネット上のサーバーに名刺データを保管するタイプで、システムはシステム提供会社側で用意されます。従量課金制を採用し、月額料金を支払いながら利用するサービスが多いです。自社でシステムを構築しない分、初期費用は安く済みますが、利用を続ける限りランニングコストは発生します。

一方、オンプレミス型は自社内にサーバーを設置してデータ管理を行うタイプです。システム構築は自社対応になるため初期費用は高額になり、導入までにも時間がかかります。オンプレミス型のメリットは、セキュリティ基準を自社で決められる点と、自社仕様にシステムをカスタマイズできる点が挙げられます。現在リリースされている名刺管理ソフトの大半はクラウド型ですが、オンプレミス型との違いを把握した上で選択することをおすすめします。

名刺管理に関する課題は企業ごとに抱えているものが異なります。また、名刺管理ソフトごとに得意とすることも異なるため、導入前に自社が抱えている課題を明確にすることで、過不足のない名刺管理ソフトを選べます。例えば、名刺管理をアナログからデジタルに移行したいだけなら、データ化の正確性や検索機能の充実度を考慮することがおすすめです。例えば、目的の情報をすぐに見つけたい場合は、企業名や名前、名刺交換の日付といった条件で細かく検索できるサービスがおすすめです。

一方で、名刺管理ソフトで名刺情報の共有をしたい場合は、外部SFA／CRMとの連携機能や人脈管理機能を搭載しているサービスが適しています。人脈管理機能があれば商談履歴を残せるので、同じクライアントに別の社員が接触することを防げます。名刺管理ソフトの対応規模（法人向け・個人向け）や対応言語もサービスごとに異なるため、自社の規模に合っているか、利用する外国語に対応しているかを必ず確認しましょう。

名刺をスキャンする方法はサービスごとに異なるため、スマートフォンがあればスキャンできるのか、スキャナが必要なのかは確認しておきましょう。

また、スキャン精度もサービスごとに差があります。名刺交換が月に数枚程度であれば目視チェックができますが、数十枚、数百枚に及ぶ場合は作業が追い付かないため、精度の高い名刺管理ソフトを導入しましょう。高い精度を求めるのであれば、オペレーター入力サービスのある名刺管理ソフトがおすすめです。オプション扱いで追加料金が発生することも多いですが、間違いを減らしてスピーディーにデータ化したい場合は検討しましょう。

名刺管理ソフトの導入時にはコストが発生します。毎月取り扱う名刺の枚数が多ければ費用対効果は高くなりますが、自身で管理できるくらいの枚数しかなければ、ソフトを導入しなくてもよいでしょう。

もし名刺管理ソフトを導入する場合は、料金相場を把握した上でサービスを選定することで、自社にとって適正価格の名刺管理ソフトを導入できるようになります。

上記以外にも追加費用が発生するサービスもあるので、事前に把握しておきましょう。例えば、名刺情報を取り込む機器のレンタル費用や、オペレーターによる手入力で名刺をデータ化する費用などがあります。

名刺管理ソフトを選ぶ際には、導入実績や業界でのシェアを確認しましょう。実績が豊富なソフトは、ユーザーの多様なニーズに応えられる可能性が高く、信頼できる判断材料です。また、シェアの高いソフトは機能の定期的なアップデートや充実したサポートが期待できます。さらに、利用者数が多い製品ではノウハウの蓄積が進んでおり、ユーザー間の情報共有が活発なため、業務改善に役立つアイデアを得られることもあります。

名刺管理ソフトを選ぶ際には、自社で利用中のツールとデータ連携が可能かどうかを確認することも重要です。例えば、CRMやSFA、メール配信ツールと連携できるソフトであれば、名刺情報を活用しながら営業活動や顧客フォローの効率化を実現。さらに、名刺データが自動的に他システムと同期される機能があると、手作業による入力ミスやデータの重複を防げます。また、API連携が可能なソフトはカスタマイズ性が高く、自社の業務プロセスに適した柔軟な運用を実現します。

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【比較表】名刺管理ソフトの一覧

ここからは実際に、おすすめの名刺管理ソフトを比較します。名刺管理ソフトの比較ポイントを押さえられるので、ぜひサービス選定時の参考にしてください。

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市場シェアの高い名刺管理ソフト3選

導入実績数が多く、市場シェアの高い名刺管理ソフトをご紹介します。実績が豊富なソフトは、ユーザーの多様なニーズに応えられる可能性が高く、判断材料として信頼できます。

無料もしくは料金の安い名刺管理ソフト6選

無料プランがある、もしくは比較的ランニングコストの安いソフトを紹介します。

周辺業務との連携に強みのある名刺管理ソフト6選

CRMやSFA、メール配信ツールなど、外部ツールと連携することでさらなる強みを発揮しマーケティングに役立つ名刺管理ソフトを紹介します。

まとめ：最適な名刺管理ソフト選びで、営業を効率化

名刺管理ソフトを導入すれば、名刺管理の効率化が図れ、名刺情報の検索や管理が簡単にできるようになります。さらに、全社的な情報共有も実現するので、ビジネスにも大いに活用可能です。現在、多くの名刺管理ソフトがリリースされていますが、サービスごとに特徴があるため、導入の際はよく内容を調べ、自社に最適なサービスを選ぶことが大切です。

とはいえ、名刺管理ソフトは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツでは、ITツール受発注支援のプロとして、名刺管理ソフト選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。

よくある質問

名刺管理ソフトについて、よくある質問に回答します。

名刺管理ソフトは、名刺データをデジタル化しクラウド上に保管することで、名刺の整理や検索が簡単になり、管理業務を効率化します。また、名刺そのものの紛失や誤廃棄によるリスクを防げます。さらに、名刺情報を社内で共有することでチーム全体で活用しやすくなり、CRMやSFAなど他の業務ツールと連携することで、営業活動や顧客対応の効率も大幅に向上します。

名刺管理ソフトを導入する際には、初期費用や月額料金などのランニングコストが発生する点がデメリットとして挙げられます。また、紙の名刺をデータ化する作業には一定の時間と手間がかかり、初期導入時に負担を感じる場合も。さらに、データをクラウド上で管理する場合、セキュリティリスクや情報漏洩への懸念が残ることも課題です。名刺管理ソフトの導入には、適切な運用体制とセキュリティ対策が必要です。

名刺管理ソフトの基本情報やメリット・デメリットなどについて詳しく知りたい方は営業＆マネジメント人材育成のプロが監修した「名刺管理とは」の記事をご覧ください。