名刺管理ソフトの選び方を徹底解説

目次
• 名刺管理ソフトとは？
• 名刺管理ソフトのメリット
• 名刺管理ソフトのデメリット
• 名刺管理ソフトの主な機能
• 名刺管理ソフトの選び方
• おすすめの名刺管理ソフト6選
• 名刺管理ソフトで効果的に顧客情報を管理をしよう！

名刺管理ソフトとは？

現在、多くの企業から注目をされている名刺管理ソフトですが、そもそもどのようなものなのでしょうか？

そもそも名刺管理ソフトとは？

名刺管理ソフトとは、名刺に書かれている情報をスキャンするソフトウェアのことです。スキャン機能で読み込まれた情報はデータに変換、管理され、いつでも閲覧できます。

スキャンにはスマホやスキャナーを活用し、スマホを使えば外出先でも簡単に読み込みが可能。読み込まれたデータは一元管理できるため、社内に散在している名刺情報を集約できます。データ共有ができれば、バラバラになっていた名刺情報を会社の資産として活用することもできるでしょう。

名刺情報をデータ化すれば、名刺を保存しておく必要がないため、ファイリング用の保管スペースも不要になる点もメリットの一つです。

名刺管理ソフトのメリット

アナログ式の名刺管理を廃止して、名刺管理ソフトを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか？

名刺管理が効率化できる

名刺管理ソフトを導入すると名刺管理を大幅に効率化できます。

名刺枚数が数えられる程度のうちは、管理はそれほど困難ではありません。しかし、数百枚単位になると負担は大きくなります。実際のフォルダ分けが大変、データ化も面倒などさまざまな問題が出てきますが、名刺管理ソフトを導入することで管理作業を効率化できるでしょう。

また、紙の名刺は保管スペースを確保しなければなりませんが、名刺管理ソフトを導入することで必要無くなります。また万が一の紛失の恐れもありますが、データ化によってリスク回避が可能です。

名刺情報をすぐに検索できる

名刺管理ソフトには検索機能があり、必要な情報を検索できます。

検索条件を細かく指定すれば、目的の情報をすぐに入手できるでしょう。社内の名刺情報は一元管理されているため、全社的に導入をすれば自身が所有していない情報についても調べることができます。

名刺管理を紙ベースで行うと、必要な情報を得るのに端から確認をしなければならず、情報を探すにも手間がかかるため効率的とは言えません。その点、名刺管理ソフトを使えば欲しいデータがすぐに手に入ります。また、外出先からも検索できるため、必要なタイミングで情報を得たい方にもおすすめです。

名刺情報を共有・シェアできる

名刺管理ソフトを導入すると、社内で名刺情報を共有・シェアできます。

社内に散在している名刺は、紙ベースで管理する限り共有は困難です。そもそも誰がどのような名刺を持っているかが分からないため、活用のしようがありません。

しかし、名刺管理ソフトを使えば各人の持つ名刺情報の一元管理が可能となります。名刺交換のたびに情報が更新されるため、常に全員が最新情報にアクセスできるでしょう。名刺情報を社内で共有することで、人脈を可視化できるため、新たな営業ルートの開拓もできます。

名刺管理ソフトのデメリット

名刺管理ソフトには多くのメリットがありますが、利用に際してはいくつかの注意点があります。名刺管理ソフト導入にはどのような点に気を付けるべきでしょうか？

費用がかかる

名刺管理ソフトはクラウド型が主流ですが、クラウド型の製品は月額課金制を採用していることが多く、管理すべき名刺枚数が多くなるほど料金はかさみます。利用を続ける限りコストが発生するため、トータルのランニングコストはかなりの費用になってしまうでしょう。

しかし、名刺管理ソフトを導入することでデータ管理が容易になり業務効率化が可能です。さらに、名刺データを全社的に共有することで新たな販路開拓に繋がれば、会社の利益も上がります。費用の話をすればツール導入にかかったコスト以上のリターンを得られることもあるため、費用対効果の観点からは必ずしもデメリットであるとは限りません。

名刺情報のデータ化が負担

名刺管理ソフトを使えば、名刺データを一元管理できますが、名刺を受け取ったら名刺情報のデータ化が必要です。

データ登録はスキャナでの読み込みが必要で、都度データ化する毎に一定の負担がかかります。枚数が多くなると登録作業だけでも大変です。また、必ずしも読み込みの精度が高くないソフトも存在するため、データ登録に失敗することもあるでしょう。

データ化したとしてもSFAなど営業用のシステムに再度登録するなど二重で登録しなければならないことも多く、一連の作業を手間に感じることもあります。

セキュリティ面の安全性

名刺管理ソフトは大変便利ですが、名刺情報の漏洩などセキュリティ面での不安があります。特にクラウド型の場合はデータをインターネット上のサーバーで保存するため、外部脅威にさらされると外部に情報が流出してしまう恐れがあります。

とはいえ、名刺管理ソフトをリリースしている運営会社は、セキュリティ対策に万全の体制を構築しており、実際はセキュリティ事故が起こる可能性は低いです。名刺によって閲覧制限をかけることもでき、内部不正による情報漏洩対策も講じています。むしろ、紙の名刺の方が紛失リスクなどもあるため、思わぬ形で情報が失われる恐れがあるといえるでしょう。

名刺管理ソフトの主な機能

ここからは、名刺管理ソフトに搭載されている機能についてご紹介します。代表的な機能は次の5つです。

名刺情報読み取り

名刺管理ソフトの主な機能の1つ目は名刺情報の読み取り機能です。名刺管理ソフトには、画像から文字を取り込むOCR（光学文字認識）機能があり、スマホで撮影をするだけで名刺情報を取り込めます。また、スキャナを使った読み取りも可能です。しかし、中には精度の低いシステムもあるため、100％正確な読み取りをするには、オペレータの手入力といったサービスを提供しているソフトをおすすめします。オペレーターによる入力サービスを使うと料金はかさみますが、データ登録は正確なものとなるでしょう。

名寄せ機能

名刺管理ソフトは名寄せ機能も搭載しています。会社内では他の人が同一人物の名刺を持っていることがあり、また、異動や転勤、肩書の変更など何らかのきっかけで名刺情報に変更がある場合、同じ人に再度名刺を渡すこともあります。

名刺が数枚であれば名寄せもそれほど複雑ではありませんが、複数名が名刺を持っている場合は複雑です。全ての名刺の名寄せを行うのは大変な作業になりますが、名刺管理ソフトの名寄せ機能を使えば、同一人物か否か自動的に判断できます。

検索機能

名刺管理ソフトには検索機能があり、データ化された名刺をさまざまな条件で検索できます。

例えば企業名や名前、名刺交換の日付といった条件を入力して、該当者の検索が可能です。検索条件を細かくするほど目的のデータをすぐに探せるので、登録数が多いほど重宝するでしょう。名刺管理ソフトは外出先からも利用できるため、外回りの最中に検索をして必要な顧客情報を得ることもできます。

人脈管理

名刺管理ソフトには人脈管理機能があり、社内での人脈関係の共有や商談履歴などを閲覧できます。

人脈管理ができていないと、A社員が営業をかけていたのに、知らずにいたB社員も営業をかけてしまったという事態が起こり得ます。また、A社員が取引先と名刺交換をしたときには営業部にいたが、B社員が取引先と出会ったときは人事部に異動をしていたということもあります。

名刺管理ソフトは、名刺情報がアップデートされるたびに情報が更新されるため、取引先について常に最新情報を手に入れられます。

マルチデバイス対応

名刺管理ソフトはマルチデバイス対応のため、スマホ、PC、タブレットなど各種デバイスでの利用が可能で、いつでも活用できるのが特徴。

登録してある顧客情報をいつでも閲覧できるため、営業先への急な訪問も難なくこなせます。

また、スマホで名刺情報登録もできるため、営業先で貰った名刺をその場で登録可能。紙の名刺を持ち歩くと紛失リスクもあり、そこから情報漏洩の恐れもあります。

名刺管理ソフトの選び方

ここからは、名刺管理ソフトの選び方について解説をします。実際にソフトを導入する際には次の5つのポイントに気をつけるようにしてください。

クラウドとオンプレミスどちらか

名刺管理ソフトにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

名刺管理ソフトの選び方として、いずれのタイプを選ぶのかは重要なポイントです。

クラウド型はインターネット上のサーバーに名刺データを保管するタイプの製品で、システムはベンダー側で用意してもらえます。利用数に応じて料金がかさむ従量課金制を採用していることが多く、多くは月額料金を支払いながらサービスを利用します。自社でシステム構築しない分、初期費用は安く済みますが、利用を続ける限りランニングコストは発生します。

一方のオンプレミス型は自社内にサーバーを設置してデータ管理を行うタイプの製品です。システム構築は自社対応になるため初期費用は高額になり、導入までにも時間がかかります。オンプレミス型のメリットはセキュリティ基準を自社で決められること、自社仕様にシステムをカスタマイズできる点が挙げられます。

現在、リリースされている名刺管理ソフトの大半はクラウド型ですが、オンプレミス型との違いを把握した上で選択することをおすすめします。

名刺登録の簡単さと精度

名刺管理ソフトの選び方として、名刺登録の容易さと精度についても考慮する必要があります。

名刺登録の方法は製品ごとに異なり、スキャンなのかスマホのカメラなのか確認しておく必要があります。また、その精度がどの程度か運営会社ごとに差があるため、事前チェックは欠かせません。電話番号やメールアドレス、住所、氏名など誤字脱字が一つでもあれば機能しないため、精度の低いサービスを導入するのは良い判断とは言えないでしょう。

名刺交換が月に数枚程度であれば目視チェックができますが、数百枚に及ぶ場合は作業が追い付かないため、精度の高いものを導入することが成功の鍵となります。

100％の精度を求めるのであれば、オペレーター入力サービスのある名刺管理ソフトを選ぶのが安全です。オペレーター入力についてはオプション扱いにしている運営会社も多く、その場合は追加料金が発生しますが、精度の高さを求める場合にはおすすめです。

使いやすさ

名刺管理ソフトの選び方として、使いやすさも重要なポイントです。

名刺管理ソフトは使いやすいものでないと、教育に時間がかかります。使い勝手が悪いと判断されれば、結局アナログ式の名刺管理のままになる恐れがあり、定着しない恐れもあるでしょう。

また、名刺管理システムはSFAなど社内の他のシステムとの連携できるかどうかも重要な判断基準となります。外部連携が出来ると業務効率化や業績向上にも繋がるため、既存システムとの連携可否は必ず確認するようにしてください。

そのほか、名刺情報の社内共有がしやすいか、外出先でもスマホなどから利用できるかなども併せてチェックします。

せっかく導入しても使えない・活用できない、不便だと意味がなくなってしまうため、操作感については十分に調べておきましょう。使いやすさを調べるにはトライアルを利用するのもおすすめです。

セキュリティは安心できるか

名刺管理ソフトはセキュリティ体制も選び方の基準に入ります。特にクラウド型の場合はインターネット上のサーバーにデータを保存するため、外部脅威に晒されるリスクを常に抱えており、万が一に備えて堅牢なセキュリティ体制を構築しているサービスを選ぶ必要があります。また、災害時に備えてサーバを複数設置しているかどうかも確認したほうがいいでしょう。

情報漏洩は内部不正によるところも大きいため、内部対策用に名刺情報にアクセス制限をかけられるシステムも必要です。そのためには閲覧できる範囲を限定できる仕組みのある製品を選ぶのがおすすめ。

セキュリティ体制に不安がある場合は、完全自社仕様でシステム構築ができるオンプレミス型を選択するのも一手です。名刺管理システムの選び方として、ぜひこの点も押さえておいてください。

コストと費用対効果

名刺管理ソフトの選び方として、コストと費用対効果についても考慮する必要があります。

名刺管理ソフトの導入時にはコストが発生します。導入後は名刺情報の管理を効率化できるため多くのメリットがあります。しかし、取り扱う名刺枚数が少ない場合は、そもそも必要なのか？という問題もあり、従来通り自己管理でもさほど負担を感じることもないでしょう。導入をしても管理工数が増えるだけになる恐れもあります。社内の情報共有についても運用を見直すだけで解決できることもあるでしょう。

しかし、毎月多くの人と名刺交換をする場合は、コストをかけても名刺管理ソフトを導入する価値はあるでしょう。費用対効果の点ではメリットの方が大きい可能性が高いです。

名刺管理ソフト導入に際しては、表面的な料金だけで判断をするのではなく、自社が求めている使い方ができるのか、コストがそれに見合っているかどうかを判断することが大切です。

おすすめの名刺管理ソフト6選

最後に、これから名刺管理ソフトを導入する方に向けて、おすすめのソフトを6つご紹介します。

Sansan

Sansanは東京都渋谷区に本社を構えるSansanが運営している法人向けクラウド型名刺管理ソフトです。名刺管理の効率化とともに生産性向上、組織力・営業力を強化するために開発をされました。

搭載している機能は名刺管理機能、顧客管理機能、コミュニケーション機能、連携機能、セキュリティ機能の5種類。特徴的なのはオンライン名刺で、オンライン名刺のURLを相手に伝えるだけでオンライン上で名刺交換が可能。リモートワーク時代にはまたとない機能でしょう。データ統合の際には帝国データバンクの情報を付与。マーケティングに最適なデータへと進化させます。

料金プランは3種類。名刺管理を共有する「Lite」、名刺管理から働き方を変える「Standard」、データドリブンな働き方を実践する「DX」の中からプランを選択できます。各プラン共に料金詳細については要問合せです。

Eightプレミアム

Eightプレミアムは東京都渋谷区に本社を構えるSansanが提供する企業向け名刺管理ソフトです。社内の名刺を一括管理するために開発された製品で、デジタルトランスフォーメーションを推進し、営業のチャンスを広げます。

主な機能は名刺共有機能、CSVダウンロード、共有タグで、そのほかオプションサービスも提供。名刺情報をCSV形式で一括ダウンロードできるので、年賀状の宛名作成、メール一括配信などにも活用可能。

料金プランは基本使用料が月額1万円（税抜）、アカウント料は1ユーザーごと月額400円（税抜）で利用可能です。オプションサービスとして「名刺アーカイブ機能」「HubSpot連携機能」を提供しており各機能共に月額5,000円（税抜）で利用できます。

SmartVisca

SmartViscaは東京都渋谷区に本社を構えるサンブリッジが提供する名刺管理ソフトです。Salesforce一体型の名刺活用ソリューションとして、Salesforceを徹底的に活用したい方に向けて開発された製品です。

搭載している機能は名刺データ化機能、人物管理機能、重複防止機能、リスト作成機能、外部データ連携、コンバート連携など。名刺管理に必要な機能は網羅しており、機能面の充実を重視する方にはおすすめです。Salesforce一体型故拡張性の高さでは定評があり、さまざまなシステムとの連携が可能です。なお、Salesforceを利用していない方でも利用できます。

料金プランについては非公開で要見積もりですが、名刺管理専用のサーバーを必要としないため低コストでの運用が可能でしょう。

Knowledge Suite

Knowledge Suiteは東京都港区に本社を構えるナレッジスイートが提供する名刺管理ソフトです。特徴はグループウェア、SFA、CRM、ビジネスアプリケーションがオールインワンパッケージになっている点で、拡張性の高い名刺管理ソフトをお探しの方は必見の製品です。

ユーザー数無制限で利用できるため、利用者の多い大企業に適しています。また、マルチデバイス対応のため外回りの営業社員の多い会社でも重宝するでしょう。

料金プランは全3種類で「グループウエア」が月額6,000円、「SFAスタンダード」が月額5万円、「グループウエア」が月額8万円で契約可。いずれのプランもID数は無制限で利用できます。そのほか、セキュリティ強化など豊富なオプションメニューも用意。クラウド型ながら自社仕様で名刺管理ツールを活用したい方にはおすすめです。

ホットプロファイル

ホットプロファイルは東京都新宿区に本社を構えるハンモックが提供する名刺管理ソフトです。名刺管理だけに留まらず、営業活動で重要な顧客管理もできるのが特徴。営業の生産性を高め、売り上げ向上を支援します。

特徴的な機能は「お客様カルテ」で、顧客情報はカルテの一画面に全て集約。忙しい営業社員も短時間で情報を把握できます。

料金プランは2種類あり、1ユーザー当たりの月額課金制を採用。オンライン名刺交換＋名刺管理ができる「基本パック」は月額3,000円、基本パック＋営業支援ができる「SFAパック」は月額5,000円で契約できます。利用人数に応じたボリュームディスカウントも実施しており、詳細については要問合せ。その他、有料オプションプランも充実のラインナップを誇ります。また、すぐに試せるトライアル版を提供しており、最初の30日間は無料で試せるので活用するといいでしょう。

CAMCARD BUSINESS

CAMCARD BUSINESSは東京都港区に本社を構えるワウテックが提供する企業向け名刺管理ソリューションです。

豊富な機能を搭載している製品で、名刺管理に必要な機能はほぼ網羅。特徴的なのはデータ化速度で、世界最高クラスの画像補正・OCR（文字認識）機能により、僅か5秒で名刺情報を取り込みます。データはすぐに利用できるためビジネスを加速させたい方にはぴったりです。

料金プランは2種類。コストを抑えたい方向けの「STANDARD」は1ユーザーあたり月額1,700円、多くの企業で採用されている「PROFESSIONAL」は1ユーザー当たり月額2,500円で利用できます。いずれのプランも名刺登録枚数に制限はないため、大量の名刺枚数を扱う企業にはぴったりでしょう。

名刺管理ソフトで効果的に顧客情報を管理をしよう！

いかがでしたか。名刺管理ソフトの選び方に関する解説は以上です。

名刺管理ソフトを導入すれば名刺管理の効率化が可能になり、名刺情報の検索や、名寄せも簡単にできるようになります。全社的な情報共有も実現するので、ビジネスにも大いに活用できるでしょう。

現在、多くの名刺管理ソフトがリリースされていますが、製品ごとに特徴があるため、導入の際はよく内容を調べ、自社に最適の製品を選ぶことが大切です。

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