【2025年最新】名刺を一括管理するなら！おすすめソフト16選

目次
• 名刺管理ソフトとは
• 名刺管理ソフトで一括管理するメリット
• 名刺管理ソフトを使うデメリット
• 名刺管理ソフトを選ぶポイント
• 【比較表】法人向けでおすすめの一括管理できる名刺管理ソフト
• 法人向けで特におすすめの！一括管理できる名刺管理ソフト5選
• 営業活動にもおすすめ！一括管理できる名刺管理ソフト5選
• 【比較表】費用を抑えつつ一括管理できる名刺管理ソフト
• 費用を抑えたい人はコレ！一括管理できる名刺管理ソフト3選
• インストール型でおすすめ！一括管理できる名刺管理ソフト2選
• 無料で使える！一括管理できる名刺管理ソフト2選
• 【番外編】個人向け名刺管理ソフト
• 【まとめ】自社にぴったりな名刺管理ソフトを選ぼう

名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトとは、名刺に記されている情報をデータに変換し、管理できるソフトのことです。

紙による管理では、会社名、氏名、メールアドレス、電話番号をすべて手入力しなければなりませんが、名刺管理ソフトを導入すればスキャンだけで簡単に情報を取り込めるため手間いらずです。

また、情報を探す際も、散らばった名刺のなかから見つけるのは大変ですが、名刺管理ソフトを使えば検索するだけですぐに欲しい情報が取り出せます。

名刺管理ソフトで一括管理するメリット

名刺管理ソフトは実際に大変便利なツールですが、顧客情報を名刺管理ソフトで一括管理することによって、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか？

名刺管理ソフトのメリットについて、以下の記事ではさらに詳しく解説しています。
あわせてお読みください。

まず、名刺管理ソフトを導入すれば、情報の更新作業が簡単になります。

顧客の異動情報は変更がある都度、データを入力しなおさなければなりません。しかし、名刺管理ソフトがあればスキャンして読み取るだけでタイムリーに更新できます。

また、一括管理をしている場合は、名刺を交換した社員が更新すれば、自動的にデータが上書きされるため、改めて更新作業を行う必要がありません。情報を整理するうえでの無駄や混乱がなくなり、業務を効率化できます。

名刺管理ソフトは全社的な情報共有にも役立ちます。顧客との名刺交換は社員各自によって行われますが、名刺管理ソフトを導入すれば全社的に情報を共有できます。

スムーズな情報共有は営業活動の効率化にも不可欠です。また、名刺管理ソフトはDMや年賀状の発送など、情報の二次利用も可能。入手した名刺情報を会社のナレッジとして保管するには最適です。

一括管理できる名刺管理ソフトの導入は経営上でも多くのメリットをもたらすでしょう。

従来のように紙の名刺を保存して管理する場合、紛失のリスクは常について回ります。しかし、名刺管理ソフトは名刺の情報をデータ化して保存するため、個人情報の漏洩や紛失のリスクがありません。

また、紙の名刺には保管スペースが必要ですが、名刺管理ソフトを導入すれば保管場所にももう悩まずに済みます。管理リスクを減らせるだけでなく、保管コストの削減にも役立つでしょう。

名刺管理ソフトはインターネット環境さえあればいつでもどこでも使用できるため、スマートフォンやタブレットからも気軽に利用可能。外出先で名刺情報を参照したい場合にも、簡単にデータを確認できます。また、受け取った名刺の情報をすぐに登録したい場合にも便利でしょう。

いちいち名刺を管理するケースやファイルを持ち歩く必要がないため、紛失のリスクをおさえられるのも嬉しいポイントです。  

名刺管理ソフトを使うデメリット

ここまで名刺管理ソフトを活用してデータを管理するメリットについて確認してきましたが、あわせてデメリットもチェックしておきましょう。

名刺管理ソフトを利用する場合、手元にある名刺をスキャンし、データベースに登録する作業が必要です。そこまで枚数が溜まっていない場合にはすぐにデータ化が完了しますが、毎日多くの名刺を交換する営業担当者の場合、1枚ずつ登録していくのが非常に面倒に感じてしまうでしょう。

しかし名刺管理ソフトの中には、複数枚の名刺をスマートフォンで撮影し一気にデータ化できるものや名刺のデータ化代行サービスを提供しているものもあるため、うまく活用することをおすすめします。

名刺管理ソフトは単体で名刺情報をデータベース化して管理できる非常に便利なツールですが、もしもすでに営業支援システム（SFA）や顧客管理システム（CRM）を導入している場合、名刺管理ソフトに名刺情報を登録し、営業支援システムと顧客管理システムにも同様に名刺情報を入力しなければならない可能性があります。

名刺管理ソフトに入力したデータを営業支援システムや顧客管理システムにそのまま連携できる、あるいはCSVファイルとしてエクスポート・インポートが気楽に行えるというケースも多いため、二度手間とならないかどうかは事前に確認しておきましょう。

名刺管理ソフトを選ぶポイント

最後に名刺管理ソフトを選ぶポイントについて解説します。実際に名刺管理ソフトを導入するときにはどのような点に気を付けるべきなのでしょうか？

名刺管理ソフトの選び方について、以下の記事ではさらに詳しく解説しています。あわせてお読みください。

名刺管理ソフトを選ぶ際は、とくに機能面についてよく確認しておきましょう。

ひと口に名刺管理ソフトと言っても、製品によって搭載している機能は千差万別です。単に情報が管理できるだけのものもあれば、営業支援機能がついているものもあります。

いくら評判の良い製品でも、自社に必要な機能がなければ無用の長物となってしまうでしょう。最適な名刺管理ソフトを選ぶには、まず導入目的を明確にすることが重要。何をしたいのかがはっきりすれば、欲しい機能もクリアになるでしょう。

名刺管理ソフトを選ぶときには、どのような取り込み方法が使えるのかを必ず確認しておきましょう。

スマートフォンで撮影して取り込むパターン、あるいは複合機やスキャナを用いて取り込むパターンの大きく2つに分けられます。隙間時間を活用しながら気軽に名刺情報のデータ化を行いたいのであればスマホで撮影するソフトがおすすめ。一方で複合機やスキャナを用いて取り込む場合、100枚程度であれば5分ほどで読み取りできるため、大量の名刺情報をまとめてデータ化したいという場合にはうってつけです。

もしもすでに名刺が大量に保管されており、一からデータ化するのは厳しいという場合には、データ化サービスを別途依頼しましょう。

多くの名刺管理ソフトにはOCR機能が搭載されており、写真に撮影された名刺やスキャンされた名刺は自動でデータ化されますが、うまく名刺を読み込めずに誤った状態でテキスト化されてしまうケースも。そのため、OCR機能だけでなくオペレーターによるチェック・修正サービスのある名刺管理ソフトだとなお安心でしょう。

精度に関しては利用してみないとわからない部分も多いので、無料トライアルを活用して確認することをおすすめします。

数ある名刺管理ソフトの中から1つを選ぶ際には、料金体系が自社に合っているのかどうかもきちんと見極めましょう。

現在ではクラウドサービスとして提供されている名刺管理ソフトが多くみられますが、初期費用が無料であることが多い一方で、月額あるいは年額料金やオプション料金については定期的に発生します。

ユーザー1人あたりにつきいくらと定められているので、使用する人数が多ければ多いほど利用料金は膨らんでしまいます。無理なく続けられる料金体系なのかどうかは念入りに確認しておきましょう。

名刺に記載されている情報は大事な個人情報です。もしも、名刺管理ソフトのセキュリティが甘ければ、顧客の個人情報が外部に流出する恐れがあります。企業にとっては重大なリスクだと言えるでしょう。

大切な個人情報を守るためには適切な管理がなされていなければなりません。もちろん、名刺管理ソフトを提供している会社の多くは万全のセキュリティ対策を施しています。とはいえ、しっかりと事前に確認しておくことが大事です。

たとえば、メール送受信時ののSSL暗号化、ログインの二重認証が最低限行われているかどうか。また、安全なサーバーが利用できるかどうかも確認しておきましょう。

名刺管理ソフトを選定するときには、サポート体制が充実しているのかどうかにも注目して選びましょう。

イマイチ使い方がわからない、フル活用できていないという時に気軽に相談できるサポートが整っていれば、安心して利用できます。特に初めてITツールを導入する場合には、チャットサポートやメールサポート、電話サポートなどを利用できる名刺管理ソフトがおすすめです。

名刺管理ソフトには、クラウド型とインストール型（買い切り型）の2つの導入形態があります。今ではクラウド型で提供されているソフトが多いですが、それぞれの特徴をチェックし、どちらが自社にマッチしそうか把握しておきましょう。

クラウド型の場合、ベンダーの提供するサーバー上で利用できるため、インターネット環境さえあればいつでもどこでも利用でき、導入も簡単です。システムの保守運用もベンダー側が行うため、気軽に名刺管理ソフトを導入したい場合や、システムの保守運用もプロに任せたいという場合にはクラウド型がおすすめです。

一方で、買い切り型やオンプレミス型とも言われるインストール型は、社内に構築したサーバーにシステムを取り込みます。自社でサーバー構築からシステム運用までまとめて行わなければならないため、イニシャルコストも時間もかかりますが、クラウド型よりもカスタマイズ性には優れている点がメリットです。

それぞれ一長一短であるため、自社のニーズと照らし合わせながらどちらの形態を選ぶか決めましょう。

【比較表】法人向けでおすすめの一括管理できる名刺管理ソフト

ここからは法人向けでおすすめの一括管理できる名刺管理ソフトを紹介していきたいと思います。まずはご紹介する名刺管理ソフトでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、法人向けでおすすめの一括管理できる名刺管理ソフト選びの参考にしてください。

法人向けで特におすすめの！一括管理できる名刺管理ソフト5選

ここからは、一括管理できる名刺管理ソフトを紹介します。最初にピックアップするのは、アイミツがとくにおすすめする5つの名刺管理ソフトです。

営業活動にもおすすめ！一括管理できる名刺管理ソフト5選

ここからは、特に営業活動に役立つ名刺一括管理ソフトをご紹介します。おすすめは次の5つのソフトです！

【比較表】費用を抑えつつ一括管理できる名刺管理ソフト

ここからは費用を抑えつつ一括管理できる名刺管理ソフトを紹介していきたいと思います。まずはご紹介する名刺管理ソフトでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、費用を抑えつつ一括管理できる名刺管理ソフト選びの参考にしてください。

費用を抑えたい人はコレ！一括管理できる名刺管理ソフト3選

ここからは、費用を抑えたい人向けの一括管理ができる名刺管理ソフトをご紹介します。コスト重視の方には次の4つのソフトをおすすめします。

インストール型でおすすめ！一括管理できる名刺管理ソフト2選

ここからは、インストール型の一括管理できる名刺管理ソフトをお探しの方に向けて、おすすめの名刺管理ソフトを2つご紹介します。

名刺万能3は、東京都目黒区にあるプラネックスコミュニケーションズが提供しています。高性能な文字認識（OCR）機能を搭載しているだけでなく、21ヵ国22言語に対応可能なパッケージ型の名刺管理ソフトです。
 取り込んだ名刺情報はリストモード、ラベルモード、画像モード、デュアルモードの4つの表示形式で管理できます。視認性やデザイン性という点でそれぞれ特徴があるため、もっとも見やすい方法で管理できるの点は好都合でしょう。また、高度な名刺専用スキャナが同梱されているため、別途スキャナを用意する必要はありません。高水準のレイアウト解析エンジンを搭載しており、文字配列も素早く正確に読み取ります。
また、外部アプリケーションとの連携も可能で、高度な情報管理を実現したい方にもおすすめ。QRコードのを利用すれば、携帯電話への読み込みも簡単です。

無料で使える！一括管理できる名刺管理ソフト2選

ここからは、無料で利用できる名刺管理ソフトを紹介します。

【番外編】個人向け名刺管理ソフト

ここからは、番外編として個人向けの名刺管理ソフトを紹介していきます。名刺管理にお悩みの個人事業主の方や、会社では導入しないものの個人的にソフトを活用したい方は要チェックです。

【まとめ】自社にぴったりな名刺管理ソフトを選ぼう

名刺を一括管理できるソフトの紹介は以上です。

顧客情報を一括管理できる名刺管理ソフトを導入すれば、業務効率化を実現できるだけでなく、営業活動にも大いに役立てられます。低価格で導入できる製品も少なくないので、ぜひこの機会に導入を検討をしてみてください。

PRONIアイミツでは、機能や連携ツールや無料プランのあるなしで検索をすることができ、自社にあった名刺管理ソフト選びに役立てることができます。ぜひ一度お試しください。