名刺管理ソフトおすすめ10選！スキャン方法別に比較

目次
• 名刺をスキャンしてデータ化する方法
• 名刺管理ソフトを導入するメリット
• 【比較表】スキャン対応の名刺管理ソフト一覧
• スキャン機能付き名刺管理ソフトおすすめ10選（スキャナー・スマホ対応）
• まとめ：名刺の電子化で、業務効率と共有が変わる

名刺をスキャンしてデータ化する方法

名刺を効率よく管理・活用するには、紙の名刺をスキャンしてデータ化し、名刺管理ソフトに登録しておくことが重要です。名刺管理ソフトを使うことで、データ化された名刺情報を社内で共有・検索できるようになり、営業活動のスピードや顧客対応の質が向上します。

名刺をスキャンし、データ化する方法はいくつかの手段があり、それぞれ名刺管理ソフトとの連携のしやすさや読み取り精度、導入のしやすさなどに違いがあります。ここでは、代表的な3つのスキャン方法について、名刺管理ソフトとの関係性も踏まえて解説します。

スキャナーを使った名刺の読み取りは、読み取り精度やスピードに優れており、名刺管理ソフトと連携しやすい点が特長です。読み取った名刺情報はソフトに自動で登録され、営業チーム全体での情報共有や検索がしやすくなります。スキャナーには大きく分けて「モバイル型」と「据え置き型」の2種類があります。

モバイル型スキャナー

モバイル型スキャナーは軽量でコンパクトな設計となっており、外出先や展示会など、社外での名刺交換後にその場で名刺をスキャンできます。USBやWi-FiでスマートフォンやPCと接続し、名刺管理ソフトと連携して即時にデータを登録できる点が強みです。営業担当者が1人でも持ち歩けるため、少人数のチームや個人利用に向いています。

据え置き型スキャナー

据え置き型のスキャナーは、オフィスに常設して使用するタイプで、大量の名刺をまとめてスキャンしたい企業におすすめです。両面同時スキャンや連続読み取りに対応しているモデルもあり、スピードと精度の両立が可能です。名刺管理ソフトと連携させれば、自動的に部署や担当者ごとに分類・登録され、社内での情報共有がスムーズになります。複合機でも名刺の読み取りは可能ですが、精度やソフトとの連携機能では専用スキャナーに劣るため、本格的な名刺管理を行う場合は専用機の使用が望ましいです。

スキャン後は、OCR（光学文字認識）処理により名刺の情報がデジタル化され、必要に応じて人力補正が加わる場合もあります。その後、自動で名刺管理ソフトに登録され、氏名・会社名・役職などの情報が分類され、検索やCRMとの連携、名寄せ機能などに活用されます。大量処理に向いており、営業支援にも効果的です。

スマートフォンアプリを使って名刺を撮影し、OCR（光学文字認識）で文字情報を抽出・データ化する方法は、最も手軽で導入しやすい手段。多くの名刺管理アプリでは、アプリ内のカメラ機能で撮影した名刺を自動で読み取り、クラウド上の管理画面に登録できます。

読み取った情報はソフト上で氏名や会社名、部署などに自動で分類され、検索や共有が可能に。アプリによってはCRMやSFAと連携できる機能もあり、営業支援ツールとしての活用にもつながります。ただし、大量の名刺をまとめて処理する用途には不向きであるため、少量の名刺を日常的にデータ化したいユーザーにおすすめです。

スマホアプリでのスキャン後の処理は即時性が高く、撮影から数秒〜数分でデータが反映されるのが特徴。自動的に名刺情報が分類され、検索・共有が可能になります。連絡先の把握や営業リスト作成、外出先での顧客確認など、すぐに活用できる点が強みです。

過去に溜まった名刺を短期間でデジタル化したい場合や、社内でのスキャン作業が難しい場合は、名刺管理ソフトと連携可能なスキャン代行サービスを活用する方法もあります。名刺を業者に送付するだけで、プロのオペレーターが高精度なOCR処理と目視による確認を行い、名刺管理ソフトへ直接登録してくれます。

多くのスキャン代行サービスは、Sansanなどの主要な名刺管理ソフトに対応したデータ形式で納品されるため、名刺を取り込んだ後すぐにソフト上で共有・管理できます。特に初期導入時や、過去の名刺を一括で整理したい場合に有効で、手間をかけずに名刺情報を活用できる環境を整えられます。

業者によっては、OCRだけでなく人力でのデータ補正を行った上で、数営業日以内にデータ化された名刺情報を名刺管理ソフトに自動反映する仕組みが整っています。担当者や営業部門ごとに分けて一括登録されるケースも多く、初期の名刺整理や紙管理からの脱却に非常に効果的です。

名刺管理ソフトを導入するメリット

名刺をスキャンしてデータ化することで、情報の整理や共有がしやすくなります。さらに名刺管理ソフトを導入すれば、その名刺情報を業務に活かすための機能が充実し、活用の幅が広がります。ここでは、ソフト導入によって得られる主なメリットを解説します。

紙の名刺を個人で管理していると、他の社員と情報を共有することが難しく、営業活動のチャンスを逃したり、複数の担当者が同じ顧客に接触してしまうといった問題が起こりがち。一方、名刺管理ソフトを導入して名刺を電子化すれば、社員全員で名刺情報をリアルタイムに共有できるようになります。

営業活動はもちろん、商品開発や広報、採用など幅広い部門で情報活用が可能になり、チーム全体の連携もスムーズに。また、「課長と部長のみ閲覧可能」など、役職や部署ごとにアクセス制限を設定でき、社内体制に合わせた柔軟な情報共有も実現できます。社員の異動や退職時にも、名刺情報の引き継ぎが簡単になる点も大きなメリットです。

名刺管理ソフトに名刺情報を蓄積しておくことで、営業担当者は過去の接点や企業情報をすぐに確認できるようになります。商談前に相手の情報を素早く把握できるため、提案の質が高まり、営業の成果にもつながります。

誰がどの顧客と接点を持っているかを社内で把握できることで、連携ミスやアプローチの重複を防止。名刺情報にメモやタグを付けたり、CRMと連携したりすることで、より効率的な営業活動の土台を構築できます。

紙の名刺は紛失や盗難のリスクがあり、持ち歩きにも気を使う必要があります。名刺管理ソフトを使えば、クラウド上にデータが保管されるため、データを削除しない限り紛失の心配はありません。また、スマートフォンやパソコンからいつでもアクセスできるため、外出先や移動中でも名刺情報を確認できます。

検索機能を活用すれば、紙の束から探すよりもはるかにスピーディに必要な情報にたどり着けます。セキュリティ設定によりアクセス制限も可能なため、情報漏洩リスクを抑えながら、安全かつ効率的に名刺情報を管理できます。

【比較表】スキャン対応の名刺管理ソフト一覧

名刺管理ソフトは、紙の名刺を効率よくデータ化し、営業活動や社内共有、顧客管理をスムーズに行うための必須ツール。しかし、製品ごとにスキャナー対応の有無や料金体系、スマホでの取り込み可否などが異なります。本章では、主要な名刺管理ソフト10製品を「料金」「スキャナー対応」「スマホスキャン対応」の3軸で比較し、自社に合った製品選びをサポートします。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、スキャナーでの読み取りができる名刺管理ソフト選びの参考にしてください。

スキャン機能付き名刺管理ソフトおすすめ10選（スキャナー・スマホ対応）

まとめ：名刺の電子化で、業務効率と共有が変わる

紙の名刺をそのまま保管しておくだけでは、情報を十分に活用できず、共有や引き継ぎ、検索などにも手間がかかります。名刺をスキャンしてデータ化し、名刺管理ソフトに登録することで、情報の整理・共有・検索がしやすくなり、日々の業務や営業活動の質が大きく変わります。

特に、リアルタイムでの社内共有や、過去の接点情報の活用が可能になることで、チーム全体の営業力や組織対応力が向上します。名刺の電子化は、単なる管理手段ではなく、業務効率化と社内連携を強化する第一歩です。まだ紙で管理している企業は、この機会に名刺の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

しかし、名刺管理ソフトは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツでは、ITツール受発注支援のプロとして、名刺管理ソフト選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った名刺管理ソフトが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。