【2024年最新】中小企業向け名刺管理ソフトおすすめ9選

目次
• 名刺管理ソフトとは
• 【比較表】中小企業向けの名刺管理ソフト
• 中小企業向けの人気な名刺管理ソフト9選
• 名刺管理ソフトの選び方のポイント
• 名刺管理ソフトのメリット
• まとめ：名刺管理ソフト選びで迷ったらPRONIアイミツへ

名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトとは、スキャンして取り込んだ名刺情報を管理するシステムで、紙の名刺を管理する場合と比べて、便利かつ正確に扱えるようになります。例えば、膨大な量の名刺を持っている場合でも、システム上にデータを保管しておくことで、検索機能を使えば必要な情報をすぐに見つけることが可能です。さらに、名刺の情報をデジタル化しておくことで、情報を更新しやすくなり、顧客管理を徹底できます。

名刺管理ソフトには、従業員同士の名刺を社内で共有できるものもあります。これにより、人脈が分かりやすくなり、営業やマーケティング活動が円滑になるメリットがあります。

【比較表】中小企業向けの名刺管理ソフト

ここからは実際に、名刺管理ソフトを5つの項目で比較します。以下の比較表をご覧ください。

枚数を気にすることなく名刺を登録したい企業には、名刺登録枚数が無制限の「Eight Team」「CAMCARD BUSINESS」が便利です。利用人数が少ない場合には、1IDあたりの月額料金が安い「SmartVisca」「名刺えびす」「HOME type-AU」「CAMCARD BUSINESS」を選択肢に入れても良いでしょう。

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中小企業向けの人気な名刺管理ソフト9選

ここからは、中小企業に向いている名刺管理ソフトを詳しく紹介していきます。比較表だけでは分からなかった特徴も紹介しているので、ぜひ名刺管理ソフト選びの参考にしてください。

eBASE株式会社が提供する「名刺えびす」は、クラウド型とオンプレミス型で提供されている名刺管理ソフトです。クラウド型であれば1ユーザーから利用可能で、少人数の中小企業に適しています。

名刺情報をスキャナおよびスマートフォンのカメラから取り込むことが可能で、OCR処理にて自動反映される上に、登録日や画像も一括で管理できます。その他にも、経歴や趣味といった細かな人物情報の追記、全文検索、画像の一覧表示といった機能も搭載。PDFや写真などのデータファイルも保存でき、ドキュメントの管理ツールとしても活用できます。

キヤノンマーケティングジャパン株式会社が提供する「HOME type-AU」は、中小企業向けの名刺管理ソフトです。データの読み取りは、自動文字認識（OCR）とオペレーターによる入力に対応しています。オペレーターによる入力では、1枚の名刺データを分割して複数名で別々の情報を入力するため、情報漏えいのリスクがありません。

自社と取引先の両方の人脈を一覧表示することができ、見込み顧客のデータベース作成も可能です。そのほか、コンタクト履歴の管理、営業日報の自動作成、名寄せによる情報のメンテナンスといった機能もカバーしています。

株式会社NTTデータNJKが提供する「THE 名刺管理 Business」は、ユーザー数に応じた運用ができ、比較的少人数の中小企業でも手軽に導入できる名刺管理ソフト。名刺情報はSalesforce上で管理されるため、デバイスを紛失・盗難された場合でも情報が漏えいすることはありません。また、すでにSalesforceを導入している場合は、連携することで既存の組織で名刺管理が可能に。もちろん、Salesforceを導入していなくても利用できます。

スマートフォン用のアプリもあり、外出先での名刺情報の閲覧や検索だけでなく、ワンタッチでメール送信や電話発信にも対応。名刺保有者の一覧表示や行動履歴管理、社内SNSのほか、オンラインでの名刺交換もできるので、名刺管理ソフトで営業活動を効率化したい企業におすすめです。

名刺管理ソフトの選び方のポイント

中小企業に向いている名刺管理ソフトであっても、サービスによって特徴は異なります。そのため、自社に合わない名刺管理ソフトを導入してしまうと思ったような効果は得られません。ここからは、名刺管理ソフトの選び方を紹介します。ポイントを押さえて、自社に最適なサービスを選べるようになりましょう。

名刺管理ソフトの提供形態には「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つがありますが、多くの中小企業にはクラウド型の方が適しています。クラウド型は初期費用や月額料金が安く、オンプレミス型と比較してスピーディーに使い始めることが可能です。インターネット環境があれば場所やデバイスを選ばずに利用できるほか、機能やセキュリティのアップデートをシステム提供会社が実施するというメリットもあります。 

一方、オンプレミス型は初期費用が高額で使い始めるまでに時間がかかる傾向にありますが、データを自社で管理するため、セキュリティ面ではクラウド型よりも強固です。また、自社に合わせたカスタマイズもできます。そのため、クラウド型のサービスは安全面の観点から会社の許可が下りないという企業や、クラウド型だと自社のやりたいことを実現できないという企業は、オンプレミス型の名刺管理ソフトを検討しましょう。

名刺管理ソフトはサービスごとに解決できる課題が異なるため、導入前に自社が抱えている課題を明確にすることで、最適な名刺管理ソフトを選ぶことができます。例えば、名刺管理をアナログからデジタルに移行したい場合は、検索機能の充実度やデータ化の正確性を考慮することがおすすめです。一方、名刺情報を共有して営業活動を効率化したい場合は、外部SFA・CRMとの連携機能や顧客データベースの構築、メール配信ができるものが適しています。

また、名刺管理ソフトの対応規模（法人向け・個人向け）や対応言語はサービスごとに異なるため、自社の規模に合っているか、利用する外国語に対応しているかを必ず確認しましょう。

一般的な名刺管理ソフトはOCR機能を利用して、スマートフォンやスキャナで取り込んだ名刺情報をデータ化するため、手入力よりもスピーディーです。ただし、OCR機能の精度が高くないと従業員が手動で修正を行わなければならず、結局工数がかかってしまいます。そのため、精度の高いOCR機能を搭載しているサービスを選びましょう。また、オペレーターの手入力サービスや、読み込み後の目視確認・修正サービスがある名刺管理ソフトであれば、より高い精度でデータを取り込むことができます。

クラウド型の名刺管理ソフトの多くは月額料金制ですが、課金方式はサービスによってさまざまです。アカウント数に応じた従量課金制や、アカウント数無制限の固定月額制、名刺1枚ごとにスキャン料金が発生するなどがあります。一方、オンプレミス型は初期費用が発生します。以下に、名刺管理ソフトで発生する料金の相場を表にまとめました。

上記の通り名刺管理ソフトの料金幅は大きいので、機能やデータ化のスピード・精度と合わせて、初期費用・月額料金も確認しましょう。また、追加費用の有無も事前に把握しておくと安心です。例えば、名刺情報を取り込む機器のレンタル費用や、オペレーターによる手入力で名刺をデータ化する費用などが追加費用としてあります。

名刺管理ソフトによって対応しているスキャナは異なっており、自社で所持しているスキャナが対応していれば、新たにスキャナを購入する必要がなくなります。そのため、スキャナを使ってスキャンしたい方は、対応しているスキャナを忘れずに確認しましょう。

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名刺管理ソフトのメリット

名刺管理ソフトの導入にはコストがかかりますが、コスト以上のメリットを得られます。ここからは、名刺管理ソフトのメリットを3つ解説します。

Excelで名刺を管理している場合、名刺の枚数が増えるにつれて情報の入力や管理に手間も増えますが、名刺管理ソフトを導入すればこれらの問題を解決できます。例えば、OCR（光学文字認識）機能やオペレーターの手入力サービスを利用すれば、名刺情報を迅速にデジタル化できます。また、検索機能を利用することで、保存した情報を即座に見つけることができ、会社名、氏名、ステータスなどでソートすることも可能です。さらに、CRMやSFAと連携すれば、名刺管理ソフト内のデータを他のシステムに反映させることができ、重複入力の手間を省けます。

名刺情報をソフト上に保存することで紙の名刺を保管する必要がなくなり、物理的な保管スペースも不要となるメリットもあります。

名刺管理ソフトを導入することで、名刺情報を一元管理でき、個々の社員がバラバラに名刺を管理している状況や、社内で情報共有が不十分な状況を改善できます。また、名刺情報の更新が容易になり、常に最新の情報を業務で活用することが可能です。

さらに、どの社員がどのクライアントと接触しているかや、過去の接触履歴を確認できるため、重複した接触を防ぎ、新たな営業ルートの開拓にも役立ちます。

名刺管理ソフトを導入することで、物理的な名刺管理が不要になり、情報漏えいのリスクを大幅に軽減できます。ログ管理機能を備えた名刺管理ソフトであれば、不正利用を抑止する効果も期待でき、二要素認証があれば不正なログインを防止可能です。また、プライバシーマークの取得や定期的に脆弱性診断を実施しているサービスを選ぶことで、より高い安全性を確保できます。

まとめ：名刺管理ソフト選びで迷ったらPRONIアイミツへ

名刺交換をする機会が中小企業であれば、名刺管理ソフトを導入することで業務効率化や営業活動の促進につながるので、今回紹介したサービスや選び方を参考に、自社に最適なサービスを見つけてください。

とはいえ、中小企業の忙しいビジネスパーソンにとっては、コア業務の時間を削って名刺管理ソフトを選定することは難しいでしょう。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った名刺管理ソフトが分かる診断（無料）ができます。