社内共有機能つきの名刺管理アプリおすすめ10選を徹底比較【無料あり】

目次
• 【比較表】社内共有機能つき名刺管理アプリ
• 社内共有機能つき名刺管理アプリおすすめ8選
• 【無料】社内共有機能つき名刺管理アプリ2選
• 社内共有できる名刺管理アプリの必要性
• 社内共有できる名刺管理アプリのメリット
• 名刺管理アプリの選び方・比較ポイント
• まとめ：名刺管理ソフトの導入で、社内の顧客情報を有効活用しよう
• よくある質問

【比較表】社内共有機能つき名刺管理アプリ

名刺管理アプリの「社内共有」機能とは、個人が受け取った名刺を社内メンバーと共有し、組織全体で活用できるようにする機能です。名刺を連絡先としてだけでなく、社内資産として戦略的に使うことが目的です。本章では、社内共有機能付きの名刺管理アプリを料金・機能・導入実績で比較します。

各種サービスについて、次の章で詳しく紹介します。

社内共有機能つき名刺管理アプリおすすめ8選

社内共有機能を搭載したおすすめの名刺管理アプリを、詳しく紹介します。

【無料】社内共有機能つき名刺管理アプリ2選

共有機能があり、なおかつ初期費用および月額料金が無料で利用できるアプリを2つ紹介します。

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社内共有できる名刺管理アプリの必要性

名刺管理アプリとは、紙の名刺をスキャンしてデジタル化し、社内で一元管理・共有できるツールです。営業活動の効率化や情報の属人化防止などを目的に、多くの企業で導入が進んでいます。

株式会社ハンモックは、名刺管理アプリを未導入企業（従業員数300名以上）の営業管理職105名を対象に、名刺管理に関する意識調査を実施しました。回答者の6割以上が、現状の名刺管理に不満や課題を実感しており、さらに「どのような機能がほしいか」という質問に対し、約45%が「人脈の可視化」、37%が「商談/案件管理」と回答しました。

出典：PRTIMES『【名刺管理 実態調査】名刺管理ツール未導入企業の約6割が現状の管理に課題』

この結果から、名刺情報を単なるデータとして保管するだけでなく、営業活動に活用できる仕組みが求められていることが明らかになりました。特に人脈の可視化や案件管理といった機能は、個人だけでなくチーム全体で情報を共有・活用できる環境があってこそ効果を発揮します。 そのため、名刺管理アプリにおいて「社内情報共有機能」の有無は、導入を検討するうえでの重要なポイントと言えます。

社内共有できる名刺管理アプリのメリット

社内共有機能付き名刺管理アプリの具体的なメリットについては、以下で詳しく解説します。

社内共有機能のある名刺管理アプリを利用すれば、誰がどのクライアントに訪問したかを確認でき、訪問の重複を防げます。名刺データに訪問情報を紐付けられるサービスもあり、スムーズかつ効率的な営業活動につながります。 また、多くの名刺管理アプリでは、スマートフォンのカメラやスキャナーで取り込むだけで名刺データの入力が完了し、手入力の手間を省くことができます。

名刺データをベースにクライアント情報を管理すれば、社員の退職や異動の際にも引き継ぎをスムーズに行えます。名刺を引き出しにしまい込んだまま、といった事態も起こらず、どのクライアントが誰の担当なのか分からなくなる心配もありません。 また、名刺データに担当者情報を紐付けられるアプリもあり、名刺管理アプリを活用することで営業の属人化を防ぎ、働き方改革の推進にもつながります。

名刺管理アプリの中には、CRM（顧客データ管理）やSFA（営業支援システム）などと連携できるものもあります。また、外部システムとの連携を強化しているアプリや、SFAなどのシステムの一部として名刺管理機能を提供しているケースもあります。 各種システムと連携することで、より最適なクライアントへのアプローチが可能になります。営業活動や顧客データ管理を効率化したい企業にとって、名刺管理アプリは導入を検討する価値のあるツールです。

名刺管理アプリの選び方・比較ポイント

最後に、名刺管理アプリを選ぶ際のポイントをチェックしましょう。

名刺管理アプリを選ぶ際は、料金体系を確認しましょう。名刺管理アプリの料金体系は多くの場合、利用ID（ユーザー）数ごとやスキャンした名刺枚数ごとに料金が加算される「従量課金制」と、毎月一定額を支払う「定額課金制（固定料金制）」に分けられます。

名刺管理アプリの使用用途や利用人数、必要な機能は会社によってさまざま。アプリごとの特徴と自社が必要としている機能、全体でかかる料金を比較し、コストパフォーマンスに見合ったアプリを選びましょう。

名刺管理アプリを利用する際に名刺のスキャン作業が発生します。取り込み方法はアプリによって異なりますが、専用アプリやスキャナ・複合機などを利用しての取り込みが一般的。どのような方法が自社に適しているのか検討しましょう。

また、取り込み時のOCR（文字認識）機能の制度も重要。オペレーターの手動手直しを採用しているアプリもありますが、多くの場合は有料です。コストを抑えたい場合、OCR機能の制度が高い名刺管理アプリを選ぶことをおすすめします。

取り込んだ名刺データにメモやタグなどで情報を添付できるかも、名刺管理アプリを選ぶ際のポイントです。名刺データに情報を付与し、簡易的にでもSFAのような使い方ができる名刺管理アプリを選ぶことで、必要な情報をよりスピーディに取り出すことができます。

同じ会社で他部署の名刺を繋げて可視化する「相関図機能」が利用できるアプリも。便利な機能が搭載されているアプリは、自社の利用用途に合わせて選択肢に加えましょう。

名刺管理ソフトは主に個人情報を扱うため、セキュリティ対策が万全であることは重要な比較ポイントです。具体的な確認ポイントは「データの暗号化やアクセス制御が実装されているか」「ソフトウェアが、GDPRや日本の個人情報保護法などの法規制に準拠しているか」。他にも、クラウド型の場合はデータセンターのセキュリティ基準（ISO 27001やSOC 2など）の適合状況も重要です。

セキュリティの管理体制が整っている名刺管理ソフトを選ぶことで、情報漏えいや不正アクセスのリスクを最小限に抑えます。

名刺管理ソフトは主に個人情報を扱うため、共有範囲や権限設定が柔軟に行えるかは重要な比較ポイントです。特に、名刺情報が不適切に共有されるリスクを防ぐために、部署や役職に応じたアクセス権限の設定機能が必要です。例えば、取引先の連絡先や個人情報を含むデータを、営業チームのみが閲覧できるように制限し、他部署では閲覧権限を持たせないといった管理が可能か確認しましょう。

また、個人情報の漏洩を防ぐため、情報のエクスポート制限や印刷制限の機能があるかも重要です。さらに、アクセスログの追跡機能があれば、個人情報へのアクセス状況を記録し、不正使用があった場合の特定も容易になります。これらの機能を備えたソフトを選ぶことで、社内共有時の個人情報保護を徹底できるでしょう。

まとめ：名刺管理ソフトの導入で、社内の顧客情報を有効活用しよう

今回は、名刺情報を社内で共有できるおすすめの名刺管理サービスをご紹介しました。ビジネスで発生する「名刺交換」。いただいた名刺を効率的に管理・活用するためにも社内共有を行うことができる名刺管理サービスの利用は必要不可欠でしょう。

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よくある質問

名刺管理ソフトの社内共有機能について、よくある質問に回答します。

名刺情報の社内共有は、適切な方法を取れば違法ではありません。名刺には氏名や役職、連絡先などの個人情報が含まれており、デジタル化して管理・共有する場合は「個人情報保護法」の対象になることがあります。 特に、名刺情報をExcelや名刺管理ソフトで一覧化し、検索できる状態にするなど「データベース化」した場合、法的な管理が必要です。

とはいえ、業務目的で社内に限定して共有し、アクセス範囲を適切に管理していれば、法律上問題はありません。 実際、多くの企業が名刺管理アプリを活用して、営業活動や引き継ぎの効率化を実現しています。ただし、名刺情報を社外の第三者に提供する場合は、本人の同意が必要です。 また、プライバシーマークを取得している企業などでは、使用ツールの制限がある場合もあるため、事前に社内規定を確認しておくと安心です。

名刺情報を安全かつ効率的に活用するには、セキュリティやアクセス制限が整った名刺管理アプリの利用がおすすめです。 法令に準拠した運用を行うことで、情報漏えいや管理ミスのリスクを抑えながら、名刺情報を有効に活用できます。