タイムカード以外の勤怠管理方法とは？おすすめのシステム・アプリを紹介

目次
• 1.タイムカード以外の勤怠管理方法＝勤怠管理システム・アプリの利用
• 2.タイムカードで勤怠管理を行うメリット
• 3.タイムカードで勤怠管理を行うデメリット
• 4.勤怠管理システム・アプリで勤怠管理を行うメリット
• 5.勤怠管理システム・アプリで勤怠管理を行うデメリット
• 6.タイムカード廃止！勤怠管理システムはDXにもおすすめ
• 7.おすすめの勤怠管理システム・アプリ
• まとめ：勤怠管理システム・アプリを導入して業務効率化を図ろう

1.タイムカード以外の勤怠管理方法＝勤怠管理システム・アプリの利用

まずタイムカード以外の勤怠管理方法としては、勤怠管理システム・アプリの利用が挙げられます。勤怠管理システムでは、タイムカードで行っている打刻をデジタルで行えるのはもちろん、給与計算の自動化などが行え、情報の管理もしやすくなります。とはいえ、勤怠管理は従業員全体に関係するものであり、使用頻度も高いため慎重に検討する必要があるでしょう。

そこで次にタイムカードと勤怠管理システム、それぞれのメリット・デメリットを比較しますので、ぜひ検討する際の参考にしてください。

2.タイムカードで勤怠管理を行うメリット

ではまずタイムカードで勤怠管理を行う場合に考えられるメリットについて整理します。主なメリットはコストの安さと手軽さです。では次の項目から内容を詳しく見ていきましょう。

1.コストが安い

タイムカードの大きなメリットとして挙げられるのは、導入コストの安さです。タイムカードの導入で必要となるのは1台のタイムレコーダーと、従業員の数に合わせたタイムカードのみであるため、初期費用も高くありません。

また継続して利用する場合を考えても、必要となるのは更新のために必要な新しいタイムカードと、打刻の際に使用されるインク、そしてタイムレコーダー1台を動かすための電気のみです。これらの費用は非常に安価であるため、会社にかかる負担は非常に軽いものと言えるでしょう。

そのため管理や運用に中々資金が割けない中小企業では、現在もタイムカードで勤怠管理を行っていることが多くあります。

2.使用・管理が容易

タイムカードは使用や運用が簡単なことも大きなメリットです。使用者は出勤時と退勤時にタイムカードをレコーダーに差し込むだけ、システムの操作や承認手続きなどもないため、パソコンなどの機械操作が苦手な方でも簡単に使えます。

また管理する側としても、打刻されたカードを集め時間を集計するだけであり、特別なスキルなども必要ありません。導入後すぐに運用が開始でき、社員教育などを行う必要がないため気軽に導入できることもメリットです。

カード1つ1つを集計するため時間はかかりますが、長年タイムカードを活用してきた人にとっては、やり方を変える方が手間や時間がかかる可能性もあります。

3.タイムカードで勤怠管理を行うデメリット

次にタイムカードで勤怠管理を行う場合に考えられるデメリットについて紹介します。デメリットとして考えられるものとしては、人為的ミスの発生や、業務効率の悪さ、また派生業務のやりにくさなどが挙げられます。では詳しく見ていきましょう。

1.管理・計算に時間がかかる

タイムカードは導入が簡単な分管理には時間や手間がかかります。タイムカードの回収はもちろん、打刻された情報をExcelなどに入力するため、従業員が多ければ多いほど集計に時間がかかります。

またタイムカードは従業員の労働時間を記した重要な書類であるため、使い終わったものを簡単に捨てることはできません。労働基準法の第百九条にあるとおり、労働に関する重要な書類は3年間保存する必要があり、タイムカードも例に漏れないことから、従業員の人数が増えれば増えるほど保存するスペースも必要となります。

紛失などのリスクが発生することから、特に従業員が多い場合は管理を行う従業員の負担も増えるでしょう。

2.集計ミスが発生する可能性が高い

タイムカードは締め日に回収したあと、給与計算などのためにExcelなどの表計算ソフトへ転記します。しかしこの転記作業はすべて手作業で行うため、人為的な集計ミスが起こる可能性をゼロにはできません。またこの集計ミスを極力少なくするために、複数回転記した内容の確認を行うため作業時間も余計にかかります。

また手作業で集計を行う場合、データの改ざんができることもデメリット。転記する際に実際の残業時間を故意に短くするなどの操作ができてしまうため、客観的な方法での管理が求められている労務管理において、労働時間を証明する証拠としては信頼性が低くなってしまうでしょう。

3.打刻漏れや不正打刻のリスクが高い

人為的なミスが発生する可能性があるのは集計のときだけではありません。タイムカードに打刻する作業は、従業員が行う業務と連動していないため打刻を忘れる可能性があります。もちろんこの打刻漏れはあとから手動で修正を行えますが、同時に打刻を忘れた理由の申請なども行う必要があり、人事・総務担当者の負担が増えます。

またタイムカードの打刻は能動的に行う作業であるため、故意的に打刻時間を変えることも可能です。これにより上司の命令で残業時間を故意的に記録しない、同僚に先に打刻してもらい遅刻をごまかすなどの不正が行われやすくなり、労務管理の正確性を担保できなくなります。

4.残業や有給休暇の管理がしづらい

働き方改革が進められたことにより、2019年から関連する法律が施行され、企業は各従業員の残業時間や有給休暇を、どの程度取得したか明確に把握できるよう求められています。一方でタイムカードは打刻のみを記録するものであり、有給休暇がどの程度取得されたかを正確に把握することはできません。

またタイムカードは締め日に集計を行うことから、月末にならなければ正確な残業時間が把握できず、リアルタイム性に欠けます。働き方改革では残業時間の削減や有給休暇の消化が義務付けられていることから、これらがリアルタイムで把握できないことは大きなデメリットと言えるでしょう。

4.勤怠管理システム・アプリで勤怠管理を行うメリット

ではタイムカードと比べ、勤怠管理システム・アプリにはどのようなメリットがあるのでしょうか。大まかなメリットとしては管理のしさすさ、連携のしやすさ、リアルタイム性などが挙げられます。では次の項目で詳しく見ていきましょう。

1.不正打刻を防止できる可能性が高い

タイムカードは本人以外による打刻が行えますが、勤怠管理システムには静脈や指紋認証などの生体認証システムと連携した打刻システムもあり、タイムカードよりも不正打刻を防止できる可能性が高くなります。

またGPS機能と連携した打刻機能などもあり、打刻した際の場所と共に記録できることから、直帰や出張などの幅広い勤務形態に対応することが可能です。勤怠管理システムを導入する場合、ICカードやスマホによる打刻が基本となることから打刻にかかる時間が短くなり、従業員がタイムカードに打刻するために並ぶ必要がなくなり、出退勤もスムーズに行えるでしょう。

2.管理・計算が容易

タイムカードを利用する場合、締め日にタイムカードを回収し、Excelなどに転記、集計した時間を基に給与計算を行うなど、工数が多く時間と手間がかかります。また勤務形態や労働契約が従業員によって違うことも多く、作業者の負担は非常に大きいと言えるでしょう。

しかし勤怠管理システムでは、打刻した時間はすべてデジタルで記録しているため転記する必要がなく、給与計算システムが入っていれば給与計算まで自動で行ってくれます。設定さえ行えば勤務形態や労働契約の違いによる計算の違いにも対応できるため、手作業が介在しない分人的ミスも発生しません。これにより業務効率の向上が期待でき、人件費の削減などにも繋げられるでしょう。

3.残業や有給休暇の管理がしやすい

勤怠管理システムでは、日々の打刻状況がリアルタイムで蓄積されており、現在の残業時間や有給休暇の取得状況もシステムを見れば一目で把握できます。そのため「この従業員は今月残業時間が多くなっているから月の後半は減らせるように調整しよう」「今月この従業員は1度も有給休暇を取っていないから申請するように促そう」などの調整が行え、社内の働き方改革が進められます。

またスマホなどの端末に対応している勤怠管理システムであれば、休暇申請などをオンラインから申請できることもポイント。書類を申請する手間、受理する手間を省けることから従業員の負担を減らし、労働の生産性向上が行えるでしょう。

4.法改正にも対応可能

勤怠管理システムは、現在進められている残業時間を減らし有給休暇取得率の向上を目指す働き方改革に適しているのはもちろん、今後労働基準法など勤怠管理に関する法改正が行われた場合にも対応が可能です。多くの勤怠管理システムではこのような労働基準法の法改正が行われた場合には、それに対応した管理方法へのシステムバージョンアップを行うからです。

ただし、これらのバージョンアップを無償で自動反映するか、有料になるかなどは各ベンダーや保守契約の内容によっても異なります。勤怠管理システムを導入する際は、これらの項目についても事前に確認した上で契約を行うといいでしょう。

5.他システムとの連携が可能

勤怠管理システムは、給与計算システムなどほかのシステムと連携できるものが多く、給与明細などの発行も簡単に行えます。連携できるシステムの種類は製品によっても異なりますが、労務管理システムや入退室管理システム、シフト管理システムなど勤怠管理に関するシステムがほとんどです。

システムの連携ができれば、例えばシフト管理システムに入力した情報がそのまま自動で勤怠管理システムにも転記されるなど、情報の入力が1度で済むようになるため大幅に業務時間を削減でき、生産性の向上にも期待できます。また情報の確認も一目で把握できるため、膨大な情報も管理しやすくなるでしょう。

5.勤怠管理システム・アプリで勤怠管理を行うデメリット

もちろんタイムカードと同様に、勤怠管理システムにもデメリットはあります。勤怠管理システムのデメリットはコストの高さと浸透までにかかる時間の長さです。では次の項目で詳しく見ていきましょう。

1.費用がかかる

料金は月数百円のものから、サーバーを構築し保守費用も必要となる数百万円のものまでさまざまですが、どれを導入したとしてもタイムカードよりは費用が高くなります。もし勤務形態や労働契約が複数あるなど複雑な仕組みになっている場合は、体制に対応するためのカスタマイズなども必要となってくるため、より費用が高くなることも予想されます。

また勤怠管理システムで期待できる効果は売り上げには直結しないため、費用対効果を図りにくいこともデメリット。導入することでどの程度業務時間が削減できるかなどを事前に確認し、かけたコストを回収できるかをしっかりと検討してから導入することが重要となります。

2.システムの操作に慣れるまで時間がかかる可能性がある

前述したように、勤怠管理システムは費用対効果を図りにくい側面があります。そのため自社の雇用形態や勤務状況、就業規則などを正確に把握した上で、導入するシステムを慎重に検討する必要があり、導入まで時間がかかるでしょう。

また勤怠管理システムを導入すると、今までの体制を大きく変える必要があります。人事・総務担当者はもちろん、従業員全員が打刻システムの操作方法や有給休暇の申請方法などを覚えなければならず、説明会を開催し個人の問い合わせにも対応しなければなりません。

もし会社の規模が大きければその分システムを定着させるまでに時間がかかります。そのため事前に導入までの手順やスケジュールを立てた上で導入することが大切です。

6.タイムカード廃止！勤怠管理システムはDXにもおすすめ

DX（Digital Transformation）とは、進化したデジタル技術を導入していくことで、人々の生活をより豊かにするための変革を指します。現在デジタル技術の進化によりあらゆる業種で新しい技術やビジネスモデルが次々と登場しており、多くの企業はこれらに対抗するため競争力の維持や強化が求められています。

これに対応するための対策の1つがDXであり、既存の体制を一新できる勤怠管理システムはDXを推進するのにうってつけのものと言えるでしょう。

7.おすすめの勤怠管理システム・アプリ

しかし実際に勤怠管理システムの導入を検討しようにも、種類が豊富でどれを選べばいいか分からない方も多いのではないでしょうか。そこで最後に、おすすめの勤怠管理システムを5つ紹介します。

・キングオブタイム（KING OF TIME）
・ジョブカン勤怠管理
・マネーフォワード クラウド勤怠
・人事労務 freee
・AKASHI

製品の特徴はもちろん、料金なども詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

1.キングオブタイム（KING OF TIME）

キングオブタイム（KING OF TIME）は、導入企業数が3万社を超える人気の勤怠管理システムです。誰もが使いやすいシンプルでわかりやすい画面と機能の豊富さが魅力。導入する際は専門のスタッフが導入サポートを行い、導入後もサポートセンターが制限なく無料で利用できるため、パソコンの操作などが苦手な初心者でも安心して導入できるでしょう。
機能は企業ごとの就業ルールに合わせて設定が変更でき、給与ソフトとの連携も簡単に行えます。法改正への対応などは無償でバージョンアップが可能です。オンライン上にあるシステムを利用するクラウド型であるため初期費用も打刻機器代のみ、月額費用は1ユーザー300円（税抜）と低コストで導入・運用が行えることも魅力です。

2.ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、シリーズを導入した企業の累計が12万社を超える勤怠管理システムです。出勤管理・シフト管理・休暇や申請管理・工数管理の4つの機能を自由に組み合わせて利用できるため、必要な機能のみを導入できます。
料金は初期費用無料、機能1つにつき1ユーザー月額200円（税抜）からで、プランの数を増やすほどお得な料金設定です。機能制限はあるものの、無料で利用できるプランも存在するため、スモールスタートで導入したい方におすすめのシステムと言えるでしょう。
操作性はシンプルで、初めてでもすぐに使うことが可能。打刻方法も多彩であり、ICカードによる打刻はもちろん指静脈認証やGPS、さらにはLINEやSlack（チャットツール）による打刻が行えるためさまざまな職場環境や働き方に対応できますま

3.マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワード クラウド勤怠は、大手企業にも複数導入されている多機能な勤怠管理システムです。勤怠管理のほかシフト管理や異動履歴管理、ワークフロー管理が行えます。マネーフォワードで給与計算システム、経費管理システム、社会保険管理システムなどを提供しており、これらのシステムをまとめて利用できる点が魅力。人事や総務に関する幅広い業務をカバーできるため、会社のDXを一気に進めたい方におすすめです。
料金はプランにもよりますが5ユーザー月2,980円（税抜）から利用でき、6名以上になると各システム1ユーザー100～500円（税抜）で追加できます。そのほか郵送代行やオペレーターによる入力代行などオプション料金も充実していることから、幅広い業務の負担を軽減できるでしょう。

4.人事労務 freee 

人事労務 freeeは、有料課金ユーザー企業数が29万社を突破している勤怠管理システムです。1つのシステムで幅広い機能をカバーしており、打刻や給与計算はもちろん、年末調整やマイナンバー管理、法定三帳簿の自動作成も行えます。
料金はもっとも安いミニマムプランであれば月1,980円～（税抜）利用でき、プランごとに利用できる機能を拡張可能。ユーザーを追加する場合でも1ユーザー月300円（税抜）～と低コストで導入できます。
連携できる他社サービスも充実しており、コミュニケーションツールや経営分析、備品・消耗品の管理システムなど幅広く対応。連携できないサービスのデータについても、任意の形式に加工することでシステム内に取り込めることも魅力です。

5.AKASHI 

AKASHIは、SONYが提供している勤怠管理システムで、ITreviewが選ぶ中堅企業の満足度No.1を獲得しています。基本的な勤怠管理機能のほか、シフト管理機能や工数管理機能、テレワーク機能を利用
可能。テレワーク機能では、従業員がテレワークボタンを押すことで管理者は従業員のテレワーク状況を確認できます。工数管理などと組み合わせると在宅業務も把握しやすくなるため、テレワーク対応のシステムを探している方にぴったりです。
もっとも安いプランは、初期費用無料、1ユーザー月200円（税抜）から利用可能。打刻と勤怠集計、有給休暇管理などが行えることから、勤怠管理のみのシンプルなシステムを安く導入できます。顧客からの要望を反映するために週に1度のペースでアップデートを行っており、より利便性の高いシステムになることが期待できるでしょう。

まとめ：勤怠管理システム・アプリを導入して業務効率化を図ろう

本記事では、タイムカードと勤怠管理システムそれぞれのメリット・デメリットや、おすすめの勤怠管理システムを紹介しました。タイムカードは導入や運用がしやすく、今でも利用している企業は多数存在します。しかし一方で業務効率が悪く、これからの働き方へ対応できないため、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

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