タイムカード以外の勤怠管理方法とは？おすすめのシステム・アプリを紹介

目次
• タイムカード以外の勤怠管理方法＝勤怠管理システム・アプリの利用
• タイムカードで勤怠管理を行うメリット
• タイムカードで勤怠管理を行うデメリット
• 勤怠管理システム・アプリで勤怠管理を行うメリット
• 勤怠管理システム・アプリで勤怠管理を行うデメリット
• タイムカード廃止！勤怠管理システムはDXにもおすすめ
• おすすめの勤怠管理システム・アプリ
• まとめ：勤怠管理システム・アプリを導入して業務効率化を図ろう

タイムカード以外の勤怠管理方法＝勤怠管理システム・アプリの利用

まずタイムカード以外の勤怠管理方法としては、勤怠管理システム・アプリの利用が挙げられます。勤怠管理システムでは、タイムカードで行っている打刻をデジタルで行えるのはもちろん、給与計算の自動化などが行え、情報の管理もしやすくなります。とはいえ、勤怠管理は従業員全体に関係するものであり、使用頻度も高いため慎重に検討する必要があるでしょう。

そこで次にタイムカードと勤怠管理システム、それぞれのメリット・デメリットを比較しますので、ぜひ検討する際の参考にしてください。

タイムカードで勤怠管理を行うメリット

まずタイムカードで勤怠管理を行う場合に考えられるメリットについて整理します。主なメリットはコストの安さと手軽さです。では次の項目から内容を詳しく見ていきましょう。

タイムカードの大きなメリットとして挙げられるのは、導入コストの安さです。タイムカードの導入で必要となるのは1台のタイムレコーダーと、従業員の数に合わせたタイムカードのみであるため、初期費用も高くありません。

また継続して利用する場合を考えても、必要となるのは更新のために必要な新しいタイムカードと、打刻の際に使用されるインク、そしてタイムレコーダー1台を動かすための電気のみです。これらの費用は非常に安価であるため、会社にかかる負担は非常に軽いものと言えるでしょう。

そのため管理や運用に中々資金が割けない中小企業では、現在もタイムカードで勤怠管理を行っていることが多くあります。

タイムカードは使用や運用が簡単なことも大きなメリットです。使用者は出勤時と退勤時にタイムカードをレコーダーに差し込むだけ、システムの操作や承認手続きなどもないため、パソコンなどの機械操作が苦手な方でも簡単に使えます。

また管理する側としても、打刻されたカードを集め時間を集計するだけであり、特別なスキルなども必要ありません。導入後すぐに運用が開始でき、社員教育などを行う必要がないため気軽に導入できることもメリットです。

カード1つ1つを集計するため時間はかかりますが、長年タイムカードを活用してきた人にとっては、やり方を変える方が手間や時間がかかる可能性もあります。

タイムカードで勤怠管理を行うデメリット

次にタイムカードで勤怠管理を行う場合に考えられるデメリットについて紹介します。デメリットとして考えられるものとしては、人為的ミスの発生や、業務効率の悪さ、また派生業務のやりにくさなどが挙げられます。では詳しく見ていきましょう。

タイムカードは導入が簡単な分管理には時間や手間がかかります。タイムカードの回収はもちろん、打刻された情報をExcelなどに入力するため、従業員が多ければ多いほど集計に時間がかかります。

またタイムカードは従業員の労働時間を記した重要な書類であるため、使い終わったものを簡単に捨てることはできません。労働基準法の第百九条にあるとおり、労働に関する重要な書類は3年間保存する必要があり、タイムカードも例に漏れないことから、従業員の人数が増えれば増えるほど保存するスペースも必要となります。

紛失などのリスクが発生することから、特に従業員が多い場合は管理を行う従業員の負担も増えるでしょう。

タイムカードは締め日に回収したあと、給与計算などのためにExcelなどの表計算ソフトへ転記します。しかしこの転記作業はすべて手作業で行うため、人為的な集計ミスが起こる可能性をゼロにはできません。またこの集計ミスを極力少なくするために、複数回転記した内容の確認を行うため作業時間も余計にかかります。

また手作業で集計を行う場合、データの改ざんができることもデメリット。転記する際に実際の残業時間を故意に短くするなどの操作ができてしまうため、客観的な方法での管理が求められている労務管理において、労働時間を証明する証拠としては信頼性が低くなってしまうでしょう。

人為的なミスが発生する可能性があるのは集計のときだけではありません。タイムカードに打刻する作業は、従業員が行う業務と連動していないため打刻を忘れる可能性があります。もちろんこの打刻漏れはあとから手動で修正を行えますが、同時に打刻を忘れた理由の申請なども行う必要があり、人事・総務担当者の負担が増えます。

またタイムカードの打刻は能動的に行う作業であるため、故意的に打刻時間を変えることも可能です。これにより上司の命令で残業時間を故意的に記録しない、同僚に先に打刻してもらい遅刻をごまかすなどの不正が行われやすくなり、労務管理の正確性を担保できなくなります。

働き方改革が進められたことにより、2019年から関連する法律が施行され、企業は各従業員の残業時間や有給休暇を、どの程度取得したか明確に把握できるよう求められています。一方でタイムカードは打刻のみを記録するものであり、有給休暇がどの程度取得されたかを正確に把握することはできません。

またタイムカードは締め日に集計を行うことから、月末にならなければ正確な残業時間が把握できず、リアルタイム性に欠けます。働き方改革では残業時間の削減や有給休暇の消化が義務付けられていることから、これらがリアルタイムで把握できないことは大きなデメリットと言えるでしょう。

タイムカードの保管期間について詳しく知りたい方はこちらの記事から

勤怠管理システム・アプリで勤怠管理を行うメリット

ではタイムカードと比べ、勤怠管理システム・アプリにはどのようなメリットがあるのでしょうか。大まかなメリットとしては管理のしさすさ、連携のしやすさ、リアルタイム性などが挙げられます。では次の項目で詳しく見ていきましょう。

タイムカードは本人以外による打刻が行えますが、勤怠管理システムには静脈や指紋認証などの生体認証システムと連携した打刻システムもあり、タイムカードよりも不正打刻を防止できる可能性が高くなります。

またGPS機能と連携した打刻機能などもあり、打刻した際の場所と共に記録できることから、直帰や出張などの幅広い勤務形態に対応することが可能です。勤怠管理システムを導入する場合、ICカードやスマホによる打刻が基本となることから打刻にかかる時間が短くなり、従業員がタイムカードに打刻するために並ぶ必要がなくなり、出退勤もスムーズに行えるでしょう。

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タイムカードを利用する場合、締め日にタイムカードを回収し、Excelなどに転記、集計した時間を基に給与計算を行うなど、工数が多く時間と手間がかかります。また勤務形態や労働契約が従業員によって違うことも多く、作業者の負担は非常に大きいと言えるでしょう。

しかし勤怠管理システムでは、打刻した時間はすべてデジタルで記録しているため転記する必要がなく、給与計算システムが入っていれば給与計算まで自動で行ってくれます。設定さえ行えば勤務形態や労働契約の違いによる計算の違いにも対応できるため、手作業が介在しない分人的ミスも発生しません。これにより業務効率の向上が期待でき、人件費の削減などにも繋げられるでしょう。

勤怠管理システムでは、日々の打刻状況がリアルタイムで蓄積されており、現在の残業時間や有給休暇の取得状況もシステムを見れば一目で把握できます。そのため「この従業員は今月残業時間が多くなっているから月の後半は減らせるように調整しよう」「今月この従業員は1度も有給休暇を取っていないから申請するように促そう」などの調整が行え、社内の働き方改革が進められます。

またスマホなどの端末に対応している勤怠管理システムであれば、休暇申請などをオンラインから申請できることもポイント。書類を申請する手間、受理する手間を省けることから従業員の負担を減らし、労働の生産性向上が行えるでしょう。

勤怠管理システムは、現在進められている残業時間を減らし有給休暇取得率の向上を目指す働き方改革に適しているのはもちろん、今後労働基準法など勤怠管理に関する法改正が行われた場合にも対応が可能です。多くの勤怠管理システムではこのような労働基準法の法改正が行われた場合には、それに対応した管理方法へのシステムバージョンアップを行うからです。

ただし、これらのバージョンアップを無償で自動反映するか、有料になるかなどは各ベンダーや保守契約の内容によっても異なります。勤怠管理システムを導入する際は、これらの項目についても事前に確認した上で契約を行うといいでしょう。

勤怠管理システムは、給与計算システムなどほかのシステムと連携できるものが多く、給与明細などの発行も簡単に行えます。連携できるシステムの種類は製品によっても異なりますが、労務管理システムや入退室管理システム、シフト管理システムなど勤怠管理に関するシステムがほとんどです。

システムの連携ができれば、例えばシフト管理システムに入力した情報がそのまま自動で勤怠管理システムにも転記されるなど、情報の入力が1度で済むようになるため大幅に業務時間を削減でき、生産性の向上にも期待できます。また情報の確認も一目で把握できるため、膨大な情報も管理しやすくなるでしょう。

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勤怠管理システム・アプリで勤怠管理を行うデメリット

もちろんタイムカードと同様に、勤怠管理システムにもデメリットはあります。勤怠管理システムのデメリットはコストの高さと浸透までにかかる時間の長さです。では次の項目で詳しく見ていきましょう。

料金は月数百円のものから、サーバーを構築し保守費用も必要となる数百万円のものまでさまざまですが、どれを導入したとしてもタイムカードよりは費用が高くなります。もし勤務形態や労働契約が複数あるなど複雑な仕組みになっている場合は、体制に対応するためのカスタマイズなども必要となってくるため、より費用が高くなることも予想されます。

また勤怠管理システムで期待できる効果は売り上げには直結しないため、費用対効果を図りにくいこともデメリット。導入することでどの程度業務時間が削減できるかなどを事前に確認し、かけたコストを回収できるかをしっかりと検討してから導入することが重要となります。

前述したように、勤怠管理システムは費用対効果を図りにくい側面があります。そのため自社の雇用形態や勤務状況、就業規則などを正確に把握した上で、導入するシステムを慎重に検討する必要があり、導入まで時間がかかるでしょう。

また勤怠管理システムを導入すると、今までの体制を大きく変える必要があります。人事・総務担当者はもちろん、従業員全員が打刻システムの操作方法や有給休暇の申請方法などを覚えなければならず、説明会を開催し個人の問い合わせにも対応しなければなりません。

もし会社の規模が大きければその分システムを定着させるまでに時間がかかります。そのため事前に導入までの手順やスケジュールを立てた上で導入することが大切です。

タイムカード廃止！勤怠管理システムはDXにもおすすめ

DX（Digital Transformation）とは、進化したデジタル技術を導入していくことで、人々の生活をより豊かにするための変革を指します。現在デジタル技術の進化によりあらゆる業種で新しい技術やビジネスモデルが次々と登場しており、多くの企業はこれらに対抗するため競争力の維持や強化が求められています。

これに対応するための対策の1つがDXであり、既存の体制を一新できる勤怠管理システムはDXを推進するのにうってつけのものと言えるでしょう。

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おすすめの勤怠管理システム・アプリ

しかし実際に勤怠管理システムの導入を検討しようにも、種類が豊富でどれを選べばいいか分からない方も多いのではないでしょうか。そこで最後に、おすすめの勤怠管理システムを5つ紹介します。

製品の特徴はもちろん、料金なども詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

まとめ：勤怠管理システム・アプリを導入して業務効率化を図ろう

本記事では、タイムカードと勤怠管理システムそれぞれのメリット・デメリットや、おすすめの勤怠管理システムを紹介しました。タイムカードは導入や運用がしやすく、今でも利用している企業は多数存在します。しかし一方で業務効率が悪く、これからの働き方へ対応できないため、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

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