タイムカードの保管について解説。期間や管理に便利なシステムも紹介

目次
• タイムカードとは
• タイムカードの保存期間は5年
• アルバイトや派遣社員もタイムカードの保管対象
• タイムカードを保管していないと？
• タイムカードの保管方法
• 勤怠管理システムを利用するメリット
• 【比較表付き】タイムカードより便利！クラウド型勤怠管理システム4選
• 勤怠管理システム選びで失敗しないためのポイント
• まとめ

タイムカードとは

そもそもタイムカードとは、従業員の勤務時間を記録するためのツールです。従業員が出勤した時間や退勤した時間、休憩時間などを記録し、それに基づいて給与計算や勤怠管理を行います。従業員がタイムカードに記録する方法には、紙ベースのものや電子的に管理されるものがあり、近年はスマートフォンアプリを使って勤怠を管理できるシステムも増えています。つまり、タイムカードは従業員の正確な勤務時間を把握するために不可欠なツールです。

タイムカードは、勤怠管理や給与計算だけでなく、その他の労働関係に関する重要な書類にも当てはまります。たとえば、労働時間の証明書や労働者側が提出する請求書などが挙げられます。特に労働時間の証明書は、従業員が勤務していた期間や勤務時間などを証明する書類です。また、労働者側が提出する請求書には、労働時間や残業代などの請求内容が記載されています。企業側は従業員の勤務実績をタイムカードから確認し、適した請求内容であるかを判断することが可能です。

タイムカードの保存期間は5年

タイムカードの保存期間は5年と定められています。2020年に労働基準法が改正されたことにより、3年から5年に延長されました。これは、従業員が請求する権利の行使期限が5年となったことに合わせたものであり、企業は5年間の期間中、タイムカードのデータを保管することが求められています。5年の保存期間は、従業員名簿や賃金台帳と同じ扱いとなり、企業にとっては責任を持って保存し、管理することが必要です。書類を適切に保存することで、従業員の勤怠管理や賃金計算、社会保険や労働保険の手続きなどに必要な情報を提供できます。保存期間が明確に定められているため、必要な情報が消失することを防ぎ、従業員とのトラブルを未然に防ぐことが可能です。

タイムカードは法律で5年間の保管義務がありますが、その期間はいつから数えるのが正解なのでしょうか。

労働時間の記録に関する書類の保存期間の起算点は書類によって異なりますが、賃金その他労働関係に関する重要な書類については「その完結日」と決められています。完結日とは最後に記録をした日を指すので、タイムカードについては最後に打刻をした日から数えて5年間の保管義務があります（経過措置として、当分の間は3年が適用されます)。

アルバイトや派遣社員もタイムカードの保管対象

アルバイトや派遣社員は、企業にとって重要な労働力であり、労働時間や給与計算に関する情報管理も必要です。そのため、アルバイトや派遣社員の勤務時間や休暇に関する情報も、法律によりタイムカードの保管対象とされています。つまり、アルバイトや派遣社員のタイムカードも、同じように保存期間が5年間に延長されることが特徴です。アルバイトや派遣社員が、正規社員と同様にタイムカードの保管対象となる理由は、彼らも給与計算の対象となっているからです。アルバイトや派遣社員が業務時間を正確に管理することで、企業はトラブルのリスクを回避して、適切な給与計算ができます。一方、タイムカードの保管対象外となる従業員には、役員やパートタイム社員、業務委託契約を結んだ人などが挙げられます。

タイムカードを保管していないと？

タイムカードは最後に打刻した日から5年の保管義務があり、もう必要ないからと勝手に捨ててしまうことは認められていません。もし、捨ててしまったり、紛失してしまった場合はどうなるのでしょうか。

タイムカードは労働基準法109条の定める「労働関係に関する重要な書類」に該当するため、法律上5年の保管義務があり、保管期間内に捨ててしまうことは労働基準法違反となります。また、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合は注意が必要。その場合は7年の保管が必要となります。

最後の記録日から5年を待たずにタイムカードを破棄してしまった場合、労働基準法120条により「30万円以下の罰金」に処せられる可能性があります。

タイムカードのような日々の勤怠データは、労働者名簿や賃金台帳に比べて重要度が低く扱われがちです。しかし、きちんと保管をしなければペナルティの対象になるという点で重要度は何ら変わりないので、扱いには十分注意してください。

タイムカードを保管していないと、従業員の労働時間を把握することができません。

従業員の労働時間の把握については法律で直接的に義務付けられているでわけはありませんが、厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を定めており、みなし労働時間制度で働く人以外の全ての労働者について労働時間の把握を義務付けています。タイムカードはその重要な資料となります。

仮に、給与計算が済んだら用済みとばかりにタイムカードを破棄してしまうと、使用者は労働時間を把握することができず、労働実態が適切か調査することができません。

特に長期に渡って長時間労働が存在するかどうかチェックするには一定期間の記録を照合する必要があります。そのときに過去のデータが失われていたら労働実態を正確に把握するのは困難です。

そうした状況では、気が付いたときには現場が疲弊し、最悪の場合は従業員の過労死を招く可能性すらあります。労働基準法遵守のためだけでなく、従業員の健康・安全管理という点でも、一定期間のタイムカード保管は必要なのです。

出退勤時刻管理をタイムカードで行っている企業では、タイムカードが従業員の労働時間を証明できる唯一の資料となります。

そもそもタイムカードを保管していないと、誰がどれ位働いたのかが分からないので、労働時間に見合った給与を支払うことができません。また、給与計算まで保管していたとしても、後日になって計算内容に関して問い合わせがくることもあるでしょう。その際にタイムカードを廃棄してしまっていると、その問い合わせに答えることもできません。

労働時間に見合った給与が支払われないとなると、労使間では必ず争いになります。きちんと保管をしておけば揉め事にはならないので、リスク管理という点でもタイムカードの保管は大切です。

タイムカードは裁判の証拠としても重要な資料となります。裁判で開示請求をされた際はすぐに応じる必要がありますが、そのときにタイムカードがないと大変なことになります。

労働基準法108条で使用者の労働時間把握義務について規定し、109条によってタイムカードの保管が義務付けられているのは、ひとえに労働者を保護するためです。

タイムカードの開示は法律上明記されていることではありませんが、労働者が自分の労働時間について客観的な資料を確認できない場合、正しい賃金を請求することができません。一方、使用者はちゃんと保管していれば、開示する気があればいつでも出せる訳です。こうした力関係においては、信義則上、使用者は特段の事情がなければタイムカードの開示義務を負うべきであると考えらます。

以上の理由で、労使間で労働時間を巡って争いがおきたときには、使用者は速やかに「労働関係に関する書類」を開示しなければなりません。合理的な理由なく拒否すれば、裁判で不法行為と判断されるでしょう。裁判所から開示命令がでることもあります。

実際に平成22年に大阪地方裁判所で起こった労働裁判では、会社側が従業員のタイムカードの開示を拒絶したことに対し、慰謝料の支払いを命じる判決を出しています。開示できない理由がタイムカードの破棄によるものだったとしても、会社側は全面的に不利な立場に置かれます。

このように、労使間で労働時間を巡って裁判で争うことになったときに、タイムカードは重要な証拠資料となるので、間違っても用済みだからと捨ててしまうことがないようにしてください。

タイムカードの保管方法

タイムカードの保管方法には、紙での管理と勤怠管理システムなどでデータ化する管理方法の2種類があります。ここでは、紙での管理方法と勤怠管理システムを活用したデータ化方法について、それぞれ詳しく解説します。

タイムカードの紙での管理方法は、従業員が出勤・退勤時に記入するもので、月末に集計して勤怠管理を行うことが必要です。また、休暇や残業時間なども紙に記入し、特定のファイルに保管していきます。しかし、紙での管理方法は、データの修正や集計作業に時間がかかることや、データの紛失や破損などによる情報漏えいのリスクがあることが課題とされています。そのため、近年は勤怠管理システムなどを導入して管理する方法が一般的です。

タイムカードをデジタルで管理する方法として、勤怠管理システムの導入があります。勤怠管理システムでは、スマートフォンやパソコンなどから、従業員の出勤・退勤時刻から残業時間、休暇などの勤怠情報を入力できます。また、勤怠管理システムでは、入力された情報を自動的に集計し、給与計算や勤怠管理につなげることも可能です。さらに、データの修正や承認などもシステム上で行うことができます。

勤怠管理システムについては別記事「勤怠管理システムとは？メリット・デメリットを解説」をご覧ください。また、PRONIアイミツは、ITツール受発注のプロとして、希望要件に合った勤怠管理システムの案内が可能です。料金無料・最大6社をご紹介しますのでぜひ一度お試しください。

勤怠管理システムを利用するメリット

勤怠管理システムを導入することで、企業が得られる主なメリットを以下の3つにわけて解説していきます。

勤怠管理システムでは、従業員の勤怠情報をデータ化することが可能です。このため、紙のタイムカードと比べて場所をとらず、データをクラウド上で管理できるため、災害時にもデータの消失や損失のリスクが低く、安全に保管できます。また、紙で管理する場合に比べ、データの修正や集計作業に時間がかからないため、業務の効率化にもつながることが特徴です。ただし、システムの導入には初期費用やランニングコスト、研修費用などがかかる場合もあります。

勤怠管理システムでは、従業員の勤怠情報をデータ化しているため、必要な情報を検索しやすく、すぐに見つけることができます。例えば、従業員からの問い合わせに対応する際には、勤怠管理システムから必要な情報を検索して迅速に回答できます。また、データの修正や承認などもシステム上で実施でき、従業員とのコミュニケーション改善にもつながります。ただし、システムの導入によって、従業員がシステムを使いこなせるように研修する必要があります。

勤怠管理システムの利用で、従業員の勤怠情報を正確に集計できることがメリットです。そのため、助成金や補助金の申請時に必要な書類や情報をすぐに提出できます。法定外労働時間や休日出勤時間などをデータ管理することで、労働基準法などの法律に適合した勤務管理がスムーズです。また、勤怠管理システムは、スマートフォンなどのモバイルデバイスに対応しているものもあるため、外出先や在宅勤務中でも勤怠情報の入力や確認ができます。

勤怠管理システムの選び方・おすすめサービスについては、別記事「2024年最新のおすすめ勤怠管理システム」で解説しています。合わせてご覧ください。

【比較表付き】タイムカードより便利！クラウド型勤怠管理システム4選

ここでは、クラウド型勤怠管理システムの中から、比較的優れた4つのシステムを紹介します。クラウド型勤怠管理システムは、従業員の勤怠情報をクラウド上で管理することができるシステムです。タイムカードと異なり、紙やExcelで管理する手間がなく、いつでもどこでも勤怠情報を確認できます。また、勤怠情報の誤りや漏れを防ぐことができるため、企業の勤怠管理業務を効率的に行うことができます。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、勤怠管理システム選びの参考にしてください。

「タイムカードは5年の保管義務があることは分かったけど、従業員が増えて全員分は保管しきれない」。もし、そうしたことでお悩みの場合は、クラウド型勤怠管理システムの導入をおすすめします。

実際に沢山の従業員を抱える企業では、アルバイトまで含むスタッフ全員分のタイムカードを5年もの長期間保管するのは大変です。しかし、クラウド型勤怠管理システムならデータ保存が簡単にできるのです。

勤怠データは全てクラウド上にあるサーバーに保管されるので、紙のように物理的な保管スペースは必要ありません。必要なときにいつでもデータを取り出すことができるので、管理者の負担を大幅に減らすことが可能です。

現在、タイムカードによる勤怠管理に限界を感じている多くの企業が、勤怠管理システムの導入を急ピッチで進めています。

また、システムによっては勤怠管理画面をタイムカード仕様になっているもの

クラウド型勤怠管理システムはデータ保存に有利なだけでなく、他にも様々なメリットがあります。豊富な打刻機能、残業時間管理、休暇管理、シフト管理の機能もあり、給与システムとの連携も可能です。また、長時間労働のアラート警告機能などもあるので、働き方改革に力を入れたい企業には特におすすめです。

以上を踏まえて、ここからは、おすすめのクラウド型勤怠管理システムを4つ比較しています。ぜひ、勤怠管理システム選びの参考にしてください。

勤怠管理システム選びで失敗しないためのポイント

勤怠管理システムを導入する際には、失敗しないためにシステムの選定が重要となります。そのためには、まず課題や目的を明確にすることが大切です。ここでは、勤怠管理システムを選ぶ際に失敗しないためのポイントを3つの項目にわけて解説します。

導入するシステムに対して、何を解決したいのか、何を目的としているのかの目的を明確にすることが大切です。たとえば、人手不足で忙しい中、従業員の勤務時間や残業時間を手動で集計することが煩雑になっている場合、勤怠管理システムを導入することで、正確かつ迅速に勤務情報を集計し、管理しやすくなります。また、導入に際しては、システムの機能性や利用料金など、企業のニーズに合わせた選定が求められます。

勤怠管理システムは、法改正やメンテナンスに対応する必要があります。そのため、システムの運用面やセキュリティに十分配慮してくれるシステムを選択することが大切です。特に、新型コロナウイルス感染症対策として、リモートワークやテレワークなど柔軟な勤務形態が増えている中、オンライン上での情報の取り扱いに関する法律改正も予想されるため、システムの法的対応力も重要なポイントとなります。

勤怠管理システムは、従業員が使用することが多くなるため、使いやすさが非常に重要です。操作方法がわかりやすく、手間がかからないシステムを選ぶことで、従業員のモチベーション向上や業務効率化につながります。また、スマートフォンアプリを利用したシステムでは、いつでもどこでも勤務情報を確認できるため、従業員の利便性も高まります。そのため、システムの使いやすさは、企業が選定する上で、大きなポイントとなるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。普段何気なく使っているタイムカードですが、「給与計算が終わったから」「従業員が退職をしたから」こうした理由でポイと捨ててしまうのは認められないことがお分かりいただけたと思います。

労働基準法第109条では「その他労働関係に関わる重要な書類」について5年間保存義務があることを明記しています。タイムカードはこれに該当するため、必ず保管しておかなければなりません。5年の保管期間の起算日は最後に記録をした日になります。5年未満にタイムカードを破棄するなど違反した場合は、労働基準法第120条により30万円以下の罰金に処せられます。

タイムカードを保管期間内に破棄すると、法律違反以外にも様々な弊害があります。タイムカードの資料がないと従業員の労働時間を正確に把握することができません。その都度破棄してしまうと長期にわたる長時間労働を発見することができず、従業員の過労死を招く恐れもあります。

また、タイムカードがないと労働時間に見合った賃金が支払われない可能性もあります。労働時間を証明する資料がないと、間違いがあっても後から修正をすることもできません。万が一、労働時間を巡って労使間で争いになったときには、裁判所からタイムカードの開示命令が下ることもあり、その際に提出できなければ会社側は裁判で負けてしまうでしょう。

タイムカードを保管するには相当のスペースも必要なので、企業にとってはそれなりに負担であることには違いありません。しかし、保管期間の5年を待たずに廃棄すると大変なペナルティを負う可能性があります。一度問題が起こったときの解決コストは保管コストの比ではありません。くれぐれも「うっかり捨ててしまった…」といったことはないように注意してください。