【2025年最新】メール通知機能でおすすめのワークフローシステム10選

目次
• ワークフローシステムはメール通知機能付きがおすすめ
• メール通知機能搭載のワークフローシステムを導入するメリット
• ワークフローシステムの選び方
• メール通知機能搭載でおすすめのワークフローシステム10選
• まとめ：ワークフローシステム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

ワークフローシステムはメール通知機能付きがおすすめ

「申請に承認印を押すためにわざわざ出社しなければならない……」、「申請・承認作業に多くの時間がかかっており、よりスムーズにできないか困っている」など、ワークフローに関する数多くの悩みを解決してくれるのがワークフローシステムです。

ワークフローシステムを導入することで申請・承認作業をスマートフォンから気軽に行えるようになるほか、承認ルートの進捗を一目で把握できる、外部システムと連携してより業務を効率化できるなど、叶えられることはさまざま。ワークフロー周辺の業務をよりスムーズにできるのがワークフローシステムです。

ワークフローシステムを導入するにあたり、搭載している機能で気をつけておきたいのがメール通知機能です。詳しくは後述しますが、申請があった場合や申請が承認された場合、さらには承認が遅延している場合などにメールで通知が届けば、よりスムーズに承認作業を進められるでしょう。

メール通知機能搭載のワークフローシステムを導入するメリット

ここからは、メール通知機能が搭載されているワークフローシステムを導入すると、どのようなメリットがあるのかを確認していきましょう。

たとえばメール通知機能が搭載されていない場合、ワークフローシステムを利用していても、申請があったタイミングで通知に気づけないかもしれません。ワークフローシステムは、申請や承認をよりスムーズに行うために導入するもの。申請に気付けず遅延してしまうようでは、その効果を発揮できないでしょう。しかし、ずっとシステムを開いておくというわけにもいかないのが事実です。

一方、申請があった場合にメールで通知が届くワークフローシステムであれば、システムを開いていなくともメールで気づけます。万が一なかなか承認が進まない場合にも、メール通知によって催促することができるのが便利でしょう。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶポイントは、主に以下の2つです。

ワークフローの導入目的は企業によって異なります。単なる「業務効率化」で終わらない、自社の問題解決につながる機能が備わっているかどうかをチェックしましょう。そのためには、ワークフロー選定前に自社の課題を明確にしておく必要もあります。

ワークフロー導入で手間がかかるのが、既存システムからのデータ移行です。現在のシステムと連携可能なワークフローであれば、スムーズに作業できるでしょう。これまで紙だけで運用してきた企業は、紙のフォーマットをそのまま利用できるワークフローもおすすめです。

メール通知機能搭載でおすすめのワークフローシステム10選

ここでは、メール通知機能が搭載されているワークフローシステムを紹介していきます。数多くの名から選りすぐった10選なので、ワークフローシステムをお探しの場合はぜひ参考になさってください。

まとめ：ワークフローシステム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

ワークフローシステムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。とはいえ、数あるワークフローシステムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。

「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）ができます。