メール通知機能があるワークフローシステムおすすめ10選【2025年最新】
「申請に気付かない人が多く、承認が遅れがち」「催促する手間を省きたい」という企業にはメール通知機能を搭載したワークフローシステムがおすすめです。申請・承認がされた場合や、承認が遅延している場合などにメールで通知が届くため、スムーズに社内稟議を進めることが可能。
そこでこの記事では、メール通知機能があるワークフローシステムおすすめ10選を紹介します。導入メリットやワークフローシステムの選び方も詳しく解説しますので、承認フローを効率化したい企業の担当者はぜひ参考にしてください。
- ワークフローシステムはメール通知機能付きがおすすめ
- メール通知機能搭載のワークフローシステムを導入するメリット
- 【比較表】メール通知機能搭載のワークフローシステム
- メール通知機能搭載のワークフローシステムおすすめ10選
- ワークフローシステムの選び方
- まとめ:ワークフローのメール通知で承認をスムーズに進めよう

ワークフローシステムはメール通知機能付きがおすすめ
「申請に承認印を押すためにわざわざ出社しなければならない……」「申請・承認作業に多くの時間がかかっており、よりスムーズにできないか困っている」など、ワークフローに関する数多くの悩みを解決してくれるのがワークフローシステムです。

ワークフローシステムを導入することで申請・承認作業をスマートフォンから気軽に行えるようになるほか、承認ルートの進捗を一目で把握できる、外部システムと連携してより業務を効率化できるなど、叶えられることはさまざま。ワークフロー周辺の業務をよりスムーズにできるのがワークフローシステムです。
ワークフローシステムを導入するにあたり、搭載している機能で気をつけておきたいのがメール通知機能です。メール通知機能により、申請・承認された場合、さらには承認が遅延している場合などにメールで通知が届くため、よりスムーズに承認作業を進められます。
メール通知機能搭載のワークフローシステムを導入するメリット
ここからは、メール通知機能が搭載されているワークフローシステムを導入すると、どのようなメリットがあるのかを確認していきましょう。
申請があった場合にメールで通知が届くワークフローシステムであれば、システムを開いていなくともメールで気づけます。万が一なかなか承認が進まない場合にも、メール通知によって催促することができるのが便利です。
たとえばメール通知機能が搭載されていない場合、ワークフローシステムを利用していても、申請があったタイミングで通知に気づけないかもしれません。ワークフローシステムは、申請や承認をよりスムーズに行うために導入するもの。申請に気付けず遅延してしまうようでは、その効果を発揮できないでしょう。しかし、ずっとシステムを開いておくというわけにもいかないのが事実です。
「申請に気が付かない人が多く、承認が遅れがち」「催促する手間を省きたい」という企業にはメール通知機能あるワークフローシステムの導入がおすすめです。
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【比較表】メール通知機能搭載のワークフローシステム
ここからは実際に、メール通知機能搭載のワークフローシステムを比較します。料金や機能、導入実績数を比較した表をご覧ください。
料金
月300円/ユーザー
初期費用 0円
(他2プラン)
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料金
月300円/ユーザー
初期費用 0円
(他2プラン)
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料金
要問合せ
初期費用 要問合せ |
料金
月500円/ユーザー
初期費用 0円
(他1プラン)
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料金
月500円/ユーザー
初期費用 要問合せ
(他3プラン)
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料金
月2,000円
初期費用 30,000円 |
料金
月500円 / ユーザー
初期費用 要問合せ
(他1プラン)
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料金
要問合せ
初期費用 要問合せ |
料金
月10,000円
初期費用 50,000円
(他1プラン)
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料金
月750円/ユーザー
初期費用 110,000円
(他1プラン)
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クラウド(SaaS)
オンプレミス(パッケージ)
申請のメール通知機能
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クラウド(SaaS)
オンプレミス(パッケージ)
申請のメール通知機能
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クラウド(SaaS)
オンプレミス(パッケージ)
申請のメール通知機能
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クラウド(SaaS)
オンプレミス(パッケージ)
申請のメール通知機能
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クラウド(SaaS)
オンプレミス(パッケージ)
申請のメール通知機能
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クラウド(SaaS)
オンプレミス(パッケージ)
申請のメール通知機能
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クラウド(SaaS)
オンプレミス(パッケージ)
申請のメール通知機能
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クラウド(SaaS)
オンプレミス(パッケージ)
申請のメール通知機能
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クラウド(SaaS)
オンプレミス(パッケージ)
申請のメール通知機能
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クラウド(SaaS)
オンプレミス(パッケージ)
申請のメール通知機能
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導入実績社数 情報なし |
導入実績社数 シリーズ累計25万社 |
導入実績社数 情報なし |
導入実績社数 1,500社以上 |
導入実績社数 情報なし |
導入実績社数 4,000社 |
導入実績社数 5,000社以上(シリーズ累計) |
導入実績社数 1,000社以上 |
導入実績社数 情報なし |
導入実績社数 1500社以上 |
Google Workspaceとシームレスに連携することによって利用でき、Google Driveを活用して稟議書や関連書類の添付も楽々。申請書類の作成においては豊富なテンプレートから簡単に行えます。申請者・承認者にはメール通知が行われるほか、ビジネスチャットツールでも通知を送信できるのが便利なポイントでしょう。
導入も簡単で最短の場合即日で運用を開始できるほか、導入後のサポートも充実。メールやチャット、電話で気軽に相談可能です。メール通知に対応しているほか、ビジネスチャットツールなどを活用した通知にも対応しています。

メール通知機能については、承認期限が近づいている申請があった場合に承認者への催促メールを送信できるので、ワークフローの滞りを防げるでしょう。
申請があった場合の通知メールや、承認が遅れている場合の催促メールのどちらにも対応しており、ワークフローが停滞してしまうことも未然に防止できるのが便利でしょう。

申請書の作成や承認ルートの設定、承認まで簡単かつ柔軟に行えるだけでなく、シングルサインオン機能やデータベース連携、API連携など外部システムとの連携も充実。メール通知機能も搭載しているため、ワークフローが順調に進みます。

クラウド型であるため気軽に導入できることに加え、1ユーザー当たり200円から利用可能とリーズナブルなのも魅力。申請・承認を簡単に行えるほか、承認印の作成・設定にも対応しており、印鑑画像を取り込むだけでOKです。
承認するべき申請がある場合にはトップページに表示されるほかメール通知もされるため、確認漏れや承認漏れを防止できるのがうれしい点でしょう。

メール通知機能やビジネスチャットツールによる通知機能も搭載しており、承認漏れ・確認漏れが起こることもありません。

申請書類や文書などが追加・削除・更新などとなった場合にはメール通知機能を利用できるため、承認漏れ・確認漏れを防げるでしょう。

直感的に操作できるわかりやすいインターフェースなので、社内への定着スピードが速いのも心強いでしょう。メール通知機能も利用でき、送信されるメールに関しても表示言語を変更可能です。
これまでに使っていた書式をそのまま使用しながらもやりとりを電子化できるため、システムへの移行にかかる手間や負担を軽減できるのがうれしいポイント。書式を編集する場合は簡単なドラッグ&ドロップ操作だけで作成できます。
承認ルート設定も柔軟に行えるほか、承認依頼や承認結果においてはメール通知機能を利用可能です。
上記比較表をご覧の通り、メール通知機能搭載のワークフローシステムは、クラウド型が主流です。上記サービスの多くは無料トライアル、または無料プランを利用できるため、導入前に活用し、メール通知機能をお試しすることをおすすめします。
メール通知機能搭載のワークフローシステムおすすめ10選
ここでは、メール通知機能が搭載されているワークフローシステムおすすめ10選を紹介していきます。数多くの名から選りすぐった10選なので、ワークフローシステムをお探しの場合はぜひ参考にしてください。
- rakumo ワークフロー
- ジョブカンワークフロー
- intra-mart ワークフロー
- コラボフロー
- Create!Webフロー
- J-MOTTO ワークフロー
- X-point Cloud
- SmartDB
- 楽々WorkflowII Cloud
- Streamline
rakumoワークフローは、使いやすさや優れたコストパフォーマンス、豊富な機能の数々などが評価され、多くの企業に導入されているワークフローシステムです。
Google Workspaceとシームレスに連携することによって利用でき、Google Driveを活用して稟議書や関連書類の添付も楽々。申請書類の作成においては豊富なテンプレートから簡単に行えます。申請者・承認者にはメール通知が行われるほか、ビジネスチャットツールでも通知を送信できるのが便利なポイントでしょう。
利用者のレビュー(口コミ、評価)
主な機能
ジョブカン ワークフローは、簡単なクリック操作で申請書の作成や承認、承認ルートの設計まで行えるワークフローシステムです。多くの企業に導入されているクラウドサービス「ジョブカン 」シリーズの1つで、シリーズ累計12万社の導入実績を誇ります。
導入も簡単で最短の場合即日で運用を開始できるほか、導入後のサポートも充実。メールやチャット、電話で気軽に相談可能です。メール通知に対応しているほか、ビジネスチャットツールなどを活用した通知にも対応しています。
利用者のレビュー(口コミ、評価)
主な機能

intra-mart ワークフローは、ワークフロー機能を主軸としながらも、申請や承認以外の業務プロセスを幅広くカバーする、機能性の高いワークフローシステムです。すでに利用しているシステムとも柔軟に連携できるなど、柔軟性に優れた点も多くの高評価を得ています。
メール通知機能については、承認期限が近づいている申請があった場合に承認者への催促メールを送信できるので、ワークフローの滞りを防げるでしょう。
利用者のレビュー(口コミ、評価)
主な機能
コラボフローは、「オフィスワークを効率化する簡単ワークフロー 」として多くの人気を集めているワークフローシステムです。導入や運用が簡単でありながら機能が充実していることから、顧客満足度が高いのが信頼できるポイント。数々の大手企業にも導入されてきた実績を誇ります。
申請があった場合の通知メールや、承認が遅れている場合の催促メールのどちらにも対応しており、ワークフローが停滞してしまうことも未然に防止できるのが便利でしょう。
利用者のレビュー(口コミ、評価)
主な機能

Create!Webフローは、クラウド版・パッケージ版の2つの導入形態から選択できるワークフローシステムです。使いやすい操作画面と豊富な機能の数々で人気を集めており、導入実績も多数。
申請書の作成や承認ルートの設定、承認まで簡単かつ柔軟に行えるだけでなく、シングルサインオン機能やデータベース連携、API連携など外部システムとの連携も充実。メール通知機能も搭載しているため、ワークフローが順調に進みます。
利用者のレビュー(口コミ、評価)
主な機能

J-MOTTO ワークフローは、4,000社以上の導入実績を誇るJ-MOTTOのグループウェアをベースに、ワークフロー機能をさらに強化したシステムです。
クラウド型であるため気軽に導入できることに加え、1ユーザー当たり200円から利用可能とリーズナブルなのも魅力。申請・承認を簡単に行えるほか、承認印の作成・設定にも対応しており、印鑑画像を取り込むだけでOKです。
承認するべき申請がある場合にはトップページに表示されるほかメール通知もされるため、確認漏れや承認漏れを防止できるのがうれしい点でしょう。
利用者のレビュー(口コミ、評価)
主な機能

X-point Cloudは、業種や規模を問わず幅広く導入されているワークフローシステムです。これまでに使い慣れてきた紙イメージの書類をそのままシステム上で使うことができ、承認はPCやスマートフォン、タブレットなどからワンクリックで可能。検索・集計機能が充実しているため、確認したい書類はすぐ確認できるのが便利なポイントでしょう。
メール通知機能やビジネスチャットツールによる通知機能も搭載しており、承認漏れ・確認漏れが起こることもありません。
利用者のレビュー(口コミ、評価)
主な機能

SmartDBは、「大企業の業務デジタル化クラウド」として多くの人気を集めているワークフローシステムです。1,000名以上の従業員がいる大企業を中心に数多く導入されており、ワークフロー機能のみならずコミュニケーション機能やフォーム機能、Webデータベース機能などを幅広く網羅。企業のデジタル化を大幅に促進可能です。
申請書類や文書などが追加・削除・更新などとなった場合にはメール通知機能を利用できるため、承認漏れ・確認漏れを防げるでしょう。
利用者のレビュー(口コミ、評価)
主な機能

楽々WorkflowII Cloudは、日本語のみならず英語、中国語にも対応したグローバルなワークフローシステム、楽々WorkflowIIのクラウド版です。楽々WorkflowIIの柔軟性や機能性はそのまま、よりシステムの立ち上げや運用がスムーズになっているのが大きな特徴。
直感的に操作できるわかりやすいインターフェースなので、社内への定着スピードが速いのも心強いでしょう。メール通知機能も利用でき、送信されるメールに関しても表示言語を変更可能です。
利用者のレビュー(口コミ、評価)
主な機能
Streamline
Streamlineは、初期費用が無料であるだけでなく申し込み後最短翌日から運用を開始できるワークフローシステムです。
これまでに使っていた書式をそのまま使用しながらもやりとりを電子化できるため、システムへの移行にかかる手間や負担を軽減できるのがうれしいポイント。書式を編集する場合は簡単なドラッグ&ドロップ操作だけで作成できます。
承認ルート設定も柔軟に行えるほか、承認依頼や承認結果においてはメール通知機能を利用可能です。
主な機能
以上、機能比較や料金比較でおすすめの複数事業所対応クラウド給与計算ソフトを詳しく解説しました。PRONIアイミツ(当サイト)では、ITツール受発注支援のプロとして、給与計算ソフト選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断(無料)も用意していますのでぜひご活用ください。
ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶポイントは、主に以下の2つです。
目的に合う機能が搭載されているか
ワークフローの導入目的は企業によって異なります。単なる「業務効率化」で終わらない、自社の問題解決につながる機能が備わっているかどうかをチェックしましょう。そのためには、ワークフロー選定前に自社の課題を明確にしておく必要もあります。
既存システムやフォーマットとの連携
ワークフロー導入で手間がかかるのが、既存システムからのデータ移行です。現在のシステムと連携可能なワークフローであれば、スムーズに作業できるでしょう。これまで紙だけで運用してきた企業は、紙のフォーマットをそのまま利用できるワークフローもおすすめです。
まとめ:ワークフローのメール通知で承認をスムーズに進めよう
ワークフローシステムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。とはいえ、数あるワークフローシステムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。
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