パッケージ型ワークフローシステムおすすめ10選！クラウド型との違いも解説

目次
• パッケージ型ワークフローシステムとは
• 【比較表】パッケージ型ワークフローシステム
• パッケージ型ワークフローシステムおすすめ10選 
• パッケージ型ワークフローシステムのメリット 
• パッケージ型ワークフローシステムのデメリット 
• パッケージ型とクラウド型ワークフローシステムの違い 
• ワークフローシステムの選び方 
• まとめ：自社サーバーでのデータ管理には、パッケージ型がおすすめ

パッケージ型ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは社内稟議の申請・承認を効率化するシステムで、「パッケージ型」と「クラウド型」の2通りに分けられます。

パッケージ型ワークフローシステムとは、市販されているパッケージソフト、もしくはライセンスを購入して使用するシステムで、自社のサーバーにソフトウェアをインストールして利用します。サーバーの設置や保守管理は自社で行う必要があるものの、社内のサーバーでデータを管理できるのでセキュリティを重視したい企業にはおすすめです。ただし、導入費用が高額になることがあり、保守管理の費用も発生します。利用は社内のネットワークに限られるため、リモートワークを推進する企業には向きません。

一方、クラウド型ワークフローシステムとは、ソフトウェアをインストールせず、インターネット環境とデバイス（PC・スマホ・タブレット）を用いて利用するシステムです。システム提供会社がクラウド上に用意したサーバーにアクセスして利用するため、自社でサーバーを用意したり保守管理したりする必要がありません。

クラウド型ならインターネット環境があれば場所を問わずに利用でき、オフィス外でも承認業務を進められます。スマホやタブレットでも申請・承認をしたい企業や、リモートワークを推進する企業には、クラウド型ワークフローシステムがおすすめです。

【比較表】パッケージ型ワークフローシステム

ここからはパッケージ型ワークフローシステムを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介するワークフローシステムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ワークフローシステム選びの参考にしてください。

パッケージ型ワークフローシステムおすすめ10選 

パッケージ型ワークフローシステムは、導入が簡単です。ここでは、パッケージ型ワークフローシステムおすすめ10選を紹介するので、導入の参考にしてみてください。

パッケージ型ワークフローシステムのメリット 

パッケージ型は手軽に導入可能で、安価でシンプルな機能性が特徴です。そのため、機能が少なくても簡単に使いたい企業に適しています。ここでは、パッケージ型ワークフローシステムのメリットを紹介するので、どのタイプのワークフローシステムにするか迷っている企業は参考にしてください。

パッケージ型ワークフローシステムは、クラウド型よりもセキュリティレベルが高く、安心して利用できます。パッケージ型は自社のパソコンにインストールを行なうため、自社がサーバー攻撃を受けない限り安全です。一方、クラウド型はサービス提供会社のサーバーを利用しているため、自社のセキュリティ対策では対応できません。パッケージ型は自社で運用できるためセキュリティ面で安全です。

アナログワークフローのデジタル化によって、申請から承認作業までをスピードアップできます。電子稟議によって外出先でも作業ができ、効率化できるためです。また、ワークフローの状況が可視化され承認状況が把握できるため、承認が滞ることがなくなります。

パッケージ型ワークフローシステムのデメリット 

ワークフローシステムを比較した場合、パッケージ型は初期コストがかかります。導入時にソフトウェアを購入するためです。また、汎用性がクラウドほど高くないのも特徴です。費用や汎用性は導入時に大切な項目なので、確認しておきましょう。

クラウド型と比較すると、パッケージ型ワークフローは汎用性が低い傾向にあります。ワンパッケージで汎用的な機能を提供しているので、手軽に使いたいといったニーズには答えられますが、自社にカスタマイズされた機能や他のシステムとの連携などを行いたい場合は、クラウド型でのAPI連携などで対応する方がよいでしょう。

パッケージ型ワークフローシステムはソフトウェアを購入するため、初期費用がかかります。ソフトウェアは買いきりで、導入時に全額を仕払うためです。例えば、クラウド型であれば初期費用を抑える代わりに、ランニングコストがかかる特徴があります。パッケージ型はランニングコストは不要ですが、導入時にはソフトウェア購入費用がかかるので気をつけましょう。

パッケージ型とクラウド型ワークフローシステムの違い 

パッケージ型はメーカーが販売するソフトウェアを購入し、クラウド型ではサービス提供会社のサーバーを利用してシステムを利用します。そのため、パッケージ型は買い切り、クラウド型はランニングコストがかかります。

パッケージ型はソフトウェアを購入するため、手軽に導入と運用が可能です。また、セキュリティ性が高く、安心して利用できます。一方、クラウド型はインストール不要で、初期コストが安く、サーバー運用が不要です。そのため、従業員が少ない企業でも安心して運用可能です。セキュリティを優先するならパッケージ型、初期費用を抑えたい場合はクラウド型など、特徴に応じて検討しましょう。

クラウド型のおすすめシステムについては別記事「ワークフローシステムを徹底比較」で解説していますので、ぜひ合わせてご覧ください。

ワークフローシステムの選び方 

ワークフローシステムを導入する際には、自社に合ったシステムを選びましょう。システムごとに対象となる企業規模や、機能が異なるためです。自社に合ったシステム導入ができれば、よりシステムの効果を発揮できます。ここでは、ワークフローシステムの選び方を紹介するので、効率よい運用を行なうために参考にしてください。

導入予定のシステムの機能や企業規模が自社に合っているか確認しておきましょう。自社に合ったシステムを導入できれば、効率のよい運用ができます。例えば、大企業は部署も多く承認者も多いため、複雑なワークフローが処理できるシステムが必要です。一方で、中小企業であればシンプルな直列型ワークフローで問題ありません。機能が多すぎても使いこなせない場合があります。このように、ワークフローシステムごとに機能や規模は異なるので、自社に合っているシステムを選びましょう。

操作性に優れたワークフローシステムであれば、従業員の操作性が向上します。すると、従業員が積極的にシステムを使うので、定着率が上昇するメリットがあります。また、操作性の優れたシステムであれば業務効率もあがり、承認作業がスムーズにすすみます。直感的に操作しやすいシステム選びが大切なので、無料トライアルを活用してみるのもおすすめです。

自社の現状を整理し、システム導入によって業務効率がどの程度改善するか確認しましょう。自社の課題に応じて、システムを選ぶことが大切です。例えば、承認作業のミスを減らしたいのであれば、ワークフローを可視化できるシステム選びが大切です。他にも、承認作業のスピードアップやワークフローを簡略化する仕組みなど、企業によって課題は異なります。自社の業務をどの程度効率化できるか考えたシステム選びが大切です。

まとめ：自社サーバーでのデータ管理には、パッケージ型がおすすめ

ワークフローシステムには、パッケージ型、クラウド型があります。それぞれ導入コストや手軽さ、機能が変わるため、自社に合わせたシステム選びが大切です。パッケージ型ワークフローシステムの場合は、セキュリティ性が高く、電子稟議のスピードを向上させるメリットがあります。自社サーバーでデータを管理したい企業や、社内規定の問題で高いセキュリティ性が求められる、アナログのワークフローによる承認速度を改善したい企業は、導入を検討してみるとよいでしょう。

PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。