【2024年最新】通知機能があるワークフローシステム10選

目次
• ワークフローを紙で運用する場合の問題点とその対策
• 通知機能があるワークフローシステムを導入するメリット
• ワークフローシステム（ソフト）の選び方
• 【比較表】通知機能があるワークフローシステム
• 通知機能があるワークフローシステム10選
• まとめ：ワークフローシステム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

ワークフローを紙で運用する場合の問題点とその対策

そもそもワークフローとは業務に関する一連のやり取りの流れを言います。例えば欠品となった消耗品の購入をする場合、申請書を作成し、それを上司やその上にいる管理部門の長に承認を得えて、総務担当者が発注をかけるでしょう。このように複数人を介し、ルールや慣習に則った処理の流れがワークフローです。

ワークフローを紙で行う場合、適切な申請書を探す、承認者や書類の内容について適宜調査する、輸送や保管などの作業が必要となります。1つ1つは小さな手間ですが、これが積み重なることで、業務効率は大幅に下がってしまうでしょう。これを解決する方法がワークフローシステムの導入です。

ワークフローシステムでは、この流れをすべて自動化し、管理もしやすくなるため業務効率の向上が図れます。

通知機能があるワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを活用するなかで起こりうる問題としては、承認依頼が来ていることに気づかず、承認の流れが滞ってしまう、もしくは承認を後回しにしたまま忘れてしまう、などの点が挙げられます。本来ワークフローシステムはスムーズに承認を進めるために導入するものであり、流れが滞ってしまっては本末転倒です。

しかし通知機能があるワークフローシステムであれば、これらの問題点を解決できます。システムにもよりますが、期限の迫った承認に関してアラート通知などを設定することも可能です。またチャットツールとの連携による通知が可能なシステムも多く、これらのチャットツールを活用する方であればより便利に利用できます。

ワークフローシステム（ソフト）の選び方

ワークフローシステムを選ぶポイントは、主に以下の2つです。

目的に合う機能が搭載されているか

ワークフローの導入目的は企業によって異なります。単なる「業務効率化」で終わらない、自社の問題解決につながる機能が備わっているかどうかをチェックしましょう。そのためには、ワークフロー選定前に自社の課題を明確にしておく必要もあります。

既存システムやフォーマットとの連携

ワークフロー導入で手間がかかるのが、既存システムからのデータ移行です。現在のシステムと連携可能なワークフローであれば、スムーズに作業できるでしょう。これまで紙だけで運用してきた企業は、紙のフォーマットをそのまま利用できるワークフローもおすすめです。

より詳しい選び方や、おすすめワークフローシステムについては別記事「2024年最新おすすめワークフローシステム」で解説していますので、合わせてご覧ください。

【比較表】通知機能があるワークフローシステム

ここからは通知機能があるワークフローシステムを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するワークフローシステムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。 

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ワークフローシステム選びの参考にしてください。

通知機能があるワークフローシステム10選

ワークフローはさまざまな特徴のあるシステムがリリースされており、通知機能を備えたワークフローシステムも注目を集めています。今回はそのなかからおすすめのサービスを紹介します。

まとめ：ワークフローシステム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

ワークフローシステムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。PRONIアイミツでは、さまざまな条件でワークフローシステムを比較できます。指定の連携ツールや無料プランの有無など、あなたの会社に最適なサービスを機能1つから探すことが可能です。
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なお、PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。