ワークフローの承認ルートを解説！おすすめシステム11選も紹介

目次
• ワークフローシステムとは
• ワークフローシステムの承認・申請ルートの重要性 
• ワークフローシステムの承認・申請ルートの種類 
• ワークフローシステムの導入メリット 
• ワークフローシステムの比較表
• 【2025年最新】ワークフローシステムおすすめ11選 
• まとめ ：承認ルートを柔軟に設定できるワークフローシステムがおすすめ

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、ワークフロー（業務の流れや工程）を電子化し、自動化するシステムのことです。電子化によって、業務の効率化や、コストダウンにつながります。

例えば、企業での業務は、誰かがスタートし、申請や承認を行い、完了する流れがあります。しかし、申請や承認作業は時間がかかり、引き継ぎがうまくできておらず、問題が起きる場合もあります。従来のワークフローでは、効率が悪く、問題が起きやすい構造です。

一方で、ワークフローシステムでは、電子データを使用します。引き継ぎは自動で行われ、担当者を探す手間や、承認を待つ時間が短くなります。上記のように、ワークフローシステムはワークフローを効率化させ、業務改善を図るシステムです。

ワークフローシステムの承認・申請ルートの重要性 

ワークフローシステムでは、承認・申請ルートの確認が大切です。承認・申請ルートが明確だと、トラブルを防ぎ、セキュリティの向上につながるためです。ここでは、承認・申請ルートが企業にとって重要な理由を3つ紹介します。

承認・申請ルートが曖昧な場合、申請や承認の状況が把握できません。そのため、申請書を紛失するリスクや、情報漏えいのリスクが増加します。

一方で、承認ルートを明確にすることで、承認作業が可視化され、トラブルを防ぐ要因になります。このように、承認ルートの明確化は、リスクマネジメントにつながります。

承認・申請ルートは、企業が適切な判断をし、業務の効率化をさせるために必要です。承認・申請ルートが明確な場合、企業ルールに沿って手続きがおこわなれるためです。もし、承認・申請ルートが設定されていなければ、承認漏れが起きたり、確認ミスで業務が停止する場合もあります。

承認・申請ルートは、企業が円滑な業務をすすめるためにも大切です。業務効率化のためにルート設定をしておきましょう。

承認・申請ルートが明確なことで、内部統制強化につながります。内部統制を行なうためには、企業のルールに従って業務を行い、申請から承認、業務完了まですすむ必要があります。ワークフローシステムであれば、申請ルートを記録できるので、内部統制強化につながり、コーポレートガバナンスの観点からも推奨されます。

ワークフローシステムの承認・申請ルートの種類 

ワークフローシステムの承認・申請ルートは、直線型や指名型など、4つの種類に分類ができます。種類に応じて特徴やメリット・デメリットは異なるので、確認しておきましょう。

直線型は、申請、承認、決裁の流れが一直線に進んでいく承認・申請ルートです。指定されたルートに沿って、申請から承認までの流れが進んでいきます。

直線型は、申請から承認までがわかりやすいのがメリットです。決裁者は申請者の上司となり、段階がすすむにつれて、上位の役職者が承認を行います。

指名型は直線型から派生し、途中で新しく承認者があらわれるパターンです。承認をすすめるにあたって、特定人物の確認が必要と判断される場合もあります。申請内容に関わる人物が承認に携わるため、間違いがないか確認できることがメリットです。

また、直線型とは別に、承認者が次の承認者をリレー形式で指名するパターンもあります。

条件分岐型では内容や金額に応じて、ルートが分岐していきます。内容が重要であったり、確認する金額が大きくなるほど、承認者の役職があがります。

例えば、金額が5万円未満なら部長が決裁、5万円以上なら社長が決裁、などの形になります。メリットは、条件が軽い場合、決裁のスピードが早くなる点です。すべての決裁を代表が担当すると時間がかかるので、条件分岐型を活用すると効率が良くなります。

並列型は、複数の承認・申請ルートで、同時に承認がすすんでいくルートです。複数の部署が関わるプロジェクトなどでは、同時に承認・申請がすすむ場合があります。

並列型は複雑であり、進行状況がわかりにくいデメリットがあります。途中で承認が止まったり、文書の紛失リスクも高まるので注意しましょう。

ワークフローシステムの導入メリット 

ワークフローシステム導入により、紙データから電子データに移行します。申請から承認までのスピードアップや、ガバナンスとセキュリティ強化などのメリットがあります。ここでは、ワークフローシステム導入までに確認しておきたい、導入のメリットを4つ紹介します。

ペーパーレス化により、データ紛失をさけることができます。ワークフローシステムでは、書類とは異なりデータ化されているので、データをなくす心配がありません。

従来の申請では、書類の紛失、引き継ぎの失敗により、申請が止まってしまう問題もありました。ワークフローシステムでは、システム上に記録されたデータ検索も可能です。データ紛失を防ぎ、承認に必要なデータを即座に発見できます。

ワークフローシステム導入により、社内のガバナンス強化につながります。ワークフローのデータ化によって、承認・申請ルートが可視化できるためです。紙データでは、書類の紛失や改ざんの可能性、情報漏えいのリスクがありました。

ワークフローシステムではデータを記録できるため、情報改ざんのリスクが減少します。データの可視化により、社内統制のガバナンス強化につながります。

ワークフローがデータ化されることで、意思決定が明確化されます。誰が申請し、誰が承認したかが記録されるためです。紙データでは申請者が曖昧になったり、承認を飛ばしてしまう問題もありました。

ワークフローシステムの導入により、申請から承認まで、すべてデータとして残ります。そのため、意思決定が明確化され、業務改善やガバナンス強化のメリットにもつながります。

ワークフローシステムでは、電子承認が可能です。そのため、意思決定の早さ向上につながります。紙データは承認に時間がかかり、事業のスピードが遅くなる場合もありました。引き継ぎの失敗、担当者が不在で承認が降りないなどの問題が起きるためです。

ワークフローシステムであれば、パソコン上で申請から承認までのフローを実現させます。クラウド型であれば、外出先や出張中でも承認できるため、不在がちな決裁者の許可もスムーズにおりる状態が作れます。

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ワークフローシステムの比較表

ここからは実際に、ワークフローシステムを比較します。料金や機能、導入実績数を比較した表をご覧ください。

上記比較表をご覧の通り、ワークフローシステムはクラウド型が主流です。クラウド型の多くは、初期費用無料、月額料金1ユーザーあたり300円程で利用可能。無料トライアルや無料プランを提供するシステムが多いので、事前に操作性や機能性を確認することをおすすめします。

【2025年最新】ワークフローシステムおすすめ11選 

複雑なワークフローを改善するためには、ワークフローシステムが役立ちます。ここでは、業務改善や効率化に役立つワークフローシステムおすすめ11選を紹介します。

まとめ ：承認ルートを柔軟に設定できるワークフローシステムがおすすめ

企業が業務をすすめるにあたて、承認ルートの設定は必須です。しかし、承認ルートが決まっていない企業や、決まっているがルート通りに行動できていない企業もあります。

承認ルートに不安のある企業は、ワークフローシステムの導入がおすすめです。ワークフローシステムの導入によって、紙データから電子データに移行できます。すると、承認フローの可視化によって意思決定が明確化されたり、進捗確認が簡単になるメリットがあります。承認フローを簡単に、ミスなくすすめるためにも、ワークフローシステムを検討してみましょう。

しかし、ワークフローシステムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。