ノウハウ共有におすすめのツール12選

目次
• ノウハウ共有とは
• ノウハウ共有の方法・流れ
• ノウハウ共有ツールとは
• ノウハウ共有ツールを導入するメリット
• ノウハウ共有の事例
• ノウハウの共有なら、ナレッジマネジメントシステムがおすすめ
• ナレッジマネジメントシステム の選び方
• 【比較表】ノウハウ共有でおすすめのナレッジマネジメントシステム
• 無料プラン・トライアルがあるノウハウ共有ツール3選
• 導入実績が豊富なノウハウ共有ツール6選
• 独自の特徴を持つノウハウ共有ツール3選
• まとめ：ノウハウ共有ツール選びで迷ったらPRONIアイミツへ

ノウハウ共有とは

まずノウハウとは、特定の物事に関する専門的な知識、コツ、技術、経験などを意味する言葉です。つまりノウハウ共有とは、これら専門的な知識・コツなどの情報を組織やグループ内で共有する行為を指し、ナレッジ共有とも呼ばれます。

組織においては属している従業員それぞれが多種多様なノウハウを持っていますが、個人の中でノウハウを蓄積するだけでは組織としてのパフォーマンスに貢献できません。組織力の向上させるには個人が蓄積したノウハウの共有が重要。蓄積したノウハウを組織全体の活動や戦略に役立てることが目的になります。

ノウハウ共有の方法・流れ

ここではノウハウ共有を実施する際の具体的な方法を3つの流れに分けて解説しますので、参考にしてください。

ノウハウ共有は「共有すること自体がゴール」ではありません。学習と同じでインプットした知識や経験はアウトプットする形で活かしてこそ、本当の価値を生み出すからです。

したがってノウハウ共有を実施する際はまず、「業務効率をアップさせるため」「人材育成に役立てるため」「顧客満足度を高めるため」といった具合に、ノウハウを共有して何を達成したいのかを示す目的を明確化しましょう。

ノウハウを効率よく蓄積・活用するには、そのための土台となる仕組みをあらかじめ構築しておく必要があります。

こうした情報の蓄積・管理・活用すべての面でなるべく無駄のない仕組みを構築しておくことがノウハウ共有で失敗しないための大切なポイントです。

ノウハウ共有では「PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善の一連サイクル）」を回しながら運用することで、常に改善に努めましょう。特にノウハウ共有へ積極的に取り組んでいなかった企業の場合、入念に設計したとしても実際に運用してみると「ここが使いにくい」「うまく活用できていない」といった問題は色々と出てくるものです。そのため、常にPDCAサイクルを繰り返して改善を続けることで、ノウハウの蓄積および活用を促進させる循環作りを心がけましょう。

ノウハウ共有ツールとは

ノウハウを適切に蓄積・活用するにはそのための仕組み作りが大切です。ツールを使うのが効ですが、社内SNSやグループウェアなどでノウハウは共有する事が可能ですが、効果を発揮するのがナレッジマネジメントシステムです。ナレッジマネジメントシステムは蓄積したノウハウを公開するだけではなく、検索機能などにより蓄積した情報を探しやすくしてくれるなどノウハウ共有をしやすい環境を整えててくれます。ノウハウ共有の効果を高めたい場合はナレッジマネジメントシステムを活用するのがおすすめです。

ノウハウ共有ツールを導入するメリット

ノウハウ共有ツールを導入すると、企業や組織にはどのようなメリットがもたらされるのでしょうか。ここからは、ノウハウ共有ツールの導入で期待できる代表的なメリットについて解説します。

ノウハウとなる情報を社内で蓄積・共有すれば、組織全体の知識やスキル、生産性の底上げに役立つと考えられます。共有されない情報は従業員個人の知識・スキルにとどまり、業務によっては属人化を招く要因になることも。しかし、ノウハウ共有ツールを通じてさまざまな情報・ノウハウを社内に共有し、それをもとに多くの従業員が自身の業務改善に取り組めばスキルアップを図ることも不可能ではないでしょう。

社会環境の変革や生活様式の多様化により、ビジネスの推進にはクオリティだけでなくスピード感も求められるようになりました。ノウハウが社内で蓄積されず、共有もままならない状態は業務進行の妨げになり、他社の先行を許してしまうことになるかもしれません。ノウハウ共有ツールを導入して社内のノウハウや情報を一元管理・共有すれば、ノウハウのスピーディーな検索が可能になります。必要な情報をすぐに取得できれば、ビジネス推進のスピード感も増すでしょう。

ノウハウ共有ツールの導入によって業務効率化やスピードアップが実現すれば、企業・組織における生産性が向上すると考えられるため、売り上げや利益を拡大させることも決して不可能ではありません。蓄積・共有されたノウハウを有効に活用して、若手社員を短期間で一定レベルに育成できれば教育コストを削減できるだけでなく、生産性向上をさらに加速させることも可能です。

ノウハウ共有の事例

つづいては、ノウハウ共有の具体的な事例を紹介していきます。いずれもノウハウ共有ツールの導入を通じて業務効率化を図り、課題解決を実現した事例です。

シタシオンジャパンは、マーケティング関連のコンサルティングやリサーチ、データ分析を中心としたサービスを提供する会社です。常に50〜100件のプロジェクトが同時に進む中で「いかに効率的に情報を管理するか」という課題があったことから、ノウハウ共有ツールを導入しました。ノウハウ共有ツールの導入後はさまざまな情報がすべてツール上で管理できるようになり、チーム内での情報共有の活発化に成功。従業員の業務ストレス軽減にもつながったといいます。

※出典：株式会社Stock コンサルティング企業の導入事例
https://www.stock-app.info/voice_detail_citation.html

明治28年創業の日本料理専門店「人形町今半」を上野や銀座、横浜などに展開する人形町今半フーズプラントは、受注センターに寄せられる問い合わせや相談に対して即時回答ができず、確認にともなう待ち時間が生まれることを課題視していました。「電話に対応しながら回答できるツールが必要」と考えた末にノウハウ共有ツールの導入を決定し、問い合わせ対応に活用した結果、新人であってもベテランと同じレベルの対応が可能に。業務効率が向上しただけでなく、顧客を待たせることもなくなりリピート率の急上昇が実現しました。

※出典：株式会社CBIT  FAQシステム導入事例
https://faq-system.com/case/case01/

ノウハウの共有なら、ナレッジマネジメントシステムがおすすめ

ノウハウや情報の共有には、ナレッジマネジメントシステムの活用がおすすめです。ナレッジマネジメントシステムとは従業員それぞれの持つ知見やノウハウの管理・共有を支援するシステムのことで、適切に活用すればノウハウ共有ツールの導入メリットが得られるほか、社内の「誰が・どの分野に精通しているのか」の可視化や顧客対応品質の改善などさまざまな効果が期待できます。従業員同士のコミュニケーションの活発化にも貢献するため、従業員のエンゲージメント向上や働きやすい環境づくりにもつながるでしょう。

ナレッジマネジメントシステム の選び方

ナレッジマネジメントシステムは多くの従業員が利用するシステムのため、使い勝手やセキュリティなどシステムを選ぶ上で重要なポイントを紹介します。

様々な部署が使用するため、直観的な操作が可能なシステムが良いでしょう。プログラミング不要でFAQページ作成やAIによる自動化など操作を手助けしてれる機能が搭載しているツールがおすすめです。また、無料トライアル期間を設けているサービスもあるため、試験的に導入してから、本格導入をご検討ください。

ナレッジマネジメントシステムは社内の情報が蓄積されているため、高いセキュリティ対策が需要です。24時間監視体制や国際セキュリティ資格であるISO27001の取得しているかなど、セキュリティ体制も確認するようにしましょう。

PCやスマートフォンなどマルチデバイスで対応できるのも重要なポイントです。一つのデバイスで依存してしまうナレッジの確認する場所に制限が掛かってしまいます。それでは、必要な時にナレッジを確認することができないため、マルチデバイス対応しているかもしっかり確認するのがおすすめでしょう。

【比較表】ノウハウ共有でおすすめのナレッジマネジメントシステム

ここからは実際に、ノウハウ共有でおすすめのナレッジマネジメントシステムを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

無料プラン・トライアルがあるノウハウ共有ツール3選

ここからは、「できるだけ費用を抑えて導入したい」「まずは操作性を確かめたい」という方に向けて、無料プランや無料トライアルのあるノウハウ共有ツールを紹介します。

導入実績が豊富なノウハウ共有ツール6選

ここでは、数あるノウハウ共有ツールの中でも、特に導入実績が豊富なツールを6つ厳選して紹介します。

独自の特徴を持つノウハウ共有ツール3選

ここでは、独自の特徴を持つノウハウ共有ツールを紹介しますので、自社のニーズにマッチするものがないかチェックしてみましょう。

まとめ：ノウハウ共有ツール選びで迷ったらPRONIアイミツへ

企業にとって組織や個々の従業員が得た情報はかけがえのない資産です。この資産を最大限活かす上で便利なのがノウハウ共有ツールですが、ツールごとに強みや機能、料金は異なるため自社にベストなものを選ぶのが難しいと感じる方も多いでしょう。

PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ノウハウ共有ツール選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。