FAQシステム対応のナレッジマネジメントツールおすすめ6選【2024年最新】

目次
• ナレッジマネジメントツールとは
• ナレッジマネジメントツールにできること
• FAQシステムに適したナレッジマネジメントツール6選
• ナレッジマネジメントツールを選ぶポイント3つ
• まとめ

ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとは、長年活躍するベテラン社員や優秀な成績をあげている社員の知見や部署・チーム・プロジェクトごとの業務プロセス、社内FAQなどをデータベース化して全社に共有することができるものです。知識や社内情報を目に見える形として残すことで、人材教育の充実や業務効率化といったさまざまな効果が期待できます。

また、これまで可視化していなかった情報の見直しにも有効なツールであるため、自社の提供するサービスや業務の流れに関する新たな発見が生まれることもあるでしょう。

ナレッジマネジメントツールにできること

ナレッジマネジメントツールを活用すると、具体的にはどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここからは、ナレッジマネジメントツールの導入の利点を解説していきます。

業務の属人化を防止できる

新入社員の入社時や人事異動があった場合でも、業務の進め方などをマニュアルにまとめておけば、業務のレクチャーや引継ぎがスムーズに進められます。さらに、優秀な社員のノウハウを共有することで、新入社員であっても比較的早い段階から戦力として活躍できるのではないでしょうか。

また、専門的な知識が求められる業務でも、特に重要な情報をナレッジマネジメントツールを通じて共有すれば、「特定の社員にしか対応できない」といった事態が防止できます。人材流動時のカバーはもちろん、全体的なスキルアップなど、さまざまな効果に期待できるでしょう。

欲しい情報にすぐたどりつける

紙のマニュアルを使用している会社も多くありますが、その場合は必要な情報を探し出すのに手間と時間が必要です。また、WordやExcel、PowerPoint、PDFといったデータで保存していても、ファイル数が膨大であれば求める情報にたどり着けないこともあるでしょう。

ナレッジマネジメントツールには、検索機能が搭載されています。そのため、膨大な情報が蓄積されている場合でも、簡単かつスピーディーに必要な情報を見つけることができます。マルチデバイスに対応しているツールを導入すれば、外出先からでも利用が可能です。

社員のスキルアップにつながる

ナレッジマネジメントツールを通じて全社に有益な情報を共有することで、従業員は幅広い情報が得られます。また、ベテラン社員や優秀な社員のノウハウを可視化して共有できれば、業務に不慣れな新入社員や、なかなか成果が出せていない社員のスキルアップにもつながるでしょう。

業務に関する情報がすぐに調べられる・学べる環境を整えておくことで、移動中や空き時間の有効活用が可能となります。そのためにも、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなど幅広い端末に対応しているツールを選ぶのがおすすめです。

FAQシステムに適したナレッジマネジメントツール6選

ナレッジマネジメントツールにはさまざまな種類がありますが、ここからは専門知識や社内FAQの共有に向いている、一般的には「ヘルプデスク型」と呼ばれているサービスを紹介していきます。

ヘルプデスクの達人

出典：アクセラテクノロジ株式会社

「ヘルプデスクの達人」は、さまざまなITソリューションを手がけるアクセラテクノロジが提供しているナレッジマネジメントツールです。FAQだけでなく、マニュアルや過去の対応履歴などを統合的に活用できる設計を採用しています。
SNS感覚で手軽にFAQが作成できるほか、動画を活用したFAQの作成も可能。ツール上で字幕やシーンの分割も行えるので、専任スタッフが不在の場合でも安心です。作成したFAQはタグで分類することができ、わずか数クリックで欲しい情報にたどり着けるため、作業時間の短縮にもつながります。
また、38言語への自動翻訳に対応しているため、手間をかけずに日本語で作成したFAQの多言語展開ができるのも大きな魅力。タグや動画のチャプター、コメントも翻訳の対象なので、外国人スタッフの多い場合でも安心です。

ナレッジマネジメントツールを選ぶポイント3つ

より適切なナレッジマネジメントツールを導入するためには、どのようなポイントに注意すべきなのでしょうか。以下からは、導入サービスを選ぶ際に気を付けたいポイントを解説していきます。

操作性の高さ

ナレッジマネジメントツールの導入によるメリットの1つとして、社内教育の効率化があげられます。FAQとしての活用はもちろん、人材育成をよりスムーズかつスピーディーに進めるためのツールでもあるので、操作性の高さについても十分に確認しておく必要があります。

操作性にすぐれているツールであれば、従業員への定着もスムーズだと考えられます。そうした効果を得るためにも、「どのように運用したいのか」「必要不可欠な機能はなにか」などもしっかりと考慮しながら、きちんと目的に合った操作性のツールを選ぶのがベストでしょう。

分かりやすさ・見やすさ

FAQとしてナレッジマネジメントツールを導入する場合は、部署や職種、役職などを問わずすべての従業員の使用が前提となるため「誰にでも使いやすいシステムであること」が重要なポイントです。FAQを作成する側にとっても、情報を探す側にとってもインターフェースが複雑ではツールの浸透は困難だといえます。

そのため、ナレッジマネジメントツールを検討するときには、機能や価格だけでなく、実際の操作画面をしっかりと確認するのがおすすめです。分かりやすさ・見やすさを事前に確かめておくことで、導入後の積極的な活用が実現するでしょう。

手軽さ

ナレッジマネジメントツールに期待できるのは、社内の情報共有や自己解決の推進です。そのためには、手軽に利用できるツールであることも大切ではないでしょうか。たとえば、FAQの投稿プロセスが複雑なシステムを導入した場合は、ツールの使用自体が負担となり情報量が乏しくなる可能性があります。また、運用しやすいシステムでなければ管理者側にとっても負担となるでしょう。継続的にナレッジマネジメントツールを活用していくためにも、導入や運用がシンプルなツールを選ぶことをおすすめします。

まとめ

ナレッジマネジメントツールを導入すれば、情報取得の時間が短縮できることはもちろん、社員教育の効率化、情報提供を通じたコミュニケーションの活性化が期待できます。しかし、こうしたメリットを得るためには、自社のニーズに適したツールを導入する必要があります。

しかし、数あるナレッジマネジメントツールに関する調査を行い、各サービスを比較するのには時間と手間が必要です。通常業務で多忙な場合は、そうした作業に時間を割くのが困難という方もいるでしょう。

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