ナレッジマネジメントツール12選を厳選比較

目次
• ナレッジマネジメントツール（ナレッジ管理・共有ツール）とは
• 【比較表】おすすめのナレッジマネジメントツール
• おすすめのナレッジマネジメントツール7選
• まだ見つからない方に、おすすめのナレッジマネジメントツール5選
• ナレッジマネジメントツールを導入するメリット
• ナレッジマネジメントツール導入のポイント
• まとめ

ナレッジマネジメントツール（ナレッジ管理・共有ツール）とは

ナレッジマネジメントツールとは、人材や部署に蓄積されたノウハウや知識を、会社全体でスムーズに共有するためのツールです。企業活動を最適化・効率化させ、企業価値の向上や業績向上を実現することができます。

さらには、属人化している業務を一般化・マニュアル化することが可能。専門性の高い業務を行っている社員が退職しても、ブラック・ボックス化しないため、会社の損失を事前に防ぐことができるでしょう。

ナレッジマネジメントは以下の4つの方法に分類されます。

組織内外の豊富な知識をネットワークを活用することでデータベース化し、効率よく情報を提供する手法。FAQを制作することもこれに該当します。

模範となる社員の行動および思考を形式化し知識として共有。会社全体のスキル・意識の底上げを目指す手法。

業務の知識のだけではなく、顧客へのサービス提供プロセスやその先を見据えたの知識を集約・整理する手法。顧客対応の際の内容や対処方法などをまとめ、データ化。社内共有することで同様の業務を効率化でき、さらに最適な方法の検討も可能になります。

組織内の知識をあらゆる視点から分析し、経営戦略に役立てる手法。自社の事例分析をすることはもちろん、競合他社の分析にも対応。企業方針など戦略的な判断を下す際に重要な役割を果たします。

自社のナレッジマネジメントに何が必要なのか、足りない部分はどの要素にあたるのか、事前に明確にしましょう。その上で最適なツールを選ぶと良いでしょう。

【比較表】おすすめのナレッジマネジメントツール

ここからは実際に、おすすめのナレッジマネジメントツールを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

おすすめのナレッジマネジメントツール7選

多数のサービスが存在するなかで、何を選べばいいのか。以下からは、おすすめのナレッジマネジメントツールを紹介いたします。

まだ見つからない方に、おすすめのナレッジマネジメントツール5選

まだニーズにあったナレッジマネジメントツールが見つかっていない方に向けて、おすすめのサービスをご紹介します。

ナレッジマネジメントツールを導入するメリット

以下では、ナレッジマネジメントツールを導入するメリットをいくつか紹介いたします。自社の課題解決に取り組みたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

紹介したナレッジマネジメントツールのほとんどで、質問・回答し合うことができるFAQ機能や、情報を収集するためのプラットフォームが搭載。また、収集・蓄積した情報をすぐに検索できる機能やアクセスのしやすさも特長でした。メールや報告書と異なり気軽に情報を共有し、知りたいときにすぐに見つかるのが魅力と言えるでしょう。なかには質問の敷居をさげるために、匿名で投稿できる機能もあるなど、業務をスムーズに進めるための工夫がされているという点もメリットのひとつです。

企業の規模が大きくなるほど部門間での連携が難しくなります。さらには、外出中の営業マンに問い合わせ内容を確認しなければならないという状況もあるでしょう。そういった際、ナレッジマネジメントツールを活用することで、顧客からの声などをリアルタイムで伝達・共有することができます。さらに開発部門のメンバーが利用者の声を受け取れることで、新たな商品開発が始まるなど改良のきっかけが得られることもあるでしょう。

従来ならば、新しい担当者はベテランの作成した引き継ぎ書をもとに、独自の解釈も交えながら新しい業務をこなしていきます。しかし、ナレッジマネジメントツールを活用することで、通常の業務情報を簡単に誰でもマニュアル化・共有し、すぐにアクセスが可能です。ナレッジ共有によって属人化を避けることができるでしょう。また、都度更新が可能なため、業務をする中で見えてきた問題点なども業務フローに追記できる点も魅力。新入社員や転職、移転してきた社員などに対してもすぐに業務内容を教えることができ、業務の効率化を実現できるでしょう。

ナレッジマネジメントツール導入のポイント

ここからは、ナレッジマネジメントツール導入の際に気をつけるべき3つのポイントを紹介していきます。

どの企業も通常の業務と並行して、働き方改革を推し進めなくてはいけないという課題を抱えています。業務が忙しいためナレッジマネジメントツールに情報を蓄積するのが億劫という人がいる可能性もあり得るでしょう。なかには、長年自分が培ってきた知識・ナレッジを他者と共有することに抵抗を感じる方も少なくありません。そのような意見に理解を示しつつ、長期的な視点で見たときに、ナレッジマネジメントツールの導入・活用で会社や社員、顧客に、どんなメリットが生れるのかを説明する必要があるでしょう。

まず、ナレッジマネジメントツールに情報を書く上でのハードルは、「フォーマットの自由さ」「書くまでの工程のシンプルさ」「UI/UX面での使いやすさ」などでしょう。フォーマット通りに書くとなると、多少なりとも時間が必要になります。そのため、シンプルかつ自由に書き出せるツールの方が心理的に情報共有しやすい利点があります。誰でも気軽に書きやすいツールを選ぶことが重要です。

上記と同様に、見る上でのハードルは「検索」「通知方法」「階層」などでしょう。大企業になればなるほど、ドキュメント数も多くなり全文検索をしてもヒットしにくい状態になりやすいです。書いても誰も更新に気づかずに見られないということにもなりかねないため、対策を設けて避ける必要があります。検索機能において、ドキュメントの種別を自動で読み取って自動でタグ付けしたり、掛け合わせ検索できるツールもあるので、見る際の利便性も重要視してツールを選びましょう。

まとめ

多数ツールが存在することが分かりましたが、それぞれに特長があり、利用しやすい会社規模などもさまざまでした。自社に合うツールが何なのか迷われてしまった方も、システム導入の目的をはっきりさせることで、各段に選びやすくなります。本当に必要な機能が何かじっくり検討し、ぜひベストなナレッジマネジメントツールを導入してください。

なお、PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ナレッジマネジメントツール選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。