クラウド型のおすすめナレッジマネジメントツール12選

目次
• ナレッジマネジメントツールとは
• ナレッジマネジメントツールの種類
• ナレッジマネジメントツールはクラウド型がおすすめな理由
• 【比較表】おすすめのクラウド型ナレッジマネジメントツール
• おすすめのクラウド型ナレッジマネジメントツール7選
• ナレッジマネジメントにおすすめなクラウドストレージ3選
• ナレッジマネジメントにおすすめなクラウド型社内SNS2選
• クラウド型ナレッジマネジメントツール選びで失敗しないためには
• まとめ

ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとは、ベテラン社員の経験を始め、これまで業務の中で全社的に培ってきた、さまざまな知識やスキルを可視化し社内に共有するためのものです。形式化していなかったノウハウを目に見える情報にして残していくことで、たとえば部署異動や新人入社時にもスムーズな業務の引き継ぎができます。

さらにあらゆる処理の進め方や顧客の応対方法など、幅広いスキルをシェアしておくことで、特定の社員にしか対応できない業務を減らすことにもつながるでしょう。

ナレッジマネジメントツールの種類

どのようなビジネスシーンで利用したいかによって、導入すべきナレッジマネジメントツールは異なります。大きく分けて4種類のツールがあるので、まずはそれぞれどのような活用方法に合っているのか見ていきましょう。

ヘルプデスク型は、業務に関する知識を文書化して共有するナレッジマネジメントツールです。社内でよくある質問を回答と共に情報として活用することで、何か疑問が生じた場合でも各個人ですぐに確認できます。なおかつマルチデバイスに対応しているツールを利用すれば、たとえば出先で困った際などにも迅速に解決できるようになるでしょう。

また、顧客からの問い合わせにおけるFAQをマニュアル化し、カスタマーサポート業務に活用しているケースも見られます。何か専門知識が必要な処理でも、質問回数の多い事象をデータ化しておくことで、属人化を最小限に抑えることが可能です。

業務プロセス型は、特定の処理に対して各工程の知識を断片的に共有するのではなく、1つのフローとして対応方法をマニュアル化するナレッジマネジメントツールです。たとえば、営業活動や問い合わせ応対などの際、顧客からの要望や質問に対してどのような道筋で応じるかまで、固定の手順として共有しておきます。

また、こうした方向性を可視化することで、処理のレベルが分かりやすくなり、難易度の高いものは迅速に上司や先輩に相談することが可能です。さらには結果的に顧客の傾向などもデータベース化できるため、市場の分析やニーズの把握にも活用できるでしょう。

ベストプラクティス共有型は、優秀な技術者やセールスマンなどの思考・行動を解析し、ほかの従業員にも参考情報として共有するナレッジマネジメントシステムです。たとえば、成果を出すために取り組んでいた工夫や、何か問題が発生した際の解決策などをデータベース化しておくことで、より質の高い人材の育成に役立てることが可能。さらにマニュアルとしてあらかじめ用意しておくことで、新人でも比較的早い段階から確かな結果が出せる戦力にできます。

なおこうしたノウハウは情報量が多い上に複雑なので、分析すべき部分や解説する形式なども入念に練っておく必要があるでしょう。

経営資産・戦略策定型は、事業やサービス全体の方向性の判断に活用するナレッジマネジメントツールです。経営全体を解析するため、同時に各種業務フローにおける課題やアップデートすべき部分の洗い出しもできます。無駄になっている工程や、トラブル・事故につながりそうな点などの見直しも可能です。

具体的には、何かの成功事例を分析・検証をサポートするシステムと言えます。成功に至った要素のリストアップや似たようなケースとの比較などを行ってデータベース化することで、新たな事業展開を決める際の材料にすることが可能。多くの場合、経営方針を定めるための指標として活用されます。

ナレッジマネジメントツールはクラウド型がおすすめな理由

クラウド型のツールの大きなメリットは、社内サーバーを用意する必要がなく、ネットワーク環境さえあれば手軽に導入できる点です。ソフトウェア購入やシステム開発などにかかる初期費用も省略できるため、コスト重視の場合でも安心して利用開始ができます。なおかつ、システムの保守の手間も省けるため、管理負荷についても軽減することが可能です。

さらに、マルチデバイス対応のクラウド型であれば、スマホやタブレットを使って外出先やテレワーク時でも利用できます。クラウド型のナレッジマネジメントツールを導入しておけば、いつでもどこでも簡単にマニュアルや必要な情報の確認ができるようになるのです。

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【比較表】おすすめのクラウド型ナレッジマネジメントツール

ここからは実際に、おすすめのクラウド型ナレッジマネジメントツールを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

おすすめのクラウド型ナレッジマネジメントツール7選

それではここからは、ナレッジマネジメントツールとして有効的に使える、クラウド型の情報共有システムを紹介していきます。便利な機能を豊富に備えた、特に人気のツールをピックアップしました。

ナレッジマネジメントにおすすめなクラウドストレージ3選

ここからは、さまざまな資料をアップロードして共有できるおすすめのクラウドストレージを紹介します。マニュアルや業務手順書などをオンラインで保存しておくことで、ナレッジマネジメントツールとしても有効的に利用可能です。

ナレッジマネジメントにおすすめなクラウド型社内SNS2選

ここからは、気軽にさまざまな情報が発信できる社内コミュニケーションツールを紹介します。誰もが積極的に意見交換ができるシステムを利用することで、ナレッジマネジメントツールとして有効的に機能することに期待できます。

クラウド型ナレッジマネジメントツール選びで失敗しないためには

それでは最後に、より適切なナレッジマネジメントツールを選ぶためには、どのようなポイントを押さえておくべきか、事前にチェックしたい重要な点を解説していきます。

新しいツールを導入する際には、自社の業務体制に合っているシステムか・誰にでも分かりやすい操作性かなど、より効果的に活用していくためにチェックしたい点が多々あるでしょう。なおかつ実際に利用してみなければ、分からない部分があるのも事実です。

多くのナレッジマネジメントツールでは、一定期間の無料トライアルサービスを提供しています。社内のさまざまな部署や立場のメンバーで使ってみて、多方面からの意見を聞いてみてから導入を検討するのも一つの手でしょう。

ナレッジマネジメントツールは、社内での知識やノウハウの共有をより効率的にするものでもあります。そのため、PCだけでなく、各個人のスマホやタブレットなど、できるだけ幅広い端末で利用できるツールを選ぶべきでしょう。

さらにマルチデバイスに対応していれば、外出先や移動中でもナレッジマネジメントツールを有効的に活用できます。いつでもどこでも手軽に利用できるものを導入することで、有益な情報共有の活性化や、各従業員のスキルアップ推進にもつながるでしょう。

ナレッジマネジメントツールで共有されるのは、社内の重要なノウハウや社外秘のデータといった機密情報がほとんどでしょう。外部に漏れることで大きな問題に発展するケースも考えられるため、導入の際にはセキュリティ面の確認も欠かせません。

また、誤った情報の拡散や不正な編集を防ぐためにも、できるだけ各種権限設定やログ管理などの機能も充実しているツールを選ぶと良いでしょう。ツール内できちんと操作を制限できるかという点についても、重要なチェックポイントです。

まとめ

今回は、クラウド型ナレッジマネジメントツールについて紹介していきました。社内教育の効率化や充実化・社員同士のコミュニケーションの活性化など、ナレッジマネジメントツールの導入には、さまざまなメリットがあります。

しかし、クラウド型のナレッジマネジメントツールは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ナレッジマネジメントツール選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。