社内問い合わせ向けチャットボットおすすめ12選！失敗しない選び方と活用事例

目次
• 社内向けチャットボットとは
• 社内向けチャットボットの導入によりできること
• 社内向けチャットボットの活用シーン
• 社内向けチャットボットを導入するメリット
• 【比較表】おすすめのチャットボット
• 【無料トライアルあり】おすすめの社内問い合わせチャットボット12選
• 社内向けチャットボット導入の成功事例
• チャットボット導入で起こりうる失敗事例
• 失敗しない社内向けチャットボットの選び方
• まとめ：社内向けチャットボットの導入で問い合わせ対応を効率化しよう
• よくある質問

社内向けチャットボットとは

チャットボットとは、「チャット」と「ボット」を組み合わせた造語で、会話を自動的に行うロボットのことを指します。なかでも社内向けチャットボットとは、従業員からの問い合わせに対応するために開発されたツールです。ITサポートや人事関連、経費精算、勤怠管理など、社内で発生する定型的な質問や手続きに迅速に対応することで、業務の効率化を支援します。

社内向けチャットボットは、特に従業員数が多い企業に適しています。規模が大きい企業では、「どの部署に問い合わせればいいのかわからない」「相談がたらい回しになる」といった課題が発生しがちです。チャットボットを導入し、相談窓口を可視化することで、スムーズな課題解決を促します。また、リモートワークやハイブリッドワークを導入している企業においても、オフィスへの出社が不要になり、働きやすい環境づくりに役立ちます。
さらに、業務プロセスが複雑で手続きが多い企業にも適しています。例えば経費精算や勤怠管理、社内ルールの確認といったよくある質問が頻発する環境では、チャットボットを活用することで従業員が自ら問題を解決できるようになり、生産性の向上が期待できます。

社内向けチャットボットの導入によりできること

社内向けチャットボットを導入すれば、社内における問い合わせに関する多くの課題を解決できます。ここからは、社内向けチャットボットの導入によりできることを4つ紹介します。

従業員が社内FAQを利用せず、電話やメールで問い合わせを行う場合、対応する担当者の負担が大きくなりがちです。社内向けチャットボットを活用すれば、問い合わせに対し自動的に回答を提示でき、担当者の負担を軽減できます。
また、FAQが分かりにくい、探しづらいと感じている従業員であっても、チャットボットなら手軽に質問ができ、必要な回答をスムーズに得られるため、FAQの利用率向上に貢献します。

問い合わせに対して有人で対応を行う場合、回答する人の経験値や知識によって、回答の質にばらつきが生じることも。チャットボットであれば、一定の品質を担保された回答を常に行えます。
なぜならチャットボットは、すでに回答パターンがプログラムされているので回答の品質が担保されているからです。そのため、社内向けチャットボットは、従来では社員の習熟度に依存するような回答であっても即座に解決できます。

問い合わせに回答する社員によって、返答時間にばらつきがあるという問題も起こっています。なぜなら、回答を知っている社員もいれば、回答を知らず一から調べる必要のある社員もいるからです。社内向けチャットボットを導入すると、これまでの業務を整理したうえで回答パターンを作るため、迅速に返答できます。
また、社員は風邪などの事情により突発的に休むことがありますが、チャットボットはいつでも対応可能であるため安心です。

問い合わせに有人対応をしている場合、情報の蓄積が出来ません。普段から多くの問い合わせをこなしていると、問い合わせ内容や適切な返答をデータ化することは難しいからです。この点、社内向けチャットボットの導入を導入すれば、やり取りが自動的に記録されるため、細かい内容もデータとして保管できます。
つまり、社内向けチャットボットを導入すれば、どのような小さな内容であっても見逃すことなくデータ収集できます。

社内向けチャットボットの活用シーン

社内向けチャットボットは、部門や業界ごとに幅広い活用が可能です。それぞれのニーズに応じた具体例をご紹介します。

主要な部門ごとの活用例をご紹介します。

人事・総務・経理部門

人事・総務・経理部門では、日常的に多くの問い合わせが寄せられ、対応に時間を取られることが少なくありません。例えば「有給休暇の残日数」や「休暇申請の方法」、「経費精算の手続きに関する質問」など、繰り返し発生する問い合わせが多いのが特徴です。

チャットボットにより担当者の負担を軽減しつつ、迅速な回答を提供できます。また、就業規則や福利厚生の内容など、従業員が気軽に相談しにくい内容についても、チャットボットを通じて気軽に確認できる仕組みを整えられます。

情報システム部門

情報システム部門では、IT関連のトラブルやシステムの利用方法に関する問い合わせが頻繁に発生します。例えば、「パスワードのリセット方法を知りたい」「社内プリンターが動作しない」といった基本的な問題に対して、チャットボットが即座に対応することで、担当者が毎回対応する必要がなくなります。

また、新しいソフトウェアやシステムを導入する時には、操作ガイドやFAQをチャットボットに統合することで、従業員が必要な情報をすぐに見つけられる環境を整備可能です。
問い合わせの内容に応じて、チャットボットが簡単な問題を解決し、複雑な問題だけを担当者に振り分ける仕組みも構築できるため、部門全体の業務効率が向上します。

社内ヘルプデスク

さまざまな問い合わせを受け付ける社内ヘルプデスクでは、チャットボットが幅広く活躍します。特に、「どの部署に相談すればよいかわからない」といった従業員の悩みに対して、チャットボットを窓口として活用することで、スムーズな対応が可能になります。

チャットボットは、すべての問い合わせを一つの窓口に集約し、必要に応じて適切な部署や担当者に自動で振り分けるため、従業員のストレスを軽減。さらに24時間対応が可能でなため、業務時間外の問い合わせや、担当者が不在の際にも対応を続けられる点が大きなメリットです。

続けて、代表的な業界ごとの活用例をご紹介します。

小売業での休日・夜間対応

小売業では、店舗スタッフや管理者からの問い合わせが休日や夜間にも発生することがあり、対応が遅れると業務に支障をきたす場合があります。チャットボットを導入することで、店舗スタッフが自分のシフトを確認したり、急な変更を申請したりする際に、即座に対応できる環境を整備できます。
また、閉店作業や在庫管理といった日常的な業務の手順が分からない場合にも、チャットボットがリアルタイムで適切な手順を案内するため、ミスを未然に防ぐことが可能です。さらに、設備の不具合やトラブルが発生した際には、初動対応をサポートし、状況に応じて担当者への連絡方法を提示するなど、迅速な対応を促進します。休日や夜間の対応が求められる小売業において、チャットボットは重要な役割を果たします。

製造業でのシフト調整サポート

製造業では、シフト管理や設備の稼働状況に関する問い合わせが頻繁に発生します。チャットボットを導入することで、従業員が自身の勤務希望を簡単に登録し、それをもとにシフトの調整をスムーズに行う仕組みを提供できます。
また、稼働中の設備やメンテナンスのスケジュールをチャットボットが即座に案内することで、現場の生産性を向上させることが可能です。さらに、業務マニュアルや安全手順をいつでも確認できる環境を整えることで、現場作業の効率化と安全性の向上を同時に実現します。チャットボットの導入は、製造現場の複雑な業務プロセスを整理し、従業員がスムーズに業務を遂行できるよう支援します。

社内向けチャットボットを導入するメリット

社内向けチャットボットの導入によって、得られるメリットはたくさんあります。ここからは、社内向けチャットボットを導入するメリットを紹介します。

1つ目のメリットは、問い合わせ数の削減や複雑な質問への有人対応で業務の効率化を期待できる点です。実際に、社内向けチャットボットを導入したことで、業務負担を大幅に減少できた事例が数多く見受けられます。
また、社内向けチャットボットの導入により、業務負担を減らすだけでなく、潜在的な社員のニーズを見つけ出すこともできます。社内向けチャットボットは、業務改善に大きく寄与してくれることがわかります。

2つ目のメリットは、社内情報の一元化・ナレッジの築成ができる点です。社内向けチャットボットを導入すれば、社内情報を一元化しつつ新たなナレッジを作り出すことができます。
従来の業務では担当者ごとに情報の偏りがあり、情報共有が難しいことが多々ありました。社内向けチャットボットを導入すれば、社員間で情報の一元化を促進し、担当者により情報が偏ることがなくなり、ナレッジも蓄積されやすくなります。

3つ目のメリットは、24時間いつでも対応できる点です。有人対応をするのとは違い、社内向けチャットボットを導入すれば、緊急対応も容易にできます。なぜなら、人間とは異なりチャットボットはプログラムで稼働しているので、24時間いつでも起動させられるからです。人手で対応をするとなると、深夜手当などで人件費がかさみますが、チャットボットを導入すれば費用を抑えることができます。

4つ目のメリットは、チャットボットは、業務に必要な情報や手順を標準化して提供できるため、新人教育の効率化にも役立つ点です。従業員が疑問に思ったことをすぐにチャットボットに質問することで、上司や先輩社員に負担をかけることなく自己解決が可能です。
また、これまで暗黙知として属人化していた情報をナレッジベースに取り込むことで、チーム全体の知識共有が進み、教育の質を向上させることができます。

5つ目のメリットは、社内向けチャットボットは、重要な情報を迅速かつ正確に従業員へ伝達する役割も果たす点です。緊急時の通知や業務変更の案内、会議やイベントの日程共有など、チャットボットが自動で情報を配信することで、従業員全体への情報伝達がスムーズになります。
また、特定の条件にもとづきカスタマイズした配信が可能なため、必要な情報を必要な人に的確に届けることができます。チャットボットにより、社内のコミュニケーションが活性化し、情報漏れや伝達ミスを防ぐことが可能です。

【比較表】おすすめのチャットボット

ここからは、おすすめのチャットボットをご紹介します。料金やトライアルの有無などを比較表にまとめているので、各サービスの違いや特徴が一目でわかります。ぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、チャットボット選びの参考にしてください。

【無料トライアルあり】おすすめの社内問い合わせチャットボット12選

社内問い合わせに特化したチャットボットは各社さまざまな特徴を持っているため、自社に合ったものを選ぶのが難しいと感じる企業も多いです。そこで、今回は社内問い合わせ向けチャットボットのおすすめを紹介します。

社内向けチャットボット導入の成功事例

実際に、社内向けのチャットボットを導入した企業が、社内業務課題の解決に成功したという事例が複数報告されています。そこで、社内向けチャットボットを導入した成功事例を解説します。

各種イベントのチケット販売を行う企業における「HiTTO」導入事例をご紹介します。この企業では、社内からのよくある質問に関する電話での問い合わせが多く、特にコロナ禍で問い合わせ件数が増加しました。そこで、対応負担を軽減するためにチャットボットの導入を決意。

数ある選択肢の中からHiTTOを採用した理由は、導入時の手厚いサポートにあったといいます。しかし、導入当初は従業員にあまり活用されないという課題がありました。そこで、サポートの助言を受けながら社内でのプロモーションを強化した結果、徐々に浸透し、定着することに成功しました。

導入前は、基本的な質問を含め、多い時には1日に2～3件の問い合わせがあり、一件あたり5～10分ほど対応に時間を要していました。特にコア業務が忙しい時には、大きな負担となっていたそうです。しかし、導入後は「よくある質問」に関する問い合わせが明らかに減り、業務の効率化につながったといいます。

参考：HiTTO公式サイト「導入事例」

従業員が6000人程の総合商社にSupport Chatbotを導入した事例をご紹介します。この企業では、チャットボットを導入してわずか2ヵ月で社内問い合わせを1/3に減少させることに成功しました。

これまで機械・インフラ業務部で同種の問い合わせを幾度となく受けてきたものの、チャットボットを導入したことで問い合わせが減少。また、これまで引き継ぎの際は資料を作成していたものの、チャットボットの導入により、チャットボットに問い合わるだけで引き継ぎ内容を確認できるようになり、生産性が一気に向上したと言います。

参考：Support Chatbot公式サイト「導入事例」

総合エンジニアリング会社における「PEP」導入事例をご紹介します。この企業では、人事・総務・IT部門に社内からの問い合わせが特に集中しており、業務負担が大きくなっていました。また、社内マニュアルの場所が分かりづらいという課題もあり、これらの解決策としてチャットボットの導入を決意しました。

PEPを採用した理由は、操作性の高さとメンテナンスのしやすさに加え、日常的に使用しているMicrosoft Teams上で利用できる点でした。人と会話するようにやり取りできる自然なチャット体験が、導入の決め手になったといいます。

導入後は、人事・総務・ITの3部門への問い合わせが導入前と比べて66%削減。特に、人事部への基本的な質問が大幅に減少し、有人対応が必要な問い合わせを可視化できるようになりました。さらに、従業員からも「助かる」といった声が寄せられるなど、社内での評価も高まっているそうです。

参考：PEP公式サイト「導入事例」

チャットボット導入で起こりうる失敗事例

チャットボットは便利なツールですが、準備不足や運用の誤りで効果を発揮できない場合もあります。以下のポイントを押さえ、失敗を回避しましょう。

チャットボットは、ある程度の問い合わせ量がある企業にこそ、その効果を発揮します。しかし、問い合わせ自体が少ない環境で導入しても、十分な効果を実感できないことがあります。初期費用や運用コストに見合う結果が得られず、導入した意味が薄れてしまうことも。このような状況を防ぐためには、まず問い合わせ量を分析し、チャットボットの活用可能性を見極めることが重要です。

何のためにチャットボットを導入するのかが明確でない場合、結局は効果を十分に発揮できず失敗につながることがあります。例えば、「業務効率化」や「顧客満足度向上」といった目的が具体化されていないと、どんな機能が必要か、どのように運用すべきかが不明瞭になりがちです。導入前に課題を整理し、解決したい具体的なゴールを設定することが不可欠です。

チャットボットが正確な回答をするためには、事前に設定されるナレッジベースが非常に重要です。事前準備が不十分な場合、ユーザーの質問に適切に答えられず、使い勝手の悪いツールだと思われてしまいます。導入時には、想定される問い合わせ内容を整理し、ナレッジベースを充実させる必要があります。また、運用後もナレッジを定期的に見直し、更新する体制構築も欠かせません。

社内向けチャットボットでは、従業員に存在を知られていない、あるいは使い方が理解されていないことが原因で利用が定着しないケースがあります。新しいシステムを導入する際には、従業員への説明や使い方のトレーニングが重要です。また、導入後に活用例を共有するなどして、利用促進を図る取り組みも必要です。

チャットボット単体では、業務効率化に限界がある場合があります。例えば、他の社内システムやデータベースと連携できなければ、回答内容が限定され、実際の業務改善にはつながりにくくなります。導入の際には、既存システムとの連携が可能かどうかを事前に確認し、必要に応じて連携機能をカスタマイズすることが成功のポイントです。

失敗しない社内向けチャットボットの選び方

社内向けチャットボットを導入するのであれば、なるべく失敗したくないと考えるのが普通です。そこで、ここからは失敗しない社内向けチャットボットの選び方を解説します。

チャットボットを選ぶときは、まず解決したい課題をはっきりさせることが必要です。例えば、顧客対応に時間がかかっている、担当者の負担が増えていると感じる場合は、よくある質問に自動で応答したり、営業時間外の対応が可能なタイプが役立ちます。
また、社内の問い合わせを効率化したいなら、社内規定やマニュアル検索、ITトラブルの初期対応を自動化できるツールがおすすめ。一方、マーケティングを目的とするなら、訪問者へのリアルタイムな案内や、顧客データをもとにしたパーソナライズ提案ができる機能が求められます。
自社の用途に合ったツールを選べば、業務効率を上げるだけでなく、顧客満足度や売上の向上といった成果も期待できます。

チャットボットには、AI搭載型と非搭載型の2種類があります。それぞれ特徴が異なり、用途や目的に応じて適したタイプを選ぶ必要があります。
AI搭載型は、自然言語処理や機械学習を活用し、複雑な質問や多様なケースに柔軟に対応できるのが特徴です。例えば、顧客からの曖昧な問い合わせや、幅広いシナリオを想定した対応が必要な場合に適しています。ただし、初期費用や月額料金が比較的高額になることも。
一方、シナリオ（AI非搭載型）は、事前に設定された定型的な応答を提供するシンプルな仕組みです。問い合わせ内容が限られている場合や、費用を抑えてシンプルなツールを導入したい場合に向いています。

どちらを選ぶべきかは、自社の業務規模、解決したい課題、対応する問い合わせの内容によって変わります。顧客対応の幅を広げたい場合はAI搭載型を、特定の用途に特化したシンプルな対応が求められる場合は非搭載型を選ぶと良いでしょう。

チャットボットは、無料プランから初期費用や月額料金がかかるものまで幅広い選択肢があります。料金の内訳は、開発・構築を含む初期費用、月額料金、そしてオプション料金によって構成されます。対応できるQ&A数や搭載される機能数に比例して費用が上がり、人工無能型とAI搭載型では価格差が大きいのも特徴です。

ただし、料金だけを基準に選ぶのは避けるべきです。安価なAI非搭載型ツールは、初期コストを抑えられる一方で、必要な機能が不足している場合があります。その結果、効率化が進まないだけでなく、追加カスタマイズや他ツールとの連携で余計なコストが発生することも。まずは、自社の課題を解決できる機能やサポートを備えたツールを選び、その上で料金を比較するのが適切です。

チャットボットの導入後、サポート体制がどれだけ充実しているかで、運用の成功が左右されます。初めて導入する場合、システム設定や操作方法に不慣れなケースも多いため、初期設定のサポートがあると安心です。
運用開始後は、トラブル対応や機能の追加・調整をサポートしてもらえるかどうかが鍵になります。例えば、特定の質問に正確に回答できないとき、迅速に対応してもらえると問題解決がスムーズです。また、定期的なアップデートや活用状況の分析に基づくアドバイスを提供するサービスがあると、より効果的な運用が可能になります。
導入後のサポートが手厚いと、長期的にツールを活用しやすくなり、導入効果を最大化できるでしょう。

まとめ：社内向けチャットボットの導入で問い合わせ対応を効率化しよう

社内向けチャットボットを導入すれば、業務負担を減らせることはもちろんのこと、潜在的な従業員のニーズを顕在化させられるのもメリットの1つです。社内向けチャットボットは、副次的な効果も含めとても魅力的なシステムです。
しかし、うまく機能させられないと、最終的に誰からも使われることなく終わってしまうことになりかねません。自社にあうチャットボットを選定し、最終的には、継続的な改善と従業員への定着が成功のカギとなります。

自社に合うチャットボットを選ぶために「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったチャットボットが分かる診断（無料）ができます。

よくある質問

チャットボットに関するよくある質問に回答します。

社内向けチャットボットは、自作も可能です。プログラミングやチャットボット設計の知識があれば、ゼロから構築できます。また、Microsoft Power Virtual AgentsやDialogflowなどのノーコードツールを使えば、初心者でも比較的簡単に作成可能です。
ただし、自作には課題もあります。時間と労力がかかるうえ、運用・メンテナンスやセキュリティ対策が必要不可欠。この課題を踏まえると、既存のツールを選定する方が効率的で安心です。提供されているツールはサポート体制が整い、導入後の運用もスムーズに進められるため、自作よりも選択肢として適している場合が多いでしょう。

Microsoft Teamsに社内向けチャットボットを設置するには、専用ツールを活用する方法が一般的な方法。例えば、Microsoft Power Virtual Agentsを使えば、テンプレートを選んでトリガーワードや応答内容を設定し、簡単にボットを作成できます。また、Power Automateを利用することで、他のシステムやデータベースと連携した高度な機能も追加可能です。作成したチャットボットは、発行機能を使ってTeams用に公開し、Teamsの「アプリ管理」から設定して組織内で利用できるようにします。

こうした方法で自作も可能ですが、運用負担や設定の煩雑さを考えると、あらかじめTeams向けに設計された既存のツールを選定するのもおすすめです。提供されているツールはサポート体制が整い、運用やカスタマイズもスムーズに進められるため、長期的に見ても効率的です。