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web会議のメリット・デメリット

Web会議はインターネットに接続できれば、どこからでも利用できるほか、低コストで導入できるなどのメリットがあります。一方で、大人数での会議には不向き、ユーザーのインターネット環境によって通話品質が異なるなどのデメリットも。
Web会議の特徴をよく理解しないまま導入すると、期待したような機能を果たせないことがあります。システム選びで失敗しないためには、メリットとデメリットを正しく理解しておくことが重要です。

メリット

①交通費と移動時間の削減
Web会議には、交通費や移動時間を削減できるメリットがあります。Web会議は自宅や外出先からでも利用できるため、リアルな会議のように全員が同じ場所に集まる必要はありません。会議のための移動が不要になれば、コスト削減や社員の負担軽減にも繋がります。

②導入システムを低コストで運用可能
導入や運用コストが低い点もWeb会議のメリットです。クラウド型のWeb会議システムであればベンダーが用意したサーバーを利用するため、導入・保守費用を抑えられます。また、専用の回線や機器を用意する必要がないため、導入のハードルが低い点も魅力です。

③紙資料の準備が必要ないなど会議資料の準備を削減
多くのWeb会議システムにはファイル送信機能が備わっています。ファイルをそのまま共有できるため、会議のたびに人数分の資料を印刷する必要もありません。紙の資料が不要になれば、消耗品のコストを削減できるメリットも。

④さまざまな働き方を推進することができる
Web会議には柔軟な働き方を推進できるメリットがあります。近年働き方が多様化してきており、テレワークも珍しくなくなってきました。Web会議導入によって遠隔地から会議に参加できるようになれば、社員のスタイルに合わせた柔軟な職場環境を実現できるでしょう。

⑤意思決定スピードが上がる
いつでもどこでも会議を実施できる環境が整えば、迅速な意思決定が可能に。Web会議システムを導入すれば、決定権を持つ役員が不在で話を先に進められないといったこともなくなるでしょう。時間的なロスを抑えられる点は、Web会議の大きなメリットです。

デメリット

①通信状況に左右される
手軽に導入できるWeb会議ですが、ユーザーの通信状況によって通話品質が左右されるデメリットも。特にモバイル回線を利用してWeb会議に参加する場合、電波状況によっては通信が不安定になることもあります。そのため、外出先からWeb会議に参加する際は注意が必要です。

②大人数の会議に向いていない
参加人数が多くなると、誰が発言したのか分かりにくくなることがあります。大人数の会議に対応したシステムであれば問題ありませんが、少人数向けのサービスを利用している場合は注意が必要です。実用的な参加人数に限界がある点はデメリットと言えます。

③雰囲気を見て判断することが難しい
Web会議には、参加者の表情や雰囲気を読みにくくなるデメリットがあります。オフラインでの会議では相手の反応を直接確認できますが、Web会議の場合、画質やカメラ映りによっては微妙な表情の変化を読み取るのが難しいことも。

Web会議の仕組みと使い方

Web会議システムは、PCなどから会議用のサーバーに接続して利用する仕組みになっています。Web会議を利用する際に必要なものは、PC本体とカメラ、マイク、スピーカーです。PC内蔵のカメラやマイクを使用する場合、必要機器はパソコンだけで済みます。アプリをインストールしてアカウントを作成すれば、準備は完了です。
Web会議のやり方は、システムによって異なりますが手順は似通っています。主催者が、サーバー上にミーティングルームを作成して、参加者へURLを送信。アプリを立ち上げて、リンクをクリックすれば会議に参加できます。
快適にWeb会議を実施するコツは、会議の形態に合わせた必要機材を準備することです。同じ会場に参加者が複数人いる場合、PC内臓のマイクではうまく音声を拾えないこともあるので、会議用のマイクを用意した方が良いでしょう。  

Web会議の機能

Web会議システムは、単なるビデオ通話システムではありません。ホワイトボード機能やファイル送信機能などの多くの機能を備えています。
ホワイトボード機能は、参加者が共同で編集できるスケッチボードです。実際の会議でホワイトボードに書き込むような感覚で使用できます。ファイル送信機能はWeb会議システム上でファイルを受け渡しできる機能で、資料の配布などに活用可能。そのほか、画面共有機能を利用すれば参加者とスライド画面を共有できます。システムによって利用できる機能は異なるため、サービスを選ぶ際には自社の用途に対応できるかどうか確認しましょう。

Web会議サービスの通信量について

Web会議システムにおいても、インターネット回線を活用するため使用する機能や環境にもよりますが、通信量が発生します。Wi-Fiを使用しない場合のスマートフォンやタブレットでの利用になるとそれなりの通信量を消費するため、注意が必要です。十分な容量の固定回線やWi-Fi環境を設置することは、Web会議システム導入においても非常に重要です。

さらに詳しく知りたい方は、Web会議の必要通信速度はどれくらい？サービス別にチェック！をご覧ください。

Web会議システムのシェア

Web会議システムは現在、働き方改革などの影響で多くの企業で利用が推進されています。利用率は2019年12月で44％。2020年4月には63％と増え、その拡がりは明らかです。
また、各製品のシェアについてはZoomが35％、Skypeが18％、Microsoft Teamsが同じく18％です。（調査参考：MM総研、SaaS・コラボレーションツール利用動向調査、2020年5月22日発表内容）

Web会議システムを使ったオンライン研修

テレワークの推進やさまざまな働き方が導入される中で、新人研修やOJTなどの研修がオンライン研修として実施されることも多くなりました。オンライン研修は主に、大人数や多拠点で利用できるWeb会議システムを利用して開催。リアルタイムにオンライン研修を行うライブ配信型や予め録画したものを配信するeラーニング型もあります。
Web会議システムを利用したオンライン研修では、移動時間や会場使用費などを削減することが可能。その他にも日程調整がしやすい、録画もできるため復習できる、研修中にチャットなどで気軽に質問できるなどのメリットがあります。
一方で、ワークショップなどは実施が難しかったり、参加者同士のコミュニケーションが薄くなったり、集中力やモチベーションが保てない、参加者の理解度が把握できないといったデメリットもあります。Web会議システムを利用したオンライン研修を行う際は、予め操作方法を説明しておく、進行サポートのメンバーを確保しておくなどの準備が必要です。コミュニケーションを円滑にするためには、なるべく画面はONにして顔が見えるようにする、チャットやアンケートを活用するといった取り組みが大切でしょう。

Web会議での名刺交換

テレワークが進み取引先との面談や営業活動がオンライン化することも多くなってきました。これまでは初対面の際には名刺交換が行われ、その場でお互いの会社情報や役職などを把握していたと思います。しかし、オンラインの面談ではリアルな名刺交換は不可能です。自社の情報や自身の名前や役職について、少しでも把握してもらうためにオンラインでの名刺交換も工夫が必要でしょう。
Web会議システムを利用してのオンラインの面談であれば、チャットなどを使って名刺情報を画像やURLで送るのも良いでしょう。その場ですぐ確認できるので、分かり易く便利です。その他に名刺をデジタルで管理する、名刺管理ツールを活用するのも良い方法。名刺管理ツールによっては、デジタル名刺の交換機能を持っていたり、QRで名刺情報をやり取りできるものもあります。活用すればその場での名刺交換だけでなく、名刺管理も手間なくできるため効率的です。

Web会議・テレビ会議・ビデオ会議の違い

多拠点を持つ企業やさまざまな働き方を導入する会社では、遠隔地との会議を実施するためにWeb会議やテレビ会議・ビデオ会議のシステムを導入しています。
Web会議システムは、PCのソフトウェアやブラウザを使って会議をするシステムです。既にもっているPCや内蔵されたカメラを利用して簡単に会議ができます。
テレビ会議・ビデオ会議もほとんど同義で、専用の端末やモニタ、カメラや音声機材を会議室に設置して行う会議のことです。Web会議と比べ専用の機材が必要なため、複数拠点で利用する場合はそれなりに導入費用がかかります。しかし音声や画質は安定しているため、Web会議よりかは品質の良い環境でやり取りができるでしょう。

Web会議のセキュリティガイドライン

リモートワークなどをサポートしてくれるWeb会議システムですが、不正アクセスや間違った利用方法によってはユーザーIDの抜き取り、ミーティング資料の流出やなりすましなどトラブル発生が起こることもあるでしょう。そのため、利用にあたってセキュリティガイドラインや運用規定を設けることも大切です。
どこからでも利用できるのはWeb会議システムの強みですが、カフェなどのオープンスペースでの利用は情報漏洩の危険性もあります。また、会議資料をWeb会議システム上に保管したままにしておくと、不正アクセスされた場合、漏洩に繋がるため、利用後はすぐに削除するなどの対処も大切。会議室URLを使いまわさないなども会議室URLの流出防止に効果的です。総務省からテレワークのセキュリティガイドラインなども出されているので、参考にしても良いでしょう。

Web会議のマナー

テレワークなどでWeb会議を行う際、マナーに気を付けることも大切です。自宅から参加する場合、ついついリラックスした格好になってしまうこともあるかもしれません。よりよいコミュニケーションをとるためにも、Web会議でも最低限のマナーを意識しましょう。
Web会議に参加する際は、自宅であったとしてもある程度しっかりとした恰好をするのも大事。スーツまでは必要ないかもしれませんが、ビジネスカジュアル程度は状況に応じて対応しましょう。また、髪型や髭などにも注意が必要です。
加えて、表情も非常に重要です。Web会議では表情が分からないとコミュニケーションがとりづらくなります。しっかりと表情が分かる角度や照明は予め確認しておくと良いでしょう。分かっていることをアピールするために表情を豊かにしたり、大きくうなずくなども表現として取り入れるのもおすすめです。
環境面では、静かな場所で参加するのは当然のマナーです。カフェなどをテレワークで利用することもあると思いますが、Web会議の際は周辺の雑音が入ってしまう上、情報漏洩も考えられるので避けましょう。
また、背景の映り込みにも注意が必要。背景に情報が多いと会議に集中できないこともあります。できるだけ背景のないアングルを考えることも重要です。

Web会議の通信品質・通信速度

Web会議を行う際にハードルとなるのが、音質・画質といった通話品質。オンラインを利用した会議のため、音声がとぎれて聞こえづらかったり映像がとぎれたりし、会議の進行に支障をきたすこともあります。Web会議で通信トラブルによって上手く会議を進められないと営業機会の損失や効率の低下に繋がるため、通信品質はｊｙポイントです。
Web会議で通話品質が悪くなってしまう原因のひとつは、インターネットの通信速度です。インターネットを利用する際、回線帯域と言われるデータ通信を行う際の電気信号の周波数範囲が広ければ広いほど、通信速度は速くなります。
Web会議システムはさまざまな用途で利用されますが、グループでの会議を想定した場合の通信速度の目安は最低でも1.2Mbps、最高で8Mbpsが必要です。高品質なWeb会議を実施するのであれば、最高値となる8Mbpsを参考にすると良いかもしれません。
また、通信速度以外にも端末のスペックが低い、同時に複数のアプリを起動している場合にはネットワークに負荷がかかるため、通話の品質を低下させます。必要のないアプリは閉じ、Web会議に集中するといった対策も重要です。
その他Web会議システムによっては、高画質・高音質にこだわったものやノイズキャンセラー機能を搭載したシステムもあります。ストレスの少ないWeb会議を実施するために、自社の目的に合った機能をもつシステムを選ぶと良いでしょう。

Web会議をスムーズに進めるためのルール

Web会議はオンライン・遠隔で行っているため、会議をスムーズに進めるためのルールが重要です。ルールを決めることや個人で意識することで、会議を効率的に進行することができるでしょう。
Web会議で最も重要な点が、議題や目的の明確化です。通常の会議でももちろん重要ですが、コミュニケーションがとりづらいWeb会議を効率よく進めるためにも議題や開催目的をしっかりと予め決め会議を行うと良いでしょう。開催者がWeb会議前にアジェンダを共有しておくのはもちろん、ファシリテーターとして議題や目的を意識しながら進行すると論点が沿れずに会議を進めることが可能です。
また、質問する際は名指しで質問し答える人を明らかにする、発言をする際は他の人が話し終わるのを待ち挙手や自身の名前を言ってから話始める、などのルールも大切です。顔がなかなか見えなかったり通信環境が不安定なことも考慮し、誰が話しているかを意識することがスムーズな会議を実施するポイントでしょう。
自身が話していない際は、他の音を拾ってしまわないようにマイクをミュートにしておくことも基本のルールです。その他、映り込みがないよう会議に集中できる環境で参加する、機材やネットワークトラブルに備えて早めに参加・入室する、議事録や社内共有のために録画を活用するなどのルールも大切です。

Web会議導入の補助金

Web会議システムを導入する際に利用できる補助金として、IT導入補助金があります。IT導入補助金とは、企業が生産性を向上させるために必要なIT技術を導入する際に支援される補助金です。対象企業の幅が広くさまざまな企業が受けられることが利点。活用できるIT技術が対象となるため、Web会議システムでも申請ができます。購入金額の3/4以内を支援してくれますが、申請期限があるためしっかりと確認しましょう。
IT導入補助金以外にも各自治体でリモートワークを推進するためのIT技術の導入に対する補助金や助成金を設置している場合もあります。Web会議システムの導入を考えている方は確認してみると良いでしょう。

さらに詳しく知りたい方は、【Web会議】システム導入時に利用できる補助金をわかりやすく解説！をご覧ください。

Web会議の背景の設定

Web会議システムでは、会議中の自身の背景を変更設定することができます。Web会議では背景に情報が多いと会議に集中できないものです。また、テレワークで自宅の様子を知られたくない方もいるでしょう。そういった課題を解決するために、Web会議システムによっては背景をぼかしたり画像を活用して背景を変える機能が備わっています。上手に活用すると良いでしょう。
自社のロゴなどを背景に活用すると、営業活用などの際に印象に残るWeb会議ができます。