Web会議システムの選び方とは？定番のサービスも紹介！

目次
• Web会議システムの選び方で気をつけたい7つのポイント
• Web会議だからこそ注意したい3つのポイント
• 定番のWeb会議ツール3選
• Web会議ツールの選び方でお悩みならプロに相談

Web会議システムの選び方で気をつけたい7つのポイント

ここからは、Web会議システムの選び方について解説します。実際に製品選びをする際は、次の7つのポイントに注目をしてください。

音声品質・映像品質に問題ないか

Web会議システムの選び方として、音声品質・映像品質のチェックがあります。

Web会議を導入しても音声や映像に乱れがあれば会議の進行が妨げられます。実際に音声や映像の品質に問題があると、スムーズに通話ができないため会議に集中できません。Web会議システムの通話品質は、第一にはインターネットの接続環境に依るところが大きいため、通信環境を整備することが大切です。

また、通信環境を整えてもシステムの処理速度が低いと音声が遅れたり映像が重くなる恐れがあります。充実した会議を行うためにも事前にトライアルなどを利用して音声品質・映像品質に問題ないかを確認しましょう。

サポート体制は整っているのか

Web会議システムの選び方として、サポート体制の確認も重要なポイントです。Web会議の最中にトラブルが発生した場合、会議を続行するには速やかなサポートが必要です。保守・運用をベンダー側に依存する場合は特にサポート体制についてよく確認をしておく必要があります。

サポート体制のチェックをする際は、問い合わせ窓口の対応時間やトラブルま対応までの所要時間を確認してください。会議が夜間や休日も行われる場合は24時間体制、365日対応のベンダーを選ぶことをおすすめします。また、海外発のWeb会議システムを導入する際は、日本語でのヘルプデスクサポートがあるかどうかも確認するようにしましょう。

セキュリティ面は万全か

Web会議システムの選び方として、セキュリティに関するチェックも欠かせません。

Web会議システムはインターネット回線を通じて通信を行うため、外部脅威に晒されるリスクがあります。特に通信が暗号化されていない場合は第三者に盗聴される恐れがあるため注意が必要です。

会社の会議では顧客の個人情報や企業の機密情報まで重要な情報をやり取りする場面があります。万が一、情報漏洩があったら企業の信頼を損なうだけでなく、損害賠償請求に発展することもあります。セキュリティ事故が起こってからでは遅いので、Web会議システムを導入する際は必ずセキュリティ体制の内容について確認をしましょう。

誰にとっても使いやすいか

Web会議システム選びでは、操作性も押さえておきたいポイントです。

Web会議システムは会議の参加者全員が使用するため、誰にとっても使いやすいシステムであることが求められます。操作が複雑だと利用時に混乱が生じる恐れがあります。高度なリテラシーがなければ使いこなせないものは定着しないため、マニュアルを見なくてもぱっと見て操作できるような製品を選ぶのがベストです。

必要な機能は揃っているのか

Web会議システムの選び方として機能面も重要です。

Web会議システムの選定に際しては「自社に必要な機能が揃っているかどうか」が大切なポイントです。基本的に機能数が増えるほど料金は高くなるため、オーバースペックのものを選ぶのは得策ではありません。しかし、自社で必要な機能が揃っていない場合は使い勝手が悪く定着を妨げる原因になります。

自社に必要な機能が何か分からない場合は、Web会議システムでどのようなことを実現したいかかを考えるのがの近道です。実現したいことがあれば課題が浮き彫りになり、解決のためにどんな機能が必要か見えてきます。

利用可能人数は足りているか

Web会議システムの選び方として同時接続数も要チェックです。

Web会議システムは製品ごとに同時接続数が異なります。最小で数名のものから最大では1万名まで同時接続できる製品もあります。また、同じ製品でもプランによって利用可能人数が変わることも。将来的に利用人数が増える場合は、まずはスモールスタートをして、事業の成長に伴って上位プランに乗り換えるのもひとつの手です。

注意点としては、利用可能人数が少ない製品を選んで、将来的にキャパを超えるケースです。途中でシステムを変えるのは想像以上に面倒なもの。利用人数については将来予測をしたうえで製品選びをすることをおすすめします。

コストパフォーマンスは高いか

Web会議システムの選び方としてコストパフォーマンスの高さにも注目をしてください。

利用料金については出来るだけリーズナブルに越したことはありませんが、自社に必要な機能がなかったり、同時接続数が利用人数を下回る場合は使い物にはなりません。料金重視の場合でも、額面ではなくコストパフォーマンスで選ぶことが肝心です。

また、Web会議システムを導入すれば会議出席のための移動費や出張コストの削減が可能です。Web会議システムの導入費用がかかったとしても、経費削減幅の方が上回れば導入をする価値はあります。反対に導入費用の方が上回る場合は導入を見合わせるか、別の製品に目を向ける必要があります。

Web会議だからこそ注意したい3つのポイント

Web会議には通常の会議にはない注意点があります。以下、Web会議だからこそ気を付けるべき点を3つお伝えします。

リアクションは分かりやすく

Web会議は画面越しに対面をするため、相手の反応が見えにくいのがネックです。実際の対面に比べて、細かな表情やボディランゲージなどは分かりにくいため、コミュニケーションの重要な部分がそぎ落とされてしまします。

Web会議ではそうした特徴を押さえ、できるだけリアクションを分かりやすくすることが大切です。特に賛成か、反対かなど意思表示をはっきりしなければならない場面では、相手に伝わるようなリアクションを心掛けて下さい。Web会議システムによってはリアクションボタンを設けている製品もあるため、会議で多数決などとる機会が多い場合にはおすすめです。

目線を向ける方向も意識する

Web会議の注意点として目線の方向も挙げられます。実際にWebツールでコミュニケーションをとったことがある方は、通話相手の目線について一度は気になったことがあるのではないでしょうか？

Web会議では会議中にシステムの操作や入力作業などをする場合に、目線がカメラから反れてしまいがちです。相手から見ると会議に集中していないのではないか？人の話を聞いていないのではないか？と思われるため要注意です。自分の視線は自身で確認できないため、視線の方向は常にカメラを見るようにしてください。また、表情や照明を明るくすることも大切です。

はっきりゆっくり話すよう心がける

Web会議では話し方についても気を付ける必要があります。Web会議ではインターネット回線を通じて音声が伝わります。音声品質は通信環境や製品のスペックにもよりますが、場合によっては聞き取りにくいと感じることもでてきます。また、音声が遅れて聞こえることもあります。

Web会議を行うに当たっては、オンライン通話の限界を念頭に対面の会議以上にゆっくり、はっきり話すことが大切です。

定番のWeb会議ツール3選

ここからは、Web会議ツールの中でも定番と言える製品・サービスを3つご紹介していきます。

Zoom

Zoomは世界で最も利用されているビデオ会議ツールです。

搭載している機能はミーティング、チャット、ルームとワークスペース、電話システム、ビデオウェビナー、録画、カレンダー連携など。ビデオ会議に必要な機能は標準搭載されており、場所やデバイス問わず参加することが可能です。また、セキュリティ体制は堅牢で暗号化、役割別の操作権限の設定、パスコード保護、待機室利用など幾重もの対策がとられています。最大1000人参加のミーティングに対応しており、大規模利用には特におすすめです。

料金プランはパーソナルプランが無料。有料プランは3種類あり、小規模事業者向けのプロプランが年額2万100円、中小事業者向けのビジネスプランが年額2万6,900円、大企業向けの企業プランが年額3万2,300円で契約可能です。

Skype

Skypeは、ビデオ通話の先駆けとも言えるアプリケーションで、ビデオ通話を1クリックで作成できるサービスです。

主な機能はビデオ通話と電話機能。ビデオ通話については最大50名まで接続可能で、相手がSkypeユーザーでなくてもリンクを送るだけで会議に招待できるため導入ハードルが低い点も魅力です。新たに背景のぼかし機能も搭載され、会議に集中しやすい仕組みを整えています。テレワークでプライベート空間を見せたくない場合には特におすすめです。無料ながらセキュリティ体制も充実しており、業界標準のエンドツーエンド暗号化を使用、通信を外部攻撃から保護します。なお、通話はインストールする方法もありますが、サインアップなしでブラウザで利用することも可能です。

ビデオ通話の料金は無料、国際電話については有料で、国別に料金が設定されています。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、マイクロソフト社が提供しているビデオ会議ソフトウェアです。

搭載している機能はレコーディング、チャット、ライブキャプション、背景カスタマイズ、挙手機能、参加者リストなど。Web会議だけでなく遠隔学習やリモートワークにもおすすめです。現在はリモートワークのニーズの高さから視聴のみのブロードキャストの出席者数を最大2万人に設定しています。

法人向けの料金プランは無料を含む3つのプランを用意。料金体系は1ユーザー当たりの月額課金制で「Microsoft Teams」は無料、「Microsoft 365 Business Basic」は月額540円、「Microsoft 365 Business Standard」は月額1,360円で利用可能です。

Web会議ツールの選び方でお悩みならプロに相談

いかがでしたか。Web会議システムの選び方に関する記事は以上です。

Web会議システムを選ぶ際は、音声品質、サポート体制、セキュリティ面に加え、操作性についてもよく確認をしてください。導入後の定着は使い勝手の良さにかかっているので、できれば事前にトライアルで実際に使ってみることをおすすめします。

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また、Web会議システムを比較検討したい方はぜひこちらの記事を参考にしてみてください。