J-MOTTOワークフローの評判と実態

目次
• ＜総評＞J-MOTTOワークフローは豊富な実績をもとに作られたサービス
• J-MOTTOワークフローの7つのメリット
• 徹底調査で分かったJ-MOTTOワークフローを使うべき人・会社
• J-MOTTOワークフローの料金プラン
• J-MOTTOワークフローの導入実績・効果
• まとめ

＜総評＞J-MOTTOワークフローは豊富な実績をもとに作られたサービス

出典：J-MOTTOワークフロー
https://www.j-motto.co.jp/00000000/service/workflow/feature/

J-MOTTOワークフローは、東京都中央区日本橋に本社を置くリスモン・ビジネス・ポータルが運営するワークフローシステムです。特徴は、グループウェア導入4,000社の豊富な実績をもとに、利用者のニーズから開発された製品であるということ。

J-MOTTOは「グループウェアワークフロー」と「J-MOTTOワークフロー」の2種類があり、グループウェアでも基本機能は十分カバーしていますが、J-MOTTOワークフローはより高度な機能・運用を求める方向けに提供されています。

J-MOTTOワークフローは「もっと安く」「もっと手軽に」「もっと簡単に」をモットーに開発された頑張る企業を応援するワークフローシステムです。実際に使ってみると操作はとても簡単で、手軽さと言う点では業界でも指折りでしょう。

また、低コストで使える点も好評で、導入企業からの評判も上々。シリーズ製品も充実しており、J-MOTTOのグループウェアとの連携は秀逸です。シリーズ製品の統一により、バックオフィス業務の効率化を進めたい方には特におすすめでしょう。

J-MOTTOワークフローの7つのメリット

ここからはJ-MOTTOワークフローに興味をお持ちの方に向けて、この製品の特長について詳しく紹介をします。

J-MOTTOワークフローの魅力は利用しやすい料金体系にあります。月額料金は2,000円～で、10ユーザーまでは最低料金で利用可能です。10名で契約をすれば1人あたり月額200円で使うことができます。これは業界でも最高レベルの低価格といえるでしょう。

従業員数が2～3名の小規模事業者なら割高と感じるかもしれませんが、従業員が10名近くいる会社の場合は非常におすすめです。

J-MOTTOワークフローは、グループウェアJ-MOTTOのワークフロー機能をさらに強化したサービスです。申請書類のテンプレートは豊富に用意されており、申請書の名前を選択すれば承認フローも自動選択。紙の申請書に慣れた方もすぐに使いこなせるようになるでしょう。

決裁者の不在設定、承認印の設定、承認漏れ防止のメール通知・TOP画面の承認待ち一覧機能など、承認機能も充実しています。

その他、検索機能により必要な申請書はいつでも取り出せる仕様になっており、PDFでの一括印刷、CSVファイルで一括ダウンロード、種類ごとの連番設定も可能です。

J-MOTTOワークフローはクラウド型のワークフローシステムなので、導入はとても簡単です。サーバーの運用は不要、面倒なインストールもないので、導入当日からすぐに利用することができます。

基本的にクラウド型ワークフローシステムは保守・運営は提供会社が行うので、トラブル発生の際も対応は全てベンダーにおまかせ。社内にIT技術者がいない会社でも安心して利用可能です。初期導入費用も抑えられることから、費用をかけずに電子決裁導入を目指す方にもおすすめでしょう。

J-MOTTOワークフローはスマートフォンにも対応しており、いつでも、どこでも作業ができる点も人気です。

スマートフォンでもシンプルかつ分かりやすいUIとなっており、処理待ち一覧、申請書作成・承認、申請書検索のどの画面も直感的に操作できるでしょう。

なかでも「処理待ち一覧」は、承認待ちの申請書類については赤で表示されるなど、承認漏れを防ぐ工夫が施されています。スマートフォンからアクセスできるワークフローシステムをお探しの方にはおすすめです。

J-MOTTOワークフローは、J-MOTTOグループウェアの利用者の声を反映して開発されたワーフクローサービスです。

グループウェアはスケジュールや文書管理、掲示板、社内ソーシャルなど人気の機能が25種類あり、J-MOTTOワークフローと同時に使う場合はシングルサインオンで利用可能。グループウェアdesknet's NEOを拡張できる機能もあり、経費・交通費精算にも対応可。シリーズ製品を使いこなすことで作業効率を飛躍的にUPできるでしょう。

J-MOTTOワークフローは承認印も自由に設定できるので、システム導入によりペーパレス化と同時にハンコ文化からも卒業できます。

承認機能の一環として社内統一の印鑑画像を登録できるようになっており、スキャンしたものをワークフローの承認印として活用可能です。

特に設定が必要ない場合は、承認者の名前と日付のみ表示することもできます。

J-MOTTOワークフローは本格導入する前に無料お試し期間を設けています。無料期間は最大2ヶ月。クラウド型ワークフローシステムの多くは無料お試し期間を設けていますが、2ヶ月もの長い期間、無料でサービスを提供するシステムは他にありません。

導入前に使いやすさをきちんと確かめておきたいという方にはぴったりでしょう。

徹底調査で分かったJ-MOTTOワークフローを使うべき人・会社

J-MOTTOワークフローには沢山のメリットがあることがお分かりいただけたと思いますが、果たしてこの製品を使うべきなのはどのような人・会社なのでしょうか。

J-MOTTOワークフローは、決裁者や申請者が不在がちの会社では大変重宝します。

グループウェアのワークフロー機能では、不在時の設定ができるのは申請者本人のみでした。しかし、J-MOTTOワークフローであれば申請書類の代理作成もできるので、作った書類を出先の申請者に送ることができます。申請者が急な出張に出ても業務に滞りはでません。

また、承認者が不在のときは予め自動承認設定もできますし、承認委任設定をしておくこともできます。管理者が本人に代わって承認委任も可能なので、代理承認・強制承認機能もあるので決裁者が不在がちの会社には特におすすめでしょう。

J-MOTTOワークフローは外出先で申請・承認作業を行いたい方にも最適です。J-MOTTOワークフローなら、承認フローに関わる作業の全てをリモートで完結できます。スマートフォンで申請・承認・検索の全ての機能が使えるので、決裁のためだけに会社に戻る必要はありません。

判断のつかない申請書類についても転送機能もあるので、承認ルート以外の任意のユーザーに判断を仰ぐこともできます。仮に問題が発生したとしても、適切なメンバーを交えて即座に対応できるでしょう。

とにかく簡単に使えるワークフローシステムを探したい、という方にもJ-MOTTOワークフローはおすすめです。

クラウド型のワークフローシステムなので、導入ハードルが低く即日利用可能。費用構築に時間がかかり、自社管理必須のオンプレミス型と比べれば、簡単さという点で差は歴然です。提供会社のサポートもあるので、専門技術者がいない会社でも問題なく使いこなせるでしょう。

操作性、分かりやすいUIでも定評があり、マニュアルを見なくても直感的に操作できるので、業務のペーパレス化に初めてトライする企業でもスムーズに導入できるのではないでしょうか。

J-MOTTOワークフローの料金プラン

J-MOTTOワークフローの料金プランを紹介します。

・基本料金(10ユーザー・ディスク容量1GBまで）
月額2,000円
・超過料金
10ユーザーごと10ユーザー毎 / 月額2,000円
ディスク容量500MB毎 / 1,000円

J-MOTTOのグループウェアを使うと上記の価格ですが、グループウェアを使わず単独利用の場合は初期費用3万円が必要です。10名単位で利用料金が決まるので、ユーザー数によっては非常にリーズナブルでしょう。

J-MOTTOワークフローの導入実績・効果

ここからは、J-MOTTOワークフローを実際に導入した会社の事例をチェックしていきましょう。

J-MOTTOワークフロー導入事例ページ（リスモン・ビジネス・ポータル株式会社 https://www.j-motto.co.jp/00000000/case/chap25.html 参照）によると、ヤマギシリフォーム工業の事業運営上の課題となっていたのは業務のIT化。特に申請・契約を紙ベースで行っていたことから、伝達漏れや書類探しに時間がとられるなど、非効率な運営が常態化しており次代の流れの中で改善が迫られました。

そんな中、注目をしたのがJ-MOTTOシリーズです。導入の決め手は誰でも簡単に使えること、支店や営業所で使えること、各種業務連絡や申請業務ができることの3点。過去にオンプレミス型のシステム運用がうまくいかなかった経験から、導入費用の安いクラウド型を中心に製品選びを進め、費用負担の少ないJ-MOTTOに決定したとのことです。

ワークフローの導入により申請や進捗管理も可視化され、以前に比べれば圧倒的に業務は効率化。費用を抑えながらも、業務効率化を叶えています。

J-MOTTOワークフロー導入事例ページ（リスモン・ビジネス・ポータル株式会社 https://www.j-motto.co.jp/00000000/case/chap18.html 参照）によると、藤田光学は、J-MOTTOワークフローだけでなくスケジュール、設備予約、電子会議室、伝言、アンケート、文書管理などでシリーズ製品を活用。導入後は使用方法について問い合わせが多かったものの、定着後は便利さを実感しています。

ワークフロー機能については社内稟議に利用しており、システム導入により出張先からも申請・承認が可能となりました。これまでの紙文書の決裁が電子化したことで決裁までがスピードアップ。意思決定が早くなったことで業務効率が改善したようです。

まとめ

現在、数多くのワークフローシステムが提供されていますが、製品ごとにそれぞれ特徴があります。実際に導入する際は機能・サービスなど内容をよくチェックしてニーズに合うツールを選ぶことが肝心です。

数あるワークフローシステムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）ができます。