【2024年最新】申請のメール通知機能があるワークフローシステム10選

目次
• ワークフローシステムとは
• 申請のメール通知機能があるワークフローシステム
• ワークフローシステムの選び方
• 申請のメール通知機能があるワークフローシステム10選
• 【まとめ】ワークフローシステム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

ワークフローシステムとは

業務で行う一連の流れを定義し、図式化したものをワークフローと言います。ワークフローを定めることにより、業務の流れが可視化され、どの場面でどの業務を行わなければならないのかをひと目で把握することが可能。ミスや業務の抜け漏れを防止できます。

そして、ワークフローを電子化したものがワークローシステムです。業務の流れを定義し、その定義に沿って業務を流していき、リアルタイムでモニタリングできます。

ワークフローシステムと導入する一番のメリットは、業務プロセスのスピードアップと効率化でしょう。紙ベースのワークフローでは、すべての承認者から承認印をもらうのに数日かかってしまうことも。さらに、承認者が出張中の場合は申請業務が滞ってしまいます。

クラウド型のワークフローシステムなら、インターネット環境さえあればどこからでも利用できるため、承認者が会社に不在でも承認を行えます。また、承認業務が遅れている人がいれば、アナウンスすることも可能です。結果的に、申請から承認までのスピードアップと業務効率化を実現できます。

申請のメール通知機能があるワークフローシステム

ワークフローシステムのなかには、申請のメール通知機能を搭載しているシステムもあります。申請のメール通知機能とは、承認依頼や決済依頼などが行われた際に、対象者に依頼があったことをメールで通知する機能です。

また、業務の遂行が遅れている人に、督促通知を行えるシステムもあります。たとえば、業務の依頼後、指定した期日以内に着手していない対象者に対し、自動的に督促メールを一斉送信できる機能を備えているものも少なくありません。

メール通知機能があることによって、ワークフロー内で行わなければならない作業の見逃しなどによる業務の遅滞を防止できます。業務効率化とスピードアップがワークフローシステムの主な導入メリットですが、通知機能を利用することで、よりメリット面を強化できます。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶポイントは、主に以下の2つです。

・目的に合う機能が搭載されているか
ワークフローの導入目的は企業によって異なります。単なる「業務効率化」で終わらない、自社の問題解決につながる機能が備わっているかどうかをチェックしましょう。そのためには、ワークフロー選定前に自社の課題を明確にしておく必要もあります。

・既存システムやフォーマットとの連携
ワークフロー導入で手間がかかるのが、既存システムからのデータ移行です。現在のシステムと連携可能なワークフローであれば、スムーズに作業できるでしょう。これまで紙だけで運用してきた企業は、紙のフォーマットをそのまま利用できるワークフローもおすすめです。

申請のメール通知機能があるワークフローシステム10選

メール通知機能を搭載したワークフローシステムは各社からリリースされています。製品ごとに特徴や強みが異なるため、比較検討したうえで自社に最適なものを導入しましょう。ここでは、とくにおすすめの製品を特徴とともにご紹介します。

【まとめ】ワークフローシステム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

ワークフローシステムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。PRONIアイミツでは、さまざまな条件でワークフローシステムを比較できます。導入実績のある業界・企業規模・使いたい機能などで絞り込み、あなたの会社に最適なサービスを探してみてください。
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とはいえ、ワークフローシステムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。