SmartDBの評判

目次
• SmartDBとは
• SmartDBの料金プラン
• SmartDBのメリット・デメリット
• SmartDBの評判と実績
• 他のワークフローシステムと比べてどうなのか
• 【総評】SmartDBは柔軟なワークフロー設定が可能な大手向けのワークフローシステム

SmartDBとは

SmartDBとは、業務デジタル化を大きく推進するワークフローシステムです。業務プロセスを可視化し社内決済をデジタル化できるワークフロー機能のほか、Webデータベース機能も搭載。このほかにもビジネスをスマートに進化させる便利な機能が複数搭載されています。ノーコード・ローコード開発プラットフォームとしての側面もあるシステムです。
以下からは、搭載されている機能を含む6つの特徴について解説していきます。

ワークフローを完全にデジタル化するためのシステムが搭載されている点は、大きな特徴です。条件分岐や並列承認、別のワークフローへの連携など、自由度の高い柔軟な承認ルート設定が可能。複雑な稟議も簡単にシステム上で構築できます。

Webデータベースに関しても難しいプログラムコードは必要なく、簡単に作成することが可能です。ワークフロー機能の連携や文書の紐づけも可能なため、社内マニュアルとしても活用できます。
データの集計機能や高度な検索機能も搭載されているため、どのようなデータも眠らせることなく活用できるでしょう。

データベースやワークフローの入力先となる「フォーム」にも注目です。フォームに関しては、Excel取り込み・テンプレート選択・新規作成の3種類から作成方法を選べます。
設定を行うことで入力値の自動チェックが行われ、異なる値にはアラートが表示されるため、入力ミスを見逃しません。値のフォーマットも統一できるため、入力内容を活用しやすいデータとして蓄積していくことが可能です。

登録された文書に対してコメントや「いいね！」などのリアクションを残せる機能が搭載されているため、SmartDB内でコミュニケーションを取ることができます。文書の既読情報や閲覧者の反応はスマホのアプリやタブレットの画面でも確認できるほか、メール通知・Teams連携も可能。スピーディかつタイムリーなコミュニケーションが期待できます。

システム上での証跡管理・監査ログの確認も可能なため、セキュリティ面においても安心して利用できます。データの編集更新に関する情報はもちろん、申請業務の承認やコメントについても日時・実行者を確認可能です。
監査ログに関しては管理画面でダウンロードが可能。サーバーへのアクセスは必要ありません。トラブル時の迅速な復旧に大きく貢献するでしょう。

さまざまな外部システムと連携できる仕組みが備わっています。Microsoft TeamsやMicrosoft 365など、全社的に導入されていることが多いシステムとは標準連携が可能。API連携も利用できるため、活用の幅が広がります。

詳しい料金プランはこちらから、詳しい機能一覧・連携サービス一覧はこちらからご覧ください。

SmartDBの料金プラン

SmartDBの料金プランは公式サイトで資料請求を行う必要があります。ここで注意したいのが、SmartDBが1000名以上の企業と団体に向けたシステムである点。公式サイトで注意書きあるように従業員数が少ない会社の場合はご利用料金の資料提供や質問の回答が見送られる場合があるため気を付けましょう。

SmartDBのメリット・デメリット

紹介したような特徴がある「SmartDB 」ですが、活用することでどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

SmartDBは約40種類以上のテンプレートが用意されており、様々な申請書をシステム内で作成する事が可能です。内容によって入力項目を自動的に表示し入力をアシスト。高度なExcelスキルがなくても簡単に申請書や業務プロセスを作成することができます。そのため、これまで属人的になっていたフローが標準化が可能。さらにすべてシステム内で完結ができるため、ペーパーレス化にもつなげることができます。

複雑なワークフローはシステム化が難しく、従来通りのアナログなワークフローを仕方なく採用している場合もあるでしょう。SmartDBならば複数部門の並列承認や申請書に記載された内容に基づき自動的に承認ルート判定してくれる条件分岐機能などにより自由度が高い設定が可能。これにより、ワークフローの短縮や複雑な稟議にも対応が可能になり、ワークフローの効率化が実現するでしょう。

SmartDBは文章管理も効率化が可能になります。紙での管理では業務文書とよばれるエビデンスが膨大になったり場合によっては抜けが生じてしまう場合もあるでしょう。ですが、SmartDBならワークフローで使用する書類をシステム内で一元管理が可能です。これにより、承認時に必要となるエビデンスの確認がしやすくなり、申請から承認掛かる時間を短縮が可能です。また、システム内で閲覧ができるため、類似した案件が発生した場合に資料作成の参考にすることも可能。ワークフローに関連する業務の効率化が行えるでしょう。

SmartDBは複雑なワークフローにも対応ができるシステムですが、大企業での利用を前提している点に注意が必要です。企業サイトの資料請求フォームの注意書きには1000名以上の企業や団体の利用を想定していることが明記されており、申し込み情報によっては見送りが発生することについて記載があります。そのため、従業員数がベンダー側の想定より少ない場合は契約が見送られる可能性がある事を頭に入れておきましょう。

SmartDBの評判と実績

SmartDBは比較的大企業向けのシステムで、3万名以上の従業員を抱える企業への導入事例も複数あります。
複数のツールが混在している状況とDXのスピードに課題を感じていたリクルートは、汎用ワークフロー基盤としてSmartDBを導入。「ノーコード・ローコード開発によりスピーディーかつアジャイルにワークフローのデジタル化を進められること」(※1)が採用の決めてとなりました。ワークフローのデジタル化を順次実現したほか、他システムと連携しSmartDBに情報を収束したことで業務効率が大幅に向上した点が評価されているようです。

※1出典：https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/news/information/in220927/

詳しい導入実績はこちらから、口コミ・レビューを知りたい方はこちらをご覧ください。

他のワークフローシステムと比べてどうなのか

SmartDBは他社と比べて柔軟なルート設定が出来る、ワークフローシステムです。複数部門の並列承認や条件分岐などの機能が搭載されており複雑なワークフローに対応することが可能です。この自由度の高いワークフロー設定は他社にはない特徴と言えるでしょう。また、SmartDBは大手企業に向けたシステムと明記しています。ワークフローシステムの多くは幅広い会社に利用してもらえるようなキャッチコピーが多いのですが、SmartDBは大手企業市場シェアの導入率において44.7％を誇ります。ここまで、大企業に選ばれているワークフローシステムは他にはあまりありません。そのため、大企業や大企業に匹敵する規模の組織にはうってつけのシステムでしょう。

【総評】SmartDBは柔軟なワークフロー設定が可能な大手向けのワークフローシステム

ここまで紹介した通り、SmartDBは大手企業におすすめのワークフローシステムと言えるでしょう。特に複雑な稟議や承認ルートに対応できる複数部門の並列承認や条件分岐機能はプロセスが複雑になりがちな組織のワークフローの助けとなるでしょう。また、ターゲット層は大手企業や大規模な組織を想定している点は大きな特徴。システム全体が大手企業を想定した設計となっているため、従業員数が少ない会社にあまり向いていないでしょう。ですが、大手企業のような複雑なワークフローのプロセスなどが必要な会社にはうってつけなシステムでしょう。