業務報告書とは？目的や内容・書き方を解説

目次
• 業務報告書とは？
• 業務報告書を作成する目的
• 業務報告書に記載する内容とは？
• 業務報告書の書き方とは？かっこいい業務報告書を作る4つのコツ
• 業務報告書を電子化したいなら「ワークフローシステム」が最適
• ワークフローシステムを導入するメリット
• ワークフローシステム導入の成功事例4選
• まとめ

業務報告書とは？

業務報告書とは、上司やクライアントなどの仕事の関係者に、情報を提供するための書類です。一口に業務報告書といっても、さまざまな種類があります。業務報告書の例をいくつかご紹介しましょう。

業務報告書を作成する目的

業務報告書を作成する目的は、業務の進捗を共有したり、課題を把握することです。管理職は業務報告書をもとに、業務がスケジュールどおりに進められているかどうかを把握し、遅れが生じる可能性がある場合は、軌道修正を行います。

業務報告書をチェックすることで、早めに対策を講じることができます。また、業務報告書は、部下が抱えている課題の把握にも役立ちます。部下だけで解決するのが難しい場合は解決方法を助言したり、フォローすることで業務の遅れやトラブルを未然に防げます。

業務報告書をチェックして、部下の状況を正確に把握することで、部下の成長を促すこともできるでしょう。

業務報告書に記載する内容とは？

業務報告書は基本的に、標題と要旨、詳細内容という構成で作成します。具体的な項目は報告書の内容にもよりますが、どのような業務報告書であっても、最低限以下の項目を記載しましょう。

業務報告書の冒頭には、日付や宛名、担当者を記載します。報告書の種類や内容がわかるように標題も必ず記載しましょう。要旨に報告書の概要を記載しておくことで、読み手は報告書の大まかな内容を理解した上で、詳細を読み進められます。先に概要を把握しておけば、詳細の項目に記載した内容も理解しやすくなるでしょう。

詳細について記載する際は、必要に応じて見出しを作成するなどして文章を整理しましょう。また、業務報告書は提出する相手によって、書き方に配慮する必要があります。ケース別に意識すべきポイントを解説しましょう。

経営層は各部署から書類が提出されため、簡潔な文章で業務報告書を作成する必要があります。内容が一目でわかるように、余分な文章は極力削りましょう。

専門用語の使用は避け、専門家ではない人でも理解できる表現を使用します。専門用語を使用する必要がある場合は、解説も記載しましょう。経営判断に影響を与えるような内容を報告しなければならない場合は、可能な限り早く提出することも重要です。

また、経営層は現場の状況を把握できていないケースもあるので、必要であれば所見に提言も記載しましょう。

上司に向けに報告書を作成する場合は、事前に上司の意向を確認しておきましょう。「概要を知りたい」ということであれば、要旨をまとめた報告書を作成します。

「詳細を報告してほしい」という場合は、要旨と詳細な説明を記載しましょう。また、仕事の手順なども共有したい場合は記載するようにしましょう。

企業では、業務報告書や研修報告書など、報告する内容ごとに、書式が用意されているケースが多いです。書式が決まっている場合は、ルールに従いましょう。

クライアントに向けの報告書は慎重に作成する必要があります。報告書に不備があれば、トラブルの原因になることも。クライアント向けの報告書は、不備がないか複数人でチェックしたほうがよいでしょう。宛名の間違いは、クライアントの印象を悪くしてしまう恐れも。漢字や役職名に間違いがないかもしっかり確認しましょう。

また、社内向けの報告書とは異なり、クライアントへ提出する報告書は2枚作成するのが理想的です。1枚目は一目で内容を把握できるように要旨だけを記載し、2枚目は要旨と詳細を記載します。1枚目は担当者の上司用、2枚目は担当者用です。

業務報告書の書き方とは？かっこいい業務報告書を作る4つのコツ

読みやすい業務報告書を作成するには、簡潔な文章で記載する、具体的な数字を用いる、事実と所感を分けるなど、コツを押さえることが重要です。業務報告書を作成する際のコツをご紹介しましょう。

業務報告書には、簡潔でわかりやすい文章を記載しましょう。一文が長くなり過ぎると、読みにくくなるだけではなく、内容が正確に伝わらない可能性もあります。一文は短く記載しましょう。例えば、接続詞を文章を、読みやすい文章を作成するのが重要です。

業務報告書に記載する文章には、具体的な数字を記載しましょう。多い・少ないなど、抽象的な表現は、人によって受け取り方が異なるため、認識のずれを生じさせる可能性があります。

業務報告書を書く際は、以下の例のように実際の数値を記載しましょう。
リスティング広告の出稿キーワードを「お茶 キャンペーン」から「お茶 安い」に変更した結果、10月のクリック率が0.5％から2％に向上した。
数字を用いて具体的な日時や売り上げ、人数などを記載すれば、情報を正確に伝えられます。

事実と所感を同じ項目に記載してしまうと、業務報告書を読んだ人に内容が伝わりにくくなってしまいます。下記の例のように、事実を記載した後に所感の項目を設けるとよいでしょう。

業務報告書を書く際は、事実を記載する項目と所感を記載する項目を分けましょう。

業務報告書は、一目で内容を理解できるように作成することが大切です。読み手が疑問を持ちそうな内容を記載する場合は、以下のように質問されそうな内容に対する説明をあらかじめ記載しましょう。

「10月10日から20日まで開催したセールでは、4月のセールと比較して売り上げが20％増加。前回のセールの告知ではWeb広告のみを使用したが、今回はインフルエンサーも活用したため売り上げの増加につながった。」

業務報告書を読んだ上司は、売り上げが増加した理由を知りたいと考える可能性が高いです。そのため、上記のケースでは、増加した理由を記載しています。

業務報告書を電子化したいなら「ワークフローシステム」が最適

ワークフローシステムとは、申請から承認までの手続きを電子化するためのシステムです。使用するワークフローシステムにもよりますが、申請から承認、決済、データの保管まで一括管理できるシステムも多いです。

ワークフローシステムは、稟議の申請・承認などによく用いられます。しかし、フォームを作成する機能が備わっているシステムも多く、報告書用のフォームを作成すれば、報告にも活用できます。ワークフローシステムでは、フォームに必要事項を入力し、書類を回覧します。回覧や承認の流れは書類や手続きごとに設定することも可能です。

関連記事：稟議書を電子化する方法やメリット、システムの選び方

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムの主なメリットとして、以下の3つが挙げられます。

最近では、クラウド型のワークフローシステムが主流になりつつあります。場所や時間にとらわれず利用できるため、外出先から業務報告書を作成・提出することも可能です。書類や印鑑のために出社する必要がないので、テレワークにも活用できるでしょう。物理的な書類を提出する必要がないため、迅速に報告内容を共有できるメリットもあります。

加えて、業務報告書をデータとして保存できるため、検索や管理も容易です。ワークフローシステムを活用すれば、業務報告書の作成だけではなく、社内のさまざまな手続きを効率化できるでしょう。

別記事「2025年最新のおすすめワークフローシステム」では、システムの選び方や、2025年最新のおすすめワークフローシステムを解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。

ワークフローシステム導入の成功事例4選

ワークフローシステムのメリットについて先に解説しましたが、実際にどのような成果を得られるのか気になっている方もいるのではないでしょうか。ワークフローシステム導入に成功した企業の事例をご紹介します。

運送事業を展開するイズミ物流では、ミトリが提供するワークフローシステム「Streamline」の導入によって、3～4日かかっていた稟議の承認が最短で1日に短縮したとされてます。Streamlineを導入する以前は、紙やメールで送られてくる100件ちかい稟議を毎日処理していましたが、見落としや紛失などのトラブルが絶えませんでした。申請フローを標準化するためにシステムを導入することに。シンプルな操作性が導入の決め手になったとしています。

出典：https://streamline.mitori.co.jp/work/izumi/

介護・福祉施設などを運営する健祥会グループでは、全国にある180ヵ所以上の事業所との情報共有が課題となっていました。

もともとグループウェアを使用していましたが、扱いやすさや低コストで利用できることなどを理由に、ネオジャパンが提供する「desknets NEO」を導入。90種類の申請書を電子化したことで、手続きの時間やコストの削減に成功しました。情報を共有できる環境も整備できたとしています。

出典：https://www.desknets.com/neo/casestudy/11730/

建設機械や資材の販売などを手がける喜多機械産業では、インフォテックが提供している「Create！Webフロー」を導入しています。以前は、紙ベースで稟議の申請・承認を進めていたため、決済までに時間がかかっていました。また、承認者が進捗を把握できていないことも珍しくありませんでした。ワークフローシステムの導入後は、決済までに1週間かかっていた手続きが1～2日に短縮。スマホでの申請も可能になり、ハンコも不要になったとしています。

出典：https://www.createwebflow.jp/case/kitakikai/detail.html

長距離フェリーを運行するフェリーさんふらわあでは、サイオステクノロジーが提供する「Gluegent Flow」を導入。Gluegent Flowでは稟議書に不備があった際に、担当者がコメントをつけて差し戻すと、ワークフロー上の全員にコメントが共有されます。ナレッジが蓄積され、同様のミスが減ったとしています。また、Gluegent Flowの導入によって、稟議期間も5分の1に短縮。今後は紙の申請からの完全な脱却を目指すとしています。

出典：https://www.gluegent.com/customer/

まとめ

報告書を作成し、共有するまでには意外に手間がかかります。また、報告書の数が多ければ、チェックする側の負担も増加します。報告を効率化したいのであれば、ワークフローシステムを活用しましょう。

とはいえ、数あるワークフローシステムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）ができます。