多機能なワークフローシステムでおすすめ15選を比較

目次
• 多機能なワークフローシステムとは
• 【比較表】多機能なワークフローシステム
• 多機能なワークフローシステムおすすめ15選
• 多機能なワークフローシステムを導入する際の注意点
• ワークフローシステムを導入するメリット
• まとめ：機能を比較し、自社に最適なワークフローシステムを導入しよう

多機能なワークフローシステムとは

多くの企業では申請によって必要な書類、承認者、決済のフローが複数となることも多く、バックオフィス業務のコストをどのようにして抑えるかが課題でした。その課題を解決できるのが、システムを通して書類申請や承認までの業務を効率化する「ワークフローシステム」です。

ワークフローシステムのなかには、多機能なものも提供されています。ここでは、多機能なワークフローシステムの基本機能を紹介します。

多機能なワークフローシステムには、各種申請書類に使われやすいテンプレートが豊富な製品も存在します。簡単にフォームが作成できるだけでなく、ニーズに合わせてカスタマイズもできるため、企業にとって必要な情報のみに絞ったフォームを素早く従業員に届けられるメリットがあるのです。Excelで作成した申請書を取り込むなどの起票機能も備わっていることがあり、受理承認決済を行う担当者の負担を減らすこともできるでしょう。

ワークフローシステムの多くは決裁ルートの設定が可能です。各種申請、決済のフローを登録することで、申請を行いたい担当者へクラウドを利用してダイレクトな申請が可能になります。多機能なワークフローであれば、登録できる最大承認ルート数の上限が多いことも特徴。また申請・承認の作業がスマホでできるシステムであれば、出張先からの旅行費を申請することもでき、現場社員の無駄な時間のロスをなくすことができるのです。

現在のワークフローシステムは申請・承認がクラウドを通して行えるだけでなく、申請した書類の進捗やその後申請者が行うべき手続きの通知機能を持つシステムもあります。リアルタイムでパソコン携帯に通知してくれるポップアップ通知機能を利用すれば、各種申請漏れの大幅な減少が見込めるでしょう。従業員にとって風通しの良い環境が作れるだけでなく、期限がわかると言う点で管理者にも多くのメリットがある事は言うまでもありません。

多機能なワークフローシステムであれば、多くの申請書類を扱う上で便利な整理・管理機能も豊富。登録者の管理をはじめ、申請ルートの設定や承認フローにおける申請別の承認者設定など、部署が分かれる場合でも適切なグルーピングが行える点がメリットです。またログインアカウントの制限や、データのインポートエクスポートの制限が行えるシステムも多く、大規模な運用を行う場合に懸念されるセキュリティ面でも安心できるのは強みといえるでしょう。

ワークフローシステムを検討している企業の中には、勤怠管理や経費精算といったバックオフィス系の業務システムを導入済みの企業も多いのではないでしょうか。ワークフローシステムによっては、連携できるシステムが多いサービスや、オプションによって連携機能を利用できるサービスなどがあります。すでに導入済みの基幹システムがある場合は、カスタマイズをオーダーメイドで発注できるかなど、事前にシステム提供会社に詳細を確認することが大切です。

【比較表】多機能なワークフローシステム

ここからは実際に、多機能なワークフローシステムを比較します。料金や機能、導入実績数を比較した表をご覧ください。

上記比較表をご覧の通り、ワークフローシステムには「クラウド型」と「パッケージ型」があります。クラウド型の多くは初期費用無料、1ユーザーあたり月額300～500円で導入可能です。一方、パッケージ型は一括購入のものが多く、50万円ほどの初期費用が発生します。

多機能なワークフローシステムの種類は多いため、自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステム（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

多機能なワークフローシステムおすすめ15選

ここからは、多機能なワークフローシステムおすすめ15選をご紹介します。

以上、機能比較や料金比較でおすすめのワークフローシステムを詳しく解説しました。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。  

多機能なワークフローシステムを導入する際の注意点

多機能なワークフローシステムを検討する際は、事前に必要な機能を明確にしておくことをおすすめします。豊富な機能が強みのワークフローシステムでも、不要な機能ばかりで自社の予算に見合っていないものを導入してしまっては元も子もありません。

システム選びで大切なのは、現在の課題を解決する機能が揃っているか、そしてそれを最低限のコストで導入できるかという点。また長期的な運用も視野に入れて拡張性があるシステムを判断できれば、より良い選択ができるでしょう。

ワークフローシステムを導入するメリット

ここからは、ワークフローシステムを導入するメリットについて3つ解説します。

ワークフローシステムを導入すれば、これまで手作業で行っていた各種申請の管理や承認のやりとりで発生していた手間、膨大な書類の中から必要なものを探す手間などを全て削減できます。

データへの移行によってペーパーレス化が実現し、必要な書類の紛失リスクを減らせる点も見逃せません。日頃から申請を行う従業員にとっても、承認ルートや決裁までのプロセスが可視化されるため状況を把握できて安心。部署全体で多くのメリットを得られるのです。

ワークフローシステムのメリットは、申請書類に豊富なテンプレートがあることや現場の工数を減らすことだけではありません。クラウドを使った意思決定のフローを設定しておくことで、複数拠点の承認を必要とするケースでも書類郵送の必要がなくなり、社内全体の申請手続きにおけるストレスを大幅に軽減できるのです。システムによってはリアルタイムの通知機能などもありますので、それぞれの承認担当が申請にすぐ気付き、決済業務を円滑に進行することが可能になります。

ワークフローシステムの中でも多機能なシステムであれば、承認ルートの可視化や証憑類のデータ化によって、不正が起こりにくい環境づくりが実現できます。風通しの良い承認環境が作れれば、コミュニケーションが円滑になるだけでなく、経費における不正なども防げるでしょう。

そのほか複数の部署を柔軟に管理できるグルーピング設定で、役職や部署等に合わせた申請・承認の権限設定が行えます。管理者は安心して社内のワークフロー業務をマネージメントできるのです。

まとめ：機能を比較し、自社に最適なワークフローシステムを導入しよう

本記事では、多機能なワークフローシステムおすすめ15選を紹介してきました。社内のワークフロー業務を効率化するためには、意思決定のフローを見える化し、不要な業務をなくすことが大切。その点で多機能なワークフローシステムは、申請・承認のフローをニーズに合わせて細やかにカスタマイズできるため、企業規模を問わず導入するメリットがあるといえます。

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