【2024年最新】文書管理機能があるグループウェア10選
文書管理をデジタル化をしたい、効率化したいとお考えの方も多いでしょう。そこでおすすめなのが、文書管理機能があるグループウェアを導入することです。グループウェアに文書管理機能があれば、デジタル化した文章を簡単に共有ができるようになります。
この記事では、営業・バックオフィス・情報システムなど、さまざまな分野の法人向けSaaSサービスを比較検討できる「PRONIアイミツ」が、文章管理機能付きのおすすめグループウェアを厳選してご紹介!文章管理機能のメリットグループウェアの選び方も詳しく解説していきます。
- グループウェアにおける文書管理機能とは
- グループウェアで文書管理機能を利用できるメリット
- グループウェアの選び方
- 【比較表】文書管理機能を利用できるグループウェア
- 文書管理機能を利用できるグループウェア10選
- 【まとめ】グループウェア選びで迷ったらPRONIアイミツへ
グループウェアにおける文書管理機能とは
「情報共有がうまくいかない」「プロジェクトやワークフローの進捗が見えづらい」などの問題を解決するために社内SNSやビジネスチャットを導入している企業も多いのではないでしょうか。「結局は別でワークフローシステムも導入しなければならなくなった」など、費用が段々と膨らんでいるケースもあるかもしれません。社員もそれぞれのツールに慣れなければならないため、定着するまでに時間もかかるでしょう。
そこでおすすめなのが、グループウェアです。
グループウェアは、企業におけるコミュニケーションや業務の可視化を叶えるツール。気軽に情報を発信できる掲示板、申請・承認を叶えるワークフロー、さらにはプロジェクト管理やチャットなど、さまざまな機能が搭載されています。
なかでも非常に便利なのが文書管理機能です。マニュアルや資料などといった保管すべき文書をシステム上でまとめて管理できるため、ペーパーレス化も促進できます。
グループウェアで文書管理機能を利用できるメリット
ここでは、より具体的にグループウェアで文書管理機能を利用できるメリットを確認していきましょう。
まず、さまざまなツールを行き来する必要がなくなります。グループウェアにはさまざまな機能が集約されているため、ひとつで完結できる点が大きな魅力です。文書管理システムも含まれていれば、別で文書管理ツールを導入する必要はありません。「文書管理システムからファイルを保存して、グループウェアの掲示板にアップロードして……」という手間もなくなります。
また、文書管理ツールをまだ導入していない場合にもおすすめです。文書管理機能付きのグループウェアを選べば、これまでにはできなかった文書管理のデジタル化、ログ操作の管理、バージョン管理などを行えるようになります。
企業におけるコミュニケーションや業務の可視化、さまざまな業務の効率化を目指したい企業は、文書管理機能付きのグループウェアを選ぶのがベストでしょう。
グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶうえで、以下の2つのポイントをチェックしましょう。
・操作性
グループウェア導入の目的は、社内コミュニケーションの活性化と効率化。しかし、使いにくさを感じるツールだと、その目的は達成されません。無料トライアル期間を利用して自社の従業員のITリテラシーに合うかどうかを確認しましょう。
・サポート体制
グループウェアには多くの機能が搭載されていますが、最初から全てを把握するのは難しいでしょう。導入後に気軽に質問できるサポート窓口があれば、分からないことがあっても安心です。特に、初めて導入する場合にはサポートの充実性を必ずチェックしてください。
【比較表】文書管理機能を利用できるグループウェア
ここからは文書管理機能を利用できるグループウェアを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するグループウェアでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、文書管理機能を利用できるグループウェア選びの参考にしてください。
文書管理機能を利用できるグループウェア10選
ここからは、実際に文書管理機能を利用できるグループウェアの10選をご紹介します。どれも使いやすく機能が充実しているため、業務効率化のためにグループウェアを導入したい方にはぴったりでしょう。
サイボウズOfficeは、その使いやすさから「グループウェアをはじめて導入する」企業に数多く導入されています。とくに中小企業におすすめとされており、これまで累計7万社以上に導入されました。
スケジュール管理をはじめ、ワークフロー、掲示板、さらにはプロジェクト管理などのさまざまな機能が搭載されており、文書管理を行えるファイル管理機能も用意されています。プレミアムコースを契約すると、日報やアンケートなどといった、より便利な機能が揃ったカスタムアプリも利用することが可能です。
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 特に使う点において難しくない点が、良いと日頃から感じています。処理速度がさらに早くなると、もっともっと良くなると思います。
- 特に良いと感じたポイントはないが、少なくとも不満に思うポイントはないので、このまま同じグループウェアを使い続けるつもりである。
Garoonは、小規模事業者から大企業まで幅広く導入されているグループウェアです。数万人規模のユーザーにも対応できるため、複数の拠点を持っていも問題なく利用できます。誰にとってもわかりやすいインターフェースで、使い勝手も高評価。ユーザーの92%から使いやすいとの声が寄せられています。
スケジュール管理や施設予約管理をはじめ、ToDOリスト、在籍管理、文書管理におすすめなファイル管理機能も搭載。バージョン管理や全文検索も行える点が心強いでしょう。
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- スケジュール共有やメール共有がわかりやすく、教えてもらわなくてもすぐに使えて見やすいです。 kintoneも使えるので個別にまとめたいときに便利でした。
- メッセージ機能があるのがよい。メールと違い連続性が保たれ、チャットみたいに参加者同士で意見が言いあえたり情報共有できるところが良いと思う。
desknet's NEOは、一般企業のみならず官公庁にまで導入されているグループウェアです。販売実績数は480万ユーザーを突破しており、その人気ぶりがうかがえます。機能が豊富で、搭載されているアプリケーションの数はなんと25個以上。どのような業種・規模の企業であっても対応できるでしょう。
もちろん文書管理機能も搭載されており、ドラッグ&ドロップ操作で簡単に管理できます。バージョン管理や全文検索機能まで利用できるのがうれしいポイントです。
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- 下手に触ってクリックしても、一発で消えたりせず、確認のダイアログが出るし、ボタンも聞きなれないカタカナ用語はなく、分かりやすいアイコンでクリックすると得られる情報が想像つく。迷うことがない。
- 初めてでも使ってるうちになんとなく分かるようになってきた。 何かが出来てなくて困るということもなく、スムーズに慣れることができた。
J-MOTTOグループウェア
J-MOTTOグループウェアは、desknet's NEOのグループウェアをベースにほぼ同じ機能を提供しながらも、1ユーザーあたりたったの165円(税込)で利用できるグループウェアです。desknet's NEOを提供しているネオジャパンと強力なパートナーシップを組み、ディスク容量を少しコンパクトにすることでコストを抑えています。費用を抑えながらも充実した機能を利用したい場合にはぴったりでしょう。
desknet's NEOとほぼ同等の機能が搭載されているため、文書管理機能も利用できます。
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 社内ポータル作成機能
- 情報やナレッジの共有がスムーズに行える。ペーパーレスで業務連絡を効率化できる。マルチデバイス対応している。
- クラウド上で社員一同の予定管理や車両、道具予約管理がどこからでも可能で行動の管理がしやすい。
Aipoは、必要なアプリケーションを組み合わせながら利用できるグループウェアです。これまでに1,700社もの企業に導入されてきた実績を誇ります。
はじめは必要なアプリケーションのみを利用し、規模が拡大してからほかの機能を追加することも可能。簡単にシステムを拡張できるのが人気のポイントです。
スケジュール管理機能のほか、掲示板やタイムカード、報告書、ToDoリスト、文書管理に便利なフォルダ機能も追加できます。
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 社内ポータル作成機能
- 他のグループウェアに比べて操作方法が使いやすくて簡単で便利です。内容もわかりやすいのではじめから違和感なく取り組めます。
- 画面が、直感的てきで説明書が、なくても使えるところがよいです。グループウェアを使うのが、初めてだったのですが、とくに困る事が、なかったです。
GroupSessionは、20種類以上もの豊富な機能を搭載しながらも、無料で導入できるグループウェアとして人気を集めています。
スケジュール管理やショートメール、ワークフロー、日報、在籍管理、さらには安否管理などの幅広い機能を用意。文書管理・ファイル共有が楽々に行えるファイル管理機能も搭載されています。
これだけの機能を利用できるにも関わらず、ランニングコストがかからないため、コストを削減したい方にもおすすめです。
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- 社内ポータル作成機能
- 文書管理機能
- ISMS
- 通信の暗号化
- 無駄にゴテゴテしていなくて見やすい。 また、個人個人の予定はもちろん、ほかの人のスケジュールも把握がしやすい仕様がいい。
- スケジュール管理ができ上司や同僚の行動予定が把握でき会議の時間調整や行事の日程調整を効率よくできるのでとても便利。
Chat&Messenger
Chat&Messengerは、さまざまな機能が統合されたグループウェアでありながらも、無料で利用を開始できるサービスです。ビジネスチャットやWeb会議、スケジュール管理や設備管理など多くの機能が用意されており、文書管理・ファイル共有機能も利用可能。重要な文書を簡単にストックできます。
また、導入形態が選べるのも魅力。オンプレミス型とクラウド型で提供されているため、セキュアに利用したい方や、テレワークでも活用したいなどのニーズにも応えられるでしょう。
- スマホアプリ(iOS)対応
- メールサポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 文書管理機能
- 通信の暗号化
- IP制限
- クラウド(SaaS)
- 既読がつかないところ。 社内だけでなく、社外とのコミュニケーションツールでもある。 既読がつくと、早く返せとなるので、既読がつかない方がビジネスには、合っている。
- 初心者でも使いやすく、全体的にシンプルでわかりやすい。チャット形式で、レスポンスが早いのもとてもありがたいです。
NI Collabo 360は、PCやタブレット、スマートフォンなど、デバイスを問わずに利用できるグループウェアです。ユーザーの要望に応えながら常に進化を続けている点が特徴で、導入時のみならず導入後のアフターフォローも充実。はじめてグループウェアを導入する場合も安心して利用できるでしょう。
加えて、豊富な機能が用意されているのも魅力。33ものアプリケーションを利用できるにも関わらず、低価格なのもうれしいポイントです。データ文書を簡単に保管できる文書管理機能も搭載されています。
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 社員一覧の予定が見やすく、使いやすいです。使い方もシンプルでわかりやすいです。 ここ1、2年くらいで、グループウェアが変わったのですが、以前使用していたものと比べても予定の登録や閲覧方法が安易で使いやすくなった気がします。
- ログインするアカウントごとに内容を変えれるところがいいと思います。 また、検索機能が精度が高いと思います。タイトルだけで検索をかけれるのではなくて、アカウント全体でソートしてくれるのは助かります。
WaWaOfficeは、導入実績1,500社以上を誇るグループウェアです。導入時だけでなく、導入後のサポートも充実している点が魅力で、サポート満足度は96%を記録しています。はじめてグループウェアを導入する企業や、サポートの充実度を重視したい方には非常におすすめです。
また、システム内に搭載されているネットフォルダ機能を活用することで、文書管理も簡単に行えます。シリーズ製品と連携して使用することでより便利になるため、あわせて導入してみるのも良いでしょう。
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 社内ポータル作成機能
- 文書管理機能
InsuiteX
INSUITEは、5,000名以上の規模を有する大企業から厚い支持を得ているグループウェアです。大企業ならではの組織再編や異動管理などの複雑さをシンプルにする機能が搭載されているほか、官公庁や金融業でも問題ないレベルのセキュリティ体制を構築。大企業が安心して利用できる特徴が満載です。
また、多言語に対応しているため、グローバルに展開する企業でも問題ありません。文書管理機能では、細かくアクセス制限できることによってファイルをセキュアに管理することが可能です。
- スマホアプリ(iOS)対応
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- 社内ポータル作成機能
- 文書管理機能
- ISMS
【まとめ】グループウェア選びで迷ったらPRONIアイミツへ
グループウェアを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。
PRONIアイミツでは、さまざまな条件でグループウェアを比較できます。指定の連携ツールや無料プランの有無など、あなたの会社に最適なサービスを機能ひとつから探すことができます。
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