文書管理機能があるグループウェア8選
文書管理をデジタル化をしたい、効率化したいとお考えの方も多いでしょう。そこでおすすめなのが、文書管理機能があるグループウェアを導入することです。グループウェアに文書管理機能があれば、デジタル化した文章を簡単に共有ができるようになります。
この記事では、営業・バックオフィス・情報システムなど、さまざまな分野の法人向けSaaSサービスを比較検討できる「PRONIアイミツ」が、文章管理機能付きのおすすめグループウェアを厳選してご紹介！文章管理機能のメリットグループウェアの選び方も詳しく解説していきます。
- グループウェアにおける文書管理機能とは
- グループウェアで文書管理機能を利用できるメリット
- グループウェアの選び方
- 【比較表】文書管理機能を利用できるグループウェア
- 文書管理機能を利用できるグループウェア8選
- まとめ：グループウェア選びで迷ったらPRONIアイミツSaaSへ
グループウェアにおける文書管理機能とは
「情報共有がうまくいかない」「プロジェクトやワークフローの進捗が見えづらい」などの問題を解決するために社内SNSやビジネスチャットを導入している企業も多いのではないでしょうか。「結局は別でワークフローシステムも導入しなければならなくなった」など、費用が段々と膨らんでいるケースもあるかもしれません。社員もそれぞれのツールに慣れなければならないため、定着するまでに時間もかかるでしょう。
そこでおすすめなのが、グループウェアです。グループウェアは、企業におけるコミュニケーションや業務の可視化を叶えるツール。気軽に情報を発信できる掲示板、申請・承認を叶えるワークフロー、さらにはプロジェクト管理やチャットなど、さまざまな機能が搭載されています。
なかでも非常に便利なのが文書管理機能です。マニュアルや資料などといった保管すべき文書をシステム上でまとめて管理できるため、ペーパーレス化も促進できます。
グループウェアで文書管理機能を利用できるメリット
ここでは、より具体的にグループウェアで文書管理機能を利用できるメリットを確認していきましょう。
まず、さまざまなツールを行き来する必要がなくなります。グループウェアにはさまざまな機能が集約されているため、ひとつで完結できる点が大きな魅力です。文書管理システムも含まれていれば、別で文書管理ツールを導入する必要はありません。「文書管理システムからファイルを保存して、グループウェアの掲示板にアップロードして……」という手間もなくなります。
また、文書管理ツールをまだ導入していない場合にもおすすめです。文書管理機能付きのグループウェアを選べば、これまでにはできなかった文書管理のデジタル化、ログ操作の管理、バージョン管理などを行えるようになります。
企業におけるコミュニケーションや業務の可視化、さまざまな業務の効率化を目指したい企業は、文書管理機能付きのグループウェアを選ぶのがベストでしょう。
グループウェアの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツSaaSをご活用ください。アイミツSaaSでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったグループウェア（最大6サービス）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。
グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶうえで、以下の2つのポイントをチェックしましょう。
操作性
グループウェア導入の目的は、社内コミュニケーションの活性化と効率化。しかし、使いにくさを感じるツールだと、その目的は達成されません。無料トライアル期間を利用して自社の従業員のITリテラシーに合うかどうかを確認しましょう。
サポート体制
グループウェアには多くの機能が搭載されていますが、最初から全てを把握するのは難しいでしょう。導入後に気軽に質問できるサポート窓口があれば、分からないことがあっても安心です。特に、初めて導入する場合にはサポートの充実性を必ずチェックしてください。
【比較表】文書管理機能を利用できるグループウェア
ここからは実際に、文書管理機能を利用できるグループウェアを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。
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料金 月 400 円 /人 初期費用 要問合せ |
料金 月 4,000 円 初期費用 0円
(他1プラン)
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料金 月 300 円 /ユーザー 初期費用 要問合せ
(他3プラン)
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料金 月 200 円 /ユーザ 初期費用 要問合せ
(他4プラン)
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料金 月 360 円 /名 初期費用 0円
(他1プラン)
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料金 月 2,500 円 /1契約 初期費用 要問合せ |
問い合わせ |
料金 月 500 円 /ユーザー 初期費用 要問合せ
(他2プラン)
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導入実績社数 530万人以上（販売実績数） |
導入実績社数 4,000社 |
導入実績社数 情報なし |
導入実績社数 情報なし |
導入実績社数 8000社超 |
導入実績社数 情報なし |
導入実績社数 情報なし |
導入実績社数 1,800社 |
もちろん文書管理機能も搭載されており、ドラッグ＆ドロップ操作で簡単に管理できます。バージョン管理や全文検索機能まで利用できるのがうれしいポイントです。
desknet's NEOとほぼ同等の機能が搭載されているため、文書管理機能も利用できます。
スケジュール管理やショートメール、ワークフロー、日報、在籍管理、さらには安否管理などの幅広い機能を用意。文書管理・ファイル共有が楽々に行えるファイル管理機能も搭載されています。
これだけの機能を利用できるにも関わらず、ランニングコストがかからないため、コストを削減したい方にもおすすめです。
また、導入形態が選べるのも魅力。オンプレミス型とクラウド型で提供されているため、セキュアに利用したい方や、テレワークでも活用したいなどのニーズにも応えられるでしょう。
加えて、豊富な機能が用意されているのも魅力。33ものアプリケーションを利用できるにも関わらず、低価格なのもうれしいポイントです。データ文書を簡単に保管できる文書管理機能も搭載されています。
また、システム内に搭載されているネットフォルダ機能を活用することで、文書管理も簡単に行えます。シリーズ製品と連携して使用することでより便利になるため、あわせて導入してみるのも良いでしょう。
また、多言語に対応しているため、グローバルに展開する企業でも問題ありません。文書管理機能では、細かくアクセス制限できることによってファイルをセキュアに管理することが可能です。
チームのスケジュール共有や会議室などの設備予約に加え、社内外との日程調整を自動化。発行したURLから相手に空き時間を選んでもらうだけで、メールの往復なくアポイントが確定します。
連携できる「AI書類管理」が本サービスの特徴です。事前のルール設定なしでAIが書類を自動で分類・リネーム・要約し、手作業を大幅に削減。横断的な検索機能も備え、文書管理の自動化・効率化を推進したい企業におすすめです。
グループウェアの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツSaaSをご活用ください。アイミツSaaSでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったグループウェア（最大6サービス）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。
文書管理機能を利用できるグループウェア8選
ここからは、実際に文書管理機能を利用できるグループウェアをご紹介します。どれも使いやすく機能が充実しているため、業務効率化のためにグループウェアを導入したい方にはぴったりでしょう。
desknet's NEOは、一般企業のみならず官公庁にまで導入されているグループウェアです。販売実績数は480万ユーザーを突破しており、その人気ぶりがうかがえます。機能が豊富で、搭載されているアプリケーションの数はなんと25個以上。どのような業種・規模の企業であっても対応できるでしょう。
もちろん文書管理機能も搭載されており、ドラッグ＆ドロップ操作で簡単に管理できます。バージョン管理や全文検索機能まで利用できるのがうれしいポイントです。
利用者のレビュー（口コミ、評価）
主な機能
J-MOTTOグループウェアは、desknet's NEOのグループウェアをベースにほぼ同じ機能を提供しながらも、1ユーザーあたりたったの220円（税込）で利用できるグループウェアです。desknet's NEOを提供しているネオジャパンと強力なパートナーシップを組み、ディスク容量を少しコンパクトにすることでコストを抑えています。費用を抑えながらも充実した機能を利用したい場合にはぴったりでしょう。
desknet's NEOとほぼ同等の機能が搭載されているため、文書管理機能も利用できます。
利用者のレビュー（口コミ、評価）
主な機能
GroupSessionは、20種類以上もの豊富な機能を搭載しながらも、無料で導入できるグループウェアとして人気を集めています。
スケジュール管理やショートメール、ワークフロー、日報、在籍管理、さらには安否管理などの幅広い機能を用意。文書管理・ファイル共有が楽々に行えるファイル管理機能も搭載されています。
これだけの機能を利用できるにも関わらず、ランニングコストがかからないため、コストを削減したい方にもおすすめです。
利用者のレビュー（口コミ、評価）
主な機能
Chat&Messengerは、さまざまな機能が統合されたグループウェアでありながらも、無料で利用を開始できるサービスです。ビジネスチャットやWeb会議、スケジュール管理や設備管理など多くの機能が用意されており、文書管理・ファイル共有機能も利用可能。重要な文書を簡単にストックできます。
また、導入形態が選べるのも魅力。オンプレミス型とクラウド型で提供されているため、セキュアに利用したい方や、テレワークでも活用したいなどのニーズにも応えられるでしょう。
利用者のレビュー（口コミ、評価）
主な機能
NI Collabo 360は、PCやタブレット、スマートフォンなど、デバイスを問わずに利用できるグループウェアです。ユーザーの要望に応えながら常に進化を続けている点が特徴で、導入時のみならず導入後のアフターフォローも充実。はじめてグループウェアを導入する場合も安心して利用できるでしょう。
加えて、豊富な機能が用意されているのも魅力。33ものアプリケーションを利用できるにも関わらず、低価格なのもうれしいポイントです。データ文書を簡単に保管できる文書管理機能も搭載されています。
利用者のレビュー（口コミ、評価）
主な機能
WaWaOffice
WaWaOfficeは、導入実績1,500社以上を誇るグループウェアです。導入時だけでなく、導入後のサポートも充実している点が魅力で、サポート満足度は96%を記録しています。はじめてグループウェアを導入する企業や、サポートの充実度を重視したい方には非常におすすめです。
また、システム内に搭載されているネットフォルダ機能を活用することで、文書管理も簡単に行えます。シリーズ製品と連携して使用することでより便利になるため、あわせて導入してみるのも良いでしょう。
主な機能
InsuiteX
InsuiteXは、5,000名以上の規模を有する大企業から厚い支持を得ているグループウェアです。大企業ならではの組織再編や異動管理などの複雑さをシンプルにする機能が搭載されているほか、官公庁や金融業でも問題ないレベルのセキュリティ体制を構築。大企業が安心して利用できる特徴が満載です。
また、多言語に対応しているため、グローバルに展開する企業でも問題ありません。文書管理機能では、細かくアクセス制限できることによってファイルをセキュアに管理することが可能です。
主な機能
「クロジカスケジュール管理」は、TOWN株式会社が提供するサービスです。同シリーズにはAI書類管理やサーバー管理などがあり、業務管理ソリューションとしてシリーズ累計1,800社以上が導入しています。
チームのスケジュール共有や会議室などの設備予約に加え、社内外との日程調整を自動化。発行したURLから相手に空き時間を選んでもらうだけで、メールの往復なくアポイントが確定します。
連携できる「AI書類管理」が本サービスの特徴です。事前のルール設定なしでAIが書類を自動で分類・リネーム・要約し、手作業を大幅に削減。横断的な検索機能も備え、文書管理の自動化・効率化を推進したい企業におすすめです。
利用者のレビュー（口コミ、評価）
主な機能
まとめ：グループウェア選びで迷ったらPRONIアイミツSaaSへ
グループウェアを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。
PRONIアイミツSaaSでは、さまざまな条件でグループウェアを比較できます。指定の連携ツールや無料プランの有無など、あなたの会社に最適なサービスを機能ひとつから探すことができます。さらに要件を絞りこみたい方はぜひ一度お試しください！
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PRONIアイミツ編集部
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