文書管理機能があるグループウェア8選【2025年最新】

目次
• グループウェアにおける文書管理機能とは
• グループウェアで文書管理機能を利用できるメリット
• グループウェアの選び方
• 【比較表】文書管理機能を利用できるグループウェア
• 文書管理機能を利用できるグループウェア8選
• 【まとめ】グループウェア選びで迷ったらPRONIアイミツへ

グループウェアにおける文書管理機能とは

「情報共有がうまくいかない」「プロジェクトやワークフローの進捗が見えづらい」などの問題を解決するために社内SNSやビジネスチャットを導入している企業も多いのではないでしょうか。「結局は別でワークフローシステムも導入しなければならなくなった」など、費用が段々と膨らんでいるケースもあるかもしれません。社員もそれぞれのツールに慣れなければならないため、定着するまでに時間もかかるでしょう。

そこでおすすめなのが、グループウェアです。

グループウェアは、企業におけるコミュニケーションや業務の可視化を叶えるツール。気軽に情報を発信できる掲示板、申請・承認を叶えるワークフロー、さらにはプロジェクト管理やチャットなど、さまざまな機能が搭載されています。

なかでも非常に便利なのが文書管理機能です。マニュアルや資料などといった保管すべき文書をシステム上でまとめて管理できるため、ペーパーレス化も促進できます。

グループウェアで文書管理機能を利用できるメリット

ここでは、より具体的にグループウェアで文書管理機能を利用できるメリットを確認していきましょう。

まず、さまざまなツールを行き来する必要がなくなります。グループウェアにはさまざまな機能が集約されているため、ひとつで完結できる点が大きな魅力です。文書管理システムも含まれていれば、別で文書管理ツールを導入する必要はありません。「文書管理システムからファイルを保存して、グループウェアの掲示板にアップロードして……」という手間もなくなります。

また、文書管理ツールをまだ導入していない場合にもおすすめです。文書管理機能付きのグループウェアを選べば、これまでにはできなかった文書管理のデジタル化、ログ操作の管理、バージョン管理などを行えるようになります。

企業におけるコミュニケーションや業務の可視化、さまざまな業務の効率化を目指したい企業は、文書管理機能付きのグループウェアを選ぶのがベストでしょう。

グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶうえで、以下の2つのポイントをチェックしましょう。

・操作性
グループウェア導入の目的は、社内コミュニケーションの活性化と効率化。しかし、使いにくさを感じるツールだと、その目的は達成されません。無料トライアル期間を利用して自社の従業員のITリテラシーに合うかどうかを確認しましょう。

・サポート体制
グループウェアには多くの機能が搭載されていますが、最初から全てを把握するのは難しいでしょう。導入後に気軽に質問できるサポート窓口があれば、分からないことがあっても安心です。特に、初めて導入する場合にはサポートの充実性を必ずチェックしてください。

【比較表】文書管理機能を利用できるグループウェア

ここからは文書管理機能を利用できるグループウェアを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するグループウェアでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、文書管理機能を利用できるグループウェア選びの参考にしてください。

文書管理機能を利用できるグループウェア8選

ここからは、実際に文書管理機能を利用できるグループウェアをご紹介します。どれも使いやすく機能が充実しているため、業務効率化のためにグループウェアを導入したい方にはぴったりでしょう。

【まとめ】グループウェア選びで迷ったらPRONIアイミツへ

グループウェアを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。

PRONIアイミツでは、さまざまな条件でグループウェアを比較できます。指定の連携ツールや無料プランの有無など、あなたの会社に最適なサービスを機能ひとつから探すことができます。

さらに要件を絞りこみたい方はぜひ一度お試しください！