ワークフローEXの評判と実態

目次
• ＜総評＞「ワークフローEX」はExcelで簡単操作ができるサービス
• 「ワークフローEX」の7つのメリット
• 徹底調査で分かった「ワークフローEX」を使うべき人・会社
• ワークフローEXの料金プラン
• 「ワークフローEX」の導入実績・効果
• まとめ

＜総評＞「ワークフローEX」はExcelで簡単操作ができるサービス

出典：ワークフローEX https://www.workflow-ex.jp/

「ワークフローEX」は、Excelで簡単に操作ができるワークフローシステムです。Excelで作成したデータ回付することができるので、慣れ親しんだ従来の方法のままで電子決裁を導入することができます。

紙文書による決裁は非効率である一方で、長年の慣習を帰るのは社員にとっても負担が大きいものですが、「ワークフローEX」であれば、導入による混乱を最小限に抑えられるでしょう。

「ワークフローEX」の最大の特徴は、Excelファイルをそのままワークフローとして使用できることです。Excelファイルへの電子捺印にも対応しているので、これまでのやり方を大きく変えることなく効率化を図りたいという方に適しています。

従来の方法を踏襲していながらも、ワークフローシステムとしての機能が充実しているのも魅力の1つ。複雑な決裁ルートの設定や人事異動への対応も可能なので、他製品と比較して物足りないということはありません。クラウド型のシステムなので、導入コストが抑えられるのもうれしいポイントといえるでしょう。

「ワークフローEX」の7つのメリット

紹介したような特徴がある「ワークフローEX」ですが、活用することで次のようなメリットがあります。

「ワークフローEX」は、Excelで作成した凛議書をそのままワークフローシステムにのせられる画期的なサービスです。既存のExcelファイルを使用して電子捺印による申請・承認ができるので、決裁フローのペーパーレス化が容易に進められます。

ワークフローシステムの導入を検討しているものの、現在の業務フローの変化による社員への負担を懸念している場合にもぴったりのシステムだといえるでしょう。

申請シートへのデータ引用が簡単にできる機能も、「ワークフローEX」を使用するメリットの1つです。新規ドキュメントを作成する際に、任意のデータをそのまま載せることができます。

CSVファイルやデータベースのデータの指定シートへの引用にくわえて、任意のデータの任意セルへの設定も可能です。

「ワークフローEX」は、ほかのシステムとの連携も可能なので、申請・承認データの集計も簡単です。データベースやCSVファイルのほか、任意のデータ連携にも対応。連携データベースを介してドキュメント情報やワークフローの状況共有も行うことができます。

また、Knowlboの提供するグループウェア「OfficeView」の連携によって、「ワークフローEX」に蓄積された帳票データの集計も可能です。

堅牢なセキュリティー機能を実装しているのも「ワークフローEX」の強みの1つです。電子化された情報の的確な暗号化にくわえて、申請・承認ごとの凛議書が保存されるので改ざんチェックを行うこともできます。

仮にファイルが置き換えられた場合でも、暗号化に用いたキーが一致しないしないため、不正を未然に防ぐことが可能。本人による改ざんを防止するためのシステムも確立されているので、より安全な環境でワークフローシステムを使いたいという方にもぴったりです。

さまざまな決裁ルートの構築が必要な場合にも、「ワークフローEX」は強みを発揮します。たとえば、金額によって承認者の変更が必要なときも、プログラミングなしで自動的に決裁ルートが分岐。金額だけでなく文書タイプや部署、役職などテキストによる分岐や、分岐の合流点で複数の承認者の合議が必要な場合の設定も可能です。

申請者ごとに上長の決裁者を自動判別する機能も実装しているので、複雑な組織の決裁ルートを自在に設定したい方におすすめのサービスだといえます。

「ワークフローEX」にはメール連携オプションがあり、サービスの利用によってメールでの申請・承認が可能となります。メールとMicrosoft Officeが使える環境下であれば、Macやスマートフォン、タブレット端末からでも操作することができます。

外部から送られてきた情報をそのまま「ワークフローEX」へ取り込んで承認を求めることも可能。承認作業もメール送信で完了させられるので、承認者が不在なことが多い場合でも安心です。

「ワークフローEX」は、人事異動や組織変更が行われる際にも柔軟に対応ができるシステムです。部署や役職、グループなどの人事データのインポートができ、さらに人事データの有効期限も入力できるので、組織変更前に設定することも可能。人事異動・組織変更の発表にあわせてシステム上に変更後のデータが反映されるので、社内での混乱を招くこともなく、スムーズに業務が進められるでしょう。

徹底調査で分かった「ワークフローEX」を使うべき人・会社

紹介したメリットを踏まえ、「ワークフローEX」は一体どんな人・会社が使うべきなのか、具体的にお伝えします。

「ワークフローEX」は、「慣れ親しんだ業務スタイルを変えずにシステムを導入したい」という方に最適なワークフローシステムです。Excelファイルをそのままワークフローにのせられるので、電子決裁がはじめての会社でも抵抗なく受け入れられるでしょう。

新たにシステムを導入する際には、少なからず混乱が生じると考えられるため、社員への教育も必要です。変更される部分が多いほど、定着までに時間もかかります。社員からの問い合わせが多い場合は、業務に師匠をきたすこともあるでしょう。

「ワークフローEX」であれば、これまで使用してきたExcelファイルをそのまま使用できるので、Excelに触れていた社員であれば簡単に操作が可能です。混乱を最低限に抑えながら、ペーパーレス化を推進したいという場合にもうってつけといえます。

ワークフローシステムを導入しても、決裁権をもつ社員がオフィスを不在にすることが多い場合は、承認が滞ってしまうということもあるでしょう。取引先が関係する申請の場合は機会損失を招くおそれもあるので、そうした自体は極力避けたいものです。

「ワークフローEX」は、クラウド型のワークフローシステムなので、インターネット環境があればスマートフォンやタブレットからでもアクセスが可能です。専用の「ドキュメントビューワー」による申請・承認・回覧にくわえて、webブラウザからも利用することができます。

また、オプションを利用すればメールで申請・承認ができるのも魅力的なポイント。場所や時間を問わず申請・承認作業が行えるので、スピード感を保ちながら業務が進められるでしょう。

アナログからデジタルへの移行を図るときには、これまでの企業の慣習をいかに組み込めるかが大きなポイントだといえます。

「ワークフローEX」は、承認フローの条件分岐が複雑であっても対応が可能な仕様となっているので、あらゆる会社の申請業務に柔軟に使用することができるでしょう。申請者に応じて上長も自動判別できるので、設定に手間取ることもありません。また、有効期限の設定も可能なので、人事異動・組織変更が行われる際でも混乱や停滞が防げるのも大きな魅力です。

自社の企業文化にフィットするワークフローシステムをお探しの方にも、おすすめできるサービスといえるでしょう。

ワークフローEXの料金プラン

「ワークフローEX」は、クラウド型のワークフローシステムです。システムを構築する必要がないので、導入費用と運用コストの双方を抑えることができるでしょう。

具体的な金額は導入規模によって異なるため、見積もりが必要となっています。

「ワークフローEX」の導入実績・効果

ここからは、実際に「ワークフローEX」を導入した企業の例を取り上げ、導入後にどんな効果があったのかをお伝えします。

ワークフローEXの導入事例ページ（株式会社Knowlbo https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2019/07/wfex-case0011.pdf 参照）によると、九州旅客鉄道は、旅客鉄道事業や海上運送事業、旅行業、広告業など幅広い事業を手がけている会社です。以前は紙の凛議申請が主流で決裁までに時間を要することが課題とされ、2012年に凛議申請のデジタル化を決定しました。

総務部を中心にさまざまなワークフローシステムを比較検討した結果、「ワークフローEX」を採用。決め手はExcelの帳票がそのままワークフローで使用できることと、承認者の事前設定機能を実装していることでした。

「ワークフローEX」の導入後は、決裁までの時間が大幅に短縮。承認経路の自動設定によって、承認者を都度設定する必要がなくなり、申請の手間を大きく削減することができました。また、凛議申請の内容を再確認することも多く、年間1万2,000件にものぼる凛議書から必要なものを探す出すのは大変な作業でしたが、「ワークフローEX」では採番も自動で行われるので、資料管理の課題解決も同時に実現。ペーパーレス化によるコストダウンにも成功しました。

「ワークフローEX」は中心的なシステムとして社内に定着、現在では約2,000名の社員が年間約2万5,000件の凛議申請に活用されています。

ワークフローEXの導入事例ページ（株式会社Knowlbo https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2020/02/wfex-case0003.pdf 参照）によると、静岡県庁では、かねてから県民本位の生産性の高い行政サービス・コスト削減・電子県庁化の実現が課題となっており、事務の集中化の一環として組織編成の見直しが行われました。

なかでも課題とされていたのが人事給与システムの再構築です。人事給与業務では申請・承認作業が多く、紙の申請書類では決裁までに要する時間やコストが問題視されていました。そこで白羽の矢が立ったのが「ワークフローEX」です。

採用の決め手となったは、Excelの申請書を使ってワークフローが構築できること。人事給与に関することは法改正も多く、ステムや入力項目の変更が必要ですが、Excelであれば申請書の再構築も簡単です。自治体の業務では複雑な承認処理が求められますが、「ワークフローEX」では承認経路の自動設定ができるので、全職員に関係する申請・承認業務の電子化に成功。

現在は約4万名文の人事給与業務を「ワークフローEX」上で実施、ペーパーレス化によるコスト削減にくわえて、本来の業務にリソースを割けるようになりました。

ワークフローEXの導入事例ページ（株式会社Knowlbo https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2019/07/wfex-case0010.pdf 参照）によると、東京都千代田区に本社を構えるパソナテックは、人材サービスを手がける会社です。4万名を超える専門人材を擁し、全国を対象にサービスを展開しています。

ワークフローシステムの導入のきっかけとなったのは、若手の経営改革組織からあげられた声でした。これまで申請・承認業務はすべて紙で行われており、進捗状況がわかりづらいだけでなく、申請者が自身の申請書類を探し回るという事態も発生。決裁者である幹部が外出していることも多く、決裁を求める社員が書類を持って幹部の後を追うことも珍しくありませんでした。意思決定は速かったものの、紙文書の存在が業務効率の低下を招いていたのです。

複数のワークフローシステムを比較検討した結果、「ワークフローEX」の採用が決定。決め手となったのは、従来から使用していたExcelファイルがそのまま使えるという点です。システム化のためのフォーム開発が不要なのは、大きなメリットでした。複雑な条件分岐も可能で、承認フローのなかに人間の判断を介在させられることもポイントだったそうです。

「ワークフローEX」の導入後は申請・承認業務が洗練化、進捗状況の可視化にも成功。今後は基幹システムの刷新とあわせて、さらなるBPRを図ります。

まとめ

この記事では、ワークフローシステム「ワークフローEX」の特徴やメリット、導入事例などを紹介してきました。「ワークフローEX」は、Excelファイルをそのままワークフローで使用できる画期的なシステムです。従来のやり方を大きく変えることなくシステムの導入ができるので、スムーズな業務改革を目指す方におすすめです。

しかし、「ワークフローEX」以外にもワークフローシステムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。