帳票のPDF出力ができるワークフローシステム10選【2024年最新】

目次
• 帳票の保存や他システムとの連携に役立つPDF出力機能
• ワークフローシステムのメリット
• ワークフローシステムの選び方
• 【比較表】帳票のPDF出力ができるワークフローシステム
• 帳票のPDF出力ができるワークフローシステムおすすめ10選
• まとめ：帳票の電子化に最適なシステム選びはPRONIアイミツへ

帳票の保存や他システムとの連携に役立つPDF出力機能

入社手続きや休暇の申請、経費の精算といった業務を一括して行えるワークフローシステム。申請フォーマットの作成から、承認の依頼、承認作業まですべてWeb上で完結できるため、基本的に稟議書や決裁書類を出力・印刷する必要はありません。ペーパーレス化の推進にも大きな効果を発揮します。

ただそうした一方で、「決裁者の承認を得たエビデンスをファイルとして保存しておきたい」「決裁書・稟議書をほかのシステムに取り込みたい」といったニーズも少なくありません。

そこでおすすめなのが、CSVやPDFの出力機能が付いたワークフローシステムです。オンライン上での情報共有が当たり前となった今もなお、出力機能を搭載したシステムは多く、幅広い業種の企業が活用しています。帳票データをCSV出力し、他のシステムと連携して活用したい企業は、「申請情報のCSV出力機能があるワークフローシステムのランキング」をチェックしてみてください。

PDF出力機能の活用シーン

ワークフローシステムにPDF出力機能が搭載されていると、ビジネスにおけるさまざまなシーンで役立ちます。具体例は以下の通りです。

PDFファイルはセキュリティ面にも優れています。データの閲覧制限や変更制限、印刷制限、コピー制限も実施できるほか、電子署名も可能です。帳票の改ざん防止に力を入れたい場合にも、PDF出力機能は有効です。また、近年ではPDFにあわせてExcelでの出力機能を搭載したシステムも増えているため、自社のニーズに合わせてチェックしてみましょう。

ワークフローシステムのメリット

アイミツがおすすめする製品の紹介に入る前に、まずはワークフローシステムを導入すると具体的にどんな利点があるのか、あらためて整理しておきましょう。

一番のメリットは、なんと言っても稟議・決済のスピードが上がること。書類を前提とするワークフローの場合、申請書を手書きで作成し、決裁者へ直接手渡す必要がありますが、前述のとおりワークフローシステムを導入すれば、そうした作業・やりとりはすべてオンライン上で済ませられます。申請書がほかの書類に埋もれてしまうことや、紛失するリスクもありません。

加えて、場所を選ばずに申請・承認を行えるのも見逃せないメリットです。現在提供されている多くのワークフローシステムはスマートフォンに対応しており、自宅や外出先からも利用できます。ここ数年はテレワーク推進の一環として、ワークフローシステムを導入している企業も少なくないようです。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムのメリットを紹介しましたが、導入時にはどのように選ぶべきなのでしょうか。ここからは、おさえておきたい5つのポイントを確認していきましょう。

自社に必要な機能が搭載されているか

どのワークフローシステムを導入するか選ぶ際、PDFによる帳票出力機能をはじめどのような機能を利用したいのか社内で整理し、そのニーズに応えているシステムに絞っていくとスムーズに決められるでしょう。

「ワークフローシステムを導入するからには、機能が多ければ多いほどいいに違いない」と、とりあえず機能数の豊富なシステムを選ぶ方も少なくありませんが、使わない機能が多く搭載されていても意味がありません。自分たちが必要としている機能に焦点を当ててシステムを決めることをおすすめします。

柔軟に承認ルートを設定できるか

承認ルート設定の柔軟性も非常に重要なポイントです。それぞれの稟議・申請によって、承認ルートは異なります。申請金額が一定額を超えると承認者が変わる、部署内全体でチェックし一定数を超えなければ他の部署に回覧されないなど、さまざまな状況が考えられます。幅広いパターンの承認ルートに対応できなければ、せっかくワークフローシステムを導入しても活用できません。多くのシーンで利用できるよう、承認ルートを柔軟にカスタマイズできるものを選びましょう。

既存の申請フォーマットが使えるか

新たなシステムを導入するというだけで、ハードルを高く感じる現場の社員も少なくないでしょう。現在利用中の申請書類フォーマットを変更することになってしまえば、システム導入時に社員教育をしなければならない、慣れるまでに時間がかかってしまうなど、さまざまな面で負担が生じ、反感をかってしまうかもしれません。

システムを導入して効率化はしたいもののフローやフォーマットは変えたくない、システムの導入・定着をスムーズに進めたいという場合には既存のフォーマットも使用できるのかどうか確認しておきましょう。

現在利用中のシステムと連携できるか

自社で利用中のシステムと連携できるかどうかも条件の1つとしてチェックしておきましょう。例えば会計システムや経費精算システムなどと連携可能であれば、決裁後の会計処理が非常にスムーズになります。人事システムと連携できる場合には、人事異動に関する稟議書を作成する際に社員データをそのまま連動させられるでしょう。

外部システムとの連携が可能であれば、ワークフローがスムーズに進むだけでなくその他の諸手続きや処理に関しても円滑に進められるため、より業務効率化を狙いたい場合には対応状況を確認しておきましょう。

料金は予算に見合っているか

ワークフローシステムを選定する場合、必ず確認したいのが料金体系。予算に見合っていない料金体系のワークフローシステムを導入してしまえば、継続的な使用が難しくなってしまうでしょう。

ワークフローシステムはクラウド型で提供されていることが多く、初期費用は無料、あるいは非常にリーズナブルな場合が大半ですが、毎月の利用料金は発生します。1ユーザーあたり月額300〜500円ほどが目安ですが、利用する機能やサポートオプションなどによって変動する場合もあるため、料金についてはきちんとチェックしておきましょう。

関連記事：ワークフローシステムの費用相場

【比較表】帳票のPDF出力ができるワークフローシステム

ここでは帳票のPDF出力ができるワークフローシステムを比較表で紹介します。

帳票のPDF出力ができるワークフローシステムは、製品によって料金や機能が異なります。自社に最適なシステムを選ぶには、コスト面を加味しつつ、帳票のPDF出力以外にも自社の必要な機能があるか確認することも大切です。ワークフローシステムの選定にお悩みの方は、ぜひPRONIアイミツにご相談ください。

帳票のPDF出力ができるワークフローシステムおすすめ10選

ここからは、PDF出力機能付きのワークフローシステムおすすめ10選を紹介します。それぞれの料金や付帯機能、導入実績について詳しく見ていきましょう。

まとめ：帳票の電子化に最適なシステム選びはPRONIアイミツへ

今回は帳票のPDF出力できるワークフローシステムをご紹介しました。各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合ったシステムを導入することで、日々の承認・申請業務を効率化できるでしょう。別記事「ワークフローシステムを徹底比較」では多機能でおすすめのシステムを紹介していますので、ぜひ合わせてご覧ください。

とはいえ、数あるワークフローシステムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）ができます。