帳票をPDFファイルに出力できるワークフローシステムおすすめ10選

目次
• 帳票のPDF出力機能は、データ保存やシステム連携をしたい企業におすすめ
• ワークフローシステムを導入するメリット
• 【比較表】帳票のPDFファイル出力に対応するワークフローシステム
• 帳票のPDF出力ができるワークフローシステムおすすめ10選
• ワークフローシステムの選び方
• まとめ：帳票出力に対応するシステムで業務を効率化しよう

帳票のPDF出力機能は、データ保存やシステム連携をしたい企業におすすめ

入社手続きや休暇の申請、経費の精算といった業務を一括して行えるワークフローシステム。申請フォーマットの作成から、承認の依頼、承認作業まですべてWeb上で完結できるため、基本的に稟議書や決裁書類を出力・印刷する必要はありません。ペーパーレス化の推進にも大きな効果を発揮します。

ただそうした一方で、「決裁者の承認を得たエビデンスをファイルとして保存しておきたい」「決裁書・稟議書をほかのシステムに取り込みたい」といったニーズも少なくありません。

そこでおすすめなのが、帳票をCSVやPDFで出力する機能が付いたワークフローシステムです。オンライン上での情報共有が当たり前となった今もなお、出力機能を搭載したシステムは多く、幅広い業種の企業が活用しています。

ワークフローシステムにPDF出力機能が搭載されていると、ビジネスにおけるさまざまなシーンで役立ちます。具体例は以下の通りです。

PDFファイルはセキュリティ面にも優れています。データの閲覧制限や変更制限、印刷制限、コピー制限も実施できるほか、電子署名も可能です。帳票の改ざん防止に力を入れたい場合にも、PDF出力機能は有効です。また、近年ではPDFにあわせてExcelでの出力機能を搭載したシステムも増えているため、自社のニーズに合わせてチェックしてみましょう。

帳票データをCSV出力し、他のシステムと連携して活用したい企業は、「申請情報のCSV出力機能があるワークフローシステムのランキング」もチェックしてみてください。  

ワークフローシステムを導入するメリット

アイミツがおすすめする製品の紹介に入る前に、まずはワークフローシステムを導入すると具体的にどんな利点があるのか、あらためて整理しておきましょう。

一番のメリットは、なんと言っても稟議・決裁のスピードが上がること。書類を前提とするワークフローの場合、申請書を手書きで作成し、決裁者へ直接手渡す必要がありますが、前述のとおりワークフローシステムを導入すれば、そうした作業・やりとりはすべてオンライン上で済ませられます。申請書がほかの書類に埋もれてしまうことや、紛失するリスクもありません。

加えて、場所を選ばずに申請・承認を行えるのも見逃せないメリットです。現在提供されている多くのワークフローシステムはスマートフォンに対応しており、自宅や外出先からも利用できます。ここ数年はテレワーク推進の一環として、ワークフローシステムを導入している企業も多いです。

ワークフローシステムは、元のワークフローに紐づけて経費精算を行えます。これによって予算消化率が一目で分かるにようなることは大きなメリットです。元のワークフローがあがってなければ予算消費できない仕組みのため、承認を得る前に会社のお金を使うミスを防止できます。内部統制を強化したい企業にワークフローシステムは特におすすめです。  

【比較表】帳票のPDFファイル出力に対応するワークフローシステム

ここでは帳票のPDFファイル出力に対応するワークフローシステムを比較表で紹介します。導入形態・初期費用・月額料金の比較表をご覧ください。

上記比較表をご覧の通り、ワークフローシステムには「クラウド型」と「パッケージ型」があります。クラウド型の多くは初期費用無料、1ユーザーあたり月額300～500円で導入可能です。一方、パッケージ型は一括購入のものが多く、50万円ほど発生します。

なお、帳票のPDF出力ができるワークフローシステムは、製品によって料金や機能が異なります。自社に最適なシステムを選ぶには、コスト面を加味しつつ、帳票のPDF出力以外にも自社の必要な機能があるか確認することも大切です。ワークフローシステムの選定にお悩みの方は、ぜひPRONIアイミツにご相談ください。

帳票のPDF出力ができるワークフローシステムおすすめ10選

ここからは、PDF出力機能付きのワークフローシステムおすすめ10選を紹介します。それぞれの料金や付帯機能、導入実績について詳しく見ていきましょう。

以上、機能比較や料金比較でおすすめのワークフローシステムを詳しく解説しました。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムのメリットを紹介しましたが、導入時にはどのように選ぶべきなのでしょうか。ここからは、おさえておきたい5つのポイントを確認していきましょう。

どのワークフローシステムを導入するか選ぶ際、PDFによる帳票出力機能をはじめどのような機能を利用したいのか社内で整理し、そのニーズに応えているシステムに絞っていくとスムーズに決められます。一般的に、機能数の豊富なシステムは高額になる傾向があります。運用コストを最適化するためにも、自社が必要とする機能に焦点を当ててシステムを決めることをおすすめします。

求める機能の上位は「申請フォーマットの作成」「ファイル添付」「メール通知」

PRONIアイミツSaaS（当社）が2025年5月～9月に実施した調査では、「申請フォーマットの作成」 が97%と最もニーズが多い結果に。次いで、「申請へのファイル添付」が96%、「申請のメール通知」が95%、「承認ルートの分岐」が93%でした。下記データも参考に、業務に必要な機能があるシステムを比較・検討しましょう。    

承認ルート設定の柔軟性も非常に重要なポイントです。それぞれの稟議・申請によって、承認ルートは異なります。申請金額が一定額を超えると承認者が変わる、部署内全体でチェックし一定数を超えなければ他の部署に回覧されないなど、さまざまな状況が考えられます。幅広いパターンの承認ルートに対応できなければ、せっかくワークフローシステムを導入しても活用できません。多くのシーンで利用できるよう、承認ルートを柔軟にカスタマイズできるものを選びましょう。

新たなシステムを導入するというだけで、ハードルを高く感じる現場の社員も少なくないでしょう。現在利用中の申請書類フォーマットを変更することになってしまえば、システム導入時に社員教育をしなければならない、慣れるまでに時間がかかってしまうなど、さまざまな面で負担が生じ、反感をかってしまうかもしれません。

システムを導入して効率化はしたいもののフローやフォーマットは変えたくない、システムの導入・定着をスムーズに進めたいという場合には既存のフォーマットも使用できるのかどうか確認しておきましょう。

自社で利用中のシステムと連携できるかどうかも条件の1つとしてチェックしておきましょう。例えば会計システムや経費精算システムなどと連携可能であれば、決裁後の会計処理が非常にスムーズになります。人事システムと連携できる場合には、人事異動に関する稟議書を作成する際に社員データをそのまま連動させられるでしょう。

外部システムとの連携が可能であれば、ワークフローがスムーズに進むだけでなくその他の諸手続きや処理に関しても円滑に進められるため、より業務効率化を狙いたい場合には対応状況を確認しておきましょう。

ワークフローシステムを選定する場合、必ず確認したいのが料金体系。予算に見合っていない料金体系のワークフローシステムを導入してしまえば、継続的な使用が難しくなってしまうでしょう。

ワークフローシステムはクラウド型で提供されていることが多く、初期費用は無料、あるいは非常にリーズナブルな場合が大半ですが、毎月の利用料金は発生します。1ユーザーあたり月額300〜500円ほどが目安ですが、利用する機能やサポートオプションなどによって変動する場合もあるため、料金についてはきちんとチェックしておきましょう。

まとめ：帳票出力に対応するシステムで業務を効率化しよう

今回は帳票のPDF出力できるワークフローシステムをご紹介しました。各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合ったシステムを導入することで、日々の承認・申請業務を効率化できるでしょう。別記事「ワークフローシステムを徹底比較」では多機能でおすすめのシステムを紹介していますので、ぜひ合わせてご覧ください。

とはいえ、数あるワークフローシステムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）ができます。