ビジネスフォンの外線転送とは？電話を転送する2つの方法

目次
• ビジネスフォンの外線転送とは？
• 外線転送の種類
• 外線転送はスマホでも利用可能
• 導入・利用にはいくらかかる？クラウドPBXの料金相場
• アイミツおすすめのクラウドPBX5選
• まとめ：ビジネスフォン、クラウドPBXの導入で迷ったらアイミツへ

ビジネスフォンの外線転送とは？

ビジネスフォンの外線転送とは、顧客や取引先からかかってきた電話を外部の電話機（携帯電話、自宅の固定電話など）へと転送する機能です。担当者が外出している際も相手を待たせることなく、ダイレクトに通話できます。ほかの社員が伝言メモをとる必要もなく、帰社後にあらためてコールバックする手間を省ける点がメリットです。

ビジネスフォンの標準機能のなかでも、とりわけ頻繁に使われる機能で、実際に電話の取り次ぎなどで外線転送を利用したことがある方も多いのではないでしょうか。なお、会議室など社内の別の場所にいる担当者に対し、内線を使って着電を転送する機能は内線転送と呼ばれます。

外線転送の種類

外線転送は、以下の2種類に分けられます。それぞれの利用方法や、どんな局面に役立つのか、詳しく見ていきましょう。

不在の社員に対してかかってきた電話に一度応答した上で、あらためて手動で転送する方法です。一般的に「転送」といえば、この外線手動転送をイメージする方も多いでしょう。

使い方はとてもシンプルで、メーカーや機種による操作方法の違いもほぼありません。社外からかかってきた電話を受けたら、転送する旨を伝えた上で保留ボタンをプッシュ。続けて転送先の短縮ダイヤル、もしくは電話番号を押下し、担当者に取り次いだあとに転送ボタン（あるいは接続ボタン）を押せば転送が完了します。

後述する外線自動転送と比べると、事前に番号などを登録しておく必要もないため、日ごろからビジネスフォンを使っている方なら、操作に迷うことはないでしょう。

社外からかかってきた電話に対して応答することなく、自動的にほかの電話機へと転送する機能です。利用にあたっては、事前に転送先の電話番号を登録しておく必要があるものの、その都度短縮ダイヤルや番号をプッシュする必要はありません。相手を待たせることなく、より短時間で電話を取り次げる点がメリットです。顧客や取引先からの電話が多い企業や、ビジネスフォンをメインのコミュニケーションツールとして活用している企業では、外線自動転送機能を活用することで、業務効率を大幅に改善できるでしょう。

操作方法についてはメーカー・機種によって若干の違いがあるため、ここでは多機能ビジネスフォンとして多くのオフィスで使用されているNECの「Aspire X」シリーズ（参照：株式会社大塚商会『ビジネスフォン]NEC Aspire X　外線転送先設定 【外線転送】』 株式会社大塚商会 https://faq.mypage.otsuka-shokai.co.jp/app/answers/detail/a_id/269189/）を例として見ていきましょう。

まずは受話器を置いた状態で、ビジネスフォン本体の「スピーカ」ボタン＋「＊」→「0」→「8」の順にプッシュ。ディスプレイに「外線転送No.」の表示が出たら、転送に使う外線ナンバーを入力し、続けて基本使用モードの「1」を選択します。最後に転送先となる電話番号をプッシュし、保留ボタンを押せば設定完了です。

なお、手動・自動を問わず、外線を転送する際には相手の電話を受ける際に1回線、転送する際にもう1回線を使用するため、最低でも2つの空き回線を確保しておく必要があります。また、転送先での通話は一定時間で切断されてしまうため、込み入った用件の場合には注意しましょう。

外線転送はスマホでも利用可能

ITベンダーや通信会社各社からリリースされているクラウド型のPBX（オンライン上で利用する主装置）を導入することによって、スマートフォンからでも外線転送機能を利用できます。オフィスのビジネスフォンとスマートフォン、スマートフォンとスマートフォンをネットワークでつなぐことで、内線をはじめとする他機能とあわせて外線転送も利用可能です。

クラウドPBXの導入（＝スマートフォンのビジネスフォン化）がもたらすメリットについては、以下で簡単にまとめました。ここまでの内容とあわせて参考にしてください。

従来のビジネスフォンとオフィスに設置するタイプ（オンプレミス型）のPBXを導入する場合は、それぞれの機器を購入した上で電話回線工事を行う必要がありました。しかし、クラウドPBXならそのコストと時間を大幅にカットできます。

また、オンライン上で動作するクラウドPBXには「モノ」としての本体がないため、設置場所を確保する必要がありません。空いたスペースをMTGルームや執務室として活用することもできます。クラウドPBXの種類によっては、契約翌日からの稼働スタートも可能なため、素早く導入できる点もメリットでしょう。

初期投資に加え、ランニングコストを大幅にカットできるのも、クラウドPBXならではの特徴。クラウドPBXでスマートフォン同士をネットワーク化すれば、社員がどこにいても手持ちの端末でコミュニケーションをとることが可能です。通話にはPBX自体の内線が使われるため、通信会社の回線利用料は一切かかりません。

実際のところ、通信コストの削減を目的としてPBXの導入に踏み切る企業も少なくないようです。

クラウドPBXでスマートフォンを接続すれば、外出先で顧客や取引先の用件を受けることも可能。さらに、多くのクラウドPBXに搭載されているリモートコールバック機能を活用することで、会社の代表番号でスマートフォンから電話をかけることもできます。知らない番号からの着信を警戒されて応答されないようなこともなくなり、顧客とより密なコミュニケーションがとれるようになるでしょう。

また、クラウドPBXには、通話モニタリングや自動録音といった機能も付いており、オペレーターの教育・研修やカスタマーサポート全体の応対品質の改善にも役立ちます。

関連記事：おすすめクラウド型ビジネスフォンを徹底解説

導入・利用にはいくらかかる？クラウドPBXの料金相場

続いて、クラウドPBXの料金について見ていきましょう。

クラウドPBXの導入にかかる料金は主に、初期費用、月額基本料、通話料の3つ。まず、ネットワークの構築やサーバー設定の作業費・手数料として初期費用を支払い、利用する内線の数もしくはユーザー数に応じて月額基本料が決められます。そこに電話をかける際の通話料が加算されるというのが、基本的な仕組みです。

クラウドPBXの料金相場は以下のとおり。

初期費用に関しては年々低価格化が進んでおり、通信会社によっては無料の場合も。一方で、月額基本料と通話料に関しては、オプションサービスの利用や契約プランの通話時間をオーバーすると、割高な追加料金が発生することがあります。

クラウドPBXを導入する際は、利用頻度や平均的な通話時間などを洗い出した上で、自社の業務体制にマッチする契約プランを選びましょう。

アイミツおすすめのクラウドPBX5選

最後はアイミツおすすめのクラウドPBXを5種類ご紹介しましょう。いずれもリーズナブルな料金体系や使い勝手の良さに定評があり、業種・規模を問わず多くの企業に導入されています。

まとめ：ビジネスフォン、クラウドPBXの導入で迷ったらアイミツへ

今回はビジネスフォンの外線転送機能を中心に、クラウドPBXのメリットやおすすめの製品をご紹介しました。なお、2025年最新のおすすめのPBXについては以下の記事でもご紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください。

関連記事：クラウドPBX（クラウド電話）を徹底比較・おすすめ解説

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