ビジネスフォンで使える転送機能とは？設定方法と種類を解説

目次
• ビジネスフォンの主な転送機能は5種類
• 転送とあわせて活用したいビジネスフォンの便利機能
• ビジネスフォンの転送に通話料はかかる？
• 転送機能のやり方と設定方法
• メーカーごとの転送機能の名称の違いについて
• ビジネスフォンもクラウド型が主流に
• クラウド型のビジネスフォンを導入する3つのメリット
• おすすめのクラウド型PBX5選
• まとめ：クラウドPBXを活用して業務効率のアップさせよう

ビジネスフォンの主な転送機能は5種類

ビジネスフォンに搭載されている主な転送機能は5種類あります。ここでは、それぞれの種類がどのようなしくみで、どんな局面に役立つのかを解説していきます。

外部からかかってきた電話を、担当者のスマートフォン・携帯電話や別拠点のビジネスフォンに転送する機能です。休暇中でオフィスの電話に出られないとき、外出先で顧客からの電話を受けたいときなどに役立ちます。外線自動転送はほとんどのビジネスフォン・PBX（主装置）に標準機能として搭載されており、外部からの着信を1本の電話回線で接続したまま、別の回線へ転送するというのが大まかな仕組み。

製品によってはオフィスのビジネスフォンへの着信と同時に複数のスマートフォン、外部電話へ着信させたり、転送できなかった場合に相手の電話番号や着信時刻をメールで通知したりすることも可能です。

利用にあたって注意したいのは、転送には必ず2つ以上の回線が必要になるという点。前述のとおり、相手からの着信を受けるために1回線、他の電話機へ転送するためにもう1回線を使うため、最低でも2回線が空いていないと、外線の自動転送はできません。また、外線が長時間使えなくなくなるのを防ぐため、転送後の通話は一定時間で自動的に切断されます。

内線にかかってきた電話を自動的にスマートフォンやほかの固定電話機へ転送する機能です。ビジネスフォンへの着信と同時に転送先へと接続されるため、担当者不在のオフィスにコール音が鳴り響いてしまうようなことはありません。休暇や出張の前に内線不在転送の設定をしておけば、他の社員のストレス・負担を抑えられるでしょう。

前述の外線自動転送とあわせて、現在流通しているほとんどのビジネスフォン・PBXに標準機能として搭載されています。

外線不在転送（無応答転送）は、外部からかかってきた電話に対して一定時間応答できなかった場合に、スマートフォンや他の電話機へと転送する機能です。

転送されるまでの時間は、利用者側であらかじめ設定しておくことが可能。たとえばNTTのひかり電話の場合、5秒から60秒の間で1秒単位で選択できます。自席で電話対応を基本としつつ、打ち合わせや接客などで頻繁に席を外さざるを得ないときなどに役立つ機能と言えるでしょう。

その反面、ビジネスフォンへの着信から転送までの時間が長すぎると、相手をイラつかせて電話を切られてしまうようなことにもなりかねないので、設定の際は注意が必要です。

名前のとおり、通話中のビジネスフォンにかかってきた電話を、あらかじめ登録しておいた他の電話機へ内線として転送する機能です。着信と同時に転送されるため、担当者が他の相手と話していても顧客や取引先を待たせることなく、別のスタッフが速やかに対応可能。

伝言などを承っておけば、担当者からあらためてコールバックする際も、相手の用件を把握した上でよりスムーズにやりとりできます。うまく活用すれば業務効率化はもちろんのこと、顧客満足度のアップや機会損失の防止にもつながるはずです。

ツインコール外線転送は、外部からかかってきた電話を同時に複数の電話機へ着信させる機能です。オフィスのビジネスフォンとスマートフォンを着信先として設定しておけば、着信と同時にどちらからも応答することが可能。外出や休暇の際も電話応対の取りこぼしを防げます。

なおツインコール外線転送は大きく2種類に大きく分けられ、ビジネスフォンへの着信と同時に2ヵ所の転送先を呼び出す機能は「ツインショット転送」、転送先に優先順位をつけ、1つめの転送先が応答しない場合にもう一方の転送先へと着信させる機能は「順次転送」と呼ばれます。

リモートワークを取り入れている企業やスタッフの多くが外出しがちな企業では、社員のスマートフォン、自宅の固定電話を転送先として設定しておくことで、より密に顧客とコミュニケーションがとれるようになるでしょう。

転送とあわせて活用したいビジネスフォンの便利機能

次に、転送とあわせて活用したいビジネスフォンの3つの便利機能をご紹介します。

ビジネスフォンのハンズフリー通話機能を使えば、受話器を置いたまま両手がフリーの状態で相手と会話できます。PC画面に顧客データを表示させた上で会話を進めたいとき、通話の内容をテキスト形式のメモで残したいときなどに役立つでしょう。

使い方はシンプルで、メーカー・機種による操作方法の違いもほぼありません。ビジネスフォン本体のマイクモードをONにし、スマートフォンと同様にスピーカーボタンを押下するだけで、自分の声はマイクから、相手の声はスピーカーから届くようになります。同様の操作によって通話がスタートしてからハンズフリーモードへと切り替えることも可能です。

ただしハンズフリー通話では、発言のタイミングが重なってしまうと相手の声は聞こえません。また、スピーカーを通じて相手の声が周囲に漏れてしまうので、会話の内容によっては公共の場所で利用は避けた方がいいと思います。

リモートコールバックとは、スマートフォン・携帯電話からオフィスの番号を使って電話をかける機能です。PBXに登録してあるスマートフォンからオフィスの電話番号に架電し、ワンコールで切ると、オフィスのビジネスフォンから自動的にコールバックが届きます。その応対中に電話をかけたい相手に番号をプッシュすることで、相手側にはオフィスの固定電話番号からの発信として電話が届くという仕組みです。

プライベートな電話番号を知られたくないときに役立つのはもちろんのこと、相手が知らない番号からの着信を不審がり、応答を拒否されてしまったりするのも防げます。また相手への通話にはオフィスの固定電話回線が使われるため、スマートフォン・携帯電話から直接電話をかける場合と比べて通信料が大幅に節約できるというメリットも。

なお、リモートコールバックを利用するにはスマートフォンを内線化する必要があり、クラウドPBXの導入が前提となります。

内線・外線の通話内容を別のビジネスフォンからモニタリングできる機能です。モニタリングする側はあくまで聴くだけであり、通話に割り込むことはできないものの、たとえば、クレームが予想される相手からの電話を上司がモニタリングし、オペレーターの対応が難しくなったタイミングで転送してもらえば、それまでのやりとりをすべて把握した上でより的確・スムーズに対処できます。

またコールセンターの応対品質を改善する取り組みや、営業スタッフの新人研修にビジネスフォンのモニタリング機能を活用している企業も少なくないようです。

ビジネスフォンの転送に通話料はかかる？

続いては転送機能を利用する際のコストについて。ビジネスフォンの転送費用は外線と内線どちらを利用するかによって大きく変わり、外線を利用すると通話料が発生します。

顧客や取引先など社外からかかってきた電話を、同じネットワーク（PBXの回線）でつながれていない別拠点のビジネスフォンや社員の自宅の固定電話へ転送する場合は、外線を利用するため電話をかける場合と同様に通話料が発生します。

一方で内線を転送する場合、あるいはスマートフォンや別拠点の電話機をあらかじめ内線で結んだ上でそれらに転送する場合は、PBX内の専用回線を使うため、通話料はかかりません。このため現在のビジネスフォン市場では、スマートフォンを含めて内線ネットワークを構築できるクラウドPBXを導入する企業が増えています。

関連記事：クラウドPBXの平均費用と料金相場

転送機能のやり方と設定方法

ここからは、ビジネスフォンの転送機能のやり方と設定方法について解説します。実際に販売されている機種の操作方法を交えながら見ていきましょう。

外線自動転送を利用する場合は、あらかじめ転送先の番号を登録しておく必要があります。ほとんどの機種では、「＊」から始まる転送設定専用の番号をプッシュすることで、番号の入力が可能です。

たとえば、NEC製の「Aspire UX」シリーズの場合、受話器を置いた状態でスピーカーボタン＋「＊」→「0」→「8」の順にプッシュ。ディスプレイ上に「転送外線NO」という表示が出たのを確認したら外線NOを入力し、続けて基本モードから転送先の番号をプッシュ、最後に「保留」ボタンを押せば設定が完了します。

参考：https://faq.mypage.otsuka-shokai.co.jp/app/answers/detail/a_id/269233/

内線不在転送の基本的な設定手順は、外線の自動転送とほぼ変わりません。受話器を置いた状態（メーカー・機種によっては上げた状態）で、設定専用の番号をプッシュし、内線NOを入力。モード選択から内線を転送させたい番号を入力した上で設定完了ボタン（「保留」など）を押下することで設定できます。

外線不在転送（無応答転送）を利用するためには、転送先の電話番号とあわせて、転送に切り替わるまでの時間を設定する必要があります。

たとえば、多機能ビジネスフォンとしてオフィスやコールセンターで幅広く利用されているSAXA「PLATIA」の場合、まずは本体の「確定」ボタンをプッシュ。続けて表示されるディスプレイ上のメインメニューから「転送設定」→「無応答転送設定」と進むことで転送先の電話番号を入力可能。

同様に「無応答転送設定」から内線電話を指定し、「個別無応答タイマ設定」を選択することで、1秒から180秒まで任意の待ち時間を設定できます。

参考：https://support.saxa.co.jp/file/manual/platia/pt_operation_manual_takinou_v3.10.pdf

通話中の電話機にかかってきた着信をほかの電話機へとつなげる話中転送は、上記の外線転送設定などと同様、設定専用の番号や本体のボタンからビジネスフォンのメインメニューを表示させ、転送先の番号を入力することで利用できます。

ツインコール外線転送も設定の手順も、ここまで見てきた機能と大きく変わりません。メーカーや機種によってメニュー項目の名称に違いはあるものの、基本的にはメインメニューを開き、転送の設定画面から転送先それぞれの電話番号を入力。順次転送の場合は2つの番号を登録した上で、どちらに先に着信させるか選ぶことで利用できるようになります。

またビジネスフォンの機種によっては、外線転送機能の設定の最後でツインコール転送の適用/非適用を選ぶだけで設定が完了するものもあるようです。

メーカーごとの転送機能の名称の違いについて

ここまでビジネスフォンの転送機能や設定の手順についてご紹介してきましたが、メーカーによっては転送機能に異なる名称がつけられていることもあるので注意しましょう。たとえばNTTグループが提供しているひかり電話では、話中転送やツインコール外線転送を含め、転送機能全体が「ボイスワープ」というサービス名称で統一されています。

またSAXA製やナカヨ製ビジネスフォンの取扱説明書や製品紹介サイトには、ツインコール外線転送の順次転送機能に「追っかけ転送」という名前がついていますが、機能そのものは他社のビジネスフォンの転送機能と変わりありません。

ビジネスフォンもクラウド型が主流に

近年、ビジネスフォンはオンライン上で利用できるクラウド型（クラウドPBX）が主流となりつつあります。特に、新型コロナウイルスの影響でリモートワークやテレワークを導入する会社が増加したことで、クラウド型PBXへの需要も急増しました。市場調査を手がける株式会社グローバルインフォメーションによれば、全世界のクラウドPBXの市場規模は、2030年までに683億米ドルに達すると見込まれています。

別記事「クラウド型ビジネスフォンとは？利用できる機能やメリットを解説」では、初めてクラウド型ビジネスフォンを導入したい人におすすめのサービスを紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください。

クラウド型のビジネスフォンを導入する3つのメリット

クラウド型のビジネスフォン（PBX）には、主に以下3つのメリットがあります。

従来のビジネスフォンの場合、導入にあたってはまずオフィス内に設置するPBX（オンプレミス型PBX）の本体と利用人数分の電話機を取り揃える必要があり、大きな初期投資がかかります。あわせてPBXと端末、端末と端末を結ぶ配線工事にも電気工事会社のスタッフの人件費、技術料も発生します。

一方、クラウドPBXはWebサーバー上で動作するため、主装置本体の設置と電話回線工事は不要。さらに従業員のスマートフォンをそのままビジネスフォン端末として利用することが可能です。

通信費を大幅に節約できるのも、クラウドPBXならではのメリットです。前述のとおり、クラウドPBXを導入すれば手持ちのスマートフォンをビジネスフォン化し、お互いを内線ネットワークで結ぶことが可能に。離れた拠点に電話をかける際に、わざわざ外線を利用する必要はありません。

実際にコスト削減を念頭に置いてクラウドPBXを利用する企業は少なくなく、たとえば日本郵便株式会社では、2014年の資金管理センター導入にあたってNTT製のクラウドPBXを導入。カスタマーサポートの品質を担保した上で、通信費を大幅にカットしました。

組織拡大や拠点の増加にあわせて、その都度電話回線を契約し回線工事を行うと、多大な手間とコストがかかります。繰り返しご紹介してきたとおり、クラウドPBXならスマートフォンをそのままビジネスフォンとして使うことが可能。急速な事業の成長にも、必要最小限のコストでフレキシブルに対応できます。

おすすめのクラウド型PBX5選

2024年現在、おすすめのクラウドPBX5選を紹介します。

まとめ：クラウドPBXを活用して業務効率のアップさせよう

今回はビジネスフォンの転送機能を中心に、近年主流となりつつあるクラウドPBXのメリット、おすすめ製品などをご紹介しました。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、クラウドPBX選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。