ビジネスフォンの転送機能とは？設定方法と種類を解説

目次
• ビジネスフォンの主な転送機能
• ビジネスフォンの転送機能の使い方・設定方法
• ビジネスフォンの転送にかかる通話料
• 電話転送を効率化するならクラウドPBXがおすすめ
• 【比較表】電話転送機能があるクラウドPBX
• 電話転送におすすめのクラウド型PBX5選
• まとめ：クラウドPBXを活用して電話転送を効率化

ビジネスフォンの主な転送機能

ビジネスフォンに搭載されている転送機能は、主に3種類あります。

ここでは、各転送機能の特徴を紹介します。

外線自動転送は、かかってきた電話を、自動的にオフィスの外の電話機（従業員のスマホ、別拠点のビジネスフォン）へと転送する機能です。利用にあたっては、事前に転送先の電話番号を登録しておく必要があるものの、電話の取り次ぎが不要になり、相手を待たせる時間を短くできる点がメリット。また、これまで電話番をしていた人はコア業務に集中しやすくなるでしょう。顧客や取引先からの電話が多い企業や、ビジネスフォンをメインのコミュニケーションツールとして活用している企業では、外線自動転送の活用がおすすめです。

外線自動転送には、「無条件転送」「無応答転送」「話中転送」があります。それぞれの違いは以下の通りです。

転送方法ごとに利用シーンも異なります。

外線手動転送は、かかってきた電話に人が応答した上で、手動で転送する方法。相手の用件を聞いてから転送をするため、柔軟に転送先を決められます。また、転送先の担当者の状況を確認してから転送できるので、担当者の手が離せなかったり、休暇・不在だったりしたときは転送をしないといったことも可能です。

外線手動転送は、以下のような状況に向いています。

内線転送とは、着信した電話を別の内線番号へ転送する機能です。社外からの電話だけでなく、内線同士の通話も転送できます。内線同士は通話料がかからないため、オフィス内の人へ内線転送すればコストを削減可能。

内線転送は、以下のような状況に向いています。

ビジネスフォンの転送機能の使い方・設定方法

ここでは、ビジネスフォンの転送機能の使い方・設定方法を解説します。

外線自動転送を使うためには、事前に転送先の電話番号を登録しましょう。設定方法はメーカー・機種によって違いがあるため、今回は多機能ビジネスフォンとして多くのオフィスで使用されているNECの「Aspire X」シリーズを例として見ていきます。

※参照：大塚商会『[ビジネスフォン] 外線転送設定の「転送先番号」変更方法（NEC Aspireシリーズ）』（転送先番号の変更方法）

電話転送サービスを利用することで、無応答転送において転送されるまでの時間を設定できます。例えばNTTのボイスワープの場合、5〜60秒の間で1秒単位で選択できます。自席での電話対応を基本としつつ、打ち合わせや接客などで頻繁に席を外さざるを得ないときなどに役立つ機能と言えるでしょう。

※参照：NTT東日本『ボイスワープの機能』

外線手動転送の方法はシンプルで、メーカーや機種による違いもほぼありません。転送先の番号を事前に登録しておく必要もないため、外線自動転送と比較すると準備に手間がかかりません。外線手動転送の使い方は以下の通りです。

なお、手動・自動を問わず、外線転送する場合は、相手の電話を受けるために1回線、転送するためもう1回線を使用するため、最低でも2つの空き回線を確保しておく必要があることには注意しましょう。

内線転送もシンプルな操作で利用できます。使い方は、NECの「Aspire X」シリーズを例として見ていきましょう。

※参照：大塚商会『[ビジネスフォン] 内線保留転送の設定方法（NEC Aspireシリーズ）』

ビジネスフォンの転送にかかる通話料

ビジネスフォンの転送費用は、利用する転送方法によって異なります。外線転送の場合、別拠点のビジネスフォンや従業員宅の固定電話など、違うネットワーク（PBX回線）の電話端末へ転送します。この場合は外線利用のための転送料が必要です。具体的な料金は契約しているプランによるので、それぞれ確認しましょう。

一方、社内のビジネスフォンに内線転送する場合、PBX内の専用回線を使うため転送料はかかりません。

電話転送を効率化するならクラウドPBXがおすすめ

近年、ビジネスフォンはオンライン上で利用できる「クラウドPBX」が主流となりつつあります。市場調査を手がける株式会社グローバルインフォメーションによれば、全世界のクラウドPBXの市場規模は、2023年は149億3,000万米ドル、2030年までに683億米ドルに達する見込みです。

※参照：株式会社グローバルインフォメーション『クラウドPBX市場：サービス別、組織規模別、業界別-2025～2030年の世界予測』

クラウドPBXとは、クラウド上にPBX（電話交換機）の機能を集約したサービスで、インターネット回線を通じて電話の発着信を行います。従来の電話サービスと比較し、社内に電話専用の機器を設置する必要がない点や、スマホ・PCでも発着信できる点がメリット。インターネット回線がつながる場所ならどこでも電話が可能です。

ここからは、クラウドPBXで電話転送を行うメリットを紹介します。

従来のビジネスフォンでは、時間帯・曜日ごとに転送先を細かく設定することが難しいですが、クラウドPBXは、スケジュールごとに転送先を詳細に設定できます。以下はその例です。

また、クラウドPBXなら、発信番号ごとに転送先を設定することや、複数の端末に転送することも可能で、以下のようなことを実現します。

クラウドPBXは、インターネット環境があればどこでも電話できます。また、PCや従業員のスマホも電話機として利用できるため、リモートワークをしていても転送が可能。電話番のために出社する必要がなくなります。

ランニングコストをカットできる点も、クラウドPBXならではの特徴。スマホと社内のビジネスフォン、スマホ同士など、業務で利用している端末をクラウドPBXでつなげれば、すべて内線通話扱いとなります。従来のビジネスフォンだと、ビジネスフォンからスマホへの転送は外線扱いになり、転送料が発生していましたが、クラウドPBXならどんな端末へも無料で転送が可能です。

クラウドPBXの運用はサービス提供会社が実施するため、メンテナンス費用も削減できます。さらに、従業員が利用しているスマホもつなげられるため、端末のレンタル費用もかかりません。

従来のビジネスフォンは、電話端末を操作して転送設定を変更する必要があります。一方で、クラウドPBXならWeb上で設定変更が可能なので、どこでも手軽に変更が可能。

また、事業規模の拡大にも柔軟に対応できます。従来のビジネスフォンでは、組織拡大や拠点を増加する場合、その都度、電話回線を契約し回線工事が必要です。それにより多大な手間とコストがかかりますが、クラウドPBXならスマホを電話機として使えるので、契約や工事は不要。急速な事業の成長にも、必要最小限のコストでフレキシブルに対応できます。

クラウドPBXには、従来のビジネスフォンにはない便利機能を搭載しています。その中でも、以下の3つを詳しく紹介します。

CRMやSFAとの連携機能

クラウドPBXとCRM・SFAを連携させると、着信時にCRM・SFAに登録された顧客情報を自動で電話機に表示することが可能です。顧客の氏名、会社名、過去の対応履歴などを瞬時に把握できるため、一人ひとりに合わせたスムーズかつ的確な対応が可能となり、顧客満足度の向上に貢献します。

また、通話時間や回数、内容などのデータ分析もできるので、営業活動における課題や改善点を明確にし、より効果的な営業戦略を立案が可能になるでしょう。オフィスにいなくても顧客情報へのアクセスや電話対応、営業活動も行えるため、場所を選ばない柔軟な働き方を実現します。

IVR

IVR（自動音声応答）は、24時間365日対応を実現する機能です。営業時間外や休日でも自動音声による案内や簡単な問い合わせに対応でき、顧客はいつでも必要な情報を得ることが可能。また、よくある質問に自動音声で対応でき、オペレーターの負担を軽減してより複雑な案件への対応を支援します。

自動対応だけでなく、用件に応じて適切な部署や担当者にスムーズに振分けることもできるため、顧客にストレスを与えることなく目的の相手につなげることが可能です。さらに、自動音声による対応を増やすことで電話対応に必要な人員を削減でき、人件費の抑制にもなります。

通話モニタリング

通話モニタリングとは、内線・外線の通話内容を別の電話機から聴取できる機能です。モニタリングする側は聴取のみで、通話に割り込むことはできません。しかし、例えばクレームが予想される相手からの電話を上司がモニタリングし、オペレーターの対応が困難になった時点で上司に転送すれば、それまでのやり取りをすべて把握した上で、スムーズに対処できます。

【比較表】電話転送機能があるクラウドPBX

ここでは、電話転送機能があるクラウドPBXサービスを比較します。初期費用・月額料金を比較した以下の表をご覧ください。

「Arcstar Smart PBX」は、新設工事費や外線サービスの工事費、契約基本料、ID利用料、外線サービスの基本料金など、細分化された料金体系が特徴で、無料トライアルが利用可能。「GoodLine」は、内線数に応じた初期費用と、月額費用、基本料金が設定されている料金体系です。

サービスごとに料金体系や無料トライアルの有無が異なるため、導入にあたっては、自社の予算などを考慮して比較検討することが重要になります。

電話転送におすすめのクラウド型PBX5選

ここでは、2025年現在、電話転送におすすめのクラウドPBX5選を紹介します。

まとめ：クラウドPBXを活用して電話転送を効率化

今回はビジネスフォンの転送機能を中心に、近年主流となりつつあるクラウドPBXのメリット、おすすめサービスを紹介しました。本記事を参考に電話業務の効率化を推進しましょう。

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